【前編】規制緩和されたe-文書法はなにが変わったのか?わかりやすく解説!【前編】規制緩和されたe-文書法はなにが変わったのか?わかりやすく解説!2016/06/012005年4月に施行され、2015年9月に改正が行われたe-文書法。施行され10年以上経ちますが、未だによく概要がわからない...という方もいらっしゃるのではないでしょうか。そこで今回は、2015年9月に改正が行われ規制緩和されたe-文書法について、わかりやすく解説をしていきたいと思います。紙で保存していた書類を「電子化」して保存することが出来るまず、この法律のポイントとしては、「今まで企業が『紙の保存』を義務付けられていた書類をデータで保存することが出来るようになった」ということです。2005年に施行された際のe-文書法では、「スキャナ保存する際にそれを行う担当者の署名が必要」「3万円未満のものでないといけない」「解像度も200dpi以上でないといけない」などの少々厳しい要件がありました。そのため、なかなか浸透せずにいたという事実があります。2015年に改正された内容はそれらの規制が緩和され、3万円以上でも保存が可能になり(適切な事務処理を行う規定を満たせば)、重要書類以外のものは白黒での保存も可能となるなど、「現場に優しい」法律へと姿を変えたのです。それでも「満たすべき基本要件」はある!現場に優しい法律へ姿を変えたとはいえ、そこには守らなければならない「基本要件」があります。以下では代表的な4つの要件を紹介していきます。1,出力した時に見やすいように(見読性)まずは見やすさです。電子化された書類はパソコンやタブレットがなければ見ることは出来ません。そのため、ディスプレイやプリンターで出力した際に明瞭な状態で見えるようにする必要があります。具体的な解像度の目安は150pdiとされています。2,保存義務期間中に消去や改ざんがされないように(完全性)紙に比べ、データは多くの方法でコピーや改ざんが可能です。保存という点で、紙は金庫などに保管しておくなどして、細心に注意を払っておけばある程度は守ることが可能です。電子データともなると外部的要因(サイバー攻撃など)や内部的要因(誤操作などの情報流出)の可能性が紙よりは格段に上がります。そのため、上記のようなことを完全に防止する術を確立し、安全な場所にバックアップを取っておくなどの措置を講じることが条件となっています。3,しっかりとした機密性の確保(機密性)上記の2の要件と少し重複してくることでもありますが、電子文書にアクセスする許可のない人や違法な攻撃などからしっかりと守ることの出来る対策を講じ、更には「いつ、誰が、どの電子文書にアクセスしたか」ということを確実に把握出来るようにしなければなりません。4,必要な電子文書を必要なときにすぐ、確認出来るようにする(検索性)そして、4つめが検索システムの構築です。税務調査の際や、電子文書の閲覧が必要なときにすぐアクセス出来るようにしなければ適切な運用とはいえません。そのため、簡単な「ファイル名からの検索」だけでなくパソコンの環境や業務形態に応じた体系的な検索方法の構築が必要です。以上が4つの要件になりますが、ここで注意しておきたいのは文書によっては複数の法令で保存義務がある場合です。賃借対照表の場合、商法では上記の1の条件(見読性)を満たせば、電子保存は可能です。賃借対照表の電子データの保存は「最初から電子データで“作成”された場合」のみ認められており、紙文書をスキャナで読み取った場合の電子化文書の保存は認められていないという複雑な法令もあります。規制緩和されたといっても、各法令を確認し順守した上で電子化文書に踏み切るということが大切になってきます。〜今回ご紹介したe-文書法の規制緩和によって、大きく変わったポイントは4つ。入力者に関する情報の保存が必要(IDなどで可。上記の4つのポイントを抑え、各法令を確認することで電子化文書に踏み切ることが可能です。電子化文書を実行するためには社内の担当責任者の明確化や組織図を整備、加えてインターネットのセキュリティ等の構築も必要です。そのため、導入に際しある程度の人員や時間を割かなければなりません。そこまでして文書の電子化を導入するメリットや必要性はあるのでしょうか。後編では電子化文書を導入するメリットや起こりうる変化などを解説していきたいと思います。【後編】e-文書法解説!電子化文書を導入するメリットとは?2005年4月に施行され、2015年9月に改正が行われたe-文書法。後編では電子化文書を導入するメリット等を解説していきたいと思います。近年、多くの会社が取り組みはじめているペーパーレス化。今回はその中の1つ、e-文書法におけるスキャナ保存要件について解説していきたいと思います。