トップITキャリアアップ5分でわかる!ビジネスメールまずは「不快感」がないメールを書こう4ページ動画の再生障害のお知らせ:動画の一部が再生できない事象が発生しています。直井:「文章が攻撃的」「文章が冷たい」は人によって判断が変わります。全体的に一般化しやすく、対処しやすいと思います。確かに、「文章が曖昧」というのは曖昧さを回避すればいいわけだから、簡単だよね。文末の「思います」を言い切り型にする。期限などは日時で示す。それだけで理解しやすくなるよね。直井:「文章が失礼」や「文章が攻撃的」も比較的簡単です。一方的な書き方をしない、相手を非難しない、挨拶をしっかりする、感謝の気持ちを言葉にする。これだけでもずいぶん変わると思います。平野:何かしてもらったのに「ありがとう」のひと言がないと、人としてどうかなぁと思うこともあるよね。直井:「メールが読みづらい」というのはレイアウトの問題です。5行以内で、1行空白の行を入れる。文節や句読点で改行する。1文は50文字を目安に、適度に読点を打つ。これだけで読みやすくなります。平野:「必要な情報が足りない」「無駄な情報が多い」というのも、相手が必要な情報が分かっていれば、過不足は起こらないものだ。自分が伝えたいものが多すぎると、ついつい冗長になってしまう。逆に、シンプルにしようとして言葉を削ると伝わらなくなる。相手がどのくらい丁寧に書いてほしいかを読み取って書くべきだろう。それが分からないなら、どちらかというと丁寧に寄せたほうが成功するね。直井:「質問に答えていない」では、相手の質問の意図を理解し、要約する能力が必要です。「つまりこの人は何を聞いているのか」そして「質問がいくつあるのか」を読み取ります。4つ質問をしたのに3つしか返答がないと、ちょっとガッカリです。平野:こうして一般論で「不快」を考えるだけで、メールは相当改善できるだろうね。仕事を円滑に進めるためにメールを使っていますが、ちょっと配慮が足らず、相手を不快にさせてしまうことがあります。そんなときは、不快になった相手が悪いのではなく、自分にも足らないところがないか考える。相手に求めるのではなく、自分にできることから始めることが大切だなって思います。記事は執筆時の情報に基づいており、現在では異なる場合があります。26社DX戦略レポート。DXで成果を上げるために不可欠な情報がこの1冊に。現場の負担軽減を!医療界でのAWS活用法500万社が導入。情報銀行の成り立ち、事例、現状課題やその行方を網羅。経営戦略である以上、「会計」の知識やスキルが欠かせません。