スマートワーク総研ITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。【第38回】PDFの資料をしっかり読み込む(2)Tweet2019/04/09戸田覚の週刊「ジバラ」-自分働き方改革のススメ【第38回】PDFの資料をしっかり読み込む(2)「自分働き方改革(ジバラ)」を促進するのが目的の連載。今回は、PDFファイルをじっくり読み込む方法を紹介する2回目だ。前回は、Wordを利用してPDFファイルを読む方法を紹介したが、今回はiPadでPDFファイルを読み込む。覚iPadの専用アプリの画期的な機能でPDFを読み込むiPadは、言うまでもなくタブレットなので、書類を読む際の距離感がとてもいい。テーブルや机、膝の上などに置いて紙の資料のようなスタイルで読んでいける。Pencilを使うことで、紙+ペンと同じ感覚で読み込む作業ができる。Storeでダウンロードして使うことで画期的な機能を利用できるのが見逃せない。Pencilが使えるようになった。書類を読む機会が多いなら、そのためにiPadを手に入れても元が取れるはずだ。使い勝手は落ちるが、iPhoneでも今回紹介するアプリは利用可能だ。クラウドストレージを使ってPDFを読み込むiPadにPDFファイルを読み込む方法はいくつかある。自分宛のメールに添付してもいいし、ケーブルでパソコンとつなぐ方法もある。手軽なのはクラウドストレージの利用だ。OneDrive、Dropboxなどを利用すれば、パソコンに保存しているファイルを簡単に読み込める。OfficeファイルをiPadで使いたい方も、同じ方法がおすすめだ。OfficeファイルをOneDriveなどに保存しておけば、iPadで読み込んで編集しても、自動で保存できる。パソコンで開いても、iPadの編集が反映される。どこのファイルを保存して編集したかなど、考えなくてもよくなるのだ。iPhoneでも同じように作業できる。OneDriveを利用すれば、パソコンで保存したファイルも簡単に開けるLiquidTextでテキストを抜き出す「LiquidText」は、PDFファイルから必要な部分を抜き出して、情報を組み合わせて思考するのに向くアプリだ。利用は無料だが、全機能を使うためにはPro版(3,600円)への課金が必要になる。いえ、無料版でも基本機能は利用できるので、使ってみて向いていると思ったら課金すればいいだろう。アプリの機能は、紙に置き換えて考えるとわかりやすい。紙の資料を切り抜いてノートなどにどんどん貼り付けて、自分なりの書類を作る――こんなことが画面上でできるのだ。Pencilで抜き出したいテキストを選択する。ラインが引かれたら、画面の右側にドラッグするように動かす。これで、吹き出しのような形でテキストが抜き出せる。抜き出したテキストは自由に順番を入れ替えて並べ直し、内容を検討できる。テキスト同士を近づけるとチャートのようにくっつくので、文章をつなげて読んでいける。画面を「HighlightView」に切り替えると、PDFファイルの該当箇所だけを表示できる。抜き出したテキストをとりまとめた、新しいPDFファイルを作成することもできるので、自分なりに読解した資料を作ることも可能だ。手書きでコメントを追加するなど、さまざまな機能はPro版へのアップグレードが必要になる。利用機会が多いなら、3,600円でも決して高くはないはずだ。PDFファイルは、アプリ内のブラウザーから開ける。TextでPDFファイルを開いたApplePencilで注目箇所を選択するテキストを選択したら、画面の右側にドラッグするように抜き出すと吹き出しで表示される吹き出しは順番を入れ替えたら、くっつけてチャート感覚で読める吹き出しをタップすると元の文章を表示するHighlightViewでは、抜き出した箇所を集約して表示できるこのようにPDFファイルで書き出す機能も搭載するMarginNoteで抜き出して考えるもう一本、オススメのアプリが「MarginNote」だ。Pencilで使うのがおすすめだが、iPhoneでもそれなりに利用できるので、試してみるなら十分だ。アプリは無料で利用できるが、ノート数などに制限があり、960円のPro版に切り替えるとフル活用できるようになる。PDFファイルは、いったんiCloudに転送しておき、そこから読み込めばいい。PDFファイルのテキストをペンでなぞるように選択するか、ブロック単位で囲むと自動的に抜き出してくれる。