Toodledoのビュー機能はすごい。機能の設定方法を、その本質的役割から考える。>Toodledoのビュー機能はすごい。機能の設定方法を、その本質的役割から考える。Toodledoのビュー機能Toodledoのビュー機能はすごい機能です。Toodledoは、タスクのデータベースです。データベースなので、たくさんのタスクを登録することができます。100個だって1000個だって10000個だって可能です。こんなたくさんのタスクの全部を目の前に並べられると、そこから今やるべきタスクを見つけるのが大変です。タスクリストに並んでいるタスクの優先順位や実行順序がわかりません。膨大な数のタスクが平板に並んでいるリストを見ても、そのタスクを片付ける気が起きません。そこで、Toodledoは、特定の条件でタスクを絞り込んだ上で、特定の基準でタスクを並べ替え、さらに特定の観点でタスクに区切りを入れてくれます。特定の観点でタスクに区切りを入れることで、タスクリストに構造を与えて、タスク実行のやる気を引き出します。Toodledoにとって、特定の条件でタスクを絞り込み、特定の基準でタスクを並べ替え、特定の観点でタスクに区切りを入れる機能は、とても大切な機能です。特定の条件での絞り込み特定の基準での並べ替え特定の観点での区切りをセットで設定してくれる機能。それが、ビュー機能です。Toodledoがきちんと機能するタスクマネジメントシステムである理由のひとつは、Toodledoが使い勝手のよいビュー機能を持っているからです。Toodledoのビュー機能の設定方法を、その役割から考えるただ、Toodledoのビュー機能は、アカウントを作ったばかりの初期状態では、あんまり使いやすくありません。Toodledoのビュー機能に、その本来の力を発揮してもらうには、自分なりにちょっとした設定をする必要があります。Toodledoのビュー機能は、どのように設定するとよいでしょうか。Toodledoのビュー機能の役割から設定方法を考えるのがよいと思います。Toodledoのビュー機能の役割、つまり、Toodledoのビュー機能は何のために存在するのかといえば、それは、どのような条件でタスクを絞り込みたいか?どのような基準でタスクを並べたいか?どのような観点でタスクに区切りを入れたいか?という3つの問いをコントロールするためです。この3つの問いは、Toodledoのビュー機能の本質的な役割と深く結びついています。この3つの問いに沿って、Toodledoのビュー機能の設定方法を考えると、きっと、うまくいきます。そこで、以下、3つの問いに沿って、Toodledoのビュー機能の設定方法を考えます。機能は、タスクを絞り込む第1の問い「どのような条件でタスクを絞り込みたいか?」は、「どのビューを使うか?」という問いと、深く結びついています。機能の第1の役割は、Toodledoに登録したタスクを絞り込むことです。「どのような条件でタスクを絞り込みたいか?」を考えれば、「どのビューを使うか?」が見えてきます。Dateが特定の日のタスクのみを絞り込んで表示したい」ときに使うビューです。Folderビューは、「特定のFolderに所属するタスクのみを絞り込んで表示したい」ときに使うビューです。若干変わっているのがMainビューで、これは、「条件による絞り込みを行わず、すべてのタスクを表示したい」ときに使うビューです。第1の問い「どのような条件でタスクを絞り込みたいか?」を自分に問いかけると、私の答えは、次の3つです。条件による絞り込みを一切行わずに、自分の手持ちタスクすべてを一望したい「タスクの実行日が特定の日(特に、今日)」という条件で、タスクを絞り込みたい「特定の案件に所属するタスク」という条件で、タスクを絞り込みたいこの希望は、すべて、ビュー機能を使い分けることで、実現できます。条件による絞り込みを一切行わずに、自分の手持ちタスクすべてを一望したいときに、Mainビューを使います「タスクの実行日が特定の日(特に、今日)」という条件で絞り込んだタスクを表示するために、Calendarビューを使います「特定の案件に所属するタスク」という条件で絞り込んだタスクを表示するために、Folderビューを使いますそこで、私が使うべきビューは、MainビューCalendarビューFolderビューの3つです。このように、第1の問い「どのような条件でタスクを絞り込みたいか?」によって、「どのビューを使うか?」を決めることができます。3.「どのような基準でタスクを並べたいか?」