studies(一般常識を少しずつ身につける物語)電話対応TwitterFacebookGoogle+LinkedInPocketLINELINEゆうき、、、はい、この度は誠にすいませんでした🙇🙇さき(あれ、なにかあったのかなぁ?)ゆうき、、、さきどうしたんですか?ゆうき、、、ちょっとミスをしてしまってね。謝りの電話を入れていたんだ。さきへぇ~~、大変ですね。ゆうきそういえば、さきちゃんは電話対応ってできる?さきう~~ん、あんまり自信はないですねぇ~~ゆうきまぁ、社会人にならないと電話対応ってあんまりしないもんねぇ~~。今の学生はLINEでコミュニケーションを取る人が多いから、基本的に言葉の会話を行わないからねぇ~~。今回はいつもと立場が逆になるけど、基本的な電話対応について説明させてもらうよ~~さきお願いします。電話をかける前にゆうきまず電話をかける前に”相手に伝えるべきこと”を箇条書きでまとめておこう!!さき電話の最中に相手に伝えるべき要点を忘れないようにするためですか?ゆうきそうだね。伝えるべき要点が決まってないと話が脱線して、電話時間が長くなっちゃうよね?基本的に仕事上の電話は短い方が良い。相手も忙しい中で電話対応してくれるのだから、長電話は悪手でしかないよ。伝えるべき要点は必ずまとめておいた方が良いんだ。さきなるほど~~ゆうき一応下にメモの例を載せておくよ~~。・~~~~~~・~~~~~~さきではこれで電話をかけて大丈夫なんですね?ゆうきもう一つだけあるよ~~さきまだあるんですか?ゆうきうん、次に大事なのが電話をかける前の”姿勢”だよ~~さき姿勢?ゆうき電話って相手の声しか聞けないよね?さきそうですね。ゆうき相手の声しか聞こえない状況であれば、集中して聞こうとするのが普通だよね?それによって相手の態度や様子が声で分かりやすくなるんだ。実際に寝転がりながら会話するのと姿勢を正して会話するのでは声質が変わるよね?さき確かに、、、。姿勢を正しながら話せば緊張感が出て、相手になんて伝えようか必死で考えると思います。逆に寝転がりながら話すと緊張感がなくなり、会話の端々に失礼な物言いをしてしまうかもしれません。ゆうきそういうこと!!電話は相手に見えないからこそ、姿勢をきっちりしなければならないんだ。さきつまり、電話をかける前にすることとして”要点をまとめたメモを用意すること”と”姿勢を正して電話をかけること”で良いですか?ゆうきそうだね~~。社会人の皆さんにとっては当たり前のことかもしれませんが、今一度確認しておいてください。応対方法ゆうきでは、実際に相手が電話に出た場合の対応について説明するよ~~。さきお願いします!!ゆうきまず相手が電話に出たら、要件を聞ける状態にあるか聞こう。さき「今、お時間大丈夫でしょうか?」みたいな言い方で大丈夫ですか?ゆうきそうだね。電話してきた相手が自分のことを気遣ってくれていると分かれば、必然的にその人の話を聞こうとする姿勢に変わりやすいからね。連絡においてご都合のよろしい時間帯を教えていただいてもよろしいでしょうか?」と言って、必ず都合の良い時間帯を聞くようにしよう。ゆうき「時間ありますよ」の返答があったら、会話に入りましょう。今回電話した要件について説明します。さき「今回○○の件についてお電話させていただきました。」みたいな言い方で大丈夫ですか?ゆうきうん、それで大丈夫だよ。次に電話をかける前にまとめたメモのことを伝えよう!!さき「お話させていただくのは、○○と○○の件についてです」みたいな言い方で良いですか?ゆうきそうだね~~。相手にとっても電話で話す内容の全体が分かれば、メモを取りやすいしねぇ~~。ゆうきそして、1つ目の要件から話を開始していく。後、長々と要点について話しても意味ないから、必ず1つの要点に対して1分以内で話すこと!!これがとても大切!!ゆうき「1分以内に伝えるなんて無理!!」と思った方は下の本を参考にしてみて下さい。ソフトバンク”孫正義社長”が認めた方が書いた本です。電話を受け取る前にゆうき電話を受け取る前にメモを準備しましょう。さきやっぱり相手がいったことをまとめるためですか?ゆうきその通り!!後、電話で上司や同僚に伝えることがあった時にメモは必要でしょ?さきそうですね。13:35○○様から△△の件について電話がありました。