就活マナービジネスメールとは何かご存じですか?社会人の方には馴染み深い言葉かもしれませんが、通常のメールと何が違うのかいまいち分からない方もいるのではないでしょうか。普段ビジネスメールを送る機会がある方でも「これでいいのだろうか?」と不安に思いながら、いまさら誰かに聞くことができない...。そんなあなたに、ビジネスメールの書き方を徹底解説していきたいと思います。知っておいて損はないビジネスメールの正しいマナービジネスメールとは?書き始める前に知っておくべきメールの良い面・悪い面まずは、ビジネスメールとは一体どのようなものなのかを説明していきたいと思います。ビジネスメールとはどのようなメールを言うのかメールには、「プライベートのメール」と「仕事のメール」。大まかに分けてこの2種類のメールがあります。この2種類の内、仕事で使うメールのことを「ビジネスメール」呼びます。メールという情報伝達手段が登場する前は、「ビジネス文書」を利用した文字を使った伝達手段が主流でした。今ではメールを使った手軽な情報伝達手段が主流となり、一人に一つメールアドレスを支給する会社も増えています。ビジネスメールは、より会話や電話に近いコミュニケーション手段として使われているため、メールがまだ主流でなかった時代は、わざわざ電話をかけて要件を伝えなければならなかったのが、今では手軽に迅速に要件が伝えられるようになりました。メールの内容は、仕事に関する詳細や連絡事項など、私用の用件でなければビジネスメールのマナーをもって作成します。ビジネスメールを書き始める前に知っておくべきことビジネスメールを作成するにあたって、メールで用件を伝えることの良い面・悪い面も理解しておく必要があります。ビジネスメールでのやり取りのせいで仕事に悪い影響が出ないように、良い面だけではなく悪い面にもしっかりと目を向けましょう。■送信相手の時間を拘束しない連絡したい相手が、必ずしもすぐに連絡の取れる状況にあるとは言えません。メールでの連絡は受信した相手の好きな時に、好きな時間帯で確認することができます。そのため、電話などの連絡手段のように相手の時間を拘束しません。電話が取れないような場所でも、速やかに情報を確認することができます。■用件を端的に伝えやすい直接の会話や電話で用件を伝えるよりも、メールで伝える方がまとまった文章で端的に用件を伝えることができます。伝えたい用件を確認しながら文章におこしていくため、伝え忘れや説明不足なども減らすことができ、再度連絡しなければならなかったりといった手間も省くことができます。■送信相手がいつ読むか分からない送信した側は、送信相手がいつ読むか分かりません。メールはすぐに確認し、返信、対応してほしい場合のやり取りが難しいといった面があります。そんな場合、電話でのやり取りの方が早いと感じるかもしれません。トラブルを防ぐためには、先に用件を送り、その後電話でメールを送った旨を伝えると良いでしょう。■ニュアンスが伝わりづらいメールだと、文章のニュアンスが伝わりにくい場合があります。言い回しによってはそのつもりがなくても、受け取り側からしたら失礼になっているといった事態も少なくありません。送信する前に良く確認し、受け取る側の立場に立って内容を確認してください。ビジネスメールを送るTO・CC・BCCの違い普段、プライベートでメールを使用する場合、メールの作成画面に出てくるTO・CC・BCCなどといった表示を、あまり気にしたことってありませんよね。TOはまだしも、CC・BCCの違いには戸惑う人もいるのではないでしょうか。そこで、TO・CC・BCCそれぞれの用途と違いを分かりやすく説明していきたいと思います。TO・CC・BCCの違いと注意点TOTOは、用件を直接やりとりする相手のメールアドレスを設定します。CCCCは、送信する内容を把握しておいてほしい人、情報を共有しておいてほしい人のメールアドレスを設定します。メールアドレスの設定は複数可能です。ここで重要なのが、CCに設定したメールアドレスは、送った人全員に見える状態で送られます。BCCBCCは、用途はCCと同じですが、BCCに入っている人のメールアドレスはCCの場合とは違い表示されず、送信相手のどなたも見ることができません。自分が送信相手全員を知っていたとしても、送信相手の方々同士が面識がない場合があります。そんな時、全員CCで送信してしまうと、個人情報の漏洩にあたり問題になってしまうことも。したがって、BCCで送る配慮をしなければなりません。いった関係性はしっかりと把握しておきましょう。記事の続きを読むビジネスメールの顔!分かりやすい件名の書き方まずは、ビジネスメールを送信する上での“顔”と言っても過言ではない、件名の書き方を分かりやすく説明していきたいと思います。