(マイナンバー)制度の番号通知が10月から始まった。大手企業はシステムも含め着々と制度対応を進めているが、中堅・中小企業からは「何をいつまでにやればよいのかよく分からない」といった声も聞こえてくる。具体的な作業手順について個人情報の扱いや同制度に詳しいKPMGコンサルティング(東京都千代田区)の田口篤氏に聞いた。―企業担当者はマイナンバーにどう向き合えばよいでしょうか。「まず法令を理解することだ。マイナンバー法を一言でいえば『個人番号を行政に提出する書類に書くことになった』ということ。「従業員以外にも源泉徴収していれば番号を集めねばならない。見落としがちなのは個人事業主や個人への支払いだ。―個人番号を集める際は本人確認も必要ですね。「番号の正しい持ち主であることの『身元確認』と、番号が正しいかの『番号確認』がある。従業員だけならたやすいが、中小企業などは、会社の敷地を借りている地主やオーナーからも番号を集める場合がある。―システム対応で気をつける点は。「政府機関が策定した『特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン』では番号を利用したり、削除したりする際にログ(履歴)をとることを求めている。個人番号の登録・管理の仕組みも留意すべきだ。既存のデータベース(DB)に一列追加して個人番号を入れ込むと、DBのすべてが特定個人情報の扱いになってしまう。番号は分けた方が管理しやすい。―制度対応の優先順位はありますか。「どれ一つとして手抜かりはできないのかと聞かれれば、答えはノーだ。法定調書や帳票によって”使いだし“が異なる。要は16年1月1日に入社する社員がいれば、雇用保険の届けが対象となる。次に必要なのは、16年4月に入社する社員の雇用保険の届け。しているうちに、16年度の年末調整の準備が同年11月ごろから始まる。