書きました!好評発売中です。僕は仕事上、部下が稟議を上げてくる書類を大量に決済するという業務がある。これがルーティン業務となっている。決済にもいろんなパターンがあるのだが、とりあえず一つのパターンでは時間を計測すると120分を1日で費やしている。この場合、120分をいつ、どの時間帯でやるのか。今まで僕は1日2回と決めて1回あたりおおよそ60分で作業していた。それを最近は1時間に1回くらいの頻度で分割してみるようになった。その結果どんなメリットがあったか。さあ、いってみよう!受け手に仕事が早いと思われる実は分割するきっかけとなったのはメンバーの「書類が返ってくるのが遅い」という不満の声だった。タスク管理のブロガーとしては極めて心外な状況だ(笑)。そこで受け手が書類が早く返ってくると感じてもらうように、単純に120分を小分けすることにした。120分という総量は変えず、回数を増やしたのだ。することで、仕事量を増やしたわけではないのに受け手は「書類が返ってくるのが早い」と感じてくれるようになる。こんなちょっとした工夫だが、これだけで仕事の受け手側の感じ方が随分違うことに気付いた。心理的負担が軽減される以前は半日に1回取り組んでいたので、稟議書類が積みあがっていくのを目の当たりにして少しうんざりしてくる時があった。最近は1時間に1回くらいは見るようにしているので、1回あたりの作業時間は20分程度。1回あたりの稟議書類は「一束」というイメージだ。すると心理的にかなり楽なことに気付いた。ルーティンは毎日必ずその日に完了しなければならないというプレッシャーがあるわけで。書類が溜まっていると心理的にあまりよくないわけだ。常に一束しかない状態というのは、超ストレスフリーということに気付いた。外出する時にも効果を発揮する外出から帰ってきた時に書類が溜まっていてうんさりすることはないだろうか。今までの僕はそうだった。外出先から帰ってきたら時間帯によっては山のように稟議書類が溜まっている。分割しておけば、外出先から帰ってきてもそんなに書類は溜まることがない。あのうんざりした気持ちを味わうことはないだろう。まとめルーティン業務についても、仕事を小分けするというほんの小さい工夫でこれだけメリットがある。部下や上司からの仕事に対する印象が大きく違うことには留意したいところだ。半日に1回と1時間に1回。僕からすれば大きな差はない。受け手は大きな差と感じる。実際には仕事が早くても、仕事が遅い人と認定されてしまうリスクがある。プロジェクトのみでなく、ある程度まとまったルーティン業務は小分けにする。大手金融機関で長時間労働から「残業ゼロ」へ。出版後、年間30回以上セミナーを開催する個人事業主としても活動している。詳しくはこちらをクリック記事一覧この記事が気に入ったらいいね!しよう最新の情報をお届けします古い投稿SNSはメール同様見る時間を決めると幸福感が高まる新しい投稿はたして今日は何時に帰れるだろうかをTaskChuteで解消...関連記事タスク管理タスクリストがあると仕事が楽に進んでいく理由スタオバ君は仕事中。タスクをようやくひとつ終えたところだ。さぁ、次はどのタスクをやろうか。時間は記録から創出されていく「〜をする時間がない」。忙しい僕達の常套句だ。徹2015年4月27日タスク管理タスク管理がうまくいかないのはタスク管理が「目的化」しているから-タスク管理ツー...タスク管理をはじめたものの、うまくいかずに悩んでしまう。いった悩みを持つ人は多いと感じてます。仕事では自分が持てる能力をフルに発揮したい。だれもがそう思っていると思う。