マイクロソフト、「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用する。WEB、IT、パソコン講座WEB、モバイル端末、フリーソフト情報、企業や個人のIT活用を支援する為のパソコン講座を掲載します。ホーム04.Access講座Accessについてマイクロソフトの「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用する。Accessについて本日のお題は、Microsoft社の「Access」の便利な機能を使って、業務アプリケーションを作成して活用するです。マイクロソフトの「Access」は、大企業ではなく、中小企業と言うより、経験上、社員数10名から30名くらいの小さな会社でこそ、業務内容によっては、絶大な効果があると確信しています。私は個人で、小さな企業(会社)にお客様になっていただき、現在色々な会社を訪問していますが、「働き方改革」以前の問題を抱えていて、生産性が低い状態が続いています。小さな会社では、コンピューターを使った「システム」などに、コストをあまりかけることはできませんが、「Access」などで作成した業務アプリケーションを開発して、ちょっと工夫するだけで、生産性は、大幅に上がると考えます。「Access」でシステムを作り、それを利用すれば、ドキュメントをクリエイトできる能力のある社員が居なくても、システムのデータを共有して利用することが可能になります。言えば、そんなに優秀な社員が居なくても、業務を効率よく動かす事ができるという事です。「Excel」のスキルなんて要らないという事です。Excelを使い、業務データベースを作り、失敗しないで導入するには?「Excel」で表計算データのドキュメントを自分でもうクリエイトしているのですから、そのデータをAccessの「テーブル」に取り込んで、基本データとして、画面や帳票を作成していけばいいだけです。画面作成用の「ウイザード」もありますので、一から、一つ、一つ、項目を画面や帳票に定義しなくても、ちゃんと表示されますので、後は、自分で、細かなレイアウトの修正を行うだけです。出来上がったデータベースアプリケーションは、配布するコンピュータにAccessが、入っていなくても、アプリを動かすためだけのランタイム版(修正作業などは一切できませんが)が、各バージョンごとに無料で使用できますので、それを配布すれば、大丈夫です。<Accessには、正規版とランタイム版があります>■正規版(有償)アプリケーションを動作させる機能とアプリを構築する機能も付いている。■ランタイム版(無償):Microsoft社のサイトから入手可能。作成したアプリケーションを動作させるだけの機能で、アプリを編集する機能は無い。Excelの限界ですね。2)タダのデータベース作成アプリもあるけど?2.こんな会社にお勧めです。具体例1)顧客管理システム2)見積・請求管理システムだけで良い場合3)売上(販売)・仕入れ管理システム4)在庫管理システム5.機能の活用事例1)顧客管理データベースで、Accessの画面から、相手にメールを送信する方法。2)アクセスの画面から、印刷せずに出力帳票をFAX複合機で、相手にFAX送信する。3)「Access」の処理画面から、出力帳票をPDFファイルとして出力する。4)EXCELで作成した面倒な帳票レイアウトを一発でACCESSのレポートに変換する。1.業務用データベースの作成で、Accessをお奨めする訳そんなに、敷居の高いアプリケーションでは、決してありません。Microsoft社が作成した、一般ユーザーの為の「データベースを簡単に作成するためのアプリケーション」ですので、是非、トライしてみて下さい。やる気さえあれば、応援いたします。Excelの限界ですね。エクセル(Excel)でも、できるけど?—>同時に2人以上で入力・編集出来ないExcelは、ファイル単位でデータを扱っていますので、みんなで同じファイルを同時に使う共同作業(共有)時、Excelは、ファイルを開くと、開いた最初の一人の人しか、書き込めません。ほかの人は、参照のみになってしまいます。Accessなら、レコード単位でデータを扱っていますので、ファイル共有している場合でも、レコード(1件分のデータ)が同じでなければ、複数人で、データファイルを開いて、データを更新できます。ここがデータベースの最大のメリットでしょう。登録作業の多い作業なら、みんなで分担して、入力作業ができる様になります。1つのデータベースで複数人で作業ができる。最大のメリットでしょう。逆に、これを「メリット」と思わないのなら、「Excel」で十分でしょう。2)タダのデータベース作成アプリもあるけど?フリーのオフィスソフト「LibreOffice」の中に「Base(ベース)」などのアプリも確かにあります。タダで使用できるので良いだろうと安易に考えがちですが、「参考書」「サンプルプログラム」などもAccessと比べると、極端に少ないです。覚えるまで、習得するまで、相当の時間がかかります。