交付等(以下、「保存等」という。)が義務付けられていた文書を、「電子データによる保存等」を容認する法律です。ここでいう「電子データによる保存等」には、当初から電子的に作成された文書を電子的に保存等することだけでなく、書面で作成された文書をスキャナでイメージデータ化し、電子的に保存等すること(スキャナ保存)も含まれています。各主務省令で定められた方法で電子的に保存等することで、書面の保存等に代えることができるようになりました。次の二つの法律で構成されています。電子的に保存等する方法は、各主務省令(施行規則等)で定められています。国税関係書類は整備法により電子帳簿保存法が改正され、一定要件のもとスキャナ保存が容認されました。電子保存の対象外となる書類があります。船舶に備える安全手引書など緊急時に即座に確認する必要があるもの免許証、許可証など現物性が極めて高いもの単なるコスト削減ではなく企業競争力の強化へe-文書法の最大の狙いは、”文書保存に関わる負担の軽減を図る”ことです。日本経団連の試算によれば、税務関係書類の保存コストは当時経済界全体で年間約3,000億円と言われていました。書類の電子化におけるメリットは単なるコスト削減ではありません。電子化されたデータを効率よく活用すれば、業務や経営という観点からも大きな効果があげられます。書類の電子化は、企業競争力の強化の武器となり得るのです。書類の物理的な保存スペースが廃棄により不要になるため、キャビネットスペースの賃貸料などコスト削減ができます。外部倉庫を利用している場合、倉庫費はもちろん、搬送費や資料取り寄せにかかる費用なども削減できます。作業に関わる人件費も含め、文書保存コストを大幅に削減できるのです。電子化しネットワークを介してやり取りすれば、業務全体のスピードアップ、効率化が図れます。併せて問い合わせ対応など顧客へのサービス向上につながり、顧客満足度の向上も図れます。電子化されたデータは、パスワードやIDによるアクセス権限の管理、アクセスログ管理を容易にします。BCPにおける災害対策として、バックアップデータを作成し分散して持つことで、リスクを抑制できます。ワークスタイル変革においても必須の要件であるといえます。通文書」と特定の業種で固有の法律が規定する「業種別文書」に大別されます。電子化要件は、各府省の省令により異なります。経済産業省では、1)見読性、2)完全性、3)機密性、4)検索性、の要件を定義しています。国税庁では、1)可視性を確保するための要件、2)真実性を確保するための要件、3)税務署長の事前確認制度、となっています。対象となる書類の性質により、満たすべき要件のレベルが異なります。経済産業省では、最も基本となる「見読性の確保だけが求められるレベル」から、「4つすべての要件が確保されていなければならないレベル」まで、さまざまです。注意すべきは、「書類により複数の法令で保存義務が課せられていること」です。最初からコンピュータで作成された電子データでの保存のみ容認。電子帳簿保存法によれば、「貸借対照表」は決算関係書類に該当しますので、スキャナ等で電子化した場合の保存は容認されていません。このように、同じ文書でも法令によって要件が異なる場合には、要件が厳しい法令に従って、電子保存をしなければなりません。ついては、電子帳簿保存法が改正され「スキャナ保存制度」として、一部を除き電子化保存が認められるようになりました。平成28年度の税制改正で、「原稿台と一体になったものに限定する」要件が廃止されました。税制改正」をご覧ください。作成または取得後、速やか(1週間以内)にスキャニングし、保存。定められた期間(書類の作成または取得後、最長1ヶ月以内)経過後、速やか(1週間以内)にスキャニングし保存。(国税関係書類の作成または受領から入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限ります。申込書(定型的約款のあるもの)、検収書などの一般書類は、そのスキャニングにおける事務処理手続きを定めている場合に限り、入力期間の期限を定めず、適時のスキャニングが可能。これらは、過去分をさかのぼって入力が可能。200dpi以上、階調はRGB各256階調以上のカラー以上で読み取りが可能であるようにする。※適時入力方式の場合は、グレースケールでもよい。おこなう者またはその者を直接監督する者の情報を確認できるように記録する。