Ship営業のヒントはここにある。営業の相談をするinfoイベントインタビューコラムinfoイベントインタビューコラムHomeコラムいまさら聞けない!ビジネスメールの基本マナーとイレギュラーメールいまさら聞けない!ビジネスメールの基本マナーとイレギュラーメール2018/9/26コラム営業である以上、お客様はもちろん社内の同僚や別部署に対し、メールで連絡を入れる機会は多いでしょう。プライベートのメールとビジネスメールは形式に違いがあるため、注意が必要です。今回はビジネスメールのマナーについてご紹介します。関連ビジネスメールの基本が知りたい!ビジネスメールはお客様に対しても、社内の人に対しても使用頻度の多い連絡ツールです。外回りの多い営業職は電話よりもメールで連絡を取ることが多いという人が大半ではないでしょうか。一度対面で挨拶しても、常に時間をもらうことができずにメールでコミュニケーションを取るなど、ビジネスメールを送る相手は必ずしも常に対面できるお客様とは限りません。そのため、正しいマナーを押さえておかなければ悪気はなくてもいつの間にか自分の印象を悪くしてしまう可能性があります。「でも、いまさら自分のメールに問題があるかなんて周りに確認することはできない...」。思っているあなたのために、まずはビジネスメールの基本構成についておさらいしていきましょう。ビジネスメールはあて名、あいさつ文、要件、結びの一文、署名により構成されます。1.あて名ビジネスメールで初めに書くのはあて名です。様2.あいさつ文あて名の後はあいさつ文を書きます。基本は「お世話になっております。」と記載しますが、久しぶりに連絡する場合は「ご無沙汰しております。」など、シーンにあったあいさつを心がけましょう。あいさつ文の直後には、自分の社名と名前を入力します。【例】お世話になっております。株式会社△△の山田でございます。続いて連絡を入れた本題に入ります。できるだけ端的に要件をまとめるように心がけましょう。要件の入力が終わったら、結びの一文が必要です。あいさつ文同様、定型文が決まっていますが、言い回しをいくくつか用意しておくと良いでしょう。・引き続きよろしくお願いいたします。・今後ともどうぞよろしくお願いいたします。・お手数おかけします。・何卒、よろしくお願いいたします。押さえたら、他にもいくつかのチェックポイントがあるのでチェックしていきましょう。件名はできるだけ明確にするよう意識しましょう。ポイントは件名を読んだだけで本文の内容が分かるようになっているかどうかです。させていただきました○○です」のように、端的に伝えることが大切です。ビジネスメールはセールスメールを含め、日々何十通、多い場合は何百通と届きます。緊急性のあるものであれば、先頭に【緊急】と付けるなど目立つ工夫をすると良いでしょう。社内メールはどう書くべき?お客様に対して送るビジネスメールと社内の同僚や別部署に送るときのメールは注意すべききポイントが少々異なります。社内メールで注意したいポイントは以下の通りです。1.肩書・敬称は最小限にとどめるお客様に対し送るビジネスメールでは、相手の肩書や敬称が必要です。社内の人に贈る場合は、肩書や敬称は最小限にとどめます。場合によっては「様」ではなく「さん」を使用したり、あて名自体必要ないというケースもあります。企業の文化により異なるので、周りがどのような対応をとっているのか確認すると良いでしょう。2.本文は簡潔に書き、長文は避ける本文はできるだけ簡潔にまとめるよう意識しましょう。読むのに時間がかかってしまうと、相手の業務時間を必要以上に奪ってしまいます。会って直接話したほうが伝わりそうな内容をわざわざメールで送る必要がありません。その場合はミーティングの時間が欲しいという内容でメールを送るようにしましょう。3.本文はです・ます調で社内メールとはいえ、本文の文体はです・ます調にするべきです。顔見知りで、普段はフランクに話している間柄だったとしても、ビジネスメールであることに変わりはありません。4.丁寧過ぎない程度に敬語を使う社内メールは基本的に敬語を使用しますが、あまり丁寧過ぎるとかえって不自然になります。ビジネスメールの例文をチェック!ビジネスメールの基本が分かったところで、続いて実際に使われるビジネスメールの例文を確認しましょう。1.お礼をする場合お礼のビジネスメールでは、相手が忙しい中対応してくれたことに対し、感謝の意を伝えます。今後の意気込みについて伝えると良いでしょう。件名:【御礼】本日はありがとうございました。様お世話になっております。株式会社△△の山田でございます。このたびはお忙しい中、貴重なお時間をいただきありがとうございました。貴社とのお取引開始を喜ばしく思っております。ご不明点ございましたらいつでもご連絡ください。人に向けて送る場合は、相手との間柄を考え、多少敬語の頻度を調整します。先日は▲▲社のプレゼン資料作成いただきありがとうございました。ご協力いただいたおかげで無事契約を取ることができました。引き続きよろしくお願いいたします。長期休みを取得できる場合があります。得意先に対しては、事前に長期休みで対応できない期間があることを知らせることで、トラブルを未然に防いだり、クレームを避けることができます。様お世話になっております。株式会社△△の山田でございます。長期休暇のお知らせでご連絡いたしました。誠に勝手ながら○月○日~○月○日の間、当社では長期休暇をいただきます。お急ぎの用件などございましたら、○月○日までにご依頼いただけますと幸いです。休暇明けの出社は○月○日からとなります。不在中、ご不便をかけますが、ご理解、ご協力の程、よろしくお願い申し上げます。クレーム時は特に注意が必要!ビジネスメールの中でも特に注意を払う必要があるのが、クレームに対するメールについてです。こちらに非がある場合はもちろん謝罪することが大切ですが、非がない場合でも安易に謝罪してしまうと、「謝罪したということは非があると認めている」と判断されるケースもあるでしょう。問題が長期化することもあるため注意が必要です。必要に応じて、メールだけではなく電話でもフォローを入れるなど、+αの対策を考える必要があります。ここでは一般的な謝罪をするビジネスメールについてチェックしていきましょう。様お世話になっております。株式会社△△の山田でございます。△月△日付けでご送付いたしました○○のファイルに関しまして一部表記に誤りがございました。つきましては、修正したファイルを再送いたします。ご査収のほどお願い申し上げます。お手数ですが、先日お送りした書類は破棄していただきますようご対応願います。細心の注意を払って業務に当たっていく所存です。まとめビジネスメールは営業の基本といっても過言ではありません。ビジネスメールは一般的なメールや手紙とは造りが違うので、基本をしっかり押さえておきましょう。イレギュラー時は特に文面に配慮して対応するなど特別な対応が必要です。状況に応じて正しい文面のメールを送れるよう、日ごろからしっかりポイントを押さえておいてくださいね。やりがいの見つけ方とモチベーション維持のコ...2018/11/9トップページに戻るとは?初めて営業マンを目指す人々を応援する、営業職に特化した就業支援プロジェクトです。異業種からの転職など、バックボーンに捉われることなく、営業に興味を持っていたり、営業を目指そうと考えている人々の、キャリア形成を全力でサポート致します。~セールス...2019/11/26山あり谷ありの人生。reserved.%d人のブロガーが「いいね」をつけました。