秘密情報とは、法律では明確に定義はされていませんが、会社にとって重要な情報で、秘密性が高い情報のことです。会社には、商品の情報・サービスのノウハウ・営業先の情報などの、多くの大切な情報があります。これらの情報は、同業他社から見ると価値の高い情報でもあり、漏洩すると会社の信用を落としてしまいます。そこで会社は、これらの秘密情報を保護し、漏洩することを防止するためのルールを作成して、会社を守る必要があります。就業規則の中の条文に秘密情報保護規程を入れる場合と、就業規則とは別に秘密情報保護規程を作成する場合があります。作成するときに、決めておくこと3つ秘密情報保護規程を作成する場合、少なくとも3つの内容を決めます。「秘密情報とは何か」を決めます。会社には多くの情報があります。その中でどの情報が秘密情報に該当するかを整理しましょう。秘密情報かどうかの判断基準は、会社によって異なりますが、以下の基準に沿って決めることが一般的です。1その情報の経済的価値2取引先や顧客への信頼度低下の程度3同業他社が欲しい情報か秘密情報を決めたら、それが漏洩したときにどのくらいの会社の損失が生じるか、予想しましょう。秘密情報を、どのように保護するのかを明確に定めます。顧客情報などの営業に関する情報、商品や設計図などの企業秘密情報、マニュアルやサービスノウハウの情報など、秘密保持にはさまざまな形態がありますが、秘密情報の形態や種類によって、保護する方法が異なります。商品やマニュアル等の物品の場合、金庫に保管して鍵の管理方法を決めて安易に持ち出さないようにしたり、コピーを禁止したりします。パソコン内にある情報の場合は、アクセス権を限定して簡易にアクセスできるようにしないことや、アクセスしたときの履歴を残すようにします。IT化により、パソコンやサーバーに秘密情報を保管することが多く、持ち込んだUSBでコピー等をして、同業他社への転職で情報を渡すなどの問題が生じています。パソコンや社内サーバーで保管する場合は、簡単にコピーできないようにしたり、USBの持ち込みを禁止する、特定のUSBのみ使用許可にする、USBを使用できないように設定するなど、注意が必要です。漏洩防止する方法を決定したら、ルール化をして従業員全員に周知しましょう。従業員の故意により漏洩した場合、どのような対応をするか決めます。就業規則の一部で定める場合は、情報漏洩することを禁止することを第○条として定めたり、服務規程や禁止事項で定めます。して、就業規則とは別に定める場合は、もっと詳しく以下の内容を定めます。管理責任者が、秘密情報管理をして、漏洩を防止するための司令塔となります。秘密情報の指定や解除についても最終的に判断します。秘密情報が、社外秘なのか、部外秘なのかなどを決定して、それぞれの保護の方法を決めます。利用するために、どのような許可を行うのか、複写はどのような許可が必要で複写の方法をどうするか定めます。従業員は、秘密情報を保護し、漏洩してはならないことを明確にします。正社員だけでなく、派遣社員、アルバイト・パート、役員に適用されるのかを決めます。漏洩した場合に、どのような懲戒となるのか明示します。作成したら、かならず従業員に周知する必要があります。従業員の入社時に規定を見せるだけなく、定期的に研修や通知を行い、ルールを再確認しましょう。秘密情報は増えていくことが殆どです。規定の作成後の秘密情報が保護されないことがありますので、定期的に秘密情報を見直し、会社と社員のリスクを減らすことが大切です。情報化社会になればなるほど、秘密情報は増え、そして漏れやすくなります。社員が裁量をもって自主的に仕事をするためにも、どれが秘密情報なのか、扱い方のルールがどうなっているのかは、明確にしておいて損はありません。SNSやネットで情報が漏れやすい時代でもありますから、社内の情報管理リテラシーを上げておくことは、トラブル回避にも有効です。就業規則はどのみち必要なものですから、作成時には秘密情報に関しての記載をしておきましょう。保険加入や就業規則記載の必要性についてこれは会員限定記事です。パスワードをお持ちの方はご入力ください。保険加入や就業規則...これは会員限定記事です。パスワードをお持ちの方はご入力ください。作成のポイントと非課税に...これは会員限定記事です。パスワードをお持ちの方はご入力ください。通勤時間と...これは会員限定記事です。パスワードをお持ちの方はご入力ください。「...これは会員限定記事です。パスワードをお持ちの方はご入力ください。産業医が必要に...これは会員限定記事です。パスワードをお持ちの方はご入力ください。