実現は、情報共有による暗黙知(経験や勘に基づく知識)を形式知(文章や図表、数式などによって説明・表現できる知識)にするナレッジマネジメントの推進がカギとなり、そのうち最も有効なツールが「ファイル共有」ともいわれています。ところが、中堅・中小企業の場合には「ファイル共有の壁」があるとされています。今回は、壁はなぜ存在し、どうすれば壁を突破できるのかを紹介していきます。中堅・中小企業の生産性向上の隠れた阻害要因とは?業務の生産性を上げるために欠かせないのが「情報共有」です。情報共有の目的は、「日々変化する業務状況や顧客情報を関係者全員がリアルタイムに把握することにより、迅速な行動で生産性を上げる」「情報共有をすることで、個々のスキルやノウハウの整合性を図ることによってチーム力を向上させる」などにあります。情報共有ができなければ業務の円滑な流れを阻害し、業務の生産性を低下させる主因になるでしょう。ファイル共有のメリット・デメリットビジネス文書の大半がデジタル化されている中、情報共有を円滑に進めるためには中堅・中小企業においても「ファイル共有」ツールの導入が不可欠とされています。ファイル共有とは、「サーバ等外部記憶装置に保存したビジネス文書を複数の情報端末で利用する仕組み」のことです。そのメリットは、以下の通りです。目当ての文書やその関連文書を容易かつ迅速に検索・閲覧できる一方、デメリットに「導入設定の複雑さ」があります。ファイルを共有する場合は、まず公開文書と非公開文書の設定が必要ですし、次にチーム・社員ごとの文書アクセス制限やセキュリティの設定も必要です。文書はサーバ保管が原則なので、サーバが故障すればたちまちファイルは共有できなくなってしまいます。ファイル共有ツールとして、かつてはチャットツールや社内SNSなどが一般的に利用されていましたが、報連相の円滑化には有効でも、情報共有の本来の目的とは距離がありました。このため、ファイル共有ツールは現在、「ファイルサーバ」が主流になっています。一元化による文書管理の効率化などの機能が特徴です。大別するとファイルサーバには次の種類があります。NFSサーバUNIX系の通信プロトコル「TCP/IP」のネットワーク上で利用できるファイルサーバ。LinuxなどUNIX系のOSでそのままファイル共有ができます。SambaサーバUNIX系のコンピュータがWindowsのネットワーク上で利用できるファイルサーバ。Windowsパソコンからファイルサーバを利用できるので、NFSサーバより汎用性と利便性が高いとされています。FTPサーバインターネットのファイル送受信プロトコル「FTP」を利用するサーバのこと。インターネットでファイルサーバを利用できるので、中堅・中小企業の場合はファイルサーバの導入が容易といわれています。反面、通信プロトコルの特性上、ファイル送受信の際のパスワードが暗号化できないので、ウイルス感染・アカウント窃取等セキュリティ面のリスクを抱えています。ファイルの増加の防止などこれらの対策を疎かにすると、「せっかく投資したのに期待した効果が得られない」と嘆く結果を招きます。「ファイル共有の壁」です。ビジネス文書のデジタル化が進み、情報共有の推進環境が年々進化する中で、中堅・中小企業の多くはこのファイル共有の壁に阻まれ、ナレッジマネジメントを推進できない環境に置かれているのが実情でしょう。よれば、ファイル共有の壁が「情報システム管理者の層の薄さ」にあることがうかがえます。「専門組織やプロジェクトチーム、専属社員を設置している」と答えた割合は、資本金5000万円以下の企業は8.8%、同5000万円超1億円以下は16.2%なのに対し、同10億円超100億円以下は27.7%、100億円超は43.7%となっています。この調査結果からも、中堅・中小企業では「専任の情報システム管理者不在、『ひとり情シス』の企業が珍しくない」という実態が推測されます。このようなIT活用環境に置かれている中堅・中小企業が、ナレッジマネジメント推進のためにファイルサーバを自社設置するのは困難でしょう。そこで近年、ファイル共有の壁を突破するために中堅・中小企業の間で導入が進んでいるのが「クラウド型ファイルサーバ」です。インターネット上で利用できるアウトソーシング型のファイルサーバで、システム設定から運用まで、全てベンダが行ってくれるので、自社に専任の情報システム管理者がいなくても導入できます。具体的には、自社設置の必要がないので初期投資が不要、ファイルサーバ設置スペースやシステム運用経費が不要、社内ネットワークがなくても導入できるなどのコストメリットがあります。社内設置サーバは固定資産なので課税対象になりますが、クラウド型サーバの利用料は経費計上ができるので、節税要素にもなるでしょう。デメリットとしては、ベンダはクラウド型ファイルサーバを基本的にパッケージで提供しているので、自社利用に最適化したカスタマイズが難しい点が挙げられます。専任の情報システム管理者設置が困難な中堅・中小企業においては、クラウド型ファイルサーバが最適とされています。先行企業の導入事例から「中堅・中小企業がファイルサーバを導入するならクラウド型」の認識も急速に高まっています。そこで、クラウド型ファイルサーバを導入する際は、セキュリティ対策の信頼性、操作性と利便性(ITリテラシーの低い社員でも使いこなせるか)、バックアップが適正に行われているか、の3点をポイントにベンダを選ぶのが「クラウド型ファイルサーバ導入に失敗しないコツ」と言えます。関連サービスPrimeLibraryファイル管理・共有サービス「PrimeLibrary」は、社内に溢れるさまざまなファイルを整理し、管理・活用するためのクラウド型サービスです。提供するクラウド型グループウェアです。メールやカレンダー、ビデオ会議、ファイル共有など、ビジネスに最適な基本機能がインターネットの接続環境さえあればデバイスを問わずどこでも利用が可能です。→詳細をみる中小企業向け課題解決ソリューションソフトバンクでは、ファイル共有以外にもお客さまの生産性向上、経営スピード向上の実現に向けて、お客さまと一緒に課題解決方法を考えます。【対談】オフィス×IoTの賢人がスマートオフィスの先に描く「働き方の未来」エヴァンジェリスト・西脇氏に聞く、生産性向上40%を実現した日本マイクロソフトのコミュニケーション変革みずほ銀行の生き残りをかけた「攻めのコスト削減」。PLAY®(レゴ®シリアスプレイ®)に本気な3つの理由ドローン新時代に備えて、知っておきたい「モバイル通信」のはなし今さら聞けない「キャッシュレス決済」。最新サービスや事例のご紹介、イベント案内、最前線の情報など、役立つ情報を配信中。Stride」(フューチャーストライド)とは、ソフトバンクが運営するビジネスの未来を発信するWebマガジンです。AI、IoT、DXをはじめとした、あらゆる情報革命の動向を伝えるほか、革新的なソリューションを生み出すことに挑戦している人や、流行をもたらす可能性のあるプロダクト・サービスを世に広げる人、最先端の技術を用いて未来を今に引き寄せる人など、さまざまな“モノと人”にフォーカスを当て、すでに到来しつつある新しいビジネスの姿を映し出していきます。本ページはソフトバンク株式会社が運営しています。本ページはソフトバンク株式会社が運営しています。Strideスターをつけました引用をストックしましたストック一覧を見る閉じる引用するにはまずログインしてくださいログイン閉じる引用をストックできませんでした。再度お試しください閉じる限定公開記事のため引用できません。