同社)は、1967年に設立、日本の高速道路の発達とともに、電気や情報システム、トンネル内の換気、水質浄化まで、高速道路にかかわる施設へのトータルな技術提供を業務としています。常に厳密な点検によって道路環境を最良に整え、万一の事故に備えるため、疾走する車の流れと同様に、一刻も休むことはないトータルエンジニアの会社です。ネクストが、どのように導入され、そして活用されてきたかをご紹介します。それ以前は、ネットワークが配備されている本社と一部の拠点ではメールやファイルサーバーといったITシステムを、そうでない拠点はホワイトボードやFAXといった従来からの仕組みを使用しており、けっして効率の良い情報共有は行われていませんでした。この状況を打破すべく、技術部と総務部からグループウェア導入メンバーが選定され、検討し始めたのが、2002年6月ごろでした。そこから約半年間に渡り、数多くの製品を調査しながら検討を重ねた結果、次の要件を満たす製品が最も自社に合うものだという結論に達したのです。ネクストだけだったのです。ネクストでしたが、当初はネットワークが配備されている拠点のみの先行導入であり、約200名での運用開始となりました。当時はグループウェアが具体的にどのようなものかを理解しているユーザーはごく一部であり、グループウェアというものを「聞いたことはあるが、どのようなものかは、わからない」というユーザーが大多数でした。ネクスト導入メンバーは、まずEメールとグループウェアの違いとして、それぞれのメリット、デメリットを明確にし、またグループウェアを社内のインターネットという意味で「イントラネット」という名称に替えて啓蒙活動を始めました。ネクストにログインして貰うため、誰もが必ず見る「人事異動情報」を、従来の紙媒体から「掲示板」に移行しました。移行直後は、いちいちログインして人事異動情報を確認するのは不便だという声も少なからずありましたが、次第にその声は小さくなり、移行後数ヶ月で完全になくなりました。同社は日本全国に60ヶ所にもおよぶ拠点があるため、他拠点の連絡先などを「アドレス帳」に移行したところ、常に最新の連絡先がわかるので大変便利だと好評を博しました。人事異動情報やアドレス帳は毎日更新されるわけではなく、一日一回以上のログインを促すためには、常に新しい情報が掲載されていることが必須だと、導入メンバーは判断しました。毎日必ず「掲示板」に新しい情報を掲載することにしたのです。時には掲載する情報がなく困る日もありましたが、掲示板を見たユーザーが「なんだ、昨日と同じか・・・」と思わないように、些細なものであっても、必ず毎日何らかの情報を掲載しました。ネクストを活用するに至りました。ネクストの導入効果について聞いたところ、当初の目的としていた紙媒体と電子データが混在する情報を一元管理するというミッションが達成できた。それ以外にも、業務効率の向上や社内の情報共有の在り方も変化してきたとのことです。ネクストのスケジューラに“予定が入っていない=その時間は空いている”として、電話やメールでの確認をせずに予定を登録します。Eメールでも同内容が送信されるので、確認漏れを防ぐことができます。本社から各拠点への通知という点でも効果は出ています。それらの作業を行う従業員の人件費等が考えられましたが、今では「掲示板」に必要な情報を登録するだけで完了となります。通知を受け取る拠点側も、同時に同じ情報を入手ができるため、その後の拠点間の対応もスムーズに運べます。人事異動情報などは、掲示板の「公開日時設定」を使うことにより、予め辞令などを登録しておいても指定した日時に一斉に公開することも可能になりますので、発令当日の朝、慌てて各拠点にFAXを送信するといった作業もなくなりました。導入前と大きく変わった点は他にもあります。同社はISOの認証を得ているため、その対応として、ISO関連文書は全て「ファイルライブラリ」に保存し、改訂の際はファイルを更新しています。そのため、紙の文書が一通も存在しないと認証機関に宣言しています。実際、紙の文書ですと改訂された際の周知に難儀しますが、ファイルライブラリに改訂されたファイルを更新すると、新着情報としてトップ画面に掲載されるので、ユーザーはその情報のみを確認すればよく、また、「版管理」を用いることによって旧版の管理も容易に行えるようになったとのことです。(図2参照)このような業務効率の向上以外にも、現場が本社や支店がどのような取り組みをしているかが明示されているので、連携をスムーズに行え、よくありがちな本社と現場の情報に隔たりがあるようなことは、感じらないとのことです。ネクストの活用についての意見も多くあがってきているとのことです。WordやExcelで作成された資料をただ保存するだけではなく、何ついて、どのようなことが記載されたファイルか概要(ダイジェスト)を付けて、それ以上の詳細情報は添付ファイルを確認するといった運用をしてほしいとの意見も、その一つです。これは、ユーザーも利便性の追求だけではなく、情報共有に関するリテラシーも大きく向上したと言えます。ネクストが、2年程前から「(情報)ポータル」と呼ばれるようになったとのことです。このように、導入メンバーの様々な施策(しかけ)が実を結び、6年間で“情報共有”の飛躍的な進歩を遂げた同社ですが、現状に甘んずることなく、導入メンバーは、「フォーラム」や「社内ブログ」を活用した新たな“しくみ”を模索しているとのことです。ネクスト、今後どのように進化していくのかが非常に楽しみです。ポータルリンコム製品に関する、無料の総合情報提供サイトです。seodesign.。