進め方手順などを紹介する日本最大の品質管理専門情報サイトです。寄せられた相談の一部を紹介します。業務マニュアルの作り方マニュアルは、明確な作成目的のもとに作成し、運用することが大切です。業務マニュアル作成の第一の目的は、「会社や職場の目的・目標達成のため」です。業務マニュアルを使って作業・業務や改善を行ない、会社や職場の目標を達成することにあります。スケジュール★無料サービス品質管理フォーマット・マニュアルしたがって、業務マニュアルを作成するときには、マニュアルを使って仕事をするときの目標(目標項目と達成水準)を設定して進め無ければなりません。目標を明確にしないで作成したマニュアルを使って仕事をしても、成果の達成がおぼつかなくなります。マニュアル作成のステップは概略以下の通りです。(1)業務を洗い出す業務マニュアルを整備するためには、どんな業務が行なわれているかがわからない状況では作成はできません。そこで、まず実際、メンバーが行っている業務の調査を行ない見える形にします。業務マニュアル作成担当者がヒアリングを実施する方法が考えられます。(2)業務マニュアル化する業務を抽出する業務調査を行い、業務一覧表にでまとめておきます。その中でトラブルやミスが頻発している業務であるとか、作業効率が悪い業務などから優先的にマニュアル化を行います。(3)業務マニュアルを体系化する抽出し、優先度付けされた業務一覧表をもとに、マニュアル化すべき業務を抽出しこれを体系的に整理します。業務マニュアルの全体像を把握しやすくします。フロー図や系統図、あるいはマトリクス図などにまとめると分かり易く漏れが無くなります。マニュアルの様式について一定のフォームを作成しておき、このフォームのなかでレイアウトを行います。誰もが使いやすいマニュアルは、1業務の全体像がわかること2業務の目的がわかること3何をこなせばよいのかがわかりやすい4チェックリストで業務の確認ができる5誰にでもわかる言葉で書かれていること6トラブルの起こりやすい部分がわかりやすいなどが網羅されたものです。したマニュアルは、印刷または電子化して共通ファイルに入れて閲覧が容易にできるようにします。導入に先立って関係部門に教育を実施します。業務を行う上で、疑問が生じたら、すぐにマニュアルを見て、マニュアル通りに業務を行うようにし、定着を図ります。(6)運用・見直し関係者がマニュアル通りに業務を行うことを徹底することが基本ですが、マニュアル通りに作業すると効率が低下したり、品質上のトラブルが発生しやすくなるようであれば、マニュアルを変更する必要があります。このように、業務の効率化、品質向上につながるように、常にマニュアルを見直し業務内容と一致させておくことが重要な作業となります。最後にマニュアルづくりには、相当の労力が必要とされます。一所懸命に作り上げても、できた時点から内容の陳腐化が始まります。「今の仕事のやり方」がベストであり続けることはありません。日々改善し続けることで、仕事の質は高まっていきます。マニュアルもそれと歩調を合わせながら、改定していくことで鮮度を保つことができるのです。今あるマニュアは完成品ではなく、業務に携わる人がより良くしていくために存在していることを理解すべきです。マニュアルが常に最新の状態を保ちやすいように工夫し、実行していくことが大切です。フォーマット、マニュアルを多数準備しました。:ネット相談フォーム無料で質問、問い合わせなどメール、電話でお答えします。最新品質管理情報が得られます。reserved.Seesaaブログ。