保育に役立つパソコンの使い方uchi月の予定表を10分で作成する方法ツイートシェアはてブ送るPocket教務のみなさん、保育主任のみなさん。月の予定表は、慣れれば10分もあれば作ることができます。作ってしまって、他の仕事に時間を使いましょう。この記事では、エクセルの基本的な機能を利用して、保育所や幼稚園で使う月の予定表を、10分ほどで作る方法を紹介しています。「書くスペースが無い」こんなことで時間を使うのはもったいないですよ。月の予定表を10分で作成するために、次のような手順で作業をしてみましょう。慣れれば、予定表を10分で作成することはできます。頭の中に何も無い状態で作り始めると、10分どころか何時間経っても終わりません。作る前に下準備をしましょう。して、勘違いをしている人がいるかもしれないので、一応言っておきます。「保育を充実させるためにどんな予定にするか」ということは、十分に時間をかけて検討する必要があります。検討することと作成することが、ごっちゃになっている人、「検討することも含めて10分で作ることができる」と受け取った人は、「予定表を作成する」ということが、どういうことなのか考えてみましょう。昨年の予定表を用意するまずは、昨年の予定表を用意します。いらなくなった行事等は消しましょう。変更点があれば、「→3週目へ」などとメモしておきましょう。この時点では、アバウトに決めてしまいます。園長・所長先生の予定を聞いておく分かる範囲で、園長・所長先生の予定を聞いておきましょう。園長・所長先生の予定は、分かった時点で、その都度、予定表にメモをしておくと、改めて聞く必要はありません。昨年の予定表をコピーペーストするまずは、昨年の予定表を全部コピーペーストしてしまいましょう。エクセルでは、画面左に「12345」と行が、画面上に「ABCDE」と列が表示してあります。行と列の交わった、左上のところに三角の印がありますね。そこをクリックすると、シートの全体が選択できます。全体をコピーして、新しいシートに貼り付けましょう。曜日を変更する曜日や日付を、全部入力したり昨年のものを少しずつコピーしたりしていませんか?一気に変える方法があります。基本のやり方セルの右下に、緑色の正方形があります。そこにマウスポインターを持っていくと、黒い十字に変わります。下に向かってドラッグすると(左クリックしたまま画面下に向かってスライドさせると)、続いて曜日が入力されます。いろんなパターン数字も連続で表示できます。同じ数字が入力されました。「セルのコピー」という場所にチェックが入っています。「連続データ」というところにチェックを入れてみましょう。「連続データ」にチェックを入れると数字が変わります。2つ数字を入れ、2つのセルを選択して、先程と同じようにドラッグすると、連続した数字が入力されます。他にも、「Wed」「Thu」など、英語の表記や、「5月1日」「5月2日」など、文字が入っていても、連続の表示が自動でできます。数が3つ飛ばしなどでも、法則通りに数字を入れてくれます。横方向にも同じ事ができますよ。セルの色を変更する1つずつ変更しているとキリがありません。全体を選択して、全部のセルの色を無くしてしまいましょう。全体を選択する方法は、この記事の上の方で紹介しています。それから、休日のセルを選んで、好きな色をつけます。その次に選んだセルに、どうやって色をつけていますか?「方法1」は、画面上の方にある、丸くなっている矢印をクリックする方法です。この矢印は、「直前にした動作と同じ事をする」という矢印です。7日(日)のセルに色をつけた後に、14日(日)のセルを選んで、画面上の丸い矢印をクリックすると、14日(日)のセルに赤い色がつきます。この、「直前にした動作と同じ事をする」という矢印は、セルを塗りつぶすときだけではなくて、他の場合にも使えます。「F4」のキーか、「Ctrl」+「Y」のキーを押しても、「直前の動作と同じ事をする」ということになります。マウスポインターを移動させる時間がかからないので、この方法が1番速いです。「方法2」と「方法4」は、画面に出ている「セルの塗りつぶし」のマークをクリックする方法です。「方法3」は、セルの細かい設定をするときには使いますが、手数が多くなるので、セルを塗りつぶすだけのときにはオススメしません。必要な部分だけを消したり移動したりする作成に多くの時間が必要な人は、今年度の予定を、1つずつ手入力していませんか?昨年のものをコピー貼り付けし、必要な部分だけを選択して、消したり移動したりしましょう。セルを選んだ後、さらに選びたい部分をダブルクリックすると、セルの途中を選択することができます。ドラッグして、消したい部分、移動したい部分を選びましょう。普段は、どうやってコピーや切り取りをしていますか?画面左上をクリックするとできますが、マウスポインターの移動に時間がかかります。右クリックをすると、切り取りやコピーが選択できるウインドウが出てきますが、右クリックする手間がかかります。