30分だけ定例をやりましょう」。こんな発言を聞いたことがないだろうか。含めて100万円を超える。会社のお金を使って100万円の買い物をする際は、もっと慎重に費用対効果などの検証がなされ、きちんと効果が出るように準備と努力をするはずだ。会議についても同じく、相応の準備が必要ではないだろうか。会議の準備の際にポイントとなるのが「会議の設計」であり、前回は、アジェンダ(議題)のつくり方を紹介した。今回は人選・環境・時間という観点から、会議の設計をする際に役立つポイントを紹介する。意思決定ができるキーマンと話ができるかが鍵を握るため、営業担当者はキーマンとの接触のために多くの労力を費やしている。社内の方がずっと簡単に意思決定者に接触できるはずなのに、意思決定をする権限のないメンバーだけで会議が行われ、結論が出ないまま終わってしまうのをたまに目にする。意思決定が目的の会議で、意思決定者を呼ばないのは致命傷だ。このような人選ミスを防ぐためにも、前回紹介したアジェンダ設計が役立つ。事前にアジェンダを洗い出しておけば、そのアジェンダについて意思決定をする権限があるのが誰かを特定することができ、その人を会議に呼ぶようにすればよい。次に会議の環境の選び方について紹介する。意思決定会議では、必要な情報をその場で説明したり調べたりすることもあるため、机やディスプレイのある普通の会議室を選び、ディスプレイに情報を映して同じものを見ながら議論するとよい。会議の時間帯の選び方については、「時間の使い方を科学する」(PHP新書)という書籍が参考になる。同書によると、論理的な判断を必要とするタスクは、10時から14時の時間帯に成績がよくなる傾向にあるとのことだ。そのため、意思決定が目的の会議はこの時間帯に行うのが無難だ。報告のためだけに会議を開くのは無駄が多いが、報告書だけでは伝わらないことがあるのも事実だ。チーム単位で席が割り当てられているなら、会議室に移動せず、自席で報告を済ませるのがおすすめだ。すれば上司に報告をするついでに、周囲のチームメンバーにも状況を共有できる。周囲のメンバーにとっても、報告会議に呼ばれて時間を拘束されるよりずっとましだろう。多いと、全員を集めて周知をするには非常にコストがかかる。文書を送るだけではなかなか伝わりきらないこともある。このような場合は、朝会や夕会などみんなが集まる場所があれば、重要なもの(トップ3が目安)だけ30秒以内で要点をまとめて口頭で伝えるとよい。話が長くならないよう、詳細は文書や動画にまとめて後から確認できるようにしておくことも大事だ。前述の「時間の使い方を科学する」によると、記憶が必要なタスクの成績は夕方に高まる傾向にあるそうなので、このような周知は夕方にやるとよいかもしれない。重要でない周知・連絡であふれかえってしまわない工夫も必要だ。開催すると、会議中に相談をされることがあるが、相談は会議には向いていない。問題が発生したその場で相談をすれば、すぐ解決したかもしれないことを、後から会議の際に相談をされても、遅すぎるし適切な判断ができないことも多い。相談は問題が発生したその場で解決をするのが理想だ。商談の最中に関係部署に相談が必要となった際、その場で電話やチャットなどで確認をすれば、持ち帰り相談をなくし、商談をスピーディーに進められる。誰に相談をしたらいいか分からない事象が発生した際はどうすればよいのだろうか。このような場合は、上司や社歴が長い人に、誰に相談すべきかを聞いてみると、適切な人を紹介してもらえる可能性が高い。このとき注意すべきは、自分が相談しやすい人に相談をしないことだ。目にする失敗例が、新人が他部署に配属された同期の新人に相談をするケースだ。同期には聞きやすいが、同期なのだから自分と同じぐらいの経験値しか持っておらず、適切な答えが返ってくるとは限らない。相談をするなら、その内容に最も精通した人に聞くべきだ。●アイデア出しアイデア出しの際は、ブレインストーミングをすることがいまだに多いかもしれないが、対面でのアイデア出しはあまり効率がよくない。他の人が発言している最中に発言ができないし、他の人の意見に流されて平均的な結論に終始してしまうことが多いからだ。参加者からアイデアを引き出すファシリテーションの訓練を積んだ人が少ないのも効率がよくない原因の一つだ。そのため、アイデア出しをする際は、事前に各自でアイデアを出しておいて、それを持ち寄り、対面ではそれらのアイデアの深掘りや結合、優先度の合意などに集中した方がよい。異なる人たちを集めると、より多様なアイデアが出やすくなる。時間帯についてはどうだろうか。ある調査によると、創造的なタスクを行う場合、集中力が高まる時間帯よりも、集中力が高まる前の頭がスッキリしない時間帯の方が成績が高かったそうだ。別の調査によると、しばらく集中して取り組み、生産性の低下を感じ始めた後に、切り替えてリラックスをすると、創造的なアイデアや問題解決の方法をひらめきやすい状態になるとの結果もある。よって、アイデア出しは、集中しやすい日中の時間帯を避けて、早朝や夕方にやるのがよい。これは経験則だが、金曜の夕方にアイデア出しをすると、皆がリラックスした雰囲気になって、より盛り上がるので、一度試してみてはどうだろうか。今回は代表して五つのタイプの会議での設計の仕方を取り上げた。この考え方を応用すれば、その他の会議に適した設計をすることができるだろう。会議は集まった人たちでつくり上げるものなので、準備さえすれば必ずうまくいくものではない。設計をすることで大きな失敗や無駄を予防することができる。組織のコミュニケーションと知的活動を可視化するビジネスチャット「知話輪」の立ち上げに従事。個人でも、AIで会議を短く創造的にする「minmeeting」のサービスを立ち上げ中。【コラム】子どもの自主性を重んじる教育が成功しない...ルールって意外と大事だ。圧勝だと思われていた自民党総裁選。