このあたりは、LiquidTextと近いコンセプトだ。抜き出したテキストやブロックは、フローチャートのパーツになるので、自由に接続したり位置を入れ替えて内容を考えていける。抜き出した内容を好きな順番に並べたり、子フォルダのような階層を考えて子ノートにしていける。どちらのアプリも、英語版なのでやや使いづらいのだが、慣れればとても強力な「読み込みツール」になるだろう。両方を使う必要はないので、自分にとって向いた方を選択して欲しい。これまでのPDFファイルや紙の書類は読み込んで終わりにしているケースがほとんどだった。ラインマーカーで線を引いてもそれで終了していた。ところが、これらのアプリを使うと、ラインマーカーで線を引くなどして注目したポイントを自動で抜き出し、それを改めて読んで検討したり並べ替えて考えることができる。新しくとても役立つ書類の読み方なのだ。Pencilや指でテキストを選択する。IT・ビジネス書作家として30年以上のキャリアを持ち、「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作は150冊を超え、IT系、ビジネス系を中心に月間40本以上の連載を抱えている。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。掲載の関連記事をご紹介。ご覧になりたい記事をお選びください。【第41回】写真を切り抜いて資料のクォリティアップ(1)「自分働き方改革」、略して自働(ジバラ)の連載。最近は仕事の資料に写真を入れるのは当たり前になってきた。会社で素材が用意されている場合にはいいのだが、自分で撮影せざるを得ないことも多い。そんな時に手軽に見栄えよくするためには、写真の切り抜きがおすすめだ。今回から2回連続で手順を紹介していこう。2019/05/07【第16回】デジタル手書きが仕事を激変!(2)働き方改革は自分で行う「ジバラ」を目指す連載。今回のテーマは、デジタル手書きの2回目だ。デジタルの手書きをしたことがない方に、お気軽な入門方法を紹介しよう。試して、効果が確認できたら本格的に開始することで、ぜひデジタル手書きの魅力を経験してほしい。2018/10/23【第9回】メールを一瞬で予定やToDoにする方法(2)本連載は、メールやスケジュールの効率化が重要なテーマだ。前回は、メールで届いた情報をカレンダー、ToDoリストに登録する方法を紹介した。予定やToDoは、常にチェックできないと使い勝手がよろしくない。スマホでも利用できた方が便利だ。そこで今回はスマホとの連携方法を紹介しよう。会議録音のコツ(1)自分個人の働き方改革を極めるのがこの連載の趣旨。自分働き方改革を縮めて「ジバラ(自働)」と呼んでいる。target="_blank">(第7回)</a>説明したようにビデオ録画がベストだが、それが難しい状況もあるだろう。そんなときに選べる次善の策はスマホによる録音だ。2018/12/11【第28回】「少人数のプレゼンに最強」タブレットをPCのモニターにする今回の「自働」(ジバラ)は、モバイルノートにタブレットを接続して外付けディスプレイとして使う方法を紹介する。他の記事でも何度か書いているのだが、これがとにかく便利で生産性向上に大きく役立つ。ところが、実際に自分以外が使っている場面には、これまでに1度しか出会っていない。利用していただきたく、そのメリットを中心に説明していこう。2019/01/29【第37回】PDFの資料をしっかり読み込む(1)「自分働き方改革(ジバラ)」を促進するのが目的の連載。最近は、さまざまな資料をPDFファイルで受け取ることが増えている。契約書などの長いドキュメントなどをしっかり読み込んだり、部下の作った企画書をチェックして修正を促すようなこともあるだろう。今回から、2回連続でPDFファイルをじっくり読む効率的な方法を紹介していく。会議録音のコツ(2)自分働き方改革(ジバラ)を極める連載。今回は、会議の録音を上手に使う方法の第2回目だ。前回は、スマホで会議を録音する方法を紹介した。ファイルはパソコンに転送して利用できる。いえ、録音したファイルを適当に保存しておくと、どれがどれだかわからなくなって始末に負えない。今回は録音した音声ファイルの上手な管理方法を紹介する。2018/12/18【第14回】TODOリストがなぜ役立たないか(2)あらゆる作業をTODOリストに記載していくのは現実的ではないと第13回目に紹介した。