前回まで、仕訳の仕方、試算表および財務諸表の簡易版であるサマリー表の作り方を一通り見てきました。次に、これら帳簿の運用方法を説明します。年度始めの支出計画立案4月に交付額が決まったら、まずは空の帳簿を作成し、最初の取引として仕訳帳に交付金の入金を記録します。実際の入金は数か月先になる場合が多いですが、所属機関で研究費の執行が可能になっていれば、研究者から見れば入金されたも同然です。入金扱いで問題ありません。次に、年間の支出計画を引当金に計上します。できるだけ確実性が高い支出計画を記載し、本当に支出するかどうか読めない支出計画は、優先度が高くなければ記載しないことを勧めます。後々の計画変更をできるかぎり抑制し、純資産の見積もりの精度を高めるためです。月毎のチェックと計画見直し年度の初頭に予算計画を立てたら、あとは経理担当者に仕訳帳への記入を任せます。月に一度くらいのペースでミーティングを行い、引当金の中身を精査していけば十分でしょう。サマリー表は、仕訳帳、試算表と連動させてプロジェクトリーダーが常時見られるようにしておきます。帳簿ファイルをクラウド・サーバーに保存して共有しておくと良いでしょう。プロジェクトのメンバーから日々寄せられる買い物要求に対して可否を判断するには、純資産の正確な金額を常に把握しておく必要があるからです。引当金は月毎に分けていますので、過去の月の引当金はゼロ円になるのが理想的です。4月に利用した実験施設の使用料の請求書が5月に発行されると判明した場合、「引当金(4月)」に計上していた金額をいったん取り下げ、改めて「引当金(5月)」に計上しなおす習慣にしておけば、過去の月の引当金はゼロ円になるはずです。ゼロ円にならなければどこかに問題があるはずなので、この作業を通じて様々なミス、トラブルを発見することができます。述べたように、ここでは総勘定元帳への転記を省略していますが、引当金のチェック用に、引当金の勘定元帳くらいは月に一度作成しても良いかもしれません。EXCELのフィルタ機能を使えば仕訳帳の中で引当金の項目を抽出できますので、わざわざ勘定元帳を作成しなくても問題なく作業はできるでしょう。この記事では、複式簿記の仕組みをつかって、年度予算の適切な執行を補助する方法を解説してきました。作業のゴールは表3のサマリー表の作成ですが、これを作成するだけなら、なにも複式簿記にする必要はありません。従来の支出管理表に加えて、執行予定の金額と執行予定時期を記録した帳簿を作っておけば、全く同じ表が作成できるからです。それでも複式簿記を勧める理由は、簿記の基本的な知識がある人になら誰にでも日々の帳簿への記入作業を任せられるというメリットがあるからです。簿記の勉強を兼ねて学生に協力してもらうのも有意義でしょう。仕訳のルールさえ理解してもらえていれば、経理担当者の引継ぎがスムーズに行えますし、複数人で共同管理することも可能です。ローカル・ルールではなく、標準化された枠組みの中で所望の機能を実現しているところに、ここで紹介した方法の良さがあると思います。「サマリー表」とは、研究費の経理処理に必要な情報をまとめた、財務諸表の簡易版です。金額、損益計算書の中の「費用」の内訳、そして各月の「引当金」の残高を一覧表示させます。表2に示した試算表から作成したサマリー表を表3に示します。研究費ごとに用意します。いちいち新たに作成するのではなく、試算表と連動して自動的に更新されるように、同じEXCELファイル内に作り込んでおきます。サマリー表1行目の右の方に、「資産」および「負債」の合計金額が記載されています。これは「試算表」の「資産」および「負債」の勘定科目の、「当期増分」の合計金額です。2行目の右端にある「純資産」は、「資産」から「負債」を引いた差分です。3つの金額からなる極めて単純な表が「バランスシート」になっています。「純資産」は、現在の研究費の残金のうち、支出予定が決まっていない金額、すなわち、これから自由に使途を決められる研究費の余裕を表しています。この例では、この時点で73万円ほど余裕があることになります。年度初めに純資産が沢山あると安心ですが、年度末に向けてゼロになるように執行のペースを調節していく必要があります。3行目以降は、「試算表」のうち、「費用」と「負債」の内訳を見やすく並べ替えたものです。いった費目の額が交付時に決まっています。ある程度の費目間流用は認められているものの、基本的には計画通り執行することが求められますので、各費目の合計金額が許容範囲に収まっているどうかもチェックする必要があります。そこで、「予算額」という列に、交付時に設定した各費目の金額を参考データとして記載しています。50%までは費目間流用が認められているので問題ありません(科研費ハンドブック2018年度版参照)。300万円以下の場合は、300万円まで費目間流用が認められています。困ることはほとんどありません。科研費は柔軟でとても良い制度です。3行目以降の右の方に、各月の「引当金」に計上した金額が記載されています。