NTTコムウェア電子メールは「短いほど良い」「要件だけ書けば良い」と言われることがあります。メールを受け取るのは「機械」ではなく「人間」です。誰もが「機械的なメール」を書けば書くほど、逆に、人間味のある元気の良い「あいさつ」は引き立つことでしょう。人間としての魅力がある人は、講演でもコンサートでも、最初のあいさつ一言で聴衆の心をつかみますが、メールとて同じ事です。言え、形式的な時候のあいさつなどをする必要はないのです。誰もができる、基本的な、しかし、心のこもったあいさつこそ、「メール道」にふさわしいと考えております。メールでのあいさつで困るのは、自分がメールを書いている時間と、相手が読む時間とがずれていること、予期できないことでしょう。自分が、「朝一番」で「おはようございます」と書いても、相手がメールを開けるのは、実は「真夜中」かもしれません。そこで、「こんにちは」でも「こんばんは」でもない「こん××は」(つまり両用できる)というあいさつが用いられることもあるようです。これは知らない人には通じない「隠語」ですし、××と、バツが2つ重なって「不吉」だと感じる人もいらっしゃるかもしれません。そこで、私は、どんな時間に、どんな相手に出すメールでも「こんにちは」で、通しております。私は、メールでは、元気良くあいさつしている気持ちをこめて「!(エクスクラメーション・マーク)」を書きます。「こんにちは!くめです!」と書くわけです。言って、文字が大きくなるわけでも、声が出るわけでもありませんが、なぜか元気が伝わってくる感じがします。お会いした時に「元気」だと感じたメール達人から届くメールには、なぜか「!」が使われていることが多いのです。元気良く「心の中で復唱」することをお忘れなく。伝わるパワーが違うでしょう。「こんにちは!」のあいさつの後には、何がくるか...。私のメールを振り返りますと、それは、ほとんど「お礼」です。「本日は、お暑い中ご来社ありがとうございました。「このたびは、ご用命いただきありがとうございました。「いつもおつきあいいただきありがとうございます。いただいたご厚情を思い起こして、再び感謝するという「相手の心と一つになろう」とする一連の「心の動き」が、「宛名」と「あいさつ」を書くという、わずか数行分、数秒間で起こっているのです。見かけこそ、ビジネス文例集と変わらぬ冒頭部ではありますが、本当に、相手のことを思っているか、感謝しているかどうかで、きっと「そのメールから伝わるパワーは変わってくる!」と信じます。心のこもったあいさつの後は、真っ先に「結論」を書きましょう。タイトルでも結論を書いていると思いますが、さらに、冒頭で、結論を書くことによって、いっそう印象が強くなり、伝達ミスを防ぐことができます。残念ながら、メール以外の日本的な商談や会議、さらにはスピーチの場においては「結論が最後」になるのが普通です。いや、結論が無い!ということさえも、珍しくはありません。「一日に、100通以上のメールに目を通しては即返信する」ことが求められる21世紀に、こんなペースでは生産性が低すぎます。お互いのためにも、まず「結論から書く」ことが重要です。あいまいな文章では、誤解を招くので好ましくありません。「例の件、前向きに検討しておきます。」という日本式結論は何かと便利に見えて、相手が困ります。相手が意図したものか?「○○の件、正に私が担当ですので、すぐ導入希望です。「○○の件、上司と相談しましたが、不採用となりました。「○○の件、担当者が検討中ですので、しばらくお時間ください。明確にして、1〜2行で短く記述します。前後は、1行ずつ開けた方が良いでしょう。先方のメールでのお尋ねに、メールでお答えするのであれば、どの件について、どう結論づけるかを明確にするため「引用」を積極的に使いましょう。見積もり依頼のメールが来た場合には、ただ「Tシャツのお見積もりは以下のとおりです」と書くよりも、返信した際に「元の文章」の中から「大切な行」だけ抜き出して》今度、□□フェア用の販促Tシャツを作ろうとしております。》お見積もりをお願いいたします。お問い合わせありがとうございます。Tシャツのお見積もりは以下のとおりです。書いた方が、わかりやすい上に、メールをよく読んだ上での回答だと感じてくださることでしょう。月刊誌スタイルで楽しめる『COMZINE』は、暮らしを支える身近なITや、人生を豊かにするヒントが詰まっています。[NTTコムウェアのサイトへ]。