「Ctrl」+「V」で貼り付けができます。覚えると、これが1番速いです。「Ctrl」+「Z」で元に戻せます。印刷できるよう調整する画面上では上手くいっているはずなのに、印刷してみたら、右の方が印字されていないことがありますよね。エクセルって、どうしてもそうなってしまうんです。印刷の設定をするときに、画面右に出ている画像を見てみましょう。編集の画面で見ていたものとは違い、印刷結果が表示されています。確認して、印刷されない部分を見付けたら、元の編集画面に戻りましょう。セルの書式で調節する調整したいセルを選択し、右クリックをすると新しいウインドウが開きます。ここで「セルの書式設定」を選ぶと、細かい設定をすることができますが、手間がかかります。画面の上の方に、字の大きさを調節できるところがあります。セルを選んで、数字を入力するか、数字の右の下矢印を選んで数字を選択するか、右側の小さい「A」をクリックすると、字を小さくすることができます。「折り返して全体を表示する」をクリックすると、セルの最後の方が次の行に表示され、印刷の範囲内におさまるようになります。上の画像の場合は、「15:00~」の部分だけ、次の行になりました。「・職員会議」のところから、次の行にしたいですよね。上で紹介したように、セルを選択した後、折り返したい場所をダブルクリックして選択。「Alt」+「Enter」を押すと、そこから次の行に折り返して表示されます。余白で調整する印刷設定の画面で、余白を調節する方法もあります。普段は「標準の余白」になっています。選択すると、他の設定が選べるようになります。「狭い」を選択しても、まだ表示されない場合は、「ユーザー設定の余白(A)」を選択して、数字を入力しましょう。編集画面に戻ると、余白の数字を入力する前よりも、列の幅を広げることができるようになっています。罫線の設定をするセルを切り取ると罫線も消えます。その都度、罫線の設定をしていると時間がもったいないです。印刷をしてから、罫線が消えていることに気付くこともあります。罫線の設定は、一括して一番最後にしましょう。まとめ月の予定表を10分で作成するために、次のような手順で作業してみましょう。昨年の予定表をコピーペーストする曜日を変更するセルの色を変更する必要な部分だけを消したり移動したりする印刷できるよう調整する罫線の設定をするただし、充実した保育をするために、月の予定を検討することには、十分に時間をかける必要があります。それぞれの工程で、時間を最小限にするために、次のようなエクセルの基本的な機能を紹介しました。シート全体を選択してコピー貼り付けする(画面左上の三角を選択する)1日だけ曜日を手入力して、後は自動で表示させる(セルの右下にポインターを合わせて、ドラッグする)直前の動作と同じことをする(画面上の丸い矢印をクリックするか、「F4」キーか、「Ctrl」+「Y」)必要な部分だけを消したり移動したりする(セルを選択して、さらに好きな部分をダブルクリック。「Ctrl」+「C」、貼り付けは「Ctrl」+「V」、元に戻すのは「Ctrl」+「Z」)セルの中の文字を小さくする(画面上の数字を変更か、下矢印で数字を選択か、小さい「A」をクリック)セルの中の文字を折り返す(画面上のボタンをクリックか、好きな場所を選択して「Alt」+「Enter」)余白を調節する(印刷設定画面で、「標準の余白」をクリック。「狭い」を選ぶか、「ユーザー設定の余白」で数字を入力する)一度にすると大変に感じてしまうので、できそうなものから取り入れてください。作業は速くすませ、できた表を基にして、しっかりと予定を検討しましょう。他にも、速くすませることができる作業はいろいろとあります。保育に役立つパソコンの使い方ツイートシェアはてブ送るPocketfeedly【保育観・子ども観】「何を大切にするか」を考えると保育が変わる保育のおたよりを「イラスト+ライン・フレーム」で簡単にすませるアイディアRECOMMENDこちらの記事も人気です。2018.10.30【3分で分かる】エクセルで学級費の会計簿を作る方法ABOUTこの記事をかいた人uchi管理人のUCHI(うち)といいます。附属で働いていた元幼稚園教諭。効率化するだけなら簡単です。保育の質を落とさず(むしろ上げながら)効率化することは、現場を経験した人間でないと、なかなか上手くできません。「保育の質を上げる」「労働時間の短縮」これを両立させるための記事を書いていきます。あなたの園に合わせた方法を知りたい人は、お問い合わせくださいね。保育に携わるみなさんが元気で明るく働けるよう「保育塾」は3つの企画を行っています保育塾の内容を無料でお届け「保育塾」のサイトをご覧のみなさん、講演やワークショップの依頼、お問い合わせ等をしていただき、ありがとうございます。研修・ワークショップの一部を、無料で公開しています。これらについて、1回10分から20分くらいの内容を、数回に分けてお届けします。