最終更新日:2020/01/24展示会業者の当日の動き展示会業者に仕事を依頼したとして、当日に一体どういう動きをしてくれるのかを気にする人は意外に多いです。依頼内容にもよりますが、場合によっては展示会業者の動き次第で、展示会が成功するかどうかが決まってしまう様な事もあります。そこで今回は、展示会業者が本番当日にどういう動きをするのかについて、ポイントを3つ程紹介します。くじ展示会業者とどういった打ち合わせをしたか顧客誘導の場面で展示会業者が活躍している事も多い十分な準備期間があってこそ当日に適切な動きが出来る展示会業者とどういった打ち合わせをしたか展示会業者にはそれぞれ得意不得意がありサポートしてくれる範囲にも差があります。展示会未経験の会社の為に、会場設営から後片付けまで全て担当する会社もあれば、会場設営のみ等部分的にフォローする会社等、依頼先の会社や依頼内容によって動きが全く変わってきます。依頼内容が会場の設営だった場合には、当日の会場数時間前に最終チェックの為の人員を派遣しているパターンもありますし、業者が集めた売り子スタッフに対し当日の流れについて最終ミーティングをしているパターンも珍しくありません。他にも展示会全体の運営ルールや、戦略目標のチェック等が実際に顧客対応の方に話が移ってくると知らない間に曖昧になってくる事も多いので、当日になっても念押しでチェックしている光景もよく見かける物です。その中で、比較的共通しているのは挨拶回りやアンケートの配布です。自社に依頼した会社に対して、今回のサービスにどの程度の満足をしてもらえたのか等をアンケート回答としてお願いしていたり、自社が設営したブース周辺や会場に居るであろう同業他社や協力企業等に名刺交換を兼ねて回っていたりする事がよくあります。これにはお礼のメールやお礼状の送付、来場者の記憶が新しい間に届ける送付用カタログの用意も含まれています。これ以外にも、全てが完了した時点でスタッフで集まって反省会をしている事も多いです。思いの他上手くいった事や失敗した事等を簡易的にでもまとめて、後日に検証する材料にしようという事で集まっているのですが、此処も会社問わず共通した動きと言えます。顧客誘導の場面で展示会業者が活躍している事も多い展示会で特に必要になる事が多いのは人手であり、展示の規模にもよりますが、スタッフの数が足りなくなる事は珍しくありません。単純に社員を割けば良いという問題でも無く、場合によってはイベント当日も会社自体は通常業務をしているケースもあります。イベントに全スタッフを投入出来る場合も無いではありませんが、通常業務に支障を出さない程度に割けるスタッフ数を考えた場合、別口で募集した方が早いという結論になるわけです。その部分を補填する為に、業者の力を借りる事になるのですが、売り子やコンパニオンをしてもらう以外では、顧客誘導をメインに業者に依頼する会社が多くなります。イベント当日に最も集中しなければならないのは顧客対応で、その中でも特に注意が必要なのが行列の整理であり、顧客誘導です。屋内か屋外か、空調が効いている会場か否かで違いもありますが、行列の規模を軽く考えていると多くのトラブルが発生します。熱中症や低体温症で昏倒する人は頻繁に出ますし、横入りしたかで客同士が揉めるケースも珍しくありません。トイレが間に合わず列から離れたい人が出たり、行列整理が雑な為に他のブースに迷惑をかける様な事も頻繁に起きます。待ち時間がどの程度なのかという事で、詰め寄ってくる顧客も多い物です。それをクリアする為には、顧客に熱中症や低体温症の注意喚起をしつつ、列の様子を見て回るスタッフが一定数必ず必要になります。最後尾と中頃を知らせるプラカードを持ち歩く等の工夫もありますが、この場面は特に熟練しているスタッフが必要ですので、業者も力を入れている事が多いです。イベント当日には、頻繁に動いている姿が見られます。十分な準備期間があってこそ当日に適切な動きが出来る展示会は最短で、大体3ヶ月程で準備出来ますが、余裕を持ちたい場合には半年は見た方が良いです。経験が少ないのでしたら、業者に依頼する場合でも半年の方で計算する事をお勧めします。当日に業者に確実に動いてもらう為には、十分な打ち合わせが必須です。戦略目標が「商品を沢山売りたい」でしたら、それに合わせた戦術がありますし、「発売予定の新商品に期待を持ってほしい」でしたら、やはりそれに合わせた戦術があります。予算や現実的に準備出来る資材等によって戦術が取捨選択されていくわけですが、時間が少なければ打ち合わせが十分に出来ません。展示会運営に業者の力を借りるという事は、伝言ゲームの様になってしまう部分が多少なりとも出て来ます。それを避けるには、自社がイベントで売りたい商品の分野に精通した会社を選ぶ工夫等が考えられますが、1番良いのは相手と十分時間を掛けてコミュニケーションを取る事です。依頼される方の立場で考えるとしても、場合によっては派遣スタッフに商品や注意事項に関する研修もしないといけません。打ち合わせ時間がしっかり確保出来ていれば、研修の内容も分かりやすく整理出来ますし、スタッフとしても一夜漬けの様な事にならないで済みます。準備から片付けまで、全てを代行してもらう様な場合には重要であり、解釈の相違があると当日にイベントの内容が激変する様な事も起き得ます。1つのテーマでも、詳細を詰めれば派手と地味、儚いと華麗等で全く仕上がりが変わってきます。物理的な事故防止の意味もありますが、思った通りに動いてほしいならば、とにかく準備期間の確保に注意する事をお勧めします。展示会業者に頼んだ依頼内容によって当日の動きは全く変わって来ますが、お礼状の作成や挨拶回り、反省会の開催等は比較的共通しています。他にも、顧客誘導や行列整理で展示会業者が動いている場面もよく見かけます。注意事項は、当日にしっかり動いてもらう為には、半年は準備期間を持った方が良いという点です。打ち合わせの期間が短いと認識の齟齬やテーマ解釈の違いでトラブルにも繋がりやすいので、特に注意が必要です。体験型ブースが人気!展示会デザインをプロの業者に依頼するメリット展示会運営を業者に委託するなら!マニュアルはしっかり作成しよう展示会で好評を得るセミナー運営なら口コミで業者を選ぼう展示会サポート業者の選び方。