お手数をおかけしますが、ご確認いただければ幸いです。<追伸>お打ち合わせのあと、30分ほどお時間をいただくことはできますか。実は別で進めているプロジェクトZの件でご相談がございます。3往復したメールの用件は、それぞれ「打ち合わせの日時(1)」「C社の佐々木さん同席(2)」「別のプロジェクトZの相談(3)」の3つでした。1と2は同一の仕事内容ですから、上記の書き換え例のように、1回のメールにまとめたほうがいいでしょう。3については、今回の打ち合わせとは別案件ですので、本来であれば、1や2とは別メールで連絡するのがセオリーです。今回は「お打ち合わせのあとに少し相談の時間がほしい」というお願いであり、本来の内容につながりがあるので、同一のメールに盛り込んでも問題ないでしょう。別メールにしてしまうと、かえって混乱を招く恐れがあります。用件を漏れなく盛り込んだ「書き換え例」ようなメールであれば、返信するBさんもムダに時間を費やさずに済みます。以下は「Bさん→Aさんへ返信(1回目)」の書き換え例です。【Bさん→Aさんへ返信(1回目)】お打ち合わせの日程ですが、18日(火)の13時〜14時であれば対応可能です。C社の佐々木さんの同席の件、問題ございません。お打ち合わせ後のご相談の件も承知しました。14時45分までであれば対応できます。3つの質問・確認に的確に答えています。問題がなければ、この1往復(あるいは、相手から「すべて承知しました」という旨を受け取って)メールのやり取りが終了します。メール1通の効率を最大化しよう!筆者のところにも、頻繁に「講演依頼」のメールが来ます。なかには「山口先生に講演をお願いしたいのですが、いかがでしょうか」のようにザックリとしか書かれていないメールも少なくありません。「いかがでしょうか」と言われても、講演のテーマや日時、条件などがわからなければ答えようがありません。仕方ないので、私は「講演のテーマや日時、条件などを教えてほしい」という旨の返信をすることになります。いう人とのメールは、ムダに長く続くケースがほとんどです。人間ですので、メールを送ったあとから追加で用件を思いつくこともあるでしょう。2回目以降でなければ確認できないような事情もあるかもしれません(手順を踏まなければいけないケースなど)。細かくメールをやり取りすることが“絶対にいけない”というわけではありません。いえ、一通のメールを書くときに「できる限りムダなやり取りが生じないように書こう」という意識をもっているか否かは、ビジネスパーソンの意識として極めて重要です。「打ち合わせの日時」のメールをするときに「C社の佐々木さん同席」の件も伝えよう、と思いつくかどうか。その差は“微差”ではなく“大差”といえるでしょう。厳しい言い方をするなら、いつもあとから追加でいろいろな質問や確認をしてくる人は、「想像力」や「先読み力」が欠如している恐れがあります。した方は、「このメールを送ってきたら、相手はこう返してくるのではないか?」「このことを書いたら、相手はこういう疑問をもつのではないか?」「このことを先に伝えてあげれば、相手は返信しやすいのではないか?」という具合に、常に想像力を働かせて、先読みするクセをつけましょう(エクササイズとして有効です)。相手が抱くであろう疑問に先回りして答えてしまうなど、先読みしたことを、メールの文面に活かすのです。想像力や先読み力に磨きがかかると、一度のメールで漏れなく質問や確認、連絡ができるようになります。「たかがメール」ではなく、「されどメール」です。相手の時間をムダに奪わない人が、デキるビジネスパーソンです。ツイートそもそも文章ってどう書けばいいんですか?「文章を書くことがストレス」「書くのに時間がかかりすぎる」「そもそも頭のなかにあることを文章にできない」......本書はそうした「文章アレルギー」のある人たちに、マンガを織り交ぜながら、わかりやすく文章の書き方をレクチャーしていきます。弊社営業部(TEL:03-3268-5161)までお問い合わせください。