Monツール紹介メールの業務効率をギュギュっと圧縮!Gmailの設定&ショートカット15選Tweetども、メディアチームのゆうせいです。飲食店のメニューにある「店長のおすすめ」なんてものは、今日中に処理したい食材をメインに構成された料理だ。いう話を聞いて驚愕しています。今回おすすめする「GmailのTips」は、そんな思惑は皆無ですのでご安心ください。いうわけで、みんな大好き「Gmail」をより便利に、捗るようにするTipsを15個ご紹介します。間違って送信しても慌てない!「送信取り消し設定」はい、メール書けた。送信っとポチった瞬間、やべぇ、添付ファイル添付してねぇ!名前間違ってる!そもそも内容間違ってる!なんてことありますよね。そんな状況に陥った時、落ち着いてこう言いましょう。「まだ慌てる時間じゃない」そう、「送信取り取り消し設定」さえしておけばね。なんとGmailには、送信取り消し機能が備わっているのです。「設定」→「Labs」→「送信取り消し」を有効にすれば準備完了。あとはお好みで、何秒まで取り消し可能かを設定しておくだけ。これでもうミス放題です。誤送信しても、「取消」をクリックすれば、するっと編集画面に戻ることができます。なり、より簡単で安心となります。字の如し、返信用の定型文作成設定です。言え返信に限定されるわけではなく、自由にテンプレートとして使うことができます。有効にすれば準備完了。登録はメール全文となるのが少し面倒ですが、下書きからも登録できます。日報や週報、そして月報などの定期的に送るメールなどを作成するときに超絶便利な設定です。返信は全員にするのがデフォルトメールの返信を、ccを含めた全員にするよう設定する方法です。デフォルトの動作」を「全員に返信」にすれば完了です。これまでは、いちいち「全員に返信」を選ぶ必要がありましたが、これで手間が省けますね。なんつったって捗るGmailのショートカット編さて、次はGmailのショートカットについて。Gmailには多くのショートカットコマンドが準備されています。いちいちマウスやトラックパッドでカーソルを目的のリンクに持っていく必要はありません。ショートカット」をONにし、ページ下部の「設定を保存」をクリックすれば設定完了です。それでは、数あるショートカット群の中から、14個を厳選してご紹介します。新規メールを作成するためのショートカットキーです。「c」を入力するだけで、メール作成画面が開きます。c」を入力すれば、新しいウィンドウで作成画面が開きます。検索ボックスにカーソルを移動Gmailの優れた検索機能は言わずもがなですが、その検索をサクッとするためのショートカットキーです。「/」を入力することで、カーソルが検索ボックスへと移動するので、あとは検索したいワードを打ち込むだけです。メールをアーカイブする開いているメール、選択しているメールをアーカイブするためのショートカットキーです。ボタンを表示する」を選択)ですが、返信せずにアーカイブするときに有効利用できるキーです。読んだ→アーカイブの動作がキー入力一発で完了します。受信トレイのメールを複数選択してのアーカイブも可能です。これは確実に1番使うショートカットキーと言えますね。これまでも、そしてこれからも。メールにスターを付ける(はずす)メールにスターを付けたり、はずしたりするショートカットキーです。重要なメールにはスターを付けると思いますが、もうこれで簡単ですね。付けたりはずしたり、キー入力するだけです。先に紹介したアーカイブとあわせて使うことをおすすめします。読んだ→重要だ→スターつける→アーカイブみたいな流れです。新しいウィンドウで開いて全員に返信するメールの返信をするときのショートカットキーです。先に紹介した「全員に返信」を有効にしていても、個別返信するときにこのショートカットキーは使えるので便利です。メールを削除するメールを削除するときのショートカットキーです。アーカイブする必要もないものは、サクッと削除しちゃいましょう。「#」は実際は「shift」+「3」ですから、少しだけ手間なキーとなっています。間違えて削除しないための優しさですかね。メールを既読にするメールを既読にするショートカットキーです。返信するまでの無いメールは、さっさと既読にしてアーカイブしちゃいましょう。前の操作を取り消す前にした操作を取り消すショートカットキーです。間違えてアーカイブした、削除した、既読にしたなどなど。前述の送信ミスのときにも大活躍する神様ショートカットキーですね、これは。まとめというわけで、Gmailが捗るようになる設定&ショートカットをご紹介させて頂きました。アーカイブ、アーカイブで受信トレイをキレイに保つ。受信トレイに何もないってことは、タスクが終了している証みたいな運用で。間違ってアーカイブしたり、誤送信した際は取り消す。この流れが身につけば驚速で業務が進むと思います。