文章を書けるかどうかは、仕事の成果や周囲の評価に大きく関わります。そんな文章に関する「困った」にやさしく応えてくれるのが、『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』を著書にもつ、山口拓朗さんです。この連載では、これまでライターとして3000件以上の取材・インタビューを経験した中から導き出した、「書くことが嫌い」を「書くことが好き」へと変える、文章作成のコツを教えてもらいます。編集者・記者を務めたのちに独立。これまでライターとして3000件以上の取材・執筆歴を誇る。現在は執筆活動に加え、講演や研修を通じて、「書かずにうまくなる段取り文章術」「論理的に伝わる文章の書き方」「好意と信頼を獲得するメール文章術」「すらすら書ける文章テンプレート活用法」等、その日から使える実践的ノウハウを提供。2016年より中国の5大都市で「SuperWriter養成講座」を定期開催中。著書に『そもそも文章ってどう書けばいいんですか?』『何を書けばいいかわからない人のための「うまく」「はやく」書ける文章術』(共に日本実業出版社)ほか多数。海外でも翻訳されている。『文章を書く』ことの苦手を好きにかえる方法<連載第11回>伝える力【話す・書く】研究所を主宰し、「文章の書き方」に関する著書も多い山口拓朗さんに書き方のコツを教わります。今回はメール1通の効率を最大化するためのコツについて。ムダな往復メールは「時間泥棒」この連載の一覧はこちらメールの対応に時間をとられることを嫌うビジネスパーソンは少なくありません。メールのやり取りに時間を取られて、本来、注力すべき仕事に支障をきたせば本末転倒。メールの処理が増えたことによって「残業時間が増える」「仕事の生産性が下がる」ということが起きれば、なんのために仕事をしているのか、わからなくなります。なかでも、一回で済ませられる内容にもかかわらず、「追加、また追加」とあとから質問・確認してくるメールは、相手にとっても大迷惑です。あなたが、ムダなメールのやり取りを望まないなら、あなた自身も、相手に何回も返信を強いるようなムダなメールを書かないよう注意しなければいけません。以下は、効率の悪いメールのやり取り例です。次回のお打ち合わせの件で、ご連絡いたしました。Bさんのご都合のいい日時を教えていただけますでしょうか。来週の18日(火)か19日(水)の13時〜14時に空きがございます。【Aさん→Bさんへメール(2回目)】では、18日(火)の13時〜14時でお願いできますか。今回のデザインを担当するC社の佐々木さんにも同席いただこうかと考えております。【Bさん→Aさんへ返信(2回目)】C社の佐々木さんの同席の件、もちろん構いません。【Aさん→Bさんへメール(3回目)】それと、お打ち合わせのあと、30分ほどお時間をいただくことはできますか。実は別で進めているプロジェクトZの件でご相談がございます。14時45分までは空いていますので対応できます。メールのやり取りが済んだかと思うと、Aさんが次の質問(確認)をしてくるので、さすがにBさんもイライラし始めています。「頼むから用件は一度にまとめて伝えてほしい」というのが本音ではないでしょうか。送信前に「伝え漏れはないかな?」と考えようメールの往復が増えれば、当然、時間と労力が取られます。相手があまりメールをチェックしない人であれば、3往復のやり取りに3日かかってしまうこともあります。非効率と言わざるを得ません。先ほどのメールの場合、Aさんの1回目のメールの書き方次第では、わずか一往復で、やり取りを終えることもできたはずです。以下は「Aさん→Bさんへメール(1回目)」の書き換え例です。次回のお打ち合わせの件で、ご連絡いたしました。以下2点、ご確認いただけると助かります。1)次回のお打ち合わせ日時こちらの都合で申し訳ございませんが、17日〜19日の3日間のなかで、ご対応いただけそうな日時はございますか。今回のデザインを担当するC社の佐々木さんにも同席いただこうかと考えております。