)TweetPocketビジネス英文メールは、まさに今後に向けて需要が高まるスキルです。英会話スキルも重要視されますが、文章の場合、英語ネイティブではなく日本人の独壇場と言えます。英語ネイティブ同士のメールのやり取りであれば外国人従業員でも対応できますが、日本人の上司やチームメンバーと打ち合わせをする必要がある場合などは、やはり日本人による英文メールが必要になってくるのです。簡単に書けるほど甘い世界ではありません。ありとあらゆる状況に対応しなければいけませんので、「いかにも高い英語力が必要ですね...」と感じるでしょう。高い英語力はビジネスマナーを守ったメールを書くのに必須です。「決まった言いまわし(定型文)」が多く存在するのも事実であり、それを上手く組み合わせることで「短時間でメールを書く」ということが可能になります。そこで、「よく使う8つの定型文」を覚えておきましょう。8.締めの表現1.件名を工夫するたとえば、日本語で「ぜひ読んで下さい!」という件名のメールが届くとします。いかがですか?読みますか?おそらく、よほど暇な人でもない限り読まないでしょう。ジャンクメールの匂いがプンプンしますから。職場のパソコンにそんなメールが届いても、「仕事の邪魔だ!」となるでしょうね。これは英語の世界でも同じで、日本よりもメールをビジネスに使う欧米社会では、件名を見て「ジャンクか...?」と少しでも疑われれば「ゴミ箱行き」です。どんなに重要なメールでも、読まずに捨てられるのです。そこで、相手にちゃんと読んでもらえる件名を考えてみましょう。ポイントは以下の2つです。~」の後ろにプロジェクト名を入れるそれでは、具体的な表現を見ていきます。monthこんな感じです。氏名と社名が入っていれば、それがジャンクメールだと思う人はいないでしょう。具体的なプロジェクト名などは「自分たちだけが知っている情報」であるため、これもジャンクと誤解されるリスクを軽減することが出来ます。以下のような件名はジャンクに思われやすいでしょう。requiredこれはダメです。「あなたが求めた情報」という意味になり、たとえ相手が何かの情報を求めていたとしても、「ジャンクなのか...?」と思われる可能性大です。その場合は、自分の名前を入れるなどの工夫をしておきましょう。2.書き出しの技術~送信編~英文メールに関しては、「書き出しが分からない...」と悩まれる方が多いものです。日本語の場合は、「いつも大変お世話になっております。○○です」が一般的だと思いますが、「お世話になっている」は日本語としての「言葉のあや」であるため、英語の定訳がないのです。意外と書き出しの技術は簡単にクリアできると思いますよ。以下を参考にして下さい。~英語のメールでは、上記のような「これは~をするためのメールです」と書き出すのが一般的です。~商品購入の問い合わせやサービス利用に関しては、「御社の~に興味があります」と書き出しておきましょう。いかがですか?上記を覚えておけば、色々な場面で使えると思いますよ!3.書き出しの技術~返信編~先ほどは「こちら発信のメールを送信する」という状況でした。それでは、今度は「相手からメールが届き、それに返信する」という状況を想定して書き出しの技術を覚えてみましょう。以下を参考にして下さい。email.これでOKです。場面を選ばない表現であるため、非常に使い勝手は良いはずです。materialsという感じでOKでしょう。何か特定のことに対して謝礼を述べる場合に使えます。「書類を送ってくれた」のようなケースでは、「確かに受け取りましたよ!」という報告をシッカリしておきましょう。以下を参考にして下さい。yesterday.このような感じです。英語のビジネスメールでは、日本語の「ホウレンソウ(報告・連絡・相談))」を特に強く意識することが重要です。possible」です。possibleと書いたのに、全然すぐに対応してくれない...」というケースが多いんですね。このようなケースの多くは「英語に問題がある」と言えます。possible」の持つニュアンスが、私たちのイメージと大きく違うのです。日本人の多くは、「何を置いてもすぐに!」とイメージされると思いますが、本来の英語のニュアンスとしては...「今やっていることが終わったら、すぐにします」というニュアンスを持っているのです。possible」と書いても、こちらのお願いを最優先に行ってくれるわけではないんですね。その場合は、以下の表現を参考にして下さい。