発注件数が多く、送信に多大な時間を要していた。神奈川県大和市に本社と工場を置く株式会社ガスター様(以下、ガスター)は、東京ガスグループの一員として「ecoジョーズ」をはじめとした給湯機器・ガス温水冷暖房システム・空調システム・その他住宅設備の開発から製造販売を行っている企業だ。独創的な開発技術と誠実なサービスで人々に快適な生活環境を提供することを理念としており、近年は地球環境問題に対応した製品開発でも注目されている。スマートキャスト』を導入するまでは発注書の送信に多大な時間をかけていた。「発注書は毎日夜中に自動で送信していたのですが、件数が非常に多いため『一晩がかり』でやっていました。稼働時間の長さに加え、処理中にハングアップやアプリケーション上のトラブルが発生することもあり、担当者が明朝出社してみると送られていなかったということもありました。部品発注は綿密に練られた生産計画に基づいていますので、タイムリーに発注されないと生産そのものに大きな影響が出ます。」同社のITシステムを統括する経営管理部情報システムグループのマネージャーである菊池俊哉氏は当時の状況をそう説明した。それまでのFAXソフトはモデムを介するものだったため、モデムのトラブルというリスクもあり、時間短縮と同時にリスク軽減という観点からも菊池氏は新しいFAX送信システムを模索していた。機能の多彩さ、簡便さと同時に低コストも魅力。メールとFAX間の双方向通信を可能にしたネットワークサービスである。簡単な操作で一斉同報送信や大量受信を行うことが可能で、なにより既存のFAX機器やメール環境をそのまま使用することができるのが魅力だ。簡便なシステムながら送信・受信に多彩な機能を持ち、全国一律の低料金で送信できるのも大きな特長である。このシステムを紹介された際の印象や採用の決め手となった点を菊池氏は以下のように振り返る。ストが高かったので躊躇していたんです。スマートキャスト』を紹介されたときは多彩な機能を持つうえに費用が安いことに驚きました。手間をかけずに導入できるものを考えていたのでその点も我々のニーズにマッチしていました。スマートキャスト』の採用を決めました。大幅な送信時間の短縮を実現。誤送信もなくセキュリティ向上にも貢献。スマートキャスト』は期待通りのパフォーマンスを発揮。部品調達システムの開発・運用を担当する茅野健司氏は「これまで数時間かかっていたものが10分程度に短縮されたようなイメージです。平均すると1日400~500件ぐらいの発注を行っていますので、この効率化は大きいですね。発注書はすべてFAXですが、発注先へメール連絡をすることもあります。FAX」の使い分けがとても便利です。日中のオーダーは今まで手作業でやっていたのですが、それもすべて自動化することで誤送信がなくなり、セキュリティの向上にも役立っています」と導入の効果を語る。いうキャパシティで送信するわけであるから、その時間差は計り知れないものがある。15,000件の取扱店へ情報発信を行った際には業務の時間短縮に大いに貢献をしたとのことだ。スマートキャスト』へメール送信するもので、担当者による入力などの手間をまったく必要としない。スマートキャスト』の特長のひとつである。スマートキャスト』からの送信確認メールのレスポンスが非常に速い点も高く評価しています。万一相手先の問題で送信できなかった際にもそれをすぐに把握することができるわけです。」と時間短縮のみならず確実性という面での改善点を挙げる。「神奈川県外の発注先も多いので、全国一律の料金設定も嬉しいですね。毎日夜間に送信していますから1ページあたり19円で送信できています。これは通常の電話回線によるFAX送信のおよそ半額になります」と通信コストの削減効果も言及する。最後に「現在は部品発注業務のみに使用していますが、これからは個々の事務処理的な業務へもつないでいきたいですね」と今後の可能性への期待を語ってくれた。