広告・メディアTweet2010年の創業以来、質の高い動画の企画・制作でマーケットを牽引している株式会社LOCUS様。制作を担う約600人のクリエイターはフリーランスも多く、請求書が届かなかったり不備があったりといった課題があったそうです。部長とご担当者の方々に伺いました。ココがPOINT!1月次決算を10日以上早期化2請求書の不備がなくなり、作業ストレスから開放3取引先も負担が軽減し、満足度が向上いつまでも届かない請求書。事業内容を教えてください。部長(以下、部長):弊社は、動画を起点としたコンサルティングを行う、動画マーケティング会社です。企業の採用や教育・研修、プロモーションやブランディングなど、クライアント様の目的にあわせた動画を制作しています。お取引先は大手上場企業から新進ベンチャー、自治体など、1,000社を超えています。質の高い動画制作を支えるのが、書類選考と面接で厳選した、フリーランスのクリエイターの皆さんです。映像ディレクター、カメラマン、スタイリスト、ナレーターといったさまざまな職種のクリエイター約600名に登録いただいています。各クリエイターの特性を把握している社内のプロデューサーが、案件ごとに適したクリエイターを選んでチームを組み、制作を行うのです。請求書』では、『通知書機能』を利用されていますね。部長:クリエイターへお支払いする金額の通知に、『通知書機能』を使っています。弊社が送った支払金額通知書を、クリエイターは画面上で確認し、内容が正しければボタンひとつでそのまま請求書として返送します。通知から請求書の発行・受取まで、Web上で完結する仕組みです。通常の企業間取引とは違った難しさがあり、その課題を改善するために導入しました。マネージャー(以下、マネージャー):クリエイターへのお仕事の依頼は、案件を担当するプロデューサーが行います。自社システムに案件の依頼内容や報酬金額などを入力して案件依頼書を発行し、クリエイターはそれをメールで受け取ります。案件が終了したら、クリエイターは当月のうちに依頼書の内容に基づいて、弊社が用意したエクセルの請求書フォーマットに必要事項を入力して印刷、捺印した請求書を郵送する、これが請求書を受け取るまでのフローでした。実際は、プロデューサーはクリエイターに電話で案件の内容や報酬金額を伝えて打診を行うため、自社システムへの入力や依頼書の送付を忘れている場合もありました。そのためクリエイターは請求内容がわからず、請求書を当月内に送ることができないといった事態が発生していました。マネージャークリエイターに依頼した内容が、自社システムに正しく入力されていれば、請求書が届いているか否かを把握することができますが、入力されていなければ、依頼が発生しているかどうかもわかりません。そのため、毎月、どの案件にどれだけの支払いが発生しているのか正しく把握できない状態が続いていました。ITサポートグループ担当(以下、システム担当):エクセルで作成した弊社指定の請求書フォーマットは個人事業主向けの場合、報酬から源泉所得税を差し引いた金額が請求金額になるよう、関数を入れています。ところが、関数を消してしまって源泉所得税の計算ができないとか、そもそもオフィスソフトがパソコンに入っておらずファイルを開けないといった問い合わせの電話が、よくクリエイターからありました。マネージャー:源泉所得税が差し引かれていない独自形式の請求書を送ってくるケースや、捺印漏れなどのケアレスミスもありました。受け取る請求書は月100~120枚ですが、大半の請求書に不備があったため、負担は大きかったです。クリエイターに修正してもらうのも時間がかかりますし、いつ誰からどの請求書が届くかわからないのはストレスでした。請求書が揃わないと経理部へまわすことができず、締め日を設けていても期日までにすべての請求書が届くこともないため、月次の支払い額は25日に概算で確定させていました。請求書』はどのように導入していきましたか?マネージャー:最初に、通知書の機能を使えば、クリエイターから簡単に請求書を発行してもらえると知った時、「これだ!」と思いました。請求書』と連携させる改修を担当しました。クリエイターが法人か個人か、また請求額により源泉徴収額を変更する必要があるため、自社システムとBtoBプラットフォームの仕様を見比べながら、慎重に改修を行いました。