これが現時点で予定されている未執行の金額を表しています。過去の月の引当金がゼロになっていない場合は要注意です。その月に予定していた支出が完了していないことを意味しているからです。請求書が手元に届いていないだけかもしれないし、業者に発注するように指示していたのに当の担当者が忘れていた、といったミスが潜んでいるかもしれません。支出計画から外したつもりでいたのに、経理担当者に正しく伝達されておらず、帳簿に反映されていなかっただけかもしれません。このように、「引当金」の数字は、研究費執行上の様々なトラブルを発見するトリガーとして大変役立ちます。これまでの記事で、仕訳の仕方、試算表およびサマリー表の作り方まで一通り見てきました。次回は、これら帳簿の日々の運用方法を説明します。企業会計では、各期末に仕訳帳から総勘定元帳へ転記する。各勘定科目残高の試算表を作成する。バランスシート(貸借対照表)や損益計算書などの財務諸表を作成する。これに対し研究費の執行では、年度途中の好きな時にいつでも財務諸表を閲覧できるようにしなければなりません。期末になってから財務諸表を作っても、バランスシートの中身がすべてゼロ円になってしまっていて全く意味がありません。そこで、上記の一連の作業を自動化し、期中における最新の財務諸表をリアルタイムで見えるようにする必要があります。研究費の管理にEXCELを使っている方が多いと思いますが、EXCELで複式簿記を行う場合に厄介な作業が「勘定元帳への転記」です。これを自動化するにはどうしてもEXCELマクロ(VBA)の助けが必要となり、一気にハードルが高くなってしまいます。研究費の管理程度の業務ならば、勘定元帳は必要ありません。ここでは勘定元帳への転記の手続きをスキップし、仕訳帳から直接、各勘定科目の残高を記載した試算表を作成するやり方を勧めます。表2に試算表を示します。勘定科目ごとに、仕訳帳の借方に記載された金額の合計と、貸方に記載された金額の合計が記載されています。EXCELのSUMIF関数を使えば、仕訳帳の借方、貸方の列から該当する勘定科目の金額を探して合計できるので、仕訳帳と連動させて常に最新の試算表を表示することができます。「借方合計」のセルには=SUMIF(I:I,B2,J:J)と記入します。試算表の右側に仕訳帳があり、I列は仕訳帳の借方勘定科目の列、J列は借方の金額が並んでいる列です。B列は試算表の中の勘定科目を指します。「借方合計」のセルには=SUMIF(K:K,B2,L:L)と記入します。K列は仕訳帳の貸方勘定科目の列、L列は貸方の金額が並んでいる列です。右端の「当期増分」は借方合計金額と貸方合計金額の差分ですが、勘定科目のポジションによって差分の取り方に違いがありますので注意が必要です。貸方合計と計算します。借方合計で計算します。「当期増分」のセルに=IF(OR(A2=”資産”,A2=”費用”),C2-D2,D2-C2)と記入します。プラスの金額になるようにこのように場合分けするのですが、マイナスの数字になるケースもないとは限りませんので、安易に差分の絶対値を取らないようにしてください。試算表ができてしまえば、研究費の執行状況の全容が見えてきます。交付金500万円のうち、1,329,858円が既に消費され、当初立てた支出計画が6月分まで順調に執行されている、といったことがこの表からうかがえます。ここからさらに必要な情報を整理してまとめた、財務諸表の簡易バージョン「サマリー表」の作り方の例を次回紹介します。開催される国際会議に出張する計画を、年度始めに立てるとしましょう。この場合、仕訳帳には以下のように記入します。借方に「引当金繰入(海外旅費)」を記入し、貸方に「引当金(12月分)」を記入します。金額はとりあえず概算を記入しておきます。日付をどうするか悩むかもしれませんが、引当金を計上する場合は一律に“記入した日“を記入するとよいでしょう。国際会議に投稿していた論文の採択通知が届き、出張が正式に決定したとしましょう。航空券を手配し、出張旅費の金額も定まりました。この場合、引当金に計上していた計画を取り下げ、確定した金額で本支出の記録をつけます。計画を実行するときの仕訳の例1行目は引当金に計上していた計画の取り下げです。貸方を「引当金(12月分)」とし、マイナスの金額を入力します。これを記入するには、以前(今回の例では4月1日)に引当金に計上していた計画を参照する必要がありますが、計上していたことをうっかり忘れ、引当金の取り下げ処理をし忘れてしまうこともあり得ます。した場合の対処方法は、第6回「帳簿の運用方法」で説明します。2行目、3行目は本支出です。「研究資金」を記入します。計画の取り下げ今度は別のケースとして、国際会議に投稿していた論文の不採択通知が届き、12月に予定していた国際学会出張の計画を取りやめる場合を考えてみましょう。この場合は、引当金に計上していた計画を取り下げる処理のみを行います。貸方を「引当金(12月分)」とし、マイナスをつけた金額を記入します。