接続するこの4月より個人情報保護法が施行され注目を浴びていますが、e-文書法も同様に施行されています。個人情報保護法ほど目立って紹介されていませんが、ビジネスへの影響は序々に浸透して大きくなると考えられます。通信技術の利用に関する法律」で、従来紙での保存が義務付けられていた文書を一定の条件を満たすことによって電子データで保存することを認めるものです。(3万円未満)あるいはカルテやレセプトなどの紙の書類は特定の年数を保管しておく必要がありますが、それには当然保管コストがかかります。済界全体で年間3000億円かかっていると言われています。電子データの保存プロセスをパターン化したモデルでは、約28~43%の削減効果が試算されています。(注1)これは、年間の保存コストが何億円もかかる大企業にとって、コスト削減効果が大きいのですが、大企業以外では必要ありません。今回e-文書法をご紹介したのは、ビジネスプロセスを変える要素を含んでいると考えられるためです。電子化容認に対する要望は、企業のIT化が加速し始めた90年代の半ば頃から顕在化して、98年には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」(電子帳簿保存法)が成立しています。ところが、電子帳簿保存法が対象にしていたのは、「自己が一貫して電子計算機を使用して作成する帳簿書類」に限られていました。今回の取組みは、原本を電子データで作成したものをそのまま保存することを認めるだけでなく、原本が紙である文書についても、一定の技術基準の元にスキャナー等でイメージデータ化したものを電子的原本とみなすという画期的な内容が盛り込まれています。書類も約250本の法律を対象にする広範囲な取組みとなっています。紙と電子媒体とが混在して効率化が図れなかったビジネスプロセスは、これによって新たな展開の余地が拡がってきます。Interchange:電子データ交換)や電子伝票でのやりとりになり、企業にとって業務効率の向上、さらには顧客に対する付加価値を提供できるという効果が非常に大きな意味を持ちます。そのため、中堅・中小企業もその体制を整える必要があるのです。した効果を引き出すには、単に既存の紙文書を電子データに置き換えるという発想だけでは不十分です。重要なのは、承認プロセスといった従来の業務も見直したうえで、付加価値を高めるという視点からワークフローを整備できるかということです。導入した電子保存システムを運用する中で、いかに効果を高めるかという考え方が求められるのです。電子保存は、単に記録媒体の変化ではなく、業務や経営にとっての付加価値を生み出す可能性も秘めています。経営という視点から必要性や効果を見極め、IT環境や運用体制を整備する。書法という法律への対応方法ではなく、自社にとって最適な文書情報管理システムの構築・運用のあり方だと言えるかもしれません。電子保存の要件としては、真実性と可視性の確保が必要となります。現)、電子署名(偽造防止不能な電子署名を付して改ざんを防止)、タイムスタンプの付与(イメージ化した時刻を第三者が証明)、バージョン管理(改ざん等の内容を事後に確認)、文書の作成・取得から一定期間内のイメージ化(改ざん可能期間を制限)等が満たされていなければなりません。可視性を確保するための要件としては、税務調査に際して、紙の文書と同様の効率的な調査が行えるようにするため、重要な項目の検索機能、ディスプレイ、プリンター等の備付け等が必要となります。注意しなければいけないのが、標準化とコンプライアンス強化の2つの大きな流れです。文書情報管理は、企業活動の基盤として今後ますます重要視されますが、e-文書法はそのための企業の電子文書情報管理が大きく進展する契機となりますそして今、必要なことはビジネスの取引ルールや商習慣が大きく変化することを考え、人材育成と社内の電子化ルールなどを早急に決めていくことです。情報処理システム監査、ITコーディネータ25年にわたるシステム経験をもとにIT化を支援します。!!」(マガジンID:0000091952)メールマガジン登録まぐまぐへの登録はあなたのメールアドレスを入力し、登録ボタンをクリックして下さい。