トピックスコンサルタントになって各社を見ていると、見積書依頼を軽んじている調達・購買担当者が多くて驚く。多くの企業は見積書依頼のフォーマットすらない。サプライヤーに口頭やメールで曖昧に条件を提示するだけだ。サプライヤーが細部を聞こうとすると「分からなかったら設計者に聞いてくれ」とまでいう人もいる。これでは適正な見積書が届くはずがない。見積依頼書では条件を明確にすることで、その後の業務効率化となり、情報伝達のモレやミスを抑えることができるし、精緻な見積書も入手できる。それに、見積書内容について交渉する際に「そんな条件は知りませんでした」とサプライヤーがいったり、「そんな条件ならば値上げさせてください」といったりする茶番を抑える手段ともなるだろう。重要なのは、まず「サプライヤーに均一の情報を与え、正確な比較をすること」だ。サプライヤーA社は情報が多く正確な見積もりで、サプライヤーB社は情報不足で不正確な見積もりであれば正しい比較にならない。同時に見積もり詳細を入手しておこう。こちらから空白の見積書フォーマットを提示するのが良い。その後のサプライヤー間比較が容易になる。重要なのは、「見積書の有効期間を明確化しておくこと」だ。「見積価格の年度更新条件を明確にしておくこと」も大切だ。継続調達品について、来期以降のコスト削減目標値も、見積書依頼の時点で提示しておく。全ての条件を網羅することはできない。見積依頼書の時点でできるだけ優位に立っておくことが重要だ。