数日、数週間にわたって作業していくようなスパンの長い仕事は、締め切り日だけがわかっても管理しきれない。多くの情報を記録しておきたいのだ。そんな、現実的な作業を管理する方法を紹介しよう。2018/10/09【最終回】絵心なしでも「とりあえず」のイラストを用意する方法プレゼンや企画書などに、イラストを入れたいことが少なくない。フリーを含めた素材集にはなかなか思い通りのものが見つからない。見つかったとしても、ニーズに合った同じタッチの絵を複数揃えるのは至難の業だ。そこで、絵心がなくてもイラストを自分で用意しようというのが今回のテーマだ。2019/05/21戸田覚の週刊「ジバラ」INDEX働き方を大きく変えるのは、ビジネスのトレンド変化やテクノロジーの革新だ。向けて、身の回りのテクノロジーを利用して個人で取り組める改革はたくさんある。それが「ジバラ(自分働き方改革)」だ。この連載では、より良い働き方を個人で実現するためのヒントを紹介していく。2019/05/21【第30回】スライドショーを記録して渡す(2)自分の効率をアップするための働き方改革は、自分で行うしかない。これを「自働」(ジバラ)と命名している。今回は、プレゼンをスライドショーに記録して渡す方法の2回目。途中から読まれている方は、ぜひ前回から読んでいただきたい。2019/02/12【第15回】デジタル手書きが仕事を激変!(1)会社や政治が色々言うけれども、結局のところ働き方は自分で改革するしかない。そんな自力での働き方改革を「ジバラ」と命名して、少しでも効率を上げるための連載の15回目をお届けする。今回と次回でパソコン、タブレット、スマホへの手書き(デジタル手書き)について解説していこう。2018/10/16【第2回】写真で撮ったメモはOneNoteで管理する(1)「ジバラ(自分働き方改革)」の連載2回目は、紙のメモやホワイトボードの手書き情報をデジタル化し整理する簡単な情報を紹介する。待っていても会社のIT化がなかなか進まないと嘆いていても仕方ない。身近なところから、自分でできるデジタル化による効率化を目指そう。2018/07/10【第5回】読んだ本の効率的な管理方法(2)前回の「ジバラ(自分働き方改革)」では、読んだ書籍を仕分けして、保存しておく物、一部を保存しておく物、捨てる物に分類する方法を紹介した。今回は本を捨てたり、保存する前にやっておくべきことを解説する。数分の手間を掛けるだけで、読んだ本のデータが残るので非常に便利だ。2018/07/31【第34回】スマホのExcelでここまでできる(1)今回から2回にわたって、スマホのExcelの使い方を紹介していく。今回のスクリーンショットはアンドロイドだが、iPhoneでも同じように利用できる。2020/02/04【第7回】もう議事録は古い。最新の会議記録方法(2)議事録は必要だが以前のように時間掛けて作るのはナンセンス。議事録を作成するとしても、会議中には録音をするだけにとどめることで、作業の負担が大幅に減る――これが前回のあらすじだ。今回はさらに「ジバラ(自分働き方改革)」を極め、完璧に会議を記録する方法を紹介しよう。2018/08/21【第33回】質の高い書類を時短で作るWordの秘密ワザ(1)自分の働き方を改革(「自分働き方改革」ジバラ)することは、小さな効率化かもしれないが、積み重なれば大きな差が生まれる。ジバラを推し進めるのが本連載の目的だ。今回は、Wordを使った質の高い書類作成を効率化する方法を紹介しよう。2019/03/05【第40回】Suicaで交通費精算を簡単に(2)働き方改革は、自分自身の仕事を工夫して効率化することから始まる。それを「自分働き方改革(ジバラ)」と呼ぶ。本連載は、少しでも作業を効率化して、時間を効率的に使おうというのがコンセプトだ。今回は、モバイルSuicaを使った交通費精算の2回目だ。2019/04/23会議はスマホや全天空カメラで録音・録画しよう[PC-Webzine]2018/03/20【第39回】Suicaで交通費精算を簡単に(1)働き方改革は、自分自身の仕事を工夫して効率化することから始まる。それを「自分働き方改革(ジバラ)」と呼ぶ。本連載は、少しでも作業を効率化して、時間を効率的に使おうというのがコンセプトだ。今回は、Suicaを使った交通費の精算方法を紹介する。