展示会0毎年春と秋は、展示会が多く開催される季節。企業にとっては、この時期に集中してリソースを割くというところも多いのではないでしょうか。こなしつつ突発的な作業にも対応しなければならず、忙しさはピークに。つの作業をミスなくこなし、展示会を成功に導くために、できるだけ作業の手間は減らしたいもの。使って効率よく展示会の準備を行う方法をご紹介したいと思います。展示会への出展が決まったら、まずはチームメンバーで共有する共通のノートブックを作成します。ここに、展示会への出展に関するさまざまな情報を集約していきますので、チームメンバーとも意識合わせをしておきましょう。ミーティングの議事録。展示会の準備を進めるにあたって、社内外の人と何度もミーティングをすると思います。ミーティングをしながら議事録が書け、終わったらそのノートを簡単に共有。まとめ直して、書類をメールに添付して...という作業はいりません。アカウントを持っていない場合でも、ノートに固有の「共有リンク」を教えることで、相手はいつでもノートの最新版が閲覧できます。次に、さまざまな書類。展示会への出展申込書からレンタル品・電気供給・インターネット回線の申請書など、提出しなくてはいけない書類はたくさんあると思います。原本は取っておくとしても、いざという時サッと確認するためには、やはりデジタル化しておきたいもの。画像内の文字も検索できるので、必要なときは検索ですぐに見つけることができます。来場者に配布するパンフレットやチラシ、ブースに掲示するパネルなど、展示会に欠かせないのは制作物。多くの場合、社外のデザイン会社、広告代理店などとのやり取りを重ねて、作り上げていくと思います。使うことで、もっと正確に、手間なく伝えることができます。テキストだけでなく、矢印や直線、図形なども使って視覚的に伝えられるので、作業の手戻りが少なくなるはず。修正後は、相手にそのままノートを共有すれば、指示出し完了です。展示会では会社のロゴ入りのノベルティを配るというところも多いでしょう。サイトやカタログなどをざっと見て、良さそうなものはノートブックにどんどん溜めていくのがおすすめ。クリッパーを使うと、ワンクリックで保存できます。このウェブクリッパーは、展示会後の打ち上げのお店候補を探すのにも便利な機能です。準備が終盤に差し掛かると、「ブースデザインの最終版はどれだっけ?」「打ち上げのお店はどこだっけ?」など、社内から質問を受けることも多くなると思います。自分自身もどこに何の情報があるのかが一目で分かった方が、作業効率が上がるはず。そこで、大切な情報がまとまった「ここを見れば安心」というノートを作ることをおすすめします。ファイル、画像などを一つのノートに見やすくまとめておくことが可能。ノート間がつながるノートリンクを使えば、一瞬で別のノートに移動できます。この機能を利用することで、このようにまとめノートをスッキリと見せることができます。つのノートは同じまとめノートですが、ノートリンクを使うか、使わないかでレイアウトが大きく異なってきます。お好みに応じて使い分けてみてください。このまとめノートを関係者と共有しておくと、「最新情報はここを見ればいい」という場所ができ、安心してそれぞれの作業を進めることができます。展示会、イベント準備で大切なのは、コンテンツ作りや集客などの部分。うまく活用してみてください。旅行0知らない景色を見て、知らないものに触れ、知らない人と話す――。日常を一時、非日常に変えてくれるのが旅の魅力です。その一方で、海外など知らない場所に行く場合は何かと大変なことも。電波の関係でスマートフォンが使えなかったり、回線速度が遅かったりすると、ネットでサッと調べ物というわけにもいきません。ドコモの母里彩花さんとその友人の加登亜希子さんにお話を伺いました。旅に使おうと思ったきっかけを教えていただけますか。経由で共有したのが最初のきっかけです。加登:「ウェブサイトを保存できる良いツールがあるよ」と聞いて使い始めました。母里:それまでは旅行で使えそうなウェブサイトの情報をメールで共有していました。読み返そうと思ったときに見つからないことがよくあったんです。管理できたら便利だと思いました。