!ノンコア業務を外注する「アウトソーシング」が多くの企業で導入されています。うまく活用できていない企業やどのように取り入れたらよいのかと悩まれている方も多いのではないでしょうか?今回はアウトソーシングのひとつであるオンライン秘書活用を成功させる方法や実際の活用事例を、オンラインアシスタント運営会社の人事に聞いてみました。自社導入への参考にしてみてください。切り札である「アウトソーシング」。うまく活用できていますか?アウトソーシングをする際に、ノンコア業務だからと丸投げしてしまうと、想定とは異なる納品物が出来上がることも。YOU」を運営する株式会社knit(ニット)では、社員自身がノンコア業務をオンラインアシスタントに依頼しています。具体的な依頼内容と、依頼のコツを聞いてみました。人事業務は、応募者面接や採用計画の策定、人事評価の運用など、業務をオンライン化しづらく、効率化が難しいという印象があります。具体的にどういった業務を依頼していますか?そうですね。人事が担う業務は幅広いですが、コア業務とノンコア業務とに分け、効率化できる部分は依頼しています。具体的には下記の業務を依頼しています。対応してもらっています。このように多くの付帯業務を依頼することで私自身は、判断が必要なコア業務に集中することができています。業務を依頼することでのメリットはありますか?そうですね。リソースを確保できるという点が一番大きいですが、それ以外にも下記のメリットがあります。1.視野が広がる私自身がリサーチをおこなう場合には偏りや限界があることも2.気に掛ける業務が減る期限が迫った業務のリマインド連絡、適性検査の案内やデータ格納対応など、結果のみ報告してくれるので楽3.些細な業務でも気軽に依頼することができるデザイン会社に頼むほどでもない画像修正などを、気軽に依頼できる。デザイナーを雇う必要がない4.安心感がある私自身が対応できない業務(例:給与計算など)を、経験者にお任せできる上記のようなメリットがあります。自身の対応業務が少なくなることでコア業務に集中できることが一番大きいです。業務を継続して依頼することで、ノウハウがたまり、さらに効率化されていくという点も大きなメリットだと感じています。依頼の際に意識していること多くの業務を依頼されているということですが、依頼する際に気を付けていることはありますか?依頼時に情報共有を行うことが重要だと感じています。・依頼する内容の背景を伝える・期待することを伝える・アウトプットを明確にする・自分の現状を共有するこういった内容を共有することで、納品物の方向性や品質を想定に近づけることができています。ありがとうございます。その他にも気を付けていることはありますか?はい。オンラインアシスタントの働く環境作りやサポート業務をアシスタント自身が担い支え合っています。社員とオンラインアシスタントとの間に、依頼をする側・受ける側との上下関係が存在しないからこそ、お互いに意見を伝え合い・良好な関係が出来るのですね。オンラインアシスタント活用のポイントとしてお話しいただいた点は・依頼時には、依頼の背景や現状などを共有する・マニュアルやFAQを蓄積していく・依頼を想定した業務設計を行うとのこと。貴社でのアウトソーシング活用の参考にしてみてください。人手不足が深刻な状況で、アウトソーシングを活用する企業が増えています。オンライン上で業務を代行するオンラインアシスタントサービスは下記の点で多くのお客様に選ばれています。・人材が担保されているので、長期的な業務依頼が可能となります。実はかなり低い日本の労働生産性。