公共性の高い入札業務ゆえに電子入札コアシステムを利用できる環境にありました。いざ電子化に取り組んだ同社は、横浜市との電子入札システム共用が同市のセキュリティポリシー上のぞめない、また業者名簿を一から自力で作成しなければならないなどの壁に直面。システム」(オプション)を組み合わせたソリューションを導入。入札案件数が少なく導入・運用コストが見合わない、単独導入に伴う名簿作成などの作業ゆえに難しいとされてきた外郭団体の電子入札システム導入に新たな道筋をつけました。(1982年設立)、さらにその前身の京浜外貿埠頭公団(1967年設立)の時代を含め、ほぼ半世紀にわたり横浜港のコンテナターミナル(外貿埠頭)の建設、管理運営を担ってきました。国が推進する「国際コンテナ戦略港湾」政策のもとで、横浜港の利用促進、競争力のあるターミナル運営の促進、横浜港の機能強化、新たな付加価値・サービスの創造を重点施策に掲げ、その実現に取り組んでいます。システム」を導入した同社は、入札業務の適正化と効率化、さらには落札率の低下という導入メリットを手にしています。設計図書、仕様書の配布業務、紙入札に伴う入札会場の確保の手続きなどを効率化する必要があった設計図書類はシステムへアップロードして配布するため、受け渡し窓口業務は不要に。訪問する入札業者への対応業務の拘束から解放。入札開札時の読み上げや判定手続きに伴う精神的負担を軽減したいインターネット経由での運用になり、入札業者を集めて行う入札開札が不要となり、開札後の対応が必要な事案発生時などにも余裕をもって対応が可能。外郭団体が入札を電子化する場合、入札の可能性がある業者すべての名簿を作成する作業が発生。システムを併せて導入。氏まず入札業務効率化の観点で解決すべき課題がありました。仕様書や設計図面などを窓口で配布する業務の効率化です。当社は数年前から、設計図書一式をデジタルデータでお渡しする方法に切り替え、ある程度の効率化を図っていました。入札業者に記録メディアをお持ちいただき、図書一式をダウンロードして渡していたのです。この方法でも、担当者はいつ訪れるか予測できない入札業者に対応しますので、入札期間中は窓口に拘束されます。来訪があった場合は、お渡しするデータに間違いや漏れがないかあらためてチェックします。担当者は他の業務を兼務しているので、この間それらを中断することになりました。第二は、入札開札時に伴う精神的負担を軽減したいという課題でした。当社の発注案件は億単位の案件が少なくありません。日付、件名などの読み上げる当社担当者は一字一句ミスがないよう緊張して臨みますし、入札業者もやはり緊張します。よる入札で低入札調査が必要となった場合などにおいて、かなりの緊張感を強いられるのです。過度の緊張によりミスを起こさないためにも、このプロセスは改善する必要がありました。専用スペースの確保が難しく会議室を会場にあてることになるので予約が必要なのです。会場の机や椅子を入札開札用に並び替える必要もあります。次年度の契約が集中する2月、3月は、1日に複数の入札も珍しくなく、社内会議などの間をぬって会議室を予約する作業がけっこう大変でした。当社は株式会社ではありますが、公社・公団時代から引き継いだ業務はきわめて公共性が高いのです。そのため電子入札コアシステムの利用が許されていましたので、当初は横浜市の電子入札システムを共同利用できないかと考えました。これならば年間の発注件数が100件ほどであっても、低コストで導入し運用できるのではと考えたのです。「横浜市のセキュリティポリシーで、外郭団体は市のイントラネットに入れない」との理由から断念せざるを得ませんでした。当社単独で入札を電子化するためには、入札に参加する可能性のあるすべての業者の名簿を一から作成する作業が発生します。これまで通りの紙入札であれば、横浜市が作成し数年ごとに審査・再登録している名簿をそのまま利用できますが、外郭団体として電子化するとなりますと、これを当社が作成しなければなりません。電話番号といった情報を対面で確認しながら名簿を作成することになります。ある程度の人員を擁する自治体であれば別でしょうが、当社のように担当者2名という外郭団体的組織では難しいのです。システム」の仕組みは、すでに横浜市の審査を通った入札業者自身が入力した必要情報を、インターネット経由で名簿化するというものです。当社の入力作業はほとんど必要とせず、正確な業者名簿を作成できるのです。結果として短期間に電子入札システムを稼働できるだろうと期待できました。氏じつは導入が決まった時点で、本稼働までスムーズに運ぶだろうかと、やや心配しました。導入決定後の第1回導入会議が2014年8月。稼働開始を翌2015年4月としました。とかなりタイトなスケジュールだったのです。心配には及びませんでした。自社担当者の説明や操作講習の機会はとくに必要ありませんでした。OJTでほとんど問題なく習熟できたからです。入札業者に対する説明会は、富士通のSEが前面に立って行われましたし、説明用のプレゼン資料も当社に合わせたものを用意していただきました。4月の本格稼働後、はじめて電子入札を利用される業者から数々の質問が寄せられましたが、ヘルプデスクに電話問い合わせをしていただくことですべて解決しました。入札業務はどのように効率化されましたか入札業務の効率化としては、設計図書の配布業務に対応する担当者が拘束から解放されたこと、そして入札会場の準備作業がすっかり不要となったことが挙げられます。入札開札がインターネット経由で行われるため、入札開札内容の読み上げがなくなり、対応が必要な入札にも余裕を持って対応できようになったことから、精神的負担が大幅に低減しました。入札業者が当社に足を運ぶ必要がなくなったというメリット、入札会場で業者同士が接触する機会がなくなったことで、不正行為を誘発する要素を取り払うことができたなどの効果も現れています。着実に増加し、その結果、落札率は平均1.6パーセント低下しました。当社の場合、年間の総契約金額が億単位になるので1パーセントでも大きなコストダウンになり、確かな効果が出ています。当社のように年間入札件数が少ない場合リーズナブルで、コスト負担感はほとんどありません。入札の目的という観点から、やはり入札業者を増やして競争性を高めることが重要な課題になるわけですが、その面でも効果を見ています。入札を知る業者は限られます。ホームページでお知らせをしていましたが、入札業者はなかなか増えませんでした。システム導入後、入札業者は着実に増加しましたし、その中に効率的な仕事で期待を上回る仕上がりの工事をする業者の参入があったのです。した業者が今後増えていけば、発注工事全体の質をボトムアップしてくれるのではないかと期待しています。今後の展望について今後、システムをどのように活用していくお考えでしょうか登録している業者数が少ない一部の入札では、従来の紙入札方式が続いていますが、将来的にはすべてを電子入札方式にしてより競争性を高め、入札業務の一層の効率化を目指したいと考えています。年に1回、ユーザーのアンケート結果をもとに、多くの要望があった機能を追加し、システムのレベルアップを図るサービスには今後も期待しています。常に進化を続けるシステムであり続けることを願っています。京浜外貿埠頭公団(前々身)として設立。当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。休業日を除く)本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。このページを共有ページの先頭へお問い合わせはこちら当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。