中小企業が大企業に比べて社員の給料が安いにも関わらず、利益が出ていないのはなぜでしょうか?社員一人当たりの生産性が低いためです。社員一人当たりの生産性を上げるためには、仕事を効率化する必要があります。仕事を効率化するための有力な手段の一つに「システム化」があります。今まで社員が時間をかけて実施していた仕事が短時間で処理できれば、飛躍的に生産性を向上させることができます。前まではシステムを構築するための費用も高く、経営の厳しい中小企業ではシステム化をする余裕がありませんでした。今は安価で高機能なシステムの導入もできるようになっています。仕事を最大限に効率化できるシステムを導入するための考え方をご紹介します。仕事を効率化するシステム製造業の仕事を効率化するシステムには、どんなものがあるか見ていきましょう。主要なシステムをご紹介します。受注管理システム顧客からの注文情報を管理するシステムです。EDI(電子データ)を取り込んで利用するのが一般的です。EDI標準化された規約に基づいて電子化されたビジネス文書(注文書や請求書など)をやり取りすること、またこうした受発注情報を利用して企業間取引を行うこと。電子化されたデータそのものを指す場合もある。引用元:https://www.itmedia.co.jp/im/articles/0308/12/news006.html生産管理システム顧客の納期に間に合うように製品の製造計画を管理するためのシステムです。設備の稼働時間、製品ごとの段取り時間・製造リードタイムなどを基に計画を立てることになります。工程管理システム製品の製造の進捗を管理するためのシステムです。計画に対して遅れていないかをリアルタイムで把握することができ、生産管理システムとの連携が重要となります。検査システム製造業では検査工程がボルトネックとなっていることが多くあります。付加価値を付けることができない工程のため、この工程に多くの人員を割くことが難しく効率化が強く求められる工程です。販売管理システム売上を管理するシステムです。在庫管理システムリピート品の注文後の即時納入するためなどの目的で在庫が必要なケースがあります。この場合には適切な在庫数を管理するシステムが必要です。生産管理システムと連携して製造ロットを適切に管理するのにも役立ちます。仕事のシステム化を成功させる3ステップ仕事を効率化させるシステムにはどんなものがあるか見てきました。仕事を効率化するシステムは数多くありますがシステム化に失敗するケースも多くあります。システム化しても仕事が効率化されず、せっかく導入したシステムも残念ながら使われないなどというケースも数多くあります。それでは、仕事のシステム化を成功させるためステップを紹介します。ステップ1:システム化したい仕事内容を明確にする(最重要)まずは、システム化する仕事内容を明確にしましょう。会社には業務マニュアルがあるかもしれませんが、今でもマニュアル通りに仕事がされているか確認が必要です。できる限り、詳細まで把握しましょう。これができていないと必ずと言っていいほど失敗します。何でも良いのでシステムを導入すれば、仕事が効率的になると考える人がいます。業務にあったシステムを導入しなければ「使えないシステム」となり最悪の場合は使われなくなってしまいます。ステップ2:システムの要件定義を明確にする要件定義を作ることは、仕事の内容とシステムをつなぐ大切なステップです。ステップ1で明確にした内容をシステムで実施するために必要な機能や性能を明確にします。ここまで、できればシステム化の成功はほぼ約束された状態になります。要件定義システムやソフトウェアの開発において、実装すべき機能や満たすべき性能などを明確にしていく作業のことです。引用元:https://www.jtp.co.jp/techport/2016-07-27-002/ステップ3:導入するシステムを検討するあとは、ステップ2で作成した要件定義に合うシステムを導入するだけです。効果」の検討を行います。大きく分けて選択肢は2つになります。独自開発パッケージ商品パッケージ商品は開発費が不要なため安価に導入できますが、作成した要件定義に完全に一致することは難しいです。メリット独自開発に比べ安価である。開発期間がなく即導入できる。デメリット要件定義を100%満足する製品を見つけるのが難しい。システム化に失敗したときのリスクが小さい。要件定義を明確にしておけば、パッケージ製品であっても導入前に不足している機能を確認することができます。効果」があるのならばシステムの導入は積極的に進めましょう。オーダーメイドになるため、要件定義通りのシステムを作ることができます。メリット会社の業務に完全に一致したシステムとなるため使いやすいシステムになります。デメリット費用の面では、開発コストが掛かるため非常に高くなります。開発期間も必要となり導入までに時間がかかります。機能の修正や追加するときにも費用が発生する。費用がかかるが思い通りのシステムができるのが同時開発です。パッケージ製品を使用する場合と比べて、システム化の費用が効果を上回る場合は独自開発を選ぶことになります。まとめいかがでしたでしょうか?システム化を成功させるカギは、「システム化したい仕事内容を明確にする」「システムの要件定義を明確にする」といった事前準備が重要となります。システム化に成功すれば、その仕事の効率が何倍にもなる場合もあります。効率化したい仕事があれば、システム化を検討してみてください。会社員は品質保証・管理、システム管理。個人事業では名古屋周辺の中小企業様の業務改善の支援を行っている。2019年11月にG検定(AIの資格)合格。問題点発見・改善を得意としている。