おいて、出身母体から持ち寄った多様なシステムの統合は大きな課題といわれる。阪急阪神ビルマネジメント株式会社様は、販売管理システムの一元化を機に業務の標準化、そしてビル別・部門別に収支を把握できる環境を構築。激しさを増すビルメンテナンス業界における競争力を強化。合併後に求められる組織内の結束強化と融合を図り、システム統合による業務フローの統一を実現した。経営統合によるシステムの一元化と業務の最適化を実現したい。阪急・阪神グループの経営統合により、複数存在していた業務システムを統合。システムごとに属人化していた業務を標準化し、作業効率を大幅改善。含めたグループ全体での収支をグループ連結で管理したい。パッケージ版販売管理システムを専業会社3社にも導入し、ビル別・オーナー別の連結粗利を見える化。監査上求められる内部統制への対応を万全にしたい。約700名のユーザーに対して、適切なアクセス権限と操作権限の設定が可能なったことにより、システムによる業務領域が拡大し、また内部統制のレベルも飛躍的に向上。阪急阪神ビルマネジメント株式会社様の設立は2007年10月。2006年に阪急電鉄グループと阪神電鉄グループが経営統合した後、不動産管理業の競争力強化と統合効果の発現を目的として、両グループの不動産を管理する旧阪急ファシリティーズと旧阪神エンジニアリングが合併設立された。阪急阪神テクノサービス株式会社の3社と連携。大阪梅田と阪急・阪神沿線を中心に、オフィスビル、商業用施設、ホテル、エンターテインメント施設等、約1,000物件の管理サービスを総合的に提供している。FIVE」、阪急百貨店とオフィスタワーが一体となった「梅田阪急ビル」、ザ・リッツ・カールトン大阪が入る「ハービス大阪」など大阪・梅田エリアの顔ともいえるビルのほか、西日本最大級のショッピングセンター「阪急西宮ガーデンズ」、最近話題を集める「グランフロント大阪」などがある。ビルメンテナンス業務のほか、大規模改修から小修繕などのコンストラクション業務、テナントリーシング・運営管理業務、ショッピングセンターの販売促進活動に至る、PM・BM一体となったビル管理のトータルサービスを提供しているところにある。BM事業推進部長2007年の合併後間もなく、同社では異なるシステムの継続使用による課題に突き当たった。「システムごとに操作に習熟した担当者が必要なため、人員の配置が固定化し業務交流や多忙時の相互支援ができない」「システムによって収支管理単位が異なるため、収支の把握・比較が難しい」「予算管理や中期計画のデータを手作業で集計しなければならない」といった課題が顕在化したのである。BM事業推進部長の杉本伸一氏は当時を振り返り、こう述べる。「ビルメンテナンス業界の競争が激化する状況下で、最適の人員配置で業務コストを抑え、適切な経営判断のためのデータを迅速・正確に引き出す仕組みが必要でした。旧システムもそれぞれ優れていたのですが、改修を重ねて複雑化しており、新規に独自開発するには相当の費用と時間を要するだろうと思われました。内部統制への対応や業務の標準化を進めるためにも、新規にパッケージ版の販売管理システムを選定・導入するべきとの判断に至ったのです」。同社は2009年にシステム選定作業を開始。第1に重視したポイントは、合併により複雑化していた業務を標準化する必要性から、各機能が業界標準の業務処理、フローにしっかりと対応していることだった。第2として、親会社の業務あるいは専業3社の業務とのシステム連携を、短期間に構築することのできるSEの力量にポイントが置かれた。急がれた理由の一つは既存システムの保守契約期限が迫っていたことだった。敦氏は、SEへの期待についてこう振り返る。「私どもとしても新システムに対して構想は描いていました。発注データを専業の3社と当社間で連携させ入力作業を効率化する。当社の発注から業務の実施、専業会社の売上、当社の仕入計上、請求という処理が、合理的にスムーズに流れていく仕組みを構築する、ということです。そこで、SEさんに求めたのは、限られた時間の中で我々の構想を実現するとともに、統合会社の複雑な要件を折り込んだシステムを実現していただくことでした」。挙がったパッケージシステムは3製品。