フリーのOfficeソフト「LibreOffice」の中にある「Base」のようにタダで使えても、習得するまでの「時間」を考えると、その膨大なコストは計り知れません。考えると、金を出して「Access」を購入したほうが、遥かに安上がりでしょう。それに比べると、「Access」なら学習する上でも、書籍やサイトでも、情報量は圧倒的に豊富ですので困りません。パッケージの値段も1万円ちょっとです。この値段でデータベースを作成できるのですから、何も問題ないでしょう。10対応(※Windows8.1以前のOSでは使用できません。)■使用人数:1人/使用年数:永続/PC使用台数:2台まで使用可能。「タダ」のデータベース作成ソフトを使うか、有料の「Access」のような作成ソフトを購入するかどうかは、目的次第ですね。お勉強するだけなら「LibreOffice」の中にある「Base」で十分でしょう。業務用で実際に使用するなら、断然「Access」がお薦めです。フリーのデータベースソフト「Base(ベース)」についてとデータベースアプリを作成するには。Links2.こんな会社にお勧めです。業者に、丸投げして頼んで、システムを作成すると、かなりの「予算」が必要です。小さい会社で「金」の無い会社でも、こんな社員がいれば、作成できると思います。(金も無い、人材も無い、やる気も無いの3無いでは無理ですが。)1)自分たちで開発する為の最低条件は■「頭」は、悪くてもかまいません。私のような「頭」でも。■勉強するにあたり、調査・分析できる人(書籍、Webを活用)。■こつこつ、努力できる人(1年間くらい辛抱できる人)。■自分の会社の実業務をちゃんと全部理解できている人。■最終的には、サンプルコードを見て、理解して、VBのコードを組み込める人。(プログラミングの経験は、あまり関係ないと思います)最初から、システムを開発することなど出来ないでしょうから、外部から人を雇って、業務分析をして、何から、どのように初めたらいいか、アドバイスをもらうことです。素人でも作成できるデータベース作成ソフトそれが「Access」ですので、やり方をある程度、教えてもらえば、自分たちで、データベースシステムを作成したほうが、安上がりなのです。その時、誰もいじれないと、また、業者に頼む必要があり、お金がかかるのです。これを防ぐ為にも、自分たちで何とかする必要があるのです。「システム」は、作ったら終わりでは有りませんので。料金がかかってしまいます。これが結構大きいのです。ベースファイル(mdb)にアクセスしなければ、LAN(ローカルエリア)環境でファイル共有すれば、複数人で同一のデータベースを利用できます(本当は、サーバーを利用した方が良いが、最初は、LAN上のNASで構築した共有ファイルでいいんです)。将来、業務が、大幅に拡大したら、「SQLサーバー」などの大規模データベースシステムに移行して運用すれば良いので、とりあえずは必要ありません。作成した「プログラム」と「データ」を分割して、「データ」のみネットワーク対応のストレージ(HDD)に格納、配置する事で、データを共有する事が出来ます。<システムの配置方法>・Accessで作成したプログラムは、各パソコンにインストール。・各種データテーブルのみ、一箇所に置いて、そのデータに共有でアクセスする方法になります。■ネットワーク対応のHDDで十分です。Links3.Accessを利用した、業務アプリケーション作成で便利な使い方や機能の活用方法について元々、「Access」は、素人向けの「データベースアプリケーションを作成するためのソフトウエア」です。データ項目(テーブル)設計さえ、うまくできれば、半分できたも同然です。「EXCEL」でデータを管理しているのであれば、これをAccessのテーブルに取り込むことが、簡単にできますので、あとは画面と帳票を設計すればいいだけです。小さな会社でも、システムを構築しようとすると、数百万単位のお金がかかると思いますが、徐々に、自分たちで、優先する機能から構築して行けば、力のかけ具合、人材にもよりますが、1年位でメインのシステムが出来てしまうと思います。小さな会社で、自社の業務効率を上げて、何とかしたいとお考えの経営者がいらっしゃれば、応援致します。さあ、これから業務アプリケーションの例や、Windowsも利用した便利な使い方、機能を紹介してゆきます。小さな会社の顧客とその売上を管理する様な「業務」でしたら、よっぽど特殊な業務でない限り、「簡単?」に、下記のようなアプリケーションができてしまいます。1)顧客管理システム顧客基本情報と多数発生する購買情報、サービス実施の情報ファイル(データ)を顧客単位に一括して管理する業務に向いている。CRMと云う考え方です。マネジメント)の略で、日本語では「顧客関係管理」または「顧客関係性マネジメント」などと言われています。プチCRMと云わず、立派なCRMの構築が可能です。事業規模に合わせて、無理せず、構築すれば十分に可能です。お客様の履歴が蓄積して行きますので、活用範囲が広がります。■顧客基本情報と多数発生する購買情報、サービス実施の情報ファイル(データ)を顧客単位に一括して管理した画面。上記の業務を組み合わせて、システムを作成することも可能です。