加登:母里さんとは学生時代からの付き合いで、昔からよく一緒に旅行をしています。旅行前は、二人で予定を合わせて休暇を取るので、すごく忙しくなるんです。使って準備できるのは助かります。どんな情報を入れてらっしゃるのでしょう。母里:まず、持っていくもののリスト。情報、現地の時刻表、ESTA、ツアーに関する書類なども入れています。ツアーに関する書類は一応、紙でも持っていくのですが、ホテルに置き忘れることもあるので、入れておくと安心です。人でアクセスできるようにすると、紛失した時など万が一の時の保険にもなるんです。他にも、ガイドブックなど大量のページがあるもの、大切な情報やよく見る情報は、何度も開いて見る手間を省けるので、写真に撮って保存しています。事情、レンタカーのバウチャー、目的地までの車での行き方、電源プラグ情報など保存するものは沢山あります。――旅で必要になりそうなものばかりですね。現地では通信環境がなかったり、回線速度が遅くなったりする地域もあるので、念のためオフラインノートにしておき、いつでも見られるようにしています。プレミアムの機能ですね。プレミアムだとアップロード容量の面でも安心です。――持ち物リストの確認はどのようにされているのでしょうか。加登:意外と忘れがちなのが、たとえば機内用の枕やサングラス、機内持ち込み用の化粧水などです。チェックリスト機能を使って、一つひとつ確認したらチェックをつけています。リスト化することで忘れ物が防げます。母里:過去の旅行のリストを参照できるのも便利です。持っていくものはそんなに大きくは変わらないので、毎回同じノートを使い回しています。加登:ノートを共有していることで、お互いのチェック状況を見て、私も早くやらなきゃ!って焦る効果もあります(笑)。――共有の副次的な効果でしょうか(笑)。母里:チェックリストといえば、旅先でやりたいことややり残したこともチェックリスト化してノートに入れています。加登:現地に行く前にある程度は調べますが、どうしても行けなかったところも出てきますし、逆に現地に着いてから行きたくなる場所も出てきますよね。使えるときに調べて、翌日の行動をチェックリストにしておきます。母里:翌日、観光しながら行ったところにはチェックを付け、さらに翌日の計画を立てるという流れです。加登:行き逃しは嫌なので、お互いに行きたいところはとにかくノートに入れておきます。それを旅行中に確認して、行きたい場所リストをアップデートしています。母里:会話だけで何となく決めると、いつどこに行くのか整理がつかないときがありますが、お互いがノートに書いておくことで一日の過ごし方を整理しやすくなります。リストを見ながら行動することで、予定よりも遅れているなどの把握もできるので、「ここは省いてここに行こう」みたいに行動を素早く決められるんです。専門に研究を続ける酒井孝さん。ご活用いただいているのだとか。どんな使い方をされているのか、詳しくお話を伺いました。活用されているそうですね。どのような使い方をされているのでしょうか。酒井:私は個人用と研究室用に2つのアカウントを持っています。両方ともプレミアムで契約していまして、それぞれを切り替えながら使っています。自分のアカウントには論文や研究資料などを入れ、研究室用のアカウントには学会誌などを入れています。使っているのですが、個人用と研究室用のアカウントは簡単に切り替えができるので、特に面倒だと感じたことはありません。年以上前から行っていて、当時から今までの学会誌がすべて入っている状態です。酒井:物理的にかさばらないのはもちろん、いつでもどこでも研究室アカウントから参照できるのは大きいですね。何よりもすばらしいのは、キーワード検索できること。使えないとなると、まず学会のウェブサイトから学会誌の目次を確認して、いつ頃の学会誌に求める内容が載っているのか見当をつけ、それから書架に並ぶ学会誌の現物を開くことになります。学会誌を入れてキーワード検索を使えば、この手間を一気に省くことができますから。使っていますが、その便利さを実感するのは卒論や修論など論文を書くときでしょうか。酒井:そういうこともあるみたいですよ。データを入れるなと教えています。落としたり、忘れたりする危険性がありますからね。