そのしくみをまとめてみました。経理の結果、蓄積された会計データのチェックは、もちろん会計ソフトでもできます。そのほうが一般的ですし間違いがありません。私は税理士という仕事しながら、会計ソフトが使いやすく、見やすいとは思えません。会計を組み合わせています。会計ソフトではなく、Excelで会計データのチェックをやる理由は、速くてやりやすくて、落ち着くからです。会計ソフトのあのフォント、色(何故肌色......)、操作性は、落ち着きません。お客様はもちろん自分のデータもExcelでチェックしています。普通であれば一部分だけExcelを使い、会計ソフトと併用するほうがおすすめです。・Excelに入力したデータを会計ソフトに取り込んで(インポートして)会計ソフト上でチェックする。上でチェックし、修正は会計ソフトでやる、またExcelで資料をつくる・会計ソフトからデータをExcelに変換してExcelでチェック・修正して、再度会計ソフトに取り込む(会計ソフトのデータは一旦削除します)。Excelと経理、会計の連携はこの本に書きました。会計ソフトにインポートすること、会計ソフトからExcelにエクスポートすることが、結構面倒くさく感じます。データ量が多くなるとエクスポートやインポートの時間もかかりますし、Excelでチェック・修正してインポートして確認してみると、再度修正が必要ということもあったりもします。会計ソフトのデータをExcelに出してそこで数字を最終的に固めてから、最後は会計ソフトに戻すということをやっています。すべてExcelの操作性でできますし、Excelのデザインでできるわけです。上で会計データを集計して推移表をつくりチェックしつつ、元帳で残高をチェックすることもできます。会計ソフトによってはちょっと工夫が必要です。ネットバンクやクレジットカードのデータを連携している場合は、データのやり取り時に気をつけなければいけません。してもの場合は、連携を解除したほうが早いでしょう。クラウド会計ソフトだと、連携したデータの修正が必要な場合は、めちゃくちゃ大変です。(チェック、修正の必要がないくらい自動化しているのが理想ですが。Excelの重要なスキルを使えますので、よいトレーニングもなります。(セミナーのテーマとしてやろうかなと思ってるところではあります。・Excelマクロ(あったほうが便利です)。New!強みづくり過去記事一覧(直近365)■スポンサードリンク会計データのチェックをExcelでやるしくみ次のようにして、会計データのチェックをExcelでやるしくみをつくっています。初回は大変ですが、しくみをつくれば、あとは、新しい会計データをエクスポートするだけでよくなります。会計データをエクスポート今回の事例では、会計データを弥生会計からエクスポートしています。弥生会計のパターンでしくみをつくっておけば、クラウド会計ソフトでもつかえます。)エクスポートするのは仕訳データ(仕訳日記帳)です。仕訳日記帳を表示し(Alt→C→Enter)、[ファイル]→[エクスポート](Alt→F→E)でエクスポートしましょう。Excelボタンでエクスポートしたデータは使いにくいのでおすすめしていません。会計ソフトのデータをExcelで使うことを考えると、1つ気をつけなければいけないことがあります。それはデータ1行で1つの意味を持つように仕訳を入れることです。具体的にいえば複合仕訳を使わないということになります。給与の仕訳であれば[諸口]を使って1行ずつデータを入力または処理するようにしましょう。xxxxといった形です。複合仕訳であっても、Excelで扱えないことはないのですが、手間がかかります。どっちを主に置くかということを考えると、Excelでデータを加工できたほうが楽ですので、仕訳データ形式で入れましょう。取り込んだりしています。出納長形式で入力する場合も、会計ソフトにインポートするときは、データ形式にしなければいけません。エクスポートしたデータは、データの見出し(1行目のタイトル)がついていないのでつけておきましょう。必要な部分だけで構いません。使わないところは適当に数字でも入れておきます。見出しをつけたら、Excelのテーブルにしておきましょう。いったエクスポートしたデータは、列を削除しないのがポイントです。ここで削除してしまうと次にエクスポートしたときも削除しなければいけなくなりますし、データを会計ソフトに戻す(インポート)ときも困ります。