期間はかかりませんでした。マネージャー:導入を期に、クリエイターへの発注から請求書の受取までのフローを見直しました。プロデューサーの案件データの入力を、遅くとも支払い当月の月初5営業日目までに終えるよう徹底しました。請求書』にアップロードして支払通知書を発行し、それをクリエイターが返送手続きを行うと、請求書として弊社に届きます。これまでのように請求書を待つのではなく、通知書発行の段階で支払い金額が確定します。プロデューサーは期日までにクリエイターへの依頼内容を自社システムに入力するよう意識を変えてくれ、いつ届くかわからないクリエイターからの請求書を待つこともなくなりました。部長:請求書の到着を待たずに、発行した通知書の内容が支払い額として確定するので、月次決算が月初の7営業日で確定できるようになりました。これまで25日頃まで金額が確定できなかったので、10日から半月ほど短縮されたことになります。導入による効果は実感されていますか?マネージャー:大満足です。戻ってくる請求書は支払通知書の内容そのものですから、中身を確認する必要もありません。不備は指摘するのもされるのも、双方にストレスがかかります。以前は、請求書を開封した瞬間に不備がわかると、つらかったです。クリエイターの皆さんには、マニュアルをお送りしてBtoBプラットフォームへの利用登録をお願いしました。フリーランスという働き方のため他にも仕事を持っていて忙しい方も多く、最初は印影登録がなかったり、銀行口座情報がなくてエラーになることもありました。一度情報を登録すれば送られてきた通知書を確認して、ボタンひとつ押すだけで請求書を返送したことになるという点に驚かれた方もいらっしゃいます。「紙で送らなくていいんですか?」というお問い合わせも受けました。今は、皆さん喜んでくださっていて、お会いする機会があった時には、口々に「請求書の発行が楽になった」とおっしゃってくださいます。システム担当:導入後は請求書に関する問い合わせの電話も、ぱったりなくなりました。通知書はWeb上で確認できるので、それぞれのパソコンの動作環境に関係なく利用できるのがいいですね。今後、取り組んでいきたいことがあれば教えてください。部長:導入からちょうど1年経ちますし、弊社の会計システムとの連携も視野にいれています。実現すれば、支払通知書の発行から支払いまで一本化でき、ますます便利になるのではないかと思っています。受取側から発行側に対して支払通知書(支払案内書)を作成・発行できる機能です。SWANKYスタッフが店に集中する...スタッフが店に集中するために、いかに「やらなくていい事」を増やすか。Globridge指示待ちゼロ。スタッフ...指示待ちゼロ。書類の電子化で急成長に...書類の電子化で急成長に伴う課題を解決。小ロット...個店からの小ロット注文や再配達にも柔軟に対応。ワン・ダイニング食べ放題の焼肉...食べ放題の焼肉・しゃぶしゃぶ業態を120店展開。ベビーフェイスメニューごとのアレルギ...メニューごとのアレルギー情報をタイムリーに管理し、フレキシブルな対応を実現。社内体制を...食品事故から社内体制を一新。ムラフーズ年間13万食のおせちと...年間13万食のおせちと、大手小売におばんざいを供給。スマイルリンクルシステムが、繁盛店の...システムが、繁盛店の食材調達を下支え。業務改革の...経理部門の業務改革の一環で、アナログだった支払通知書を電子化。98%もの仕入先様に賛同いただけました。月間15万通の請求書を...月間15万通の請求書を発行。正しい経営判断には鮮度...正しい経営判断には鮮度の高い情報が不可欠。電子化...注文書・請書を電子化し、発注業務の時間と書類が半減。印紙代や郵送代が不要になった取引先にも、喜ばれています。導入し、大幅に作業時間が削減できました。重要なのは顧客のその先...重要なのは顧客のその先にある情報。商流全体の流れを掴むことで新しいビジネスチャンスも得られました。業界ch株式会社ビズリーチ求められるのはスピード...求められるのはスピードと質の高いアプローチ。両立が難しく思われる要望も叶えてくれます。強化』というミッション。Corporation.。