内容:「先日行った××契約の見直しがしたい」とのこと○○様へ折り返しのお電話をして下さい。TEL:012-3456-7890さきうわ~、すごく分かりやすいですねぇ~~ゆうきこういった簡潔なメモがあれば、上司も対応しやすくなるよねぇ~~まぁ、このメモを書くためには相手からの情報をまとめないといけないよね?さきそうですね。電話をしている最中はこんな綺麗にまとめられないので、後で清書した方がよさそうですね~~ゆうきそうだね。後、最低限相手の名前と電話番号はメモしておこう。電話対応したのに「誰からの電話か分かりませんでした」「電話番号聞くの忘れました」では「何のための電話対応だよ!!」ってことになっちゃう💦💦ゆうき電話の最後に「折り返し電話をかけさせていただくので、お名前と電話番号を教えていただいてもよろしいでしょうか?と聞けば、相手の電話番号が分かるよね。さきなるほど~~応対方法ゆうきでは、実際に電話を受け取った時の対応について説明するよ~~さきお願いします!!ゆうき電話の対応方法を間違えると、会社に迷惑をかけてしまう可能性があるから、適切な対処方法を覚えないといけないよ!!下に困ったときに役立つ対処方法を載せておいたので参考にしてみてね。⇒「申し訳ございません。⇒「申し訳ございません。⇒「申し訳ございません。⇒「申し訳ございません。お名前を教えていただけますでしょうか?」ゆうき初心者の方や忘れがちな人はこの対処方法をメモして、電話の対応の際に見える位置に貼っておきましょう。さき忘れやすい性格なので、必ずメモをしておきます!!実践編ゆうきじゃあ実際に練習してみよ~~!!さきはい!!さきはい、こちら株式会社ゆうの電話対応係さきです。ゆうきもしもし、私はまったり株式会社営業部のゆうきという者ですが、高橋係長に先日の契約の件についてお話ししたいことがあり、お電話させていただきました。高橋係長はご在席ですか?さき申し訳ございません。高橋はただいま外出しておりまして、戻りは16時になります。「○○契約について話がしたい」とだけ高橋係長にお伝えしていただいてもよろしいでしょうか?さきかしこまりました。○○契約の件についてですね?ゆうきはいさき折り返しお電話させていただきますので、お名前と電話番号をおっしゃっていただいてもよろしいでしょうか?ゆうきまったり株式会社営業部のゆうきで、電話番号は123-4567-8901です。さき、、、確認のため復唱させていただきます。株式会社営業部のゆうき様、電話番号は123-4567-8901でよろしいでしょうか?ゆうきはい、大丈夫ですさきかしこまりました。高橋にお伝えしておきます。ゆうきまぁ~~こんな感じだね。皆さんも失敗を恐れず実践を重ねて経験を積んでいきましょう!!ちょこっとアドバイスゆうきこれは電話をかける側,電話を受け取る側でも言えるんだけど、受話器の近くに自分の顔が見れるように手鏡を用意しておくと良いらしいよ~~さき何でですか?ゆうき理屈は良く分からないんだけど、自分の顔を見ながら会話をすると、顔の状態がまるわかりだよね?大抵、電話を苦手にしている人は顔が引きつったような感じで電話をしてしまうんだぁ~~もし、引きつった顔を自分自身で確認すれば自然と笑顔で話そうとするよね。ゆうき実は笑顔で話している人って、声がはきはきとなりやすいというデータが出ているんだ!!笑顔で話すことによって、声の高さや大きさも上がり相手への印象もUP!!さき今度実践してみますね!!まとめ今日の記事のまとめです。電話をする前に相手に伝えるべきことを箇条書きにまとめておこう。電話は声しか伝わらないからこそ相手の態度や様子が分かりやすくなるので、姿勢を正して緊張感を持ちながら話しましょう。電話対応で人に伝える伝言にメモは必須。分かりやすく簡潔に書くようにしよう。相手側からの電話で困ったときは、「困った時の対処方法」を見て対応しよう。電話応対の際に自分の顔が見えるように手鏡を用意しておくと、声がはきはきと喋れるようになるかも!?ゆうき今回参考にさせていただいた書籍は『大人なら知っておきたいモノの言い方サクッとノート』p100~104の内容になります。投稿の主”ゆうき”といいます。寝ること、ネット小説を読むことが大好きな大学生のブロガーです。まとめブログの更新をメールで受け取りませんか?メールアドレスを記入して購読すれば、更新をメールで受信できます。