説明会をキャンセルする場合の正しいメールの書き方(当日/体調不良/別日程)企業側が就活生のために開催する説明会やセミナー。企業分析をするための手段としても活用できますが、次の選考に進むために説明会への参加が必須になっている企業も少なくありません。ほとんどの説明会やセミナーに参加するためには事前の予約が必要です。就活中は忙しく、参加を予定していた説明会をキャンセルせざるを得ないこともあるでしょう。キャンセルの理由に関係なく、どんな場合でも企業への連絡は忘れてはいけません。そこで今回は、説明会をキャンセルする場合の正しいメールの書き方を、例文を交えてご紹介します。「説明会に参加できない=ご縁がなかった」と、キャンセルのメールや連絡をしない、もしくは適当に済ませる就活生も少なくありません。説明会を欠席することで、少なくとも企業側には迷惑がかかっています。そのためできる限り、企業にはキャンセルのメールを入れましょう。注意点1企業説明会のドタキャンはNG企業説明会のキャンセルで一番やってはいけないことが「無断欠席」です。企業側は、説明会の予約をした就活生のために、席や資料などを用意して待っています。小さなことだと思うかもしれませんが、この業務ひとつ取っても労力が必要です。無断欠席をすることによって、次回以降のその企業の説明会に参加できなくなることもあります。無断欠席は企業だけでなく就活生にとっても大きなダメージとなる可能性があることを認識しておきましょう。注意点2説明会の前日の夕方までにメールで伝えるどのような理由であっても、事前連絡はマナーです。企業説明会への欠席が前日までに分かっているのであれば、不参加の連絡はメールで行いましょう。ビジネスマナーとしては電話をする方が良いですが、メールであれば「形に残る」ため、トラブルを避けることができます。連絡する時間帯に関しても、相手への配慮が必要です。前日までと言っても夜遅い時間にするのではなく、夕方(17:30頃を目安)までに送ることで、担当者も説明会の前日までにあなたのキャンセルを把握することができます。企業説明会の当日、急な体調不良などでキャンセルをせざるを得ない状況になることもあるでしょう。その場合、欠席の連絡はメールではなく必ず電話で行ってください。当日キャンセルであれば、担当者がメールを確認できないことを考慮しなければならないからです。当日キャンセルしないことが望ましいのですが、どうしても欠席しなければいけないこともあると思います。連絡になってしまえば、あなたの就活生としての印象も悪くなることもあるので、早めの連絡を心掛けてください。注意点4メールの件名はわかりやすくビジネスメールにおいて件名は非常に重要です。LINEなどのメッセージアプリには件名を入れる箇所がないため、慣れていない就活生も多いかもしれませんが、件名は一目で内容を把握することができるので、手を抜かずに記載しましょう。企業担当者は常にメールチェックをしているわけではないので、必要だと思われるものを優先することも少なくありません。担当者にメールを開いてもらうためにも、一目で内容が分かる件名にしてください。注意点5本文は構成を意識するキャンセルメールで入れるべき必要な内容は、以下の通りです。・キャンセル理由とお詫び細かな部分は後述しますが、本文では最低限の構成を守ってください。メールを読んだ相手が不快を覚えず、しっかりと理解できる内容になっているかが大切です。キャンセルメールは相手側に一切の不備はないため、丁寧な言葉遣いを心掛けましょう。注意点6お詫びの気持ちを込めて書くどのような理由であっても、説明会をキャンセルしたという事実に変わりはありません。ビジネスメールにおける最低限のマナーを守って作成する必要はありますが、何よりも相手に対するお詫びの気持ちを込めて書くことが大切です。たかがメールと思ってしまうかもしれませんが、誠心誠意伝えることで、今後の説明会で覚えておいてもらえるかもしれません。言葉使いに気を付けて、お詫びの気持ちをしっかりと伝えましょう。意外と忘れがちなのが、自分の署名です。メールの導入部分でも誰が送ったメールなのかを書く必要があります。メールの最後にも、名前や大学名、連絡先などを書かなければいけません。これは、ビジネスメールのマナーのひとつとしても知られています。署名は直接会ってやり取りができない分、名刺の代わりとして役割を果たすという意味も含まれています。一度登録してしまえば、次回以降は自動でメールに署名が記載されますので、社会人のマナーとして覚えておきましょう。断りメールの例文6選ビジネスメールは最低限のマナー。言っても、どのように書いて良いのか分からないという人もいるのではないでしょうか。ここでは、説明会キャンセルの理由別に、失礼のない誠実な断りメールの例文をご紹介していきます。本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、急用で伺えない状況となりました。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、体調不良のため欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。会社説明会への参加を予約させていただきましたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。会社説明会への参加を予約させていただきましたが、大学の試験日程が変わり、貴社の説明会の日程と重なってしまったため、参加が困難となってしまいました。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。本日、貴社の会社説明会に参加予定でしたが、身内に不幸があったため欠席させていただきます。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。会社説明会への参加を予約させていただきましたが、諸事情により欠席いたします。お取り計らいをいただいたにも関らず、申し訳ございません。本来であれば電話にてお詫びを申し上げるところ、メールでのご連絡となりましたこと、重ねてお詫び申し上げます。来週以降の日程で説明会が開催される際は、必ず出席させていただきたいと思います。まとめどれだけ丁寧にメールを作成したとしても、本当にこれで良いのかと不安に思うこともあると思いますが、そのときは本文中に例を出したテンプレートを活用してみるのも一つの手です。例文を参考にして、キャンセルの旨や謝罪の気持ちをしっかりと伝えましょう。正しいビジネスマナーを身に付けて、内定を勝ち取ってくださいね。就活ノートに登録すると以下の特典がご利用になれます!・就活に役立つメールマガジンが届きます。・企業の選考情報の口コミ、通過エントリーシートが見放題になります。・会員限定公開の記事が読めます。・会員専用機能が利用できます。お越しください」と言われた時、どんな格好をするべき?SCORE:404就活ノートの作り方SCORE:387実際にあった!マイクロソフト・グーグルの入社試験問題が面白い【回答例付き】SCORE:292顔採用って本当にあるの!?SCORE:235【要注意】推薦書を提出したら内定辞退はできない!?SCORE:175【これじゃ落ちるよ!】私服OK面接に現れたトンデモ就活生SCORE:159【SWOT分析がまじで使える】就活で自分を売り込むための自己SWOT分析!SCORE:158これには面接官もたまらず吹いた!?「面接」で飛び出た爆笑エピソードをネット上から集めました。Up2017.06.25就活ノートの作り方2018.02.19コネ0の僕がテレビ局の内定を貰うまで2018.01.31これには面接官もたまらず吹いた!?「面接」で飛び出た爆笑エピソードをネット上から集めました。