どんな周年誌にするのかを決めたら目次づくりを始めます。ちなみに制作期間は全体のボリュームにもよりますが、6カ月はほしいところです。1年未満となると、厳密なスケジュール管理が必須です。Q.盛り込む内容について悩んでいます。何を入れればいいの?A.歴史(歩み)や祝辞、職員・会員(社員)紹介など周年誌ならではのコンテンツがあります。お客様の思いが伝わるコンテンツづくりなど、経験豊富な専門スタッフがお客様の立場からご相談に応じます。そのほか、これまで出ている周年誌を参考にするのもいいでしょう。文伸では、弊社で手がけた様々な冊子や周年誌をご覧いただけます。基準はなんですか?A.企画提案書と見積書をセットにした提案を依頼するとよいでしょう。これまでつくった周年誌見本を見せてもらうのも重要な判断材料になります。金額は安いにこしたことはありませんが、信頼面からは、あまり安い場合は注意も必要です。長く残るものなので、総合的に判断し、価格だけで決定するのは避けたいものです。写っている人の許可は必要?A.当該組織の関係者が写っている場合、基本的には許可はいらないケースがほとんどです。関係者以外や著名人など例外もあります。人ではなく建物(看板やロゴも含む)は、掲載許可が必要な場合もあります。センター(CRIC)でも確認できます。Q.航空写真を撮りたいのですが、どこに頼めばいいのでしょうか?A.お任せください。予算をご相談したうえでご手配いたします。Q.褪色してしまった古い写真や資料ですが、使えますか?A.使えます。大切にお預かりして、スキャニングしデータ化し、補正を加え再現します。Q.外部の方への原稿依頼の方法を教えてください。A.執筆依頼書を送ります。内容は、1どのような発行物に掲載されるのか、2書いていただきたい内容・趣旨、3文字数、4締切日・入稿方法など。顔写真が必要な場合は、周年誌用に撮影するか、もしくはお手持ちの写真をお送りいただきましょう。写真をいただく場合は、あらかじめ掲載される体裁見本をつけるといいでしょう。文伸ではフォーマットづくりなどのお手伝いもいたします。Q.ボランティア団体で予算があまりありません。つくるのは難しいですか。A.予算についてはご相談いただければ、その範囲で最良のものをつくるためにどのような方法があるのかをご提案させていただきます。一般的には、ページ数を抑える、お客様の方で印刷データを制作いただくなどの方法が考えられます。大切なことは、周年誌を通じてこれまでのことを振り返り、次世代につなげていくことです。その思いが強ければ周年誌はきっと良いものになります。Q.編集委員のメンバーが集まる機会があまりありません。A.編集会議や校正をインターネットで行う場合、メンバーの意見をどのように反映させるかは、あらかじめきちんと決めておいた方がいいでしょう。校正は、24時間可能なデジタル入稿・校正(25ページご参照)が可能ですのでご活用ください。私たちが間に入り、進行管理することもできます。Q.著作権のことで気をつけることを教えてください。A.著作物を許可なく掲載することはできません。年表などに新聞の切り抜きを掲載する場合は各新聞社に、写真やイラストなどは撮影者・作者に、それぞれ使用許可が必要になります。許可まで時間がかかるものや、費用がかかることもありますので、早めに手続きを進めたいものです。ご相談いただければ、アドバイスや申請のお手伝いもいたします。Q.構内撮影をする際に、学生が写り込みます。許可が必要ですか?A.入学の際に学生本人および保護者から、「広報誌などに写真や氏名を掲載することを許可する」旨の承諾書を得る学校も増えています。念のため、制作に入る前に「周年記念誌制作のお知らせ」を配付して、周知することをおすすめします。Q.学校がいくつもあり資料が分散しています。A.どこか1カ所に拠点を決めて資料を集めていただいたほうが編集作業はスムーズに運びます。必要であれば、文伸がお預かりすることも可能です。Q.集まった原稿の漢字の使い方などがばらばらです。したらいいですか?A.お任せください。漢字や言葉の使い方などを統一して、高品質なものに仕上げます。Q.古い資料や情報を集める方法を教えていただけますか?A.古い情報や資料を集める場合、OBの方の協力は欠かせません。写真や資料だけでなく、貴重なお話も出てくると思います。適者を見つけて協力を得ましょう。そのほか、業界団体や地方自治体から情報を集めるという方法もあります。Q.社員の協力を得るにはどうすればいいのでしょうか?A.周年誌は企業の重要な事業であることを理解してもらうことです。代表者からそうした趣旨を全員に説明していただくことで、作業もスムーズに進みます。Q.社外秘を業者の担当者に渡す場合、管理状態が心配です。A.文伸では、必要に応じて秘密保持契約を結んでいます。資料などもPマーク取得事業者としての管理体制の下、厳重に保管します。株式会社文伸/ぶんしん。