&「どのような観点でタスクに区切りを入れたいか?」から、各ビューの第1順位のソート基準を考える第2の問い「どのような基準でタスクを並べたいか?」と第3の問い「どのような観点でタスクに区切りを入れたいか?」という問いは、2つまとめて、「第1順位のソート基準を何にするか?」という問いに変換できます。Toodledoでは、ビューごとに、3つのソート基準を選ぶことができます。第1順位のソート基準、第2順位のソート基準、第3順位のソート基準です。タスクの並び順は、第1順位から第3順位のソート基準によって、決まります。タスクの区切りは、第1順位のソート基準によって、入ります。DateもContextも同じものは、Folder順に並ぶという順序になります。Dateが過去のタスク、今日のタスク、明日のタスク、という単位で)になります。そのため、第1順位のソート基準を決めるということは、そのビューの基本的なタスクの並び順を決め、そのビューのタスクリストに入れる区切りを決めるということです。そこで、各ビューの第1順位のソート基準は、大切です。各ビューの第1順位のソート基準を、どのように決めたらよいでしょうか。第3の問い「どのような観点でタスクに区切りを入れたいか?」です。以下、Mainビュー、Calendarビュー、Folderビューの順に、第2の問い「どのような基準でタスクを並べたいか?」と第3の問い「どのような観点でタスクに区切りを入れたいか?」を検討することで、各ビューの第1順位のソート基準を検討します。Mainビューa.Mainビューの役割Mainビューでは、タスクの絞り込みはなされておらず、基本的に、すべてのタスクが表示されています。Mainビューの役割は、自分の手持ちタスクのすべてを一望することです。この役割を果たすために、何を第1順位のソート基準とするとよいか、以下、検討します。締切りが迫っているタスク(たとえばこれから1週間程度で締切りがやってくるタスク)がどの程度あるのかいつごろ、どれくらい忙しいのかです。タスクを、実行日の時系列で並べれば、この2つを知ることができます。Dateにしています。Dateごとに、区切りが入ります。締切りが迫っているタスク(たとえばこれから1週間程度で締切りがやってくるタスク)がどの程度あるのかいつごろ、どれくらい忙しいのかを知りたい、という私の希望にかなっています。Folderにしています。なるため、よりきめ細やかに、実行時順にタスクを並べることができるためです。そんなわけで、Mainビューは、こんな感じになります。Dateにすることによって、Mainビューは、私に自分の手持ちタスクの全部を一望させてくれる、という役割を果たします。Calendarビューa.Calendarビューの役割Calendarビューは、タスク実行日が特定の日、という条件でタスクを絞り込むためのビューです。Calendarビューに私が求める役割は、一般的には、「タスクの実行日が特定の日」のタスクを知りたい、ということなのですが、より大切なのは、「タスク実行日が今日のタスクを知りたい」ということです。いうのも、私は、Calendarビューを使うことで、Toodledoで「Dailyタスクリスト」を作っているからです。Toodledoで「Dailyタスクリスト」の3つの特徴を実現するために、Toodledoのどの機能をどう使うとよいかそこで、Calendarビューで「Dailyタスクリスト」を作る、という観点で、どのような基準でタスクを並べたいかどのような観点でタスクに区切りを入れたいかという2つの問いを検討します。b.どのような基準でタスクを並べたいか「Dailyタスクリスト」は、常に傍らに置いて、その日1日のタスク実行時に、参照し続けるタスクリストです。そのため、「Dailyタスクリスト」のタスクは、タスクを実行する順番に並んでいるのが望ましいです。実行順で並んでいれば、余計なことを考えることなく、上から順番に、淡々とタスクを実行することが可能になるからです。タスクを実行順に並べるために使えるToodledoの機能には、大きく分けて、2つの候補があります。Timeを使う、ということです。タスク実行時期について、日単位より細かく、時刻を付与する、という方法です。ひとつは、Contextを時間帯で作成する方法です。Timeを使うほうが、細かく順序を制御できます。Contextだと、時間帯ごとにまとめるだけです。Timeを設定するのは、それなりに面倒です。一長一短なので、並び順だけでは、どちらを第1順位のソート基準にするかは、決まりません。