ビジネスメールの件名を記載する時のポイント具体的な内容を分かりやすく明確にビジネスメールの件名を記載する際には、一目で何の件についてのメールか分かるよう、分かりやすくて明確な記載の仕方がベストと言えます。ビジネスマンの中には、一日に何十通、何百通といったメールのやりとりをしている方も少なくありません。そのため、件名が「お疲れ様です」や「お世話になっております」といった中身が分かりづらいものだと後回しにされ、最悪の場合には読んでもらえないこともあるのです。ならないためにも、件名には具体的な数字や文言を入れた記載の仕方がポイントになります。例をあげれば、「○月○日の打ち合わせの件につきまして」と日付を入れて分かりやすくしてみたり、「○○の件での資料をお送りします」など用件を組み込むといった方法があります。件名に記載する内容の文字数が多いと、送信相手の画面上にその内容が切れて表示されてしまいます。内容が切れてしまってはどのような用件なのか伝わらない場合もあるでしょう。そのため、件名は15字から20字くらいの文字数にすると良いでしょう。目にとまりやすくする件名に社名やプロダクト名を入れると送信相手の目にとまりやすくなるので、後回しにされずメールの内容を確認してもらえます。重要な案件の場合は【】を使う送信する内容が重要なもので緊急性が高い場合、件名の頭に【重要】とつけると送信相手の目にとまりやすくなる上に、何か大事かと早めに内容を確認してもらうことができるでしょう。【重要】の多用は信用を失い兼ねませんので、本当に緊急性が高い時のみの使用をおすすめします。送信相手とやりとりを続けていると、件名に「Re:」というものが付いてきます。これは、返信を意味するものですがやりとりをしているうちに「Re:Re:Re:Re:」とつながっていってしまいます。これは相手に手を抜いていると思われてしまい、失礼なのでやめた方が良いでしょう。「Re:」をつけて返信すること自体には問題ないのでしょうか?結論から言うと、相手からのメールの件名に対して「Re:」をつけて返信するのは問題ありません。何の用件に対する返信なのか分かりやすくなるため望ましいと言えます。メールのやりとりが続き件名も変わっているのにも関わらず、最初に送られてきた件名に「Re:」をつけて返すのはNGです。内容が変わった時点で「Re:」をやめ、内容に合った件名に書き変えましょう。ビジネスメールの宛名の正しい書き方と注意点ビジネスメールでは、本文の一行目に必ず会社名と氏名を記載します。宛名をしっかりと記載することで、間違いメールや迷惑メールに混同されることがなくなります。宛名の正しい記載の仕方を確認していきましょう。個人が分からず、団体宛てに送信する場合は、「御中」を付けます。複数名に同時送信をする場合は、「各位」を付けます。各位というのは「皆様方」という意味の敬称になります。名前変換のミスビジネスメールの宛名を記載する場合に、送信相手の名前の変換ミスが多く見られます。宛名の変換ミスは失礼にあたります。いった、同じ読み方なのに漢字が異なるものなどは特に要注意です。記事の続きを読むビジネスメール本文の書き出しから締めまでの書き方では、ここから本文の書き方やマナーを確認していきたいと思います。ビジネスメールの本文の書き出しビジネスメールの本文の書き出しは、手紙のように時節の挨拶から始めなければならない...というわけではありませんが、きちんとした挨拶から始めなければなりません。メールを送信する相手であれば、「初めまして」や「初めてご連絡させていただきます」という書き出しから、会社名、氏名を名乗るのが一般的です。△△株式会社の○○と申します。ご連絡させていただきます。△△株式会社の○○と申します。日頃から付き合いのある方であれば、「お世話になっております」が良く使用されています。丁寧にしたい場合は、「いつも大変お世話になっております」や「平素より大変お世話になっております」が良いでしょう。【例】お世話になっております。△△株式会社の○○でございます。いつも大変お世話になっております。△△株式会社の○○でございます。平素より大変お世話になっております。△△株式会社の○○でございます。ビジネスメールの文章の構成5Wビジネスメールの文章を構成する上で、読みづらくてまとまりのない文章は、忙しい中読んでいただく相手方に失礼にあたります。書かれた文章は、誰だって読む気が失せてしまいますよね。途中で何が言いたいのか分からなくなってしまうようなメールは、返信する気持ちすらなくなってしまいます。これでは相手方と上手く関係は築けませんし、伝えなければならない内容の趣旨も伝わりません。