~上記のように、「期限+理由」を書くのです。ビジネスシーンでは、このような「期限+理由」が一般的であり、ぜひその点を覚えておきましょう。convenienceこれでOKですね。日本語の「お時間のある時に」という意味に相当すると思いますが、期限を設定しない場合はこの表現が推奨されます。5.悪いニュースを伝える不採用通知などの「悪いニュース」を伝える場合は、「ポジティブ・サンドイッチ」という手法を参考にしておきましょう。ポジティブな表現を書きます。次に悪いニュースを「理由付き」でハッキリと伝え、最後はポジティブな表現で締めます。このように、上下をポジティブな表現で挟むため、「ポジティブ・サンドイッチ」と呼ばれているんですね。それでは不採用通知の表現例を紹介しますので、ぜひ参考になさって下さい。superb.ここまでが「最初のポジティブな表現」です。続いて悪いニュースを書きます。make.これが悪いニュースです。これだけでは不十分です。「理由」も明記する必要があるんですね。immediately.これが理由です。最後に、もう一度ポジティブな表現でサンドイッチしておきましょう。much.これで完成です。このように、悪いニュースを伝える場合は、必ずポジティブな表現でサンドイッチするようにして下さい。「不採用です!」の一言だけではいけません。就職希望者は、採用が内定するまでは「見込み客」と考えるのが欧米でのビジネスマナーです。上から目線で対応するのではなく、マナーを守った対応を心がけておきましょう。6.すぐに返事が出来ない場合は...状況によっては、「すぐに返信が出来ない」ということもあるでしょう。「会議中」や「他の仕事で忙しい」、「返信内容を上司と相談する必要がある」など、これらのケースでは返信が遅れることもあるのです。英文メールの世界では「48時間以上返信がない」はマナー違反とされています。したがって、すぐに返信が出来ない場合は、「すぐに返信するのは無理+理由+返信する時期」の3つを簡単な表現で相手に送っておくことが求められるでしょう。そこで、いくつかのシチュエーションで使える表現を紹介します。patient.こんな感じですね。よろしければ、上記の3つのパターンをメモ帳などにコピペしておき、すぐに使えるようにしておけば便利でしょう。7.丁寧な表現を書こう!日本語のメールでも同じですが、やはり「丁寧な表現(柔らかい表現)」を書くことは重要です。そこで、様々な状況に応じた「丁寧な表現」が書けるよう、下にいくつかの表現例を用意してみました。but(誠に残念ですが)上記を覚えておけば色々な場面で使えるでしょう。使い方には注意して下さい。may」ですが、日本語の訳としては「可能であれば」となります。may」は不自然です。may」と書いてしまうと、「もし私にやらせて頂けるなら、その書類を送って下さい」というニュアンスになってしまうのです。書類を送るのは相手なのに、「こちらの可否」を書いているのです。日本語の訳にとらわれるのではなく、英語を見て使うべきかを判断するようにして下さい。8.締めの表現さて、ついに締めの表現です。締めの表現を書いてメールを完成させておきましょう。言っても、それほど難しく考える必要はありません。した例文を覚えるだけで簡単に対応できると思いますよ。cooperation.上記は「基本表現」です。ケースに対応できるでしょう。patient.このように、「patient」を入れることをオススメします。日本語で「忍耐」という意味ですが、「お忙しいところスイマセンね...」というニュアンスを追加することが出来ます。ほとんどのケースでは上記の表現で対応できますが、「返信を期待するニュアンスを入れたい」という場合もあると思います。求人に応募する場合などですね。you.これを締めの表現にしておきましょう。「返信を楽しみにしております」という意味であり、場合によっては使うケースもあると言えます。最後に、「Sincerely,」を入れればOKです。打ち解けた間柄であれば「Regards,」でも構いませんよ!いかがでしょうか?8つの状況で使える定型文を見てきましたが、それぞれの表現が持つニュアンスを理解しておくと、より効果的に使えるようになると思います。英語力の高い人でも、上記の知識がない人の英文メールは不自然なものです。英語力が高くなくても、上記の表現を上手く使える人のメールは自然なんですね。東京都在住の英語講師わいわい英会話サイトの管理人こんにちは!日本在住、日本人のわいわい英会話管理人です。