すべてのエントリOffice365で構築できる低コストな組織内の情報共有基盤FacebooktwitterPocket今回は、タイトルの通り、Office365で構築する組織内の情報共有基盤について紹介します。Office365は、ビジネスに必要なOfficeSuite(ワード、エクセル、パワーポイント...)を利用できるサブスクリプション型クラウドサービスですが、プランによっては、コラボレーションツールやファイル共有サービスも付帯しています。オマケというレベルでなく、それぞれが非常に強力なツールとなっています。Office365のBusinessPremium以上のサービスを利用していて、これらのサービスを使っていなければ、今すぐに使い倒すべきでしょう。Onlineでフロー情報はExchangeOnline(Outlook)とYammer(またはTeams)Outlookでメール・スケジュール管理YammerはFacebook・Twitterのような組織内SNSTeamsはグループチャットツールWEBアプリケーション連携ツールFlow横断検索も出来ますセキュリティについて二要素認証も利用可能データの保全についてまとめOffice365で使えるサービスOffice365では多くのサービスが利用できます。逆に「利用できるサービスが多すぎて訳が分からない」、「一部の機能しか使っていない」という声もしばしば耳にします。目的を設定すれば、それぞれのサービスがどのように活用出来るかが見えてきますので、今回は「情報共有」という目的を設定し、その切り口で各サービスの利用方法を紹介します。基本的にメールも含めた全ての情報をマイクロソフトのクラウドで管理することになり、パソコンでもスマホでもタブレットでも、インターネットにさえ繋がっていれば端末を選ばず必要な情報にアクセス出来るため、情報への導線もスマートになります。今回紹介する機能は以下の通りです。Online情報共有において重要な考え方の一つに、「ストックとフロー」というものがあります。情報共有におけるストック情報とフロー情報のフォローhttps://s-jsd.com/entry/2028.html以前のエントリーの「情報の属性」の話で、ストックとフローという話に触れました。組織での情報共有をデザインするにあたって、「ストックとフロー」という考え方を理解しておくことは大切です。今回は、その情報のストックとフローに焦点を当て、どのようなツール...情報の分類を考える上ではどちらの視点も重要なのですが、ITツールにはストックに向くもの、フローに向くものがあります。Office365はそのストック・フローどちらもカバー出来るサービス群になっています。ファイル共有はOneDriveでストック情報の代表的なものとして、エクセルの集計表や、ワード文書、パワポの資料などの「ファイル」があります。これらのファイルについては、Onedriveを使うことで共有が可能です。パソコンのローカルフォルダをクラウドに自動的に同期する仕組みになるので、アクセス許可のあるファイルについては、Office365にブラウザでアクセスして検索すれば表示される仕組みになっています。ファイル・フォルダ名だけでなく、ファイル内の検索もカバーされています。OnlineでSharepointの機能は沢山ありますが、WEBページを追加することも可能です。ブログやWikiのように、個人が情報発信出来るプラットフォームとなっています。業務のマニュアルやテクニック、FAQ等を内部のWEBサイトにナレッジとして蓄積し、スタッフ間で共有しましょう。使い方には若干のクセがあるので、使いにくいと思われる方もいるかもしれません。いうか、残念ながら私は使いにくいと思っています...。いえ、追加料金なしで、Office365というプラットフォーム上に内部向けWEBサイトを展開出来るのは大きな強みです。フロー情報はExchangeOnline(Outlook)とYammer(またはTeams)フローの情報については、OutlookとYammer、Teamsで管理するのがよいでしょう。それぞれのツールの使い分けですが、下記サイトに分かりやすい図があったので、紹介いたします。さまざまなコミュニケーションツールが含まれています。それらは時には似たように見え、どのツールを使えばいいのか迷うこともあるかもしれません。これらのツールは、組織の文化やコミュニケーションの用途によって使い分けるようにしておくことで...ただし、現実問題として、規模がそれ程大きくない組織において、YammerとTeamsを使い分けるのは混乱を招く元になりますので、どちらか一つを使うのがスマートかと思います。組織外の方とメールをやり取りしたり、スケジュール管理をする場合は、Outlookを使います。ExchangeOnlineの設定がキチンとされていれば、クラウドメールとして、WEBブラウザからでも、パソコンのOutlookからでも、スマホのOutlookからでも全く同じ環境にアクセスすることが出来るので非常に便利です。メールの見落としも大幅に減りますし、急ぎの用件でもすぐに返信出来ます。YammerはFacebook・Twitterのような組織内SNSYammer(ヤマー)は組織内で利用できるクローズドなSNSとなります。見た目的には、FacebookとTwitterを合わせたようなインタフェースになっています。グループを作成することも出来るので、プロジェクトや部門内でのやり取りをするのも可能です。したつぶやきによるコミュニケーションや、URLを添付してストック情報をシェアしたりなど、幅広い用途で活用出来ます。情報の分類に便利なハッシュタグも使えます。Teamsはグループチャットツール最近だと「Slack」をビジネスユースに利用されている方も多いと思いますが、Teamsは、見た目的にSlackのようなインタフェースのチャットツールです。こちらもプロジェクトや部門内でのやり取りをするのに適しています。小規模な組織であれば、Yammerのみ利用して、中・大規模組織であれば、図のようにインナーグループとアウターグループという形で、TeamsとYammerを併用するのがよいかもしれません。WEBアプリケーション連携ツールFlowまたFlowというサービスを利用すれば、IFTTTやZapierのようにWEBシステム間の連携をすることも可能です。MLに投稿があったらTeamsに自動的に投稿する、逆にTeamsやYammerに投稿があったらメールで通知する、といった利用方法などがあります。連携パターンは数多く用意されているので、個人やプロジェクト等の用途に合わせて利用できます。横断検索も出来ますOffice365にブラウザでログインすれば、自分のアカウントで参照できるファイルやサイトを横断的に検索できます。YammerやTeamsの情報はそれぞれのサービス画面内で行う必要があります。いうスマホアプリを使用すれば、二要素認証も対応可能です。マイクロソフトのデータセンターで管理されているので、むしろローカル環境に置いておくよりも安全と言えます。それでも、万が一ということがないとは言い切れません。心配な方はオフサイトバックアップサービスもあるので、検討されてみてはいかがでしょうか。365のデータバックアップサービス「クラウドバックアップ」を、本日より提供開始すると発表した。同日には、新サービスをと...まとめOffice365を契約し、環境を整えるだけで情報共有基盤が出来上がるというお話でした。いうまでもありませんが、ここで紹介したのは飽くまで環境です。効果的な情報流通には、ツールだけでなく、一人一人の意識の持ち方や習熟度の向上など、人的側面も大きく関わって来ることにも留意しましょう。Online等を使う場合は、DNSの設定等、非技術系の方には少しハードルの高い設定もあるため、不安な場合はご相談下さい。ITと経営に関するお悩みはありませんか?ITに関連する経営課題についてどんな内容でもアドバイス可能です。お一人で悩まれずに、些細なことだと思われることであっても、お気軽にご相談ください。お問い合わせメールへは無料で対応いたします。御社は大丈夫?なりすましメールの危険性と対応策2019年6月18日パスワードの定期的な変更はあまり意味がない。OSSのWiki編ブログをメールで購読メールアドレスを記入して購読すれば、更新をメールで受信できます。