英語・英文でビジネスメールを作成する時の定番テンプレート24選2019.10.26英会話TweetPocket英語でのビジネスメールを書く上で、大切なポイントと便利な定型文をご紹介いたします。欧米ビジネスではメールでのやり取りで仕事を進行させることが日本の会社より多く、それだけに高い英語力が必要です。英語でのビジネスマナーとよくあるフレーズ(定型文)を上手く組み合わせ短時間でメールのやり取りを成功させていきましょう。コピーペーストしてそのまま使えますのでぜひ活用してください。まとめ1.件名・タイトルの付け方ビジネス英語でのメールでまず気をつけたいのが、件名・タイトルです。欧米社会では、件名を見て「ジャンクか...?」と少しでも疑われればゴミ箱行きです。ならないよう、相手にちゃんと読んでもらえる件名を考えましょう。※ジャンク・ジャンクメールとは迷惑メールのこと迷惑メールだと思われない件名の作り方には2つのポイントがあります。件名に名前・社名を必ず入れる件名にプロジェクト名を入れるこの2つさえ守っておけば大丈夫です。次項でテンプレートを使って解説していきます。ポイント1件名に名前・社名を必ず入れる件名に氏名と社名が入っていればまずジャンクメールだと思う人はいません。日本では件名に名前を入れることはないですが、欧米ではジャンクメールと間違われないように会社名・名前を件名に必ずいれてください。ポイント2件名にプロジェクト名を入れる件名にプロジェクト名を必ずいれましょう。month具体的なプロジェクト名は自分たちだけが知っている情報のため、ジャンクと誤解されるリスクを軽減することが出来るからです。日本語を知っていると良くやりがちな失敗メールの件名は、抽象的・感情的な件名はジャンクメールと判定されてしまいます。日本語で<ぜひ読んで下さい!>という件名のメールが届くとします。いかがでしょうか?ジャンクメールの匂いがプンプンするため、迷わずゴミ箱行きです。以下のような件名はジャンクに思われやすいので注意しましょう。required上記は、<あなたが求めた情報>という意味の件名です。相手が何かの情報を求めていたとしても、「ジャンクなのか...?」と思わてしまう可能性が高いです。気持ちはわかりますが、この件名では重要なメールに見えません。2.【書き出し】社外メール書き出しテンプレート社外の取引先に送る時の送信メールで使える英語テンプレートを紹介します。社外向けの送信メールの書き出しテンプレートをシチュエーション別で紹介します。~日本のメールとは全く異なる書き出しに注意!日本の場合メールの書き出しは、次項であることが多いです。いつも大変お世話になっております。このまま英文メールにすると、「書き出しが分からない...」と悩まれる方が多いです。<お世話になっている。>は日本語としての言葉のあやであるため、英語の定訳がありません。英語メールの場合、上記のようにすぐに本題に入ります。パターンを覚えさえすれば、書き出しはとてもシンプルにしていくことが大切です。3.【返信】社外メール返信テンプレート社外の人からメールが届きそれに返信する時の返信メールの書き出しテンプレートをシチュエーション別で紹介します。一般的な返信メール意味:メールをいただきありがとうございます。email.書類の郵送を頼んだ際の返信メール意味:書類を送っていただきありがとうございます。materials.併せて、受け取った報告メール意味:書類を送っていただきありがとうございます。先日お受け取りいたしました。yesterday英語のビジネスメールでも、ホウレンソウ(報告・連絡・相談)は必ず行いましょう。4.【たった一言】好印象になるワンフレーズメールでも丁寧な表現(柔らかい表現)を使って書くと好印象です。but(誠に残念ですが)メールや文章は少し冷たく感じてしまう事も多々あります。このフレーズを使うだけで印象を柔らかくすることができますよ。5.【返信】すぐに返事が出来ない時のテンプレートすぐに返信が出来ない時、返信が遅れてしまう時がありますよね。マナー的には48時間以内に何かしらの返信をしましょう。返信が出来ない場合は、「即時の返信が無理との回答+理由+返信する時期」を相手に送っておくことが大切です。会議中の場合ただいま会議中です。本日中には返信いたします。今手が離せないので、明日、返答いたします。返答する前に上司と話す必要があります。来週の火曜日までには返信いたします。お待たせいたしますがよろしくお願いいたします。同じようなニュアンスの日本語がないのですが、直訳をすると<あなたの我慢に感謝します。返事を待ってもらうことに対してのお礼の決まり文句です。返信ができない時は、上記のように「すぐに返信するのは難しい理由+返信する時期」を明確に伝えましょう。6.【締めの言葉】社外メール締めの言葉テンプレートメール文の締めくくりに使う締めの言葉をいくつか紹介しておきます。ほとんどのケースに使える締めの言葉ご協力に感謝します。※「patient」を入れることをオススメします。日本語で「忍耐」という意味ですが、「お忙しいところすいません」というニュアンスを含めた表現になります。私はあなたからの返答を楽しみにしています。you.そして最後に、『Sincerely,』(心から)を入れれば完成です。打ち解けた間柄であれば『Regards,』(よろしく)がおすすめです。possible』です。この意味がうまく伝わらないことがよくあります。英語の意味:今やっていることが終わったら、すぐにやります日本人の感覚:何を置いてもすぐにやります・最優先して作業をしてほしい!受け取る側がどんな人かによって、全く意味が異なりますので使用するのをお勧めできません。急を要する際は、下記を参考にしてください。posshible』の使用は避けておきましょう。不採用通知や商談に対し断りのメールをするときどのように英語で表現すればいいか迷いませうよね。メール内容が、相手にとってよくないことを伝える場合は、『ポジティブ・サンドイッチ』という手法を参考にしましょう。ポジティブサンドイッチ手法とはどんなものか次項で具体的なメール文とともに解説をします。ポジティブ・サンドイッチ手法とはポジティブサンドイッチ手法とは、最初に、ポジティブな文章を書きます。悪いニュースを理由付きでハッキリと伝え、最後はポジティブな文章で締めます。accomplishments.この度は弊社(ABCD会社)の採用情報に興味をお持ちいただきありがとうございます。応募書類をもとに慎重に検討させていただき、功績に感銘を受けました。make.しかしながら、この度私達は他の候補者の方に決定致しました。正直なところ、弊社と致しましても大変苦慮した上での決定でした。away.主な理由としては、他の応募者の方がこの業界にが精通しているからです。彼はトレーニングをする時間が必要なく、即戦力として弊社に貢献できることを意味します。endeavors.重ねまして、弊社の職種にご興味をおもちいただきありがとうございます。貴殿のご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。このように悪いニュースを伝える場合は、必ずプラスの文章でサンドイッチして下さい。就職希望者は、採用が内定するまでは見込み客と考えるのが欧米でのビジネスマナーです。まとめ決まった定型文をうまく活用しながら、文章を構成することで時間短縮をしながら正しいビジネスメールを書くことができます。トラブル回避のためにも、日本人とネイティブの人との単語のニュアンスの違いをきちんと理解し、正しい場面で使うようにしましょう。Writer12年間のサンフランシスコ留学で英語の魅力に目覚め、現在はフランス人・韓国人とルームシェアなう。