導入の経緯BCPにおける文書のお考え災害により重要文書が破損や紛失等で取り出せず、事業の継続が困難になってしまうことを想定されていました。顧客の事業継承の早期立上げ支援を行うためにも、電子化した重要文書を役立てたいと考えられていました。BCPとして重要文書を電子化し、その電子データの複製を、対象事業部がある事業所とは別の場所に設置しているサーバーに保存することで情報資産を守る仕組みづくりをされていました。電子化を進めていましたが、日常の多忙な業務の中で、作業が一向に進みませんでした。お客さまが電子化に着手する上でこのような課題がありました。設計図書全部署にまたがり保管されているため、取りまとめて電子化をするのは困難。紙で使用する事が多く、日常業務で頻繁に使用している文書なので、対象文書の持ち出し~返却までの作業サイクルを短くする必要がある。対象文書は貴重な情報資産なので外部流出を避けたい。事業継続のための重要文書なので、入出庫の管理を厳重に行う必要がある。そこで、電子化プロジェクトを発足、一括集中して電子化を進めることとし、当社への委託に踏み切りました。対象文書が日常業務で頻繁に使用している文書のため、お客さま社屋内に専用機材と専門スタッフチームを出張させる、出張スキャニングサービスにて実施。各部署への文書のお引き取り、スキャニング、データ納品、資料返却のサイクルを1週間とする。予定では1年半だったが、期間内に東日本大震災が発生。対象文書の範囲を広げたため、予定より半年延長。事前にユーザー部門で貼付していただいた箱ラベル(バーコード)を、入荷時にハンディスキャナで読取り。バインダー単位、あるいはファイルボックス単位で入出荷の履歴の管理まで実施。処理サイクル日常業務で頻繁に使用している文書が対象であったため、ユーザー部門からの対象文書の引き取り、電子化、電子データの納品・書類返却までの処理サイクルを1週間に短縮。ピッキング対応ユーザー部門にて、電子化の作業中に対象文書が必要になった場合は、メールで電子化センターに連絡。センターではメール受付後、ただちに対象文書を検索し、電子化。電子化したデータをメールで送信する、ピッキング対応を実施。電子化のために持ち出した対象文書は、必ずもとの場所に戻す必要あり。キャビネットのもとの位置に確実に戻すため、出荷時、キャビネットをデジカメで撮影。返却時は、撮影した写真を見ながら返却。導入効果お客さまにあげていただいた導入効果です。重要文書を電子化することでリスクの分散、BCPに役立てられる重要文書を電子化し、電子データを別の場所に設置しているサーバーに保存することでリスクを分散、情報資産を守ることができる。日常業務内で電子化を進めることは非常に困難だったが、外部委託することで、計画的に推進。長期間持ち出せない資料だったので、出張スキャンやピッキング対応での電子化がマッチしていた。e-文書法対応で電子化し文書管理システムで運用。短期間で大量処理ふるさと納税業務代行サービス。ピーク時、短期間で25万件の受付と登録を実施。紙原本を探す手間が大幅に削減、エラーへの対応も迅速に実現。約150万件の請求明細表COMフィルムイメージ画像から検索。詳しく見るスキャニング大手証券会社A社さま作業人員90%業務効率化120名で行っていた事務作業が10%程度の人員に削減。n数多くの企業さまに導入いただいております。ジェイ・アイ・エムは、お客さまのさまざまな業務プロセスを強力にサポート。t文書管理や業務プロセスに関する課題はございませんか。小さなことでもなんでも構いません。お気軽にお問い合わせください。