ビルメンテナンス」を採用した理由について、「機能面で業界特有の業務特性をしっかり押さえている点で評価が高かったのです」と述べている。SEについては、「専門的知識やノウハウが豊富だったことが評価に繋がりました。不統一だった用語を、定義し直す必要があるといったアドバイスをしていただきました」と語っている。BM事業推進部の原口友輔氏はこう語る。ビルメンテナンスは操作や処理のフローが分かりやすい』と感じました。入力画面のメニュー区分が、契約から発注へ、作業を検収して売上計上へと、実際の業務の流れに沿った構造になっていました」。ビルメンテナンス」の運用を開始。当時を振り返り、土井氏はこう述べる。「並行運用においてはどうしても新システムの運用が1歩、2歩と遅れ、そのギャップを縮めるために苦労しました。並行運用前に行った旧システムからのデータ移行時においても、合併前の契約データは2社合わせて約1万件を超えましたから、改めて新システムで必要となる収支管理項目に定義し直す作業なども想像以上に大変でした。乗り越え、予定通り本格稼働に至りました」。ビルメンテナンス」の本格稼働から約1年が経過し、数多くの導入効果が確認されている。目に見える効果は月次決算の早期化だという。従来、四半期あるいは月次決算の締め日近くでは、専業3社から回ってくる紙ベースの帳票が集中し、本社入力担当者は連日、夜遅くまで入力に追われていたが、こうした状況は解消された。していた紙帳票が電子化されるなど業務フローが大幅に改善したためである。システム担当者の月次決算時の残業もおよそ3分の1に減少した。「最大のメリットは、収支管理においてグループ内での管理単位が統一され、データの一元化で収支分析レベルが飛躍的に向上したことです。いつでも簡単に連結ベースの粗利を把握できるので、クライアントとの交渉時、またサービスの仕様変更があったときなどにも正確な数字で社内意思決定できるようになりました」(杉本氏)。土井氏は、予想外の導入効果もいくつかあったと語る。「新システムでは契約データが蓄積されていくので、運用を続けながらしっかりとした契約台帳ができ上がっていくのです。各現場から最新の契約データを確認できるようになり、必要に応じてプリントアウトも可能になりました。従来、専業3社は当社からの指示書で作業をしていましたが、現場において常に最新の契約データを確認しながら作業が進められるようになり、作業の精度は向上しています。業務内容を示す用語や帳票類などがすべて統一されたことで、出身母体によって異なっていた担当者の使う用語が統一され、意識もまとまってきたように思います」。システムが業務フローの効率化のみならず、合併統合後に求められる組織内の結束・融合、さらには情報の一元化にしっかり活用されていることを示した。業務の標準化、連結ベースで収支の見える化を実現した同社は、今後さらにデータの精度を上げながら、いっそうの組織力強化を目指していく。今回のプロジェクトでは、BM事業推進部の方々の強力なリーダーシップとご担当者の皆様全員が、「必ず良いシステムを作り上げ、稼働させる」という熱意と責任をもって取り組んでいただいたことが成功に繋がったと感じております。私自身、今回のプロジェクトに参画させていただき、お役に立てたことを大変嬉しく思っております。お客様からシステム導入の目的を達成できたとご評価いただけたことは、SE冥利に尽きます。これからも阪急阪神ビルマネジメント様のご発展に少しでも貢献できますよう、より良い提案とサポートを継続して参ります。今後ともよろしくお願いいたします。「基幹システムを今まで取引が無いベンダーに任せる」というご英断をしていただき、新しいシステムを大変な苦労をされながらも、無事に稼働をしていただきましたお客様には大変感謝しております。システム稼働後1年以上が経過し、このような効果を実感していただいていることに大変嬉しく思います。何よりお客様がシステムの利便性を享受されるのはこれからだと思いますので、お客様と一緒により良いシステムにしていけるよう心掛け、長年のパートナーとなれるように提案を続けていきたいと思います。ビルメンテナンス本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。