編集部にメッセージを送る「furi-kake」は、2020年2月25日(予定)「まいにちdoda」にリニューアルします。記事は変わらずお楽しみいただけます。記事2019-04-28【Excel】アンケート作成やデータ整理に困ったら!プルダウンリストの使い方を詳しく紹介この記事では、プルダウンリストの基本的な使い方から、応用編までを総ざらいでご紹介したいと思います。「ほとんどの人が知っているけど、意外と使える人が少ない」機能なので、ぜひ読んでみてください。Excel(以下、Excel)のプルダウンリスト(ドロップダウンリスト)という機能をご紹介したいと思います。リスト・見積り・データ整理など、いろいろなシーンで活用できます。この記事では、プルダウンリストの基本的な使い方から、応用編までを総ざらいでご紹介したいと思います。「ほとんどの人が知っているけど、意外と使える人が少ない」機能なので、ぜひ読んでみてください。Excelの便利機能、プルダウンリストとは?プルダウンリスト(プルダウンメニュー、ドロップダウンリストなどとも呼ぶ)とは、セルをクリックした時に複数の選択肢を表示させる機能。Excelのアンケートやデータベースなどでよく使われ、ほとんどの方が一度は見たことがあるのではないでしょうか。プルダウンリストを活用することで作業効率アップにつながります。・作業をマニュアル化できるプルダウンリスト・プルダウンメニューのつくり方プルダウンリストは知名度が高いものの、使い方を知っている人はそこまで多くありません。プルダウンリストの基本的な作成方法からご紹介していきます。【プルダウンリストのつくり方】1.プルダウンリストを付けるセルを選択する2.「データ」タブ→「データの入力規則」を選択する3.「入力値の種類」(設定タブ内)を「リスト」に変更する4.「元の値」に選択肢を入力、もしくはセルの範囲を指定する最後に「OK」をクリックすれば、以下の通りプルダウンメニューが作成できました。「元の値」に入力する選択肢は「,(カンマ)」で区切ります。セルの範囲を指定する場合には、事前に選択肢を入力したセルを別に用意しておき、「元の値」右側にある矢印マークをクリックして範囲指定します。基本的な作成方法がわかったところで、今度は編集と解除の方法をご紹介します。こちらも簡単なのでさらっといきましょう。プルダウンメニューの編集・追加・修正プルダウンメニューで選択肢の内容を変更する場合には、さきほど「元の値」に入力した内容を直接打ち変えていきます。選択肢をセルの範囲で指定している場合にはセルを修正、もしくは追加する選択肢を用意して「元の値」で指定の範囲を広げます。プルダウンメニューの解除プルダウンメニューの表示を停止させる場合には、「データの入力規則」のダイアログボックス下部にある「すべてクリア」をクリックします。メニューの色を変更する方法プルダウンリストと「条件付き書式」を組み合わせて、指定した選択肢だけセルの色を変えることも可能です。例として以下のような出勤管理表で考えてみましょう。「出勤」だけ色を変える場合は、以下の手順を踏みます。1.条件を付けるセルを選択する2.「ホーム」タブ→「条件付き書式」→「新しいルール」を選択する3.「指定の値を含むセルだけを書式設定」を選択する4.「次のセルのみを書式設定」を左から順に「特定の文字列」「次の値を含む」「出勤」に設定する5.「書式」ボタンをクリックして、書式を指定する(文字色を赤にするなど)「条件付き書式」はExcelの曜日入力の際にもご紹介しましたが、応用が利くとても便利な機能です。使えるようになればExcelでできることの幅が大きく広がるので、ぜひこれを機に使い方を覚えておきましょう。以下の記事もぜひ参考にしてみてください。最後にプルダウンリストの応用編です。キーボードを使ってプルダウンリストを選択する方法プルダウンリストは「Alt+↓」でキーボード選択ができます。これを知っておけば、マウスを使う手間が省けるので知っていて損のないテクニックです。プルダウンリストの「入力時メッセージ」を使ってわかりやすくするプルダウンリストを使う時に、上記のようなメッセージを表示させることもできます。入力漏れを防止すると同時に、記入する人に対しても親切なので活用してみましょう。「データの入力規則」の「入力時メッセージ」タブで設定ができます。「エラーメッセージ」の設定をしておくことで、指定の語句以外を入力不可にできます。「データの入力規則」の「エラーメッセージ」タブで設定ができます。プルダウンメニューで複数選択はできるのか?結論から言うと基本的にはプルダウンメニューの複数選択はできません。アンケートなどでよく見る「複数選択可」や「当てはまるものをすべて選んでください」など、どうしても複数選択を使いたい場合には「チェックボックス」を活用しましょう。【チェックボックスの使い方】1.「開発」タブ→「挿入」→「チェックボックス」を選択する(「開発」タブがない場合は、「ファイル」→「オプション」→「リボンのユーザー設定」から追加)2.挿入したい場所をクリック&ドラッグ3.項目名を編集する(デフォルトでは「チェック1」となっている)4.チェックボックスを右クリックして、「コントロールの書式設定」を選択する5.「コントロール」タブ内のリンクするセルを選ぶ手順5のリンクするセルは、結果を表示させるセルのことを指します。リンクセルを指定しておけば、集計を自動化できるのでおすすめです。リンク先をアンケートとは別シートに指定して、結果を表示させる集計シートをつくっておくのもいいと思います。複数選択はできないが、複数のプルダウンリストを連動させることはできるさきほどプルダウンリストでは複数選択できないとお伝えしましたが、大分類→中分類といったように複数のリストを連動させることは可能です。この場合は「名前の定義」と「INDIRECT関数」を使用します。複雑になるので、落ち着いて一つひとつ理解していきましょう。全体の流れとしては以下の通り。連動するプルダウンリストを作成それでは順を追って説明していきます。以下のような分類表を作成し、「数式」タブ→「名前の定義」で各分類の定義づけをおこなっていきます。大分類も小分類もやり方は一緒。中分類では、魚・肉・野菜それぞれの定義づけをおこないます。定義した内容は、「名前の定義」の左側にある「名前の管理」で確認ができます。「名前の定義」ができたら、プルダウンリストを作成します。やり方はさきほどと同様ですが、今回は大分類の参照範囲に「=大分類」、中分類の参照範囲には「=INDIRECT(A2)」と入力します。最後に、ちゃんとリストどうしが連動しているかを確認して完成です。まとめ|プルダウンリストを使って効率アップ・ミス防止に取り組もういかがでしたでしょうか。今回は、プルダウンリストの使い方を基本から応用まで、幅広くご紹介しました。この機能のポイントは、作業の効率を上げるところと入力ミスを減らせるところにあります。プルダウンリストが使えそうな場面があったら、積極的に活用してみてはいかがでしょうか。実際に働く人たちに聞いた、職業あるある。印刷が上手くいかない時に押さえるべき基本もっと見るfuri-kake(フリカケ)とは日々の仕事で悩んだり、不安に感じたり、うまく言語化できないけど「なんかモヤモヤする」。furi-kake(フリカケ)は、そんなモヤモヤした原因に気づくことのお手伝いし、分かるきっかけを提供します。詳しく見る読者登録をすると、最新情報が届きます!※はてなのアカウントが必要です。Reserved.スターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。