最終更新日:2020/01/24展示会業者に相談できること|募る不安もこれで解消!展示会を開催するに辺り、何度も開催経験がある様な会社でも不安に思う事は出てくる物です。そんな不安を解消するには、業者に相談するのが手早いですが、具体的に受付可能な相談内容がどんな物なのかは意外と曖昧です。そこで今回は展示会業者が受付けている相談関連についてのポイントを紹介します。展示会業者によって、専門と得意分野が相当に違う事を把握しておく必要があります。専門が車で得意分野は映像でインパクトを与える事という様に、会社毎に相当に特徴がありますので、まずは前提条件として自分達がやりたい展示会とそのサポートに必要な能力を持った会社を探さないといけません。その上で見ていくならば、準備から片付けまで、展示会に必要な事は相談から実際の施工まで業者は全て請負ってくれます。会社毎の違いもありますが、サポート範囲に入る事と無理な部分についてHP等に書いてある事も多いので、調べるのはそんなに難しくはありません。相談無料も珍しく無いので、気になる事があるのならば、まずは聞いてみるというのも1つです。多くのイベント開催経験があり、部分的に業者の力を借りたいというパターンでも対応してくれますし、そもそも展示会を全くやった事が無いのに開催が決定し困っているというパターンでも問題ありません。一応の注意事項としては、業者によっては受注した仕事の具体的な部分は下請けに丸投げというケースがある事は意識しておいて下さい。その場合は、安全管理だったり、守秘義務の部分がブラックボックスになってしまい事故に繋がるリスクを考えないといけません。コストについても、下請けの分だけ高く設定されてしまう事が多いですので、自社一括で仕事をする会社か管理が確実に行き届いていると裏付が取れる会社に依頼する事をおすすめします。準備期間は多く見積もって相談する当日に人数が足りないので補填人員が欲しいという事から、展示会の代行運営まで全ての相談に展示会業者は対応してくれますが、物理的に準備期間が少ないとどうしようもありません。仕事自体は請負ってくれたとしても予定よりも、だいぶ規模が小さくなる等の大幅な修正を余儀なくされたり、トラブルも起きやすくなるという事は確認しておいた方が良いです。余裕をもって、展示会を運営するとしたら規模にもよりますが大体半年前から準備する事になります。誰を責任者にするかという役割の割振りだったり、商品の準備や宿泊所と交通手段の確保等、やる事は相当に多いです。ある程度人気が見込まれる様なイベントだった場合は、行列対策も考えないといけません。最悪なのは転倒者が発生し、ドミノ倒しによる事故が起きる事ですが、熱中症や低体温症で昏倒した人を搬送する段取も必要です。人数が膨大なのに、仮設トイレを準備しなかった為に、混乱が発生する様なパターンもあります。展示会業者は専門家ですが、それでも具体的な準備の段取に関しては一定の時間を必要とします。クライアントと十分な打ち合わせをしないといけませんし、必要に応じて下請け会社に依頼の詳細を説明しにいったりもします。人手不足を補う為にアルバイトを雇うにしても、当日までに依頼内容に合わせた研修を実施しないといけません。この準備がしっかりしている程イベントの質も高まりますので、何処か不安に思う事があるならば条件に合った会社を3社程度ピックアップして、出来るだけ早く相談する事をおすすめします。依頼する場合には、出来るだけ具体的に使える資材等についてまとめておく事をおすすめします。最低でも予算と展示ブースの広さ、使える人数、展示会のテーマと展示品の詳細なデーターは、何を聞かれても答えられる位にしておいた方が良いです。その上で、相手の会社に期待する事や、展示したい品物の何処をアピールして、その際にNGにして欲しいアピール法は何かといった事も説明出来る様にしておくと理想的となります。戦略目標によって、それを実現する為の戦術は全く変わって来ます。「新商品を買ってほしい」が戦略目標でしたら、それに合ったアピールや集客方法がありますが、「展示物の製作者に興味を持ってほしい」が戦略目標でしたら、また全然違った戦術を準備しないといけません。その為にはテーマと使える資材は出来るだけ明確化しておいた方が話が早く進みます。後は、顧客情報流出等による人災を予防する意味も兼ねて、相談先は出来るだけプライバシーマーク等の個人情報保護がある会社を選ぶ様にする事をおすすめします。会社によっては人手不足を補填する為の人員教育等が雑になっているケースもあり、SNS経由で炎上する様な写真を出されてしまったり、アルバイトが顧客情報を悪用する様な被害も実際に起きています。会場設営でも、安全管理がいい加減で事故が発生するケースもあります。いった問題の対策として、相談先を選抜する時には、個人情報や安全管理について保証がある事を条件にした方が良いというわけです。多少割高になりますが、その分を勘案して相場内の会社へ依頼するのが上手い依頼のコツになります。準備から片付けまで全ての局面に展示会業者は対応しています。相談も随時受付けていますので、心配な事があればやりたい展示会のテーマに合った会社を探して、聞いてみる事をおすすめします。その際に準備時間の確保と使える資材の明確化等は必須となります。後は個人情報保護等でしっかり保証がある所に依頼出来れば理想的です。体験型ブースが人気!展示会デザインをプロの業者に依頼するメリット展示会運営を業者に委託するなら!マニュアルはしっかり作成しよう展示会で好評を得るセミナー運営なら口コミで業者を選ぼう展示会サポート業者の選び方。