・システムLOG・電子署名(認印相当でも可)(ウ)タイムスタンプスキャナで読み取る際に、その国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項に財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付す。課税期間中の任意の期間を指定し、一括して検証する必要がある。(エ)読み取った際の解像度等の情報の保存スキャナで読み取った際の解像度、階調および国税関係書類の大きさに関する情報を保存する。※適時入力方式の場合は、大きさに関する情報の保存を不要とする。電磁的記録の記録事項について訂正または削除を行った場合、これらの事実および内容を確認することができるようにする。作成または受領からスキャナで読み取るまでの各事務について、次に掲げる事項に関する規程を定めるとともに、これに基づき各事務を処理すること。再発防止:各事務に係る処理に不備があると認められた場合において、その報告、原因究明および改善のための方策の検討をおこなう体制-4.スキャニングした書類と帳簿との関連性の確保スキャン文書と国税関係帳簿との各記録事項の関連性を確認することができるようにする。帳簿とスキャン文書に共通する番号の付番をおこなう。-5.可視性の確保スキャン文書を保存するサーバ等の設置場所について制限はないが、閲覧する端末は納税地に設置されていなくてはならない。その場所に備え付けておく必要があるものは下記の通りです。可能4ポイント文字認識-6.システム関係書類の備付け各税法に規定する納税地に下記の書類(または電子データ)の備付をおこなう。効率よく閲覧するため、事前に検索項目の登録をおこない、検索・抽出ができるようにする。(取引年月日、その他の日付、取引金額、その他の主要な項目(記録項目)を検索条件として設定)なお、金額や日付項目は、「From-To」で検索できる必要がある。複数の項目を組み合わせて検索することができる必要がある。税務署長の事前確認制度(みなし承認)承認申請書は、国税関係書類をスキャナ保存に代える日の3カ月前の日までに所轄の税務署へ提出する必要がある。平成28年度税制改正1)ポイント-1.契約書、領収書等の重要書類を受領する者がスキャナで読み取りをおこなう場合、次に掲げる事項をスキャナ保存の要件とする。書類の受領後、受領する者が当該書類に署名を行った上で、特に速やか(3日以内)に電子化しタイムスタンプを付すこと。ついては、次のとおり。相互けん制要件について、書類の受領する者以外の者が記録事項の確認(必要に応じて原本の提出を求めることを含む。)をおこなうことで足りる。小規模企業者である場合、税務代理人(税理士等)による定期検査とすることにより、上記3イの相互けん制要件を不要とすることができる。-2.その他スキャナについて、原稿台と一体となったものに限定する要件を廃止する。スキャナに係る階調の要件について、デジタルカメラ、スマートフォン等の機器に対応した取扱いをおこなう。その他所要の措置を講ずる。2)改正による効果(経済産業省資料より抜粋)平成31年度税制改正ポイント適性性を担保しつつ、利便性向上を図る観点から、以下の見直しを行います。新たに業務を開始した個人の電子帳簿保存等の承認申請書の提出期限を柔軟化します。(現行、帳簿備付日の3月前が期限⇒業務を開始した日から2月以内が期限)一定の公益社団法人が認証したソフトウェアを使用する場合には、電子帳簿保存等の承認申請手続きを簡素化します。承認以前に作成・受領をした領収書等について、所轄税務署長への届け出書の提出等の一定の要件の下、書類の種類ごとに一度に限りスキャナ保存を行うことができることとします。(注)平成31年(2019年)9月30日から適用されます。ジェイ・アイ・エムがお手伝いできること法令などによって保存が義務付けられている書類は、e-文書法に関連する約250の法令と各府省の省令にあげられています。e-文書法に対応するためには、お客さまの業種や書類の性質から、関係する条文で保存義務があるとされている書類の特定が必要です。「廃棄したい書類が対象かわからない」、「どうやればいいのかわからない」とお悩みのお客さまは、ぜひ一度ジェイ・アイ・エムへご連絡ください。nジェイ・アイ・エムは、お客さまのさまざまな業務プロセスを強力にサポート。t文書管理や業務プロセスに関する課題はございませんか。小さなことでもなんでも構いません。お気軽にお問い合わせください。