同社は、FAX-OCRを活用し、出退勤管理や人事給与システムへのデータエントリを効率化している。ライフ東京支社が管理対象とするスタッフは、現在約2,900名。勤務形態は多様で、フルタイムで勤務する場合もあればパートタイムで勤務する場合もある。勤務日数も休暇・欠員などによるスポット対応から週5日勤務程度と様々だ。タワーマンションなど大型の物件では、夜間勤務もある。予定通りの勤務時間だけでなく、マンション管理組合の要請による時間外労働や、休日出勤が発生するといったケースもある。した多様な勤怠情報を集約し、出退勤管理や人事給与システムに反映するために、以前は各マンション管理スタッフがマークシート方式の専用帳票に記入し、管理部門に郵送していた。管理部門ではそれをスキャンして取り込み、データエントリを行なう。この方式ではタイムラグが発生し、スキャニングにもデータエントリにも手間がかかっていた。FAX-OCRシステム(VS-FOR03)を導入、出退勤管理システムなどへのデータエントリの窓口として活用を開始した。これにより、出勤簿や欠勤/休暇/遅刻/早退、有休の申請などの届出書を出勤先のマンションからFAXで送信、OCR処理することで、書類の提出・回収・データ化まで、一連の業務において大幅な効率化に成功した。勤怠入力・管理システムとしては、スマートフォンやパソコンを使ったWebベースのものもあるが、平均年齢が60歳以上となるマンション管理スタッフには抵抗感が強い。手書き帳票をFAXするという方法であれば、なじみのある方式だ。一方で手書きFAXは記入ミスが避けられないが、OCRで読み取ったデータをオペレータが確認することで、OCRの認識確認だけでなく、記入欄の間違いのようなミスも効率的に発見できる。アナログをデジタルに変換し、さらに人が関わる。FAX-OCRならではの簡単・確実なデータエントリは、運用部門でも好評を博している。2003のサポート終了期限が差し迫ってきたことに伴い、FAX-OCRシステムも新しいバージョンへの移行を検討することになった。2003のサポートが終了することを知った時からすぐに、準備を始めました。人事総務課長は導入の経緯を振り返る。FAX-OCRを利用したシステムは、既に効率的な業務管理に欠かせないものになっていた上に、マンション管理スタッフにも定着しており、ワークフローの変更をともなう別の方式への転換は考えられなかったという。検討の際、バージョンアップに伴う性能の向上も、継続採用の決め手となったという。04)を実際に操作してみて、「中にはかなり特徴的な字で記入される方もいらっしゃるのですが、読み取り間違いが前のバージョンに比べて明らかに減っていることを実感しています」と、まず読み取り精度が大きく向上したことに驚いた。これは、VS-FOR04に搭載された新OCRエンジンの性能向上によるものだ。文字枠にとらわれないフリーピッチ認識をはじめ、くせ字や続け字への対応を強化、さらに、知識辞書を使用した住所・氏名認識を活用することで、高精度な認識処理を実現している。受信したFAXの認識結果を閲覧・修理するデータエントリ画面も飛躍的に見やすくなった。04では横に並べて表示することも可能になった。これによって、認識イメージと認識結果とが対比出来、確認や訂正が効率よく行える。業務を始めることができる。した機能も、データエントリ作業の効率化に大きく役立っているという。長谷工ライフ本社サンプル帳票と記入例ページトップへシステムのリニューアルを機にオペレーションも改善また、FAX-OCRシステムのリニューアルを機に、開発元のエヌジェーケーと協力しつつ様々な業務改善をおこなった。「これまでFAX-OCRシステムを運用してきた経験から、ノウハウが積み上がっていました。自分でも業務上データエントリを行っているので、その経験からの気づきをオペレーションの改善に反映しました」(國友課長)1.帳票の見直し帳票の構成を見直し、一部を専用の帳票へと分割することにした。従来、マンションの管理組合が管理人に休日出勤や時間外出勤などの特別な勤務を依頼する場合、一つの帳票でさまざまなケースに対応するようにしていたため、書式が煩雑になっていた。そこでケースごとに専用の帳票を設けることで、記入方法をわかりやすくした。人事給与システムから最新の社員マスタデータをエクスポートし、FAX-OCRシステムに連携できるようにした点もミスを防止するうえで見逃せない改善点だ。いうのも、以前はFAX-OCRシステムへ社員マスタデータを手入力で登録していたが、毎月30~40人の入・退社があるため、誤って登録してしまった場合、トラブルの原因となるからだ。今回はこれら、コストと利便性のバランスがトータルでみて最良の方法だとの評価が採用の決め手となった。「データエントリに使用した帳票画像イメージのファイル名を、あとから活用しやすいように自動的に規則性を持ったファイル名にリネームするようカスタマイズしました。社員番号や日付、帳票名などがファイル名に含まれていれば、後々必要な帳票画像に簡単に検索・アクセスできます」(國友課長)自動生成されたファイル名では、あとから活用することが困難だが、この仕組みではわかりやすいファイル名がつけられた上で、帳票ごとに月ごとのフォルダに振り分けられて保存される。このような多くの改善、カスタマイズを行ったにもかかわらず、バージョンアップを決定したそのわずか3か月後には、新バージョンの運用を開始することができた。FAXという極めて汎用性の高い入力インターフェイスを利用しているため、運用ノウハウの蓄積にともない、柔軟にシステムを進化させていくことができる。それがFAX-OCRシステムの最大の利点と言えるだろう。高度な業務管理が可能になったFAX-OCRシステムは、今日も長谷工ライフのマンション管理を支えている。04」を提供する株式会社エヌジェーケーの隅村さんと金星さんに話を伺った。「FAX-OCRは、定型帳票に書かれた文字を読み取り、テキストデータ化するシンプルな仕組みです。そのため、さまざまな業務にご利用いただけます。画像データとデータエントリ画面を一覧できるようになりました。見比べて確認できるので、データエントリもしやすくなっています。他にもオペレータごとにデータの検索条件を設定できるようになったりと、操作性が大きく向上しています。」(隅村主任)「これまで160社以上に導入させていただいた経験を元に、お客様の業務フローに合ったきめ細かなカスタマイズを行えるのが当社の強みです。お客様にとってより使いやすいツールとなるよう、お手伝いさせていただきます。長谷工ライフ様の場合も、日付は1~31までの数字しか入力できないようにする、社員番号を入力すると自動的にデータベースを検索して社員名を表示するなど、データエントリーを実際に行われる方々のご要望を取り入れた改善を行いました。本レポートに記載された内容は掲載時点のものであり、システムの内容、社名やご担当者様の所属、連絡先などの情報について、閲覧される時点では変更されている可能性があることを、あらかじめご了承ください。本レポートは情報提供のみを目的としており、弊社は明示的または暗示的を問わず、内容にいかなる保証も与えるものではありません。Corporation。