c.どのような観点でタスクに区切りを入れたいかが、しかし、「どのような基準でタスクリストに区切りを入れたいか?」という第3の問いとの関係では、大きなちがいがあります。Timeでは区切りが入らないContextなら、時間帯ごとに区切りが入るというものです。私は、時間帯ごとに、タスクリストに区切りを入れたいと考えています。いうのも、区切りもなく、50個も100個ものタスクが並んだタスクリストを見ていても、あんまりやる気が湧いてこないためです。そこで、私は、Calendarビューの第1順位のソート基準を、Contextにしています。第2順位、第3順位は、FolderとLengthにしています。そんなに厳密に考えたわけではありません。こんな感じになります。Contextに時間帯を割り当てる時間帯Context運用については、以下の文章でも検討しました。Folderビューa.Folderビューの役割Folderビューは、特定のFolderに所属するタスクだけを絞り込んで表示するビューです。特定の案件に所属するタスクだけを絞り込んで表示したいということです。この目的は、その案件に所属するタスクだけを表示することによって、その案件の今後の見通しをつけるその案件の今後を進め方を計画することです。Toodledoを使って、長期プロジェクトを計画的に着実に粛々と遂行するでは、その案件の今後の見通しをつけ、今後の進め方を計画するためには、どのような基準でタスクを並べ、どのような観点でタスクに区切りを入れるとよいでしょうか。b.どのような基準でタスクを並べたいかFolderビューで行うのは、特定の案件の今後の進め方です。今後の進め方を考えるためのビューなので、タスクを時系列で並べるのが合理的です。Dateを第1順位のソート基準にしています。c.どのような観点でタスクに区切りを入れたいかなお、Folderビューは、タスクリストの区切りについては、どっちでもいいかなあ、という気がしています。Dateにすれば、タスクの実行日ごとにタスクリストに区切りが入ります。Folderビューでの案件見通しは、それなりに長期間を計画するために使います。Dateによる区切りがあることのメリットは、とくに感じていません。第2順位と第3順位は、ContextとFolderにしています。そんなわけで、Folderビューは、こんな感じです。4.ビュー機能を自分なりに設定できると、Toodledoによるタスクマネジメントシステムは、力を発揮するToodledoのビュー機能は、すごいです。機能を自分なりに設定できると、Toodledoによるタスクマネジメントシステムは、大きな力を発揮します。以下、私が考えるビュー機能の役割と、私が使っている3つのビューの設定方法を、簡単にまとめておきますので、ぜひ、自分なりのビュー機能の設定方法を模索してみてください。便利な3つのビューの、役割と第1順位ソート基準Mainビューの役割は、絞り込みなしで自分の手持ちタスクすべてを一望すること。Calendarビューの役割は、とりわけ「Dailyタスクリスト」を作ること。Calendarビューの第1順位ソート基準は、タスクの実行時間帯を意味する、Context。Folderビューの役割は、特定の案件の見通しをつけたり、計画を立てたりすること。アカウント作成から最初の設定までToodledoでタスクマネジメントシステムを構築するためのステップを、私家版スタートアップガイドという形でまとめてみました。瞬時レビューと実行中メモで、タスク実行中の感情&脱線を処理する。大きな仕事を片付けるには、たくさんの時間と手間がかかります。記事を読むToodledoをタスクシュート式で使う人へ。なんと、ついに、できちゃいました。irodrawEdition」をキーボードから使うための導入準備(Mac)諸事情により、Macの環境を再度設定しています。→もっと見る『クラウド時代の思考ツールWorkFlowy入門』WorkFlowyの本を書きました。子育てに没頭中のワーキングパパです。1980年代生まれ、愛知県在住。好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。このブログは、毎日の暮らしに彩りを加えるために、どんな知恵や情報やデジタルツールがどのように役に立つのか、私が、いろいろと試行錯誤した過程と結果を、形にして発信して蓄積する場です。ToodledoとストレスフリーToodledoのビュー機能はすごい。機能の設定方法を、その本質的役割から考える。