パラレルワークやマルチタスクの管理術ブログBlog開発やビジネスに役立つような情報を発信しています。最後に近年、ビジネスにおいてパラレルワークを行う人が増えてきたと思います。フリーランスは、1つの業務だけをしているという方は少なく、マルチタスクを抱えている人がほとんどでしょう。今回はそんな方々に、私なりの業務管理方法をご紹介します。スケジュール管理パラレルワークやマルチタスクを抱えている人のスケジュールは、思い通りにいかないが多いです。これはクライアントやチームメンバー、タスクなどの状況によって様々な要因が考えられますが、基本的に思い通りにいかないと想定しておきましょう。そこでまず重要なのはスケジュールを多く見積もることです。作業のどこかで想定したよりも時間が掛かることや、他の要因により遅れが出るということを想定した上でスケジュールを見積もりましょう。スケジュールより早く終わる分には誰も困りませんが、スケジュールまでに終わらなかった場合は色々と問題が出てきます。次にスケジュールは必要に応じて随時更新をしていくということです。これは短期間のプロジェクトではあまり無いかもしれませんが、最初にスケジュールを立てる段階では見えない部分も多々あるものなので、スケジュールは更新していくべきです。スケジュールの更新が必要だと判断できる場合は、速やかにステークホルダーに状況を共有し、早めにスケジュールの見直しを行いましょう。タスク管理タスク管理の方法は人によって合う合わないがありますが、しっかり管理しないとタスクの作業漏れが発生してしまいます。私は今まで、Wunderlist、Trello、Backlog、Wrike、Redmineなど色々使ってきましたが、ここ数年はAsanaというプロジェクト管理ツールでタスクを管理しています。他のツールでも実現可能なものもありますが、プロジェクトやクライアントごとにグループ分けを行い、それぞれのタスクを細かい粒度で管理することで、タスク漏れを防ぐことができます。他にもツールは色々ありますが、自分で試してみて、見やすく、使いやすいものを選べばいいでしょう。チャットや電話、会議中にタスクが割り振られたらすぐにタスク管理ツールでタスクを作る癖を付けておくと、尚良しです。私の場合は、更にAsanaを元に1週間のやることをざっとEvernoteにメモをして二重管理することで、タスク漏れをほぼ100%回避しています。電話で重要なやりとりをしないということは極めて重要で、チャットやメールなどの証拠を残す手段を常に持っておきましょう。外注先とはNDA(機密保持契約)、クライアントとは業務委託契約書など、しっかりと契約を行ったうえで業務に当たると、トラブル時にも慌てずに対処することができます。面倒な作業ではありますが、契約というのはとても重要です。メール管理メールはGmailで受信トレイを常に空の状態になるように管理することで、メールの確認・送信漏れをほぼ100%防ぐことができます。Gmailは@gmail.comのアカウントだけでなく、独自ドメインも設定することができるので、Thunderbirdのようにメーラーとして使うことができます。メールを受信したときではなく、後々返信・確認すべきメールが届いたら、スヌーズ機能を使って改めて表示される日を設定しておきましょう。することで、今確認が必要なメールだけ受信トレイに残しておくことができ、メールを効率よく管理することができます。最後に時代とともに業務の管理方法は変わっていくと思いますが、何か役に立つ情報を見つけてもらえると幸いです。代表Web制作会社に約3年勤務した後にフリーランスとしてWeb制作やWebマーケティングなどの事業で約6年活動し、事業拡大に伴い2019年7月にクライアントのWebマーケティング活動もサポートするWeb制作会社としてCleysense株式会社を設立。最新のブログ記事WordPressを使うなら知っておきたいpre_get_postsの仕組みと使い方2020/02/20(木)ウェブサイトで集客をはじめる最初のステップ2020/02/13(木)WebサイトにWordPressを導入すべきかどうかを決めるポイント2020/01/09(木)お問い合わせ・ご相談Webサイトに関するざっくりとしたご相談から、お見積り依頼まで、お気軽にお問い合わせください。