すべての会議は、“知的生産性を上げるため”にあるべき。ムダな時間にしてはいけません」と話すのは、チームビルディング・コンサルタントの尾方僚さん。会議のお作法】vol.17では、とくに6~10人の中人数会議で「意味ある会議にするコツ」についてお聞きしました。「知的生産性が上がる会議」のために必要な時間は?突然ですが、質問です。Q.次のうち、参加人数の多い会議を“知的生産性があるもの”にするために必要なことはどれでしょうか?a.途中で「中まとめ」の時間をとるb.休憩時間をとるc.雑談の時間をとる......答えはズバリ、A.「a.途中で“中まとめ”の時間をとる」と「b.休憩時間をとる」です。これらの時間がなぜ必要なのかについては、後ほどご説明しましょう。「アジェンダどおりに進行する」ことが、より重要に会議にのぞむには、まず事前の準備が必要です。vol.2「“会議での役割分担”と見極めで生産性アップ!」でお伝えしたように、自分の役割を把握して会議に備えます。これは何人の会議でも同じこと。タイムマネージメントをして“アジェンダどおりに進行させる”ことが進展ある会議にするための土台となるのです。中人数会議の理想的なフローとは?では、6~10人の参加を想定した“理想的な会議”のフロ―はどんな流れなのか、大枠を説明しましょう。余裕をもって所要時間20分は見ておく進行フローのポイント4つ(1)導入部に基本情報の共有を設けているとくに部署をまたいで行われる会議の場合、全員が同じ情報を得て会議にのぞんでいるとは限りません。冒頭で、会議が開催されることとなったそもそもの大前提を話しておきましょう。議論のテーマごとに「中まとめ」を入れる各テーマの議論が終わるごとに「ここではこういう話にまとまりました」などとおさらいをいれることで、参加者の理解を促します。「クロージングに20分程度」の時間を設ける最後に“全体のまとめ”として、“内容の振り返り”と“質疑応答”の時間を設けて、部署ごとの役割分担や方向性などを共有します。休憩は30分~1時間ごとに人数が多くなればなるほど、会議全体の時間も長くなりがち。参加者の集中力を切らさぬよう、1時間の会議では30分、2時間の会議では1時間経ったら休憩を入れるようにしましょう。このように進行を工夫をして“参加者1人ひとりに内容理解をしてもらうこと”が、参加人数の多い会議を進展あるものにするカギとなるのです。私は宝塚歌劇のファンでよく観に行くのですが、ショーの一番最後の“大階段”を使ったフィナーレに毎回圧倒されます。大きな階段が舞台中央にあらわれ、派手な衣装を身にまとった出演者たちが順番に降りてきて歌い踊る、その華麗さと迫力、スケールの大きさに心から「観に来てよかった」と思えます。会議も同様で、「終わりよければすべて良し」という諺(ことわざ)があるように、最後がビシッと決まってまとまれば、参加者は「意味のある時間だった」と思うもの。クロージングでは“内容の振り返り”として、司会者が決定事項と未決定事項、今後の課題などをはっきりと言います。クロージング後は、司会者を筆頭に全員で「ありがとうございました」「よろしくお願いします」と言って締めくくり、次の“進展ある会議”へとつなげましょう。チームビルディング・コンサルタント尾方僚(おがたりょう)大手就職情報会社に9年間勤務した後、コンサルタントとして独立。デジタルハリウッド大学の非常勤講師としてキャリア系科目を担当。「大人数の会議をスムーズに【消費税増税に伴う価格表記について】2019年9月末までの記事内の「税込み価格」につきましては、増税前の税率(8%)での価格となっておりますので、ご了承ください。ビジネスで頻出「間違いやすい和製英語」3つ2018年は「副業OKの企業」が増加?パラレルキャリアは浸透するのか【消費税増税に伴う価格表記について】2019年9月末までの記事内の「税込み価格」につきましては、増税前の税率(8%)での価格となっておりますので、ご了承ください。コンサルタントの第一人者。人の行動に焦点をあてる手法と技法を提供。大手企業から業種業態を問わず幅広く研修を導入し登壇。ベリーダンス、ボクシング、バックパッカーの旅。2016年6月にボクシングのプロテストに合格をし、世界初の女医ボクサーとして活躍中。ア...犬山紙子イラストエッセイスト。ルックスが仇になる』でデビュー。『言ってはいけないクソバイス』、『マウンティング女子の世界:女は笑顔で殴りあう』(瀧波ユカリと共著)など著書多数。見つけては美術館やギャラリーに足を運び、その情報をWebや雑誌『OZmagazine』や『東京人』など幅広いメディアで発信中。10人の会議を「意味ある時間」にするコツ【踊らず進む!会議のお作法】vol.17「kufura(クフラ)」は仕事と家庭、どちらも大切にしながら忙しい毎日を送る女性のためのWebメディアです。き方」のヒントを、動画や記事でお届けします。掲載の記事・写真・イラスト等のすべてのコンテンツの無断複写・転載を禁じます。