Pencilへの対応で提案の幅が広がった「9.7インチiPad」[PC-Webzine]2018/06/18【第29回】スライドショーを記録して渡す(1)自分の効率をアップするための働き方改革は、自分で行うしかない。これを自働(ジバラ)と命名している。今回から2回でプレゼンのスライドを渡す方法を紹介していこう。口頭で説明することが前提のプレゼンは紙の資料単体を見せても伝わりづらいため、スライドショーにして渡す方がいい。2019/02/05【第10回】書類を電子ブックリーダーで持ち歩く電子ブックリーダーでも書類を閲覧することが可能だ。Kindleのような安価なデバイスでも、PDF形式の書類を表示できる。軽量かつコンパクトなので、仕事の書類を持ち歩いて空いた時間に読んだり、各種マニュアル類をまとめておけばだれもが閲覧しやすい。OfficeのファイルもPDF形式で保存すれば表示できる。Officeで業務効率アップ!」INDEXビジネスマンの生産性向上には、IT活用が必須だ。ITツールを上手く使いこなせば効率化が図れ、作業時間の短縮が可能になる。Officeの利用技術向上こそが、最も効率化アップに貢献できる。ITの達人、戸田覚がOfficeの主要3アプリ、Word、Excel、PowerPointの使いこなしを指南する。2020/02/18【第32回】ピクトグラムで書類の説得力を向上(2)前回に続いて、ピクトグラムの使い方を紹介していこう。ピクトグラムを使う最大のメリットは時短だ。手間と時間を掛けずに、図解が作れるので、まさに時短向き。自分働き方改革『自働』(ジバラ)には相当に役立つはずだ。2019/02/26【第22回】「より伝わる文章」を書く方法(2)文章を書くのが苦手だとしても、改めて文章を勉強しようと思う方はほとんどいないのが実情だ。自分働き方改革(ジバラ)では、学習するのではなく、文章を書くのが苦手だと割り切って、必要最低限の情報を伝えることを考えてはいかがだろう。2018/12/04【第3回】写真で撮ったメモはOneNoteで管理する(2)「ジバラ(自分働き方改革)」の連載3回目は、前回の続き。紙のメモやホワイトボードを写真で撮ったあと、後で検索しやすいように整理する。これまでデジタル化されていなかった個人所有のアナログ情報が、いつでも簡単に探せて内容を確認できることで、特に忙しい時の仕事時間の短縮が可能になる。働き方改革推進と上司からはっぱをかけられるが、具体的なノウハウは自分で会得するしかない。これを自分働き方改革(自働:ジバラ)と読んでいる。時短など効率的な仕事のコツを紹介していく連載をお届けする。今回は、タイマーの活用術だ。Mobile端末で活用する作成したOfficeファイルをPCだけでなくスマートフォンなどモバイルデバイスから扱うことで、時と場所を選ばず活用できるようになる。Biz」を使って、Officeファイルを扱う方法を紹介しよう。Officeでも、ファイルを簡単に共有できるようになっている。僕の会社でも、さまざまなリストを共有し、メンバーがそれぞれに入力することで業務の効率化が一気に進んでいる。そんな共有だが、誰もが自由にファイルを変更できるという落とし穴がある。便利だけれど、実はちょっとした危険性も秘めているので、うまく使うための作法を確認しておきたい。2020法改正は十分。~セキュリティーも大切に~5「議事録」は働き方改革の武器になる6【第6回】もう議事録は古い。海外の事例に学ぶフレキシブルな働き方とは?1Surfaceとケーブル1本ですっきり接続。生産性が上がるSurface専用EIZOモニター2Wordで作成した重要文書の改訂作業を効率化!マイクロソフトWordのプラグインソフトなので便利に使える3空気清浄機ではない。ついてダイワボウ情報システム株式会社スマートワーク総研はダイワボウ情報システム株式会社によって運営されています。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。会員ログインIDとパスワードを入力してください。IDまたはパスワードが違います。※パスワードを忘れた方はこちらログイン一般会員の方はこちら×お気に入り機能を使うには会員登録が必要です。ダウンロードするには会員登録が必要です。ログイン新規会員登録CLOSEITの活用で働き方を変える!スマートワーク総研は、ITを活用したワークスタイルの変革を応援する法人様向けサイトです。インタビュートレンドレビューテクノロジーイベント情報ソリューション。