IR情報サポートintra-martとは?製品・サービス導入実績6,800社超。お客様のビジネス革新を支える。BIORA『ワークスタイル』が大幅に変わる。ワークフローintra-martのシステム構築・拡張の相談をする。技術コンサルティングサービスクラウドサービスAccel-Martintra-martの開発・利用方法を学ぶ。Tweet間接業務を集約/電子化し、グループウェアを含めた一体型業務システムを構築。徹底したペーパーレス化と人材配置の最適化で、独自の「働き方改革」を実現。面影を残す一方で県都金沢を中心に近代的な街づくりも進めている石川県。多様化する県民ニーズに機動的に対応しながら、より質の高い行政サービスを提供するべく、限られた資源を最大限活用し、効率的・効果的な行政経営の推進に取り組んできた。その一つに、間接業務を対象とした「IT活用による業務効率化」が挙げられ、本プロジェクトがスタートした。い申請などのフロント業務は紙で、会議室・公用車などの施設予約は電話連絡で処理されていた。「各所属の給与や旅費事務を担当する職員が、手作業によって時間外勤務の割増率毎の分解や集計、休暇種類毎の集計などを行っていたため、事務処理の一部が煩雑かつ非効率で庶務担当者の負担も大きかったです。瀬戸氏が当時を振り返る。職員の使い勝手を第一に、一体型のシステムであることが刷新の条件。ワークフローの柔軟性(特に部門間を跨る決裁者の設定、代理機能、アクセス権限周り)、カスタマイズ性(ソース公開)があり、構築する業務システムと同一基盤上でグループウェア(コラボレーション)機能を提供できることから、「intra-mart」が採用された。知事部局を中心とした庶務業務の電子化と集約は、段階的に始まった。本庁において庶務事務支援システムを導入するとともに、本庁約70所属で行っていた給与・旅費などの庶務業務を各部局に設置した事務センターに集約(H17.4)。次に、総務事務管理室を設置し本庁の庶務業務を1カ所に集約(H20.7)。システムに施設予約以外のグループウェア機能を統合するとともに出先機関へも展開し(H23.3)、順次、出先機関の庶務業務も総務事務管理室に集約していった。電子化により事務の一部を自動化し庶務担当者の業務量を減らすとともに、集約する所属の拡大にあたり庶務担当者によるワーキンググループを設け、綿密にミーティングを重ねながら様々な課題をクリアし新業務フローを確定させたことが功を奏した。集約により、追給や返納などの二度手間が増えないよう各職員が正しくシステム入力する必要が生じることから、制度面も含めたシステム説明会を数ヶ月間、数十回にわたり実施。「PCに不慣れな職員に対してもきめ細かくサポートしてくれましたので、現在のシステム浸透につながりました。これは日立ソリューションズグループさんの貢献が大きいですね。「大きな効果としては、集約による人材の効果的な再配置/電子化・自動化による業務量削減、ペーパーレス化。業務集約で効率的な業務実施体制を確立できたことが何より大きいです。申請の電子化により煩雑な時間外勤務の計算なども自動化でき、業務量削減とペーパレス化につながりました。給与明細の電子化も、他の自治体と比べても先行していたと思います。現在では、毎月約23,000件程の電子申請が行われている。各種申請のワークフローと、メール、掲示板や予定表などのグループウェア機能を統合したことによるシームレスな操作性が、使い勝手の良さにつながっている。ワークフローとグループウェア(コラボレーション)の連携も特長的だ。「申請/施設予約のワークフロー承認後、自動的に出張や休暇が予定表に反映されます。会議室や公用車の写真、定員、マイク等の備品類、車種を掲載することで、予約にあたり用途に最適な会議室等を選択できるようになり利便性が向上しました。グループウェアのワークスペース機能は、複数の所属が関わるプロジェクト内(石川県ではマイナンバー制度、インフルエンザ防疫対策等)で、部門間を跨るリアルタイムな情報共有ができる。利用者数は4,000名を超えており、数々の制度改正にも対応しながら、導入後10年以上にわたって安定稼働を続けている。庶務業務の集約もひと段落と言えるが、イントラマート社や日立製作所も取り扱い始めた、今注目のRPAやOCRの新技術にも注目している。多様な領収書から金額を読み取り精算業務の簡易化を図ったり、年末調整の庁内手続きの電子化/自動化で事務処理を軽減できないか、新しいアイディアに期待が広がる。石川県の「働き方改革」実現に向けたチャレンジは、これからも続く。石川県庁様には、2004年よりワークフローを主とした申請業務システムの導入からご支援させていただきました。それより、グループウエア機能統合・ID管理強化などのシステム更改を重ね、現在は石川県庁職員様が利用されるシステムの中核となるまでに成長致しました。これも当初からintra-martを採用していたからこそ、実現できたと実感しています。日立ソリューションズグループも多くの苦労を重ねながら共に成長させて頂き、大変感謝しております。