社内ポータルサイトにネクストワークフローのポートレットを表示、申請書にダイレクトにアクセスこのようにエンドユーザーの使いやすさを具現化するように、ネクストワークフローのポテンシャルをフル活用しています。「駅すぱあと」や「ASP系メールシステム」との連携ネクストワークフローのオプションの経費精算アプリケーションは一般的な経費精算と同じく、申請書にはヘッダー情報があり、その下に明細行が続くといった構成になっています。営業員が全国各地を回るアイフラッグ様では、明細毎に行き先などの詳細を入力する必要があり、そのままでは利用できません。そこで、独自のニーズにフィットさせるため、申請フォームを自社で独自にプログラミングしたのでした。申請書の項目の1つである「交通手段」をメニューから選ぶと、入力項目がダイナミックに変化します。メニューから「電車」を選ぶと、区間入力で「駅すぱあと」と連携します。ポップアップした画面から駅名を入力すると金額が自動表示され、その金額が申請書に自動的にセットされるのです。シンプルな申請書は申請フォーム作成機能を使い、パッケージでは対応できないような独自の申請書はプログラミングする、といった両方の使い方ができるのはとても重宝している、とのお話しでした。ポップアップ画面から駅名を入力し、経路を選択しているところ)アイフラッグ様ではASP系メールシステムを利用しています。グループ(メーリングリスト)へのメンバーの追加は、通常、オーナー権限を持ったユーザーが行いますが、通達先を自社ドメイン以外のメールアドレスにしたい場合には、データ保護の観点から厳重な管理が必要とされます。情報が送信される先を常に正確に把握することが重要だからです。そこで、ワークフローで申請を行い、実際の作業はASP系メールシステムの管理者が行う、という業務フローを採っています。具体的には、メーリングリストアドレスのオーナーが申請の際に、自分自身が権限を持つメーリングリストアドレスだけをAPIで取得し、申請書の項目にプルダウンメニューで表示させています。それ以外の項目として、メーリングリストに追加したいメンバーの氏名や社外ドメイン以外のメールアドレスなどを選択して申請を行います。このように普段の業務と密接に関連する部分でASP系メールシステムとの連携を実現しているのです。支払依頼の処理では、ネクストの外部に支払い先マスタを保有しており、申請時にこの支払先マスタと連携して、支払い先を選択できるように申請書をプログラミングしました。管理し、いちいちそれを参照していたため、1件毎に10分ほどかかっていた申請が、なんと約1/10に短縮できたのです。効率化できた時間を金額換算こそしていませんが、これを800ユーザーが行うことを考慮しますと、大幅な業務改善につながったことは言うまでもありません。アイフラッグ様ではPC800台のインストールやメンテナンスの依頼はワークフローで申請を行っており、実際の作業は外部のリソースを活用しています。この「作業依頼」の申請数がどのくらいあるか集計し常時把握することによって、依頼するアウトソースの作業を適正化する、といった業務改善に役立てています。この集計プログラムはアイフラッグ様が独自に開発しました。自由にカスタマイズできるワークフローのメリットを十分に引き出した活用事例であり、アイフラッグ様の技術力の高さをうかがい知ることができます。ポータルに表示した申請ステータスのポートレット)社内ポータルサイトから申請書にダイレクトにアクセスアイフラッグ様では、ポータルをオープンソースアプリケーションを使って構築しています。ワークフローの選定では、ポータルからのシングルサインオンが必須の要件でした。ポータルにワークフローのステータスをポートレットで表示、そこからワークフローにWindows統合認証で自動ログインして申請書にダイレクトにアクセスする、といったように一連の流れにこだわり、ユーザーの操作性を最優先したのでした。利用開始から1年間の間に申請書はすでに150種類を超えています。マスタ連携などカスタマイズ箇所が多数の申請書を2名の担当でこなしています。業務効率化が必須の状況では、申請フォームのメニュー項目のメンテなど、カンタンな作業は管理者の負担が大きいため、できることならやりたくない作業です。そこで、申請フォームのメニューをマスタ化して、マスタのメンテナンスは申請書のオーナー部門であるエンドユーザーが自由に行う仕組みを作ったのです。それによって、管理部でおこなうフォーム修整や申請書の版管理など単純で面倒な業務からは解放され、さらに高度な業務に集中できる環境を作り出したのです。以前利用していた他社製品のワークフローは、タイムアウトのためエラーを起こすほどレスポンスに問題がありました。導入後は大幅に社員数が増えることが予想されていたのです。申請者がルートを自由に決定できることも、コンプライアンス的に非常に問題でした。このような状況が重なり、ワークフローのリプレースは急務だったのです。現在ワークフローシステムは社内で最速のレスポンスを誇るシステムです。今後も拡大するシステム化の要望への対応に欠かせないシステムとなっているとのことでした。駅すぱあとなど外部システムとの連携を計画していました。外部のシステムや、SQL、Oracleなどデータベースを問わないカスタマイズの自由度に魅かれました。800名以上で利用するにあたっては、クライアントライセンスがいらないライセンス体系は大きな魅力でした。自社構築したポータルと連動させ、ユーザーエクスペリエンスを追求できることが条件でした。導入当初は人事システムからユーザーデータを抽出、CSVによるユーザー登録を実行しました。将来的には大幅な組織改編に対応できる自動連携がテーマです。ポータルリンコム製品に関する、無料の総合情報提供サイトです。seodesign.。