いったことを踏まえた上で、ビジネスメールでは「5W」を使うことを推奨しています。Why(なぜ)を意識し、要点を押さえた簡潔なメールを作成します。文章を分割するメールの内容が複数の文章から成り立つ場合、「、」でばかり区切って、一つの文章にいくつもの用件を並べているメールは内容が分かりづらいので、気を付けなくてはなりません。2~3文ずつの短い段落になるように分けられたらベストです。求めるアクションや質問、背景情報のリストなどには、箇条書きを使うと良いでしょう。【悪い例】お世話になっております。株式会社△△の○○です。本日は**のようなご連絡でして、先日の**の件ですが、**が**になりそうなのでご検討いただきたいことと、昨日話題に上がりました**の件ですが、弊社の担当○○がぜひお話を伺いたいということで、よろしければ日程の調整をさせていただきたくご連絡いたしました。【良い例】お世話になっております。株式会社△△の○○です。本日ご連絡いたしましたのは、下記に上げます2点についてです。先日お話させていただきました**の件についてです。**が**になりそうなので、恐れ入りますがご検討をお願致します。昨日話題に上がりました**の件ですが、弊社の担当に確認したところ、ぜひお話を伺いたいと申しております。よろしければ、日程の調整をさせていただきたく存じます。ご都合をお知らせください。上記の2点では、読みやすさ、分かりやすさ共に全く違いますよね。用件別や項目別で分けた方が分かりやすいことが見て取れます。適度な改行を用いることも読みやすい文章になる秘訣です。ビジネスメールの文章の締め文章の最後の締めの言葉も相手への気遣いの面で忘れてはいけません。用件だけ伝えて終わりでは、相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。文章の締めの言葉には、以下のようなものがあります。今後ともどうぞよろしくお願いいたします引き続きどうぞよろしくお願いいたますお手数おかけしますが、何卒よろしくお願いいたしますかご連絡をお待ち申し上げますまた、「ご自愛ください」というフレーズも存在します。上から目線の物言いに感じるフレーズですが問題ありません。相手への気遣いを示すこの言葉は、男女共に目上の人に対しても問題なく使用できる表現となっています。注意しなければならないのはその使い方です。「ご自愛」という言葉自体に、「自分自身の体を大切にする」という意味があります。そのため、「お身体をご自愛ください」という使い方は二重表現になってしまいます。したがって、「ご自愛」を使う場合には、「季節の変わり目ですから、ご自愛ください」や「無理などなさらないよう、ご自愛ください」といった表現が正しいものになります。署名はメール上の名刺のような役割になります。ビジネスメールにおいて、署名を添えることは基本的なマナーになるので、記載し忘れないようにしなくてはなりません。FAX番号」「メールアドレス」「URL」の順に記載するのが、一般的だと言われています。http://*******記事の続きを読むビジネスメールを送信する前に!確認リスト送信したいメールの作成が終わったらいよいよ送信!...というわけにはいきません。その前に、作成したメールの内容に誤りがないか、きちんと確認をしましょう。メールの内容に誤りがあった場合、誤りの箇所を直して再送しなくてはなりません。それだけならまだしも、思いもよらないようなトラブルに発展する場合もあります。どんな仕事もそうですが、間違いや誤りはあってはならないことです。一つひとつの仕事の確認を怠らないように、ビジネスメールにおいても確認を怠らないようにしましょう。ビジネスメールを送信する前に!確認リストビジネスメールを送信する前に使用できる確認リストです。アドレスは間違っていないかTO、CC、BCCの相手に間違いはないか添付ファイルの資料は間違ったり忘れたりしていないか件名は具体的な内容で、分かりやすく明確に書かれているか相手の会社名、名前に書き間違えや誤りはないか敬称はつけているか。間違っていないか用件が分かりやすく、簡潔にまとまっているか日付や曜日、時間に間違いはないか一文が長すぎないか。読みやすくなっているか締めの言葉は書き忘れていないか署名は記載し忘れていないか最後にもう一度読み返すことをしたかチェックのし忘れがなければ、さぁ送信です!知っておいて損はないビジネスメールの正しいマナーこのように、ビジネスメールを送る際にはさまざまなマナーがあります。社会人の方はもちろん、これから社会に出るという方も、ビジネスメールの正しいマナーを知っておいて必ずしも損はありません。キャリアアップをサポートするメディア.。