Tweetこんにちは。売上と社員のやる気を一度に伸ばす事を支援するウィズスマイル降旗(ふるはた)です。会議、ミーティング、打ち合わせが多数、開催されているでしょう。社員から出ていることは、あなたもご存知でしょう。あなたご自身が、この様な問題・課題を感じていることもあると思います。先ほどの問題・課題が解消することはありません。今回は、会議に関する問題・課題、これが生じる根本的な原因を明らかにして、どうやって解消するのかをお伝えする第2回目です。会議に関する問題・課題は、5つに集約されることを前回お伝えしました。指名をしないと参加者が意見を言わないということです。参照記事:【解決!会議のやり方】意見が出ない、発言しない状態を解決する動画2番目:会議を行っても何も決まらないことです。3番目:会議の時間が長いことです。これには2つの意味合いがあります。一つは、会議そのものの設定時間が長い。4時間とか5時間といった会議をやるというケースがあることです。一点は、当初予定していた会議の時間が伸びる点です。当たり前にに起きている点です。今回は、この2番目と3番目について考えます。残りの4番目:会議がなにしろ多い点。5番目:会議で決めた事をなかなかやらない点。次回とその次でお伝えします。終了予定時間の例えば10分前になったら、もう終了間近だと告知をさせます。会議を終了する様にしましょう、い言われます。予定時間内で終わるのかというと、あなたもよくご存知のように、そんなことにはなりません。表面的な手法に頼っているからです。何を議論するのかを決め、どういう時間内でやるのかをマネージしたら進行できるのか、というと、そんなことはないことを示しています。会議の大前提とはそもそもですが、なぜ会議をやるのかという点から考えたいと思います。関係する人の間で何か議論をして決める必要がある、ということがある時、その「場」として会議を設けます。何がどのように決まった状態にするのか、ということが、まず最初にあることが必要です。予算と実績について、みんなで集まって何か意見を言ってくださいね、では会議は成立しないということです。ほとんどの会議がこのノリで運営されています。この件について会議を開きますという形で行われています。時間ばかりが過ぎていくことが起きてます。明確に持っているべきもの、よくわかっていなければならないことです。議事進行ができることはありません。会議で到達したいゴールが定まっていること。この決めた内容、この時間の中でこれだけのことを決める、ということが決まっているから、それを実現するために議事進行に意味があります。会議の準備とは決めた時間内で、何をどのようにして決めた状態にもっていくのか。何をどの順序で何をもとにどの観点で議論をするということが明らかになります。足りないのかということがわかってきます。本当は1時間よりもっと時間が必要だとか、あるいは、1時間はいらなくて30分で可能だ、ということがわかってきます。会議を進行すれば良いのです。結果何も決められないのです。会議の時間ばかりがたってしまいます。会議の進め方どの資料を使って、それをどのタイミングで提示して、どの内容どの点を示して何を議論して、その議論の結果を使って、次に何の点を議論するのかを事前に詳しく考えておく。会議のシナリオ、手順が決まっているので、どの部分にどのくらいの時間を配分するかということもある程度考えておきます。会議全体を仕切ることができます。時間内で決まる会議とは時間配分をわかっているから議事進行役が会議を仕切ることが初めてでます。議事内容もよくわかっていないタイムキーパーがあと10分で会議は終了ですと議事進行役に伝えるようなことは全く意味がないし、役に立ちません。予定した時間の中で会議が終わります。「予定した通りに会議は進むとは限らない」という意見があるでしょう。その解決策をお伝えしておきます。予定通りに進まない理由は2つあります。一つは議論のズレがあります。議事進行役が想定していた内容から議論がズレていってしまうことがあります。議論を修正すべきです。「論点がズレているから、それは別の時に議論しましょう。議事進行役が議論を修正するものです。修正をするということができます。重要な観点が出てしまう様な場合です。準備が十分ではなかったと言わざるを得ません。会議に関するシナリオの検討が甘かったということです。正直なところ解決策はありません。決めることを決めるのかについて対応策をお伝えしておきます。何をどのように決めた状態にするのかというゴールを決めることが必要だということをお伝えしたわけですが、このゴールを少なくとも2段階で用意することです。これは本来この会議では、ここまで決めておきたいというゴールを指します。物事が進まないというゴールはこれ、というものです。少なくともここまでは決めておかないと全体の業務やプロジェクト等々を考えた時に会議をやっただけの時間を割いた意味がないというこのゴールを少なくとももう1つは決めておくことです。議論が白熱してしまう。進行を修正し、ヨリ戻すことをします。別にもう1回短い時間でも良いので会議の場を設けて決める、という風に会議全体を仕切ります。予定した時間の中で会議が終わることが実現できます。会議が多い、しょっちゅう会議があって仕事にならない、に対して何が原因でどの様に解消するのか、について考えます。代表”あなた”の事業の売上・収益と社員のやる気を一度に伸ばす支援をおこなうウィズスマイルの代表。両者の立場での失敗とそこからの成功を体系化し、売上・やる気を一度に伸ばす「事業構築メソッド」として提供。短期間にラクラクと売上増を導き出し事業成長の継続を容易に実現し社員のやる気を引き出し、自ら考え行動する社員が増え競合にマネされない、例えマネされても競合が撤退するしか無い事業が成長する事業継承ができるなどを実現しています。実際の成果・結果は、「ウィズスマイルのご紹介」ページを参照してください。「経営者の気持ちが良くわかっている人なので、悩んでいるならとにかく駆け込め!」と紹介してくださる支援先が少なくありません。ウィズスマイル(WithSmiles)。