社内にあるこうした備品は会社の財産であり、正確な管理が求められます。一方で「棚卸しに時間がかかって大変」「社内にどのような備品がいくつあるのか把握できない」「貸出し、返却管理が不正確でだれがどこに持ち出しているのかわからない」など、備品管理のお悩みを持っている方は多いのではないでしょうか。したお悩みを解決してくれるのが物品管理システムです。物品管理システムを導入することで「物品情報を一元管理できる」、「棚卸しや貸出し作業を効率よく正確に実施できる」などのメリットがあり、管理業務を効率化することが可能です。無計画にシステム導入を行ってしまうと、システムがうまく活用されずにかえって業務が煩雑になってしまった...ということも。備品管理を効率化しよう「備品」とは何かオフィスにはデスクやパソコンなど、さまざまなモノが備えられています。その中で「備品」とはどのようなモノを指しているのかご存知でしょうか。一般的に、備品とは「消耗品費で勘定できるもの」、つまり取得金額が10万円未満、使用できる期間が1年未満の什器備品を指します。ボールペンなど)といった様々な物品が含まれます。備品の管理方法とは?では実際に備品管理を始める時にはどのような作業が発生するのでしょうか。備品管理を5つのステップに分けてご紹介します。1.備品の現状把握を行うまずは、組織が保有するすべての備品の棚卸しを行い、もし不要な備品があれば処分します。2.使用シーン別に分類する次に、「共有すべき備品はキャビネット」、「日常的に使う備品は各自のデスクの上」、「日頃使わない備品は保管室」など、備品を使用シーン別に分類します。作成後は、定期的なチェックと記録の更新を怠らないようにしましょう。最近では、備品管理業務にクラウドの技術は欠かせないものになりつつあります。備品管理台帳をクラウド上に保存し、いつでもどこでも確認・更新ができる状態にしておくことで、より効率的な備品管理ができるようになります。疑問にお答え!5.管理ルールを作る管理ラベルの貼付や台帳への記載ができたら、「使用前に承認印をもらう」「指定した時間に返却する」などのルールを設定してください。設定したルールを文書にまとめ、マニュアル化しておくと便利です。備品の管理体制が整っていない組織の方は、まずはここで紹介した手順に沿って、最低限の管理体制を構築することからはじめてみてください。備品管理台帳、どうやって作成していますか?備品管理を進めていく上で必要となるのが「備品管理台帳」です。ステータスなど、必要に応じてあらゆる情報を入力できるようにしておきましょう。備品管理を効率化しようところで、他社ではこの「備品管理台帳」の作成にどのようなツールを使っているのでしょうか。弊社で実施した調査によると、半数以上がExcelを使って物品管理用の台帳を作成していることがわかりました。する必要があり手間がかかるなど、Excel台帳を使って正確に備品管理を行おうとすると非常に手間がかかり、管理担当者の負担が大きくなってしまいます。備品管理に便利な「物品管理システム」とは?備品管理を効率化するのに便利なのが「物品管理システム」です。一般的に「物品管理システム」では、備品情報を管理する【台帳機能】に加えて【管理ラベル発行機能】を持っており、バーコード付き管理ラベルを簡単に発行することができます。棚卸し、貸出し・返却、入出庫などの際には、このバーコードを読み取って作業を行います。探す棚卸しからバーコード・ICタグ等を“読み取るだけ”の棚卸しに変わり、工数削減が可能に。棚卸し結果の集計、データ出力も簡単。誰が、どの物品を、いつまで貸出しているのかが明確に。アラートメールで返却漏れを防止。備品の入出庫をシステム化することで、在庫数をリアルタイムに把握。アラートメールで発注漏れを防止。棚卸しでは、現物確認の作業だけでなく、棚卸し前のリスト抽出や結果集計もボタンひとつで行えるため、棚卸しにかかる工数を1/3~1/10に圧縮できます。▼コンビベースの棚卸し機能(iOSデバイスによる棚卸し・集計)を動画でご紹介!▼とはいえ、無計画にシステムを導入しても業務効率化の効果は限られてしまいます。した物品管理システムを有効に活用するためにも、導入にあたってのポイントを確認しておきましょう。「せっかくシステム化するのだから」と管理の対象を広げてしまうと、システムに登録する備品情報の事前精査に大変な労力が必要になります。管理ラベル発行・貼付作業などの工数も増え、システム稼働が遅れる原因になります。今一番課題となっている備品を明確化して管理をスタートし、運用が軌道に乗ってきたら対象を拡げることを検討しましょう。2.管理項目の明確化システム化をする際には、今まで使っていたExcelや紙の台帳を元に物品管理システムの台帳を作成していくケースが多いです。その際に「本当に必要な情報は何か」を改めて検討しましょう。「不必要な情報はないか」、「重複した項目がないか」、「不足している項目はないか」など、実際の運用を想定して管理項目を決めると良いですね。償却管理システムとの連携が必要か、事前にしっかりと取り決めましょう。連携を行う場合には、データ形式の確認やデータ加工が必要な場合の手順なども整備する必要があります。いつ誰がどのように行うのかを確認し、ルールを作成しましょう。備品管理に関わるすべての組織と役割を一覧表にまとめるのもよいかもしれません。システム利用者がスムーズに活用できるように運用ルール・マニュアルを作成し共有しましょう。いかがでしたでしょうか?今回は備品管理の方法や、備品管理システムを導入する前に確認しておきたいポイントなどをご紹介しました。システム導入をしない場合でも、管理を行う上で重要なポイントになります。この機会に備品管理の方法を見直してみてはいかがでしょうか。情報発信中Convi.BASE(コンビベース)物品管理ノウハウブログモノの管理のヒントは、物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」を提供する株式会社ネットレックスが運営しています。お気軽にお問い合わせください。『棚卸し効率化ガイドブック』無料プレゼント棚卸し効率化のヒントが詰まった小冊子をプレゼント致します。ガイドブックを申込む。