電話応対の基本は、相手に不愉快な思いをさせないことです。そのため電話のコールが鳴りはじめたら3回以内に出るようにしましょう。これは電話対応の鉄則とも呼ばれていることで、人間は呼び出し音が三回以上鳴ると電話に出るのが遅いと感じ始めます。しても電話に出るタイミングが遅れてしまった場合は、電話に出るのが遅くなったことを謝罪してから名乗るのが基本です。声のトーンを高めに維持するのも電話応対の基本です。いうと、声のトーンが高いほうが好印象を持たれやすくなるからです。声のトーンが低いとそれだけで不機嫌な印象を与えてしまう場合もあるので、普段の声よりも意識して明るくはきはきと話すように心がけましょう。電話対応時に取り次ぐ対象が不在だった場合など、相手の伝言をメモに書かなくてはいけないケースがあります。そのような時は、相手が告げたことを復唱するのが基本です。電話応対で起こりがちなことの一つが、用件をきちんと言ったか言わなかったかのトラブルだからです。復唱すれば後々のトラブル防止にもつながりますし、お互いに用件をきちんと共有できるかの確認もできます。メモが必要な電話は、いつかかってくるか分かりません。電話の最中にメモやペンを探すのは、相手に無駄な時間を浪費させるので失礼です。電話応対を任された場合は、急な伝言にも対応できるように電話機の横には必ずメモを取るために必要なアイテム一式を揃えておきましょう。