借方を「引当金(12月分)」、貸方を「引当金繰入(海外旅費)」と、計上時と借・貸を逆にしてプラスの金額を記入するやり方もあります。上記のようにマイナスの金額を記入する方が、取り下げた取引を検出しやすいので断然おすすめです。単純な方法として、以前に引当金に計上した際の仕訳の記録を消去してしまう、というやり方もあります。どの方法を選択するかは運用のポリシー次第ですが、ここでは「意思決定のすべての過程を記録に残すこと」を運用ポリシーとし、消さない例を示しました。執行(引当金に計上していなかった支出)予め計画していなかった支出をすることも多々あるでしょう。この場合は、引当金を介さず、最初から本支出の処理をします。例として、4月12日にPCソフトを32,400円で調達した場合を示します。「研究資金」を記入します。PCソフトは所属機関によっては「設備備品」扱いになる場合もあると思いますが、ここでは消耗品扱いで処理できるとしています。説明の順番が逆になりましたが、期首に交付金が入金されたときの仕訳の例を示します。収益の勘定科目である「交付金」を記入します。次回は、仕訳帳を元に試算表を作成する例を紹介します。研究費管理用の勘定科目の例を示します。ポイントは「引当金」と「引当金繰入」にあります。この2種類の勘定科目を使って、いつごろ、どの費目の支出を予定しているかを明示します。「引当金」は、4月分から翌年の3月分まで、月毎に分かれています。これで、何月にいくら、執行すべき予定があるかがわかります。引当金に計上する際は、相手方勘定科目に「引当金繰入」を指定します。ように研究費の費目ごとにわかれているので、どの費目の支出が予定されているかを把握できます。帳簿は研究費の種類ごとに用意します。EXCELを使うなら別々のシートで各研究費を管理します。全てを一つにまとめることもできますが、その場合、上の表に示した勘定科目のうち、「交付金」を除くすべての勘定科目を研究費の種類の数だけ用意しなければならず、かえって仕訳が面倒になります。次回は、この勘定科目を使った仕訳の方法を具体例を示しながら解説します。複式簿記による研究費管理publicrelationsはじめに...なぜ複式簿記か?科研費や学内研究費など、交付された金額を年度内に粛々と消化していく予算は、単式簿記、それも単なる支出管理表で管理するのが普通です。企業会計で一般的な複式簿記を研究費の管理に使うことはまずありません。売掛金のような潜在的な資産や、借入金などの負債が生じないので、わざわざ借方・貸方に分けて二面的に管理する必要がない、と考えられているからでしょう。ところで、研究プロジェクトの規模が大きくなってくると、単に支出を記録していくだけの経理処理では、適切な執行が難しくなってきます。ある時点で十分な残額があったとしても、その後に予定されている支出を考慮せずに執行してしまい、年度末に研究費が不足し研究が停滞する、という事態は、多くの方々が経験されてきたことでしょう。逆に、慎重を期するあまり支出を抑えすぎ、年度末近くになって予想以上に研究費が余ってしまって、適切な予算消化に心を砕くこともあるでしょう。研究費のような年度予算の経理処理は、発生した支出をその都度機械的に記録していけば済むようなものではなく、日々状況が変わる研究の進捗に応じて、現在までの執行状況と今後の計画の両方をにらみながら決定を下していく必要があるもので、本質的に二面性を帯びた業務だと言えます。この記事では、複式簿記を研究費の管理に活用する方法を紹介します。「引当金」という勘定科目を今後の予定支出に割り当て、現在までの執行状況と今後の予定をバランスシートで一覧できるようにするのです。ある時点の研究費の残額が「資産」、今後の予定支出が「負債」、自由に使い道を決められる実質的な残額が「純資産」に対応します。年度末にはすべての研究費を消費しますから、最終的にバランスシートは消滅します。この場合のバランスシートは、企業会計のように期末における財政の健全性チェックに使うものではありません。期中において、未消化の予算を把握し適切に執行していくために用いるのです。現状の執行状況と今後の予定の両方を記録することは、おそらく既に多くの方々が実践してきていることであり、わざわざ複式簿記を持ち出すまでもなかろう、という意見もあるでしょう。それでも筆者は、複式簿記にすることには以下のようなメリットがあると考えています。確立された簿記法に則っているので、経理担当者が交代しても引継ぎが容易。支出の実績と将来の支出計画を一元管理できる。貸借平均の原理に反するミスを検出できる。発生主義会計なので、引当金の繰入や戻入の月日(起案日)を記録できる。新たな支出計画の立案や取り下げの記録が残せる。複式簿記の会計ソフトが利用できる(かもしれない)。この記事は複式簿記の知識を前提として書いていますが、工業簿記はもちろんのこと、商業簿記と比べても取引の種類がはるかに少ないので、簿記のごく初歩的な事柄だけ知っているだけで理解できます。