弥生会計からエクスポートしたデータの日付データの形式はExcelで加工できないできません。これをExcelで加工できるように一工夫しておきましょう。これをこんな形式でエクスポートできるようにしてるのかわかりませんが。元号(H)の後に、ピリオドが入ってるのが邪魔ですので、このピリオドを置換で取り除きます。日付のD列を選択して、Ctrl+Hで置換のボックスを出し、[置換前の文字列]にピリオド、[置換後の文字列]は空欄にしておくと、置換前の文字列を消すことができます。これでピリオドを消しておけばExcelでも扱えますし、なおかつこのデータを弥生会計に戻すこともできます。仕訳データにあるのは、消費税込の金額と消費税額ですので、税抜金額を準備しておかなければいけません。消費税免税の場合や、税込で経理している場合は必要ないのですが、税抜きで準備しておけばどのケースでも使えるようになります。Excelデータで消費税区分を修正した場合に、たとえば、対象外のものを課税と変更したら消費税額も修正しなければいけません。弥生会計の場合は、消費税区分が対象外の場合、消費税額に何か数字が入っていても無視して0で取り込んでくれます。Excelで修正してチェックする方法をやるのであれば、[対象外]だと消費税額を0にしないといけません。毎回それで気を使うのも面倒ですので、数式をあらかじめ入れておき、消費税区分によって消費税額が変わるようにしておきましょう。IF関数で条件を細かく設定してもよいのですが、私の場合は消費税区分の特徴を利用しています。8%」や「課税売上8%」と、一番右が「%」です。「もし、消費税区分の一番右が%だったら、消費税を計算する(端数切捨て)。なかったら0という数式を入れます。消費税8%だと、こういった数式です。その数式を借方・貸方それぞれに入れておきましょう。税抜金額も計算しておきます。前述したように、会計ソフトからエクスポートしたデータの列は削除しないようにしますので、データの一番端に入れましょう。弥生会計のデータは、Y列までデータが入っていますので、Z列から追加するデータを入れていきます。列に入れるのは、借方の税込金額から消費税額を引いたもの、AA列に入れるのは、貸方の同様のものです。消費税額が0になりますので、税込金額でも税抜き金額でも同じ金額になるわけです。(なお会計ソフトの設定によっては消費税の処理で端数が出る可能性もあります)。データをテーブルにしておけば2行目(見出しの下)数式を入れれば、それですべての行に数式が入りますので、その便利さをいかしましょう。ピボットテーブルで会計データを集計する会計データの集計は一工夫必要です。借方つまり左側と、貸方つまり右側でそれぞれ集計しなければいけません。そのしくみにピボットテーブルを使っています。関数ですべて計算したり、マクロでやる方法もあったりするのですが、ピボットテーブルがシンプルでわかりやすいかなとまずは借方の科目と借方の税抜金額で集計し、それを月別に並べてみましょう。ピボットテーブルでは次のように集計します。このピボットテーブルのシート名を「借方」にして付け、そのシートをコピーして、もう1つピボットテーブルをつくります。これで集計の準備は整いました。推移表のフォーマットを準備するピボットテーブルで集計した、数値を使って推移表として集計していきます。推移表とはこのような月別の推移を示したものです。(サンプルは4から6月の3か月です)データのチェックするにはこれがおすすめです。私はこれでしかしか使っていません。推移表のフォーマットは、会計ソフトで使っている、つまり経理で使っている科目をすべて入れなければいけません。後でチェックもできますのである程度入れといて数式を入れていくという形で大丈夫です。それぞれに入れていきます。月についても会社の決算に合わせて入れておきましょう。いったところは連動させずに、足したり引いたりする数式をそれぞれ入れておくのがオススメです。したほうがVLOOKUP関数による連動ミスを見つけやすくなります。方も、資産合計と負債純資産合計のをチェックして、連動や集計がうまくいってるかを確認しましょう。前期残高があるので(設立1期でない限り)、これも入れておきましょう。借方ー貸方となります。科目によってそのパターンを分けつつ集計していかなければいけません。集計にはVLOOKUP関数を使っています。集計というよりデータを連動するというイメージです。(SUMIF関数でもできるのですが、デメリットもあるのでVLOOKUPにしています。