裕香ツイート「押さえておきたいビジネスメール」記事一覧いやな気持ち、不愉快、腹立たしい、イラっとくる。ビジネスメール協会が発表したビジネスメール実態調査2014では、半数の方が過去1年間に不快なメールを受信したことがあると回答しています。不快に感じる理由は、人それぞれ違いますが、今回、私が実際に見聞きした「こんなメールが不快に感じた」という事例についてご紹介します。ビジネスメールの体をなしていないビジネスメールには型があり、流れがあります。ビジネスメールに慣れている方は無意識にこの流れを把握しているため「宛名がない」「挨拶がない」となると、読み進めたときに違和感を覚えるのです。「名前を名のることも、知らないなんて」など、相手のビジネススキルの低さに不快感を覚える方もいます。ある方は、取引先の担当者からのメールに署名がなく「毎回名刺から電話番号を探さなければならず、不親切。連絡を取りたくないから、わざと署名を入れていないのではないか」とおっしゃっていました。ビジネスメールの型の通り書いていない、署名がないだけで、こんな風に相手に疑問を抱かせ、不快感を与えてしまっている恐れがあることを、知る必要があります。宛名の会社名、名前が間違っている宛名はメールの冒頭にあること、また自分自身の会社名や氏名が入っているので、間違いに気がつきやすいポイントです。誤字脱字に関しては「ある程度お互い様」という認識も一般的ですが、その方いわく「名前すら覚えてもらえていない、結局自分はどうでもいい存在だということ」とのことでした。「こういうミスをされる方は、仕事でも配慮が足りず、ミスが多いと思われても仕方ない、一緒に仕事をしようとは思いませんね」とのこと。厳しいお言葉のようにも思いますが、評価としては仕方のないこと。私も身の引き締まる思いでした。対策としては、送信前に、相手の署名として記載されているお名前と、宛名を比較し、確認をするとよいですね。こちらからの文面に対して、回答が明らかに短い文面に心を配り送信したメールに対して、返信の内容が「はい、かしこまりました」「いえ、結構です」とだけ書いてある。この場合「冷たい」印象を受ける方が多いようです。「そんな短い返事しかできないくらい、忙しいのか」「私に対しては、そもそも配慮するつもりがないのでは」そんな風に感じる方もいらっしゃいます。無理に返信の文章を長くする必要はありませんが、相手からの文面に対して、回答がシンプルになる場合は、最後に「ご配慮いただき、ありがとうございます」「お忙しいと思いますが、体調にお気をつけください」など、自分の気持ちを表現する文章を一文入れるだけで、大きく印象を変えることができます。その上で感覚の違いに配慮するまずはビジネスメールの共通ルールとして書き方の基本に沿うこと、そして相手の受け止め方や感覚に顧慮しましょう。したビジネスメールのコラムなどから、折に触れビジネスメールに関するスキルアップを図るのも良いですし、自分のメールに不快感や違和感がないか周囲に尋ねて、自分以外の方の感覚を知ることも有効です。あなたのメールが不快かどうかを決めるのは、受信した相手です。自分のルールや感覚が一般的だと思い込み気づかない間に、不快感を与えないように、常に気をつけたいですね。ビジネスメール協会」のセミナー情報はこちら。ビジネスメールの書き方、送り方、効率よくメールを使う上で役立つテクニックを学べます。ビジネスメールの基礎を身に付けたい方、スキルアップをしたい方にオススメです。社員など、さまざまな相手と、メールでやり取りを行ってきた経験から、メールの重要性を痛感。現在は講師として、講演や執筆などでビジネスメール教育の普及を行う。インタビューを通して、業務効率化やコスト改善など、取り組みを考えてみました。BOTと会話することで、手軽にビジネスドキュメントを作成できる新しいサービスです。スマートフォンからの編集・プレビューがかんたんに!スマートフォンに最適化したテンプレートを用意しました。スマホ、パソコン、ブラウザ上で履歴書がつくれる!自宅でも外出先でも、必要なときにいつでも履歴書を作成できます。法人リストを簡単に作成し、圧倒的に効率よく営業できます。初期費無料で、1ヶ月7000円(税別)からご利用いただけます。株式会社アイ・コミュニケーションビジネスメールの教科書は、株式会社アイ・コミュニケーションが運営するビジネスメール情報専門サイトです。ビジネスメールのマナーやルール、書き方や送り方、心の伝え方や活用術を公開しています。仕事でメールを使うビジネスパーソン、これからビジネスメールを使う学生や就職活動生に向けて、ビジネスメールの教科書では、テクニック集、文例集、調査データ集などさまざまなコンテンツを提供しています。ビジネスメールを学ぶのに最適な書籍やセミナー・講座もご案内しています。お問い合わせも承っております。