導入事例PBXとSkypeを連携したユニファイドコミュニケーション環境で、居場所にとらわれない効率的な働き方を実現。運用管理コストの削減とさらなる生産性向上に期待。株式会社トヨタデジタルクルーズは、1996年、トヨタ自動車株式会社を母体に、トヨタグループのIT支援を行うために誕生しました。ヨーロッパやアジア、アメリカなどに拠点を持ち、トヨタグループの生産体制を支えています。ひとつのネットワークで結び、事業の効率性・安全性の確保、ワークスタイル変革をサポートしているトヨタデジタルクルーズは、先行して自社の業務効率向上を目指し、老朽化したPBX設備のリプレイスに伴う音声環境の見直しと同時に、ワークスタイルの変革、無駄なコストの削減をテーマに、次世代コミュニケーション基盤の活用に踏み切りました。以下、Skype)をベースに独自にログ取得機能を強化。同僚のプレゼンス(在席情報)の確認やチャットの利用といった場所にとらわれない新しい働き方をセキュリティを考慮しながら実現するとともに、同社のサービス「D.e-Lync」として提供を開始していた。山田弘光氏は当時を振り返る。同社は、会社が管理するスマートフォンや携帯電話の台数を削減し、運用コストと運用負担の軽減を図りたいと考えていた。そこで、PBXのリプレイスと同時に、さらなる「効率的な働き方」の実現を目指し、Skypeと音声システムを連携したユニファイドコミュニケーション環境の実現を決めた。新システムの検討に際し、トヨタデジタルクルーズが掲げた方針は3つあった。1つ目はスマートフォンからもPCからもどこからでも「相手の状態」をまず確認し、最適な連絡手段を選べること。2つ目は、既に利用していたSkypeの仕組みに「電話」という連絡手段も統合し、メールアドレスや内線番号を意識せず、連絡を取りたい相手の「名前と連絡手段」を選ぶだけでコミュニケーションが取れること。3つ目が、内線だけでなく外線も含め、どこにいても誰とでも連絡が取り合える環境を構築することだ。無用な取り次ぎを無くし、全社員の業務効率を上げるとともに迅速な対応によるCSの向上を目指した。そこで、これらの方針を実現する方法として、インフラ構築において高い信頼を寄せるNECネッツエスアイ株式会社が提案していた「uniConnect3」(以下、uniConnect)の採用を決めた。uniConnectは、「スマートフォンを固定電話のように使う」ことに焦点を当てたPBXシステムだ。uniConnectを使えば、社内外問わず、会社の電話番号に掛かってきた電話をスマートフォンで受けられる。専用のダイヤラーアプリケーションから発信すれば、相手には会社の電話番号で通知される。居場所にとらわれず、会社の電話番号でコミュニケーションが取れる。トヨタデジタルクルーズでは、uniConnectとSkypeを統合し、PCでもスマートフォンでも、相手のプレゼンスを確認して、チャット、メール、電話の中から、状況に応じたコミュニケーション手段を自由に選択できようにしたい、と考えた。そこで、エス・アンド・アイは新たなモジュールを開発し、uniConnectに実装した。それにより、社員はSkypeクライアントのアドレス帳から連絡相手を選択し、メニューから「uniConnect発信」を選択するだけでPCからも内線/外線の通話が可能となった。保留や転送なども使える。プレゼンス情報も連携している。相手の状態を確認してから電話を掛けられ、通話中はプレゼンスが「取り込み中」に更新される。デバイスや場所に依存しないを理想的なコミュニケーションが実現したのだ。取り次ぎ業務の撤廃により、業務効率向上uniConnectの導入とともに、トヨタデジタルクルーズは、代表電話への転送を廃止し、不在着信はすべてボイスメールで受信するようルールを徹底した。取り次ぎによって業務が中断してしまいがちだった女性社員を中心に好評だという。uniConnectが持つ特許技術により、会社番号への着信をスマートフォンで受ける際も発信者の番号が表示されるとともに、着信履歴にもきちんと残るため、移動中や打合せなどで電話に出られなかった場合でも折り返せる。取り次ぎによる業務の中断はもちろん、外出中の着信の有無や伝言の確認のためだけに帰社することもなくなり、業務効率の向上、さらには迅速なお客様対応も可能になった。担当課長の阿野孝利氏は話す。トヨタデジタルクルーズでは、業務内容に応じて、配布する端末も異なる。外出の多い社員にはスマートフォン、内勤が中心の社員にはソフトフォンという具合だ。端末ごとに使い方の説明会を開催し、啓蒙を行った。取り次ぎの撤廃、不在時のボイスメール応答など、これまでの働き方が大きく変わることを、全社員に理解してもらうためだ。お客様への連絡先変更の通知期間や通知方法、これまでの連絡先との並行期間の設置なども検討し、スムーズに移管できるよう最前を尽くした。導入後も問い合わせ窓口を設け、社員からの質問に丁寧に対応している。「ワークスタイル変革」を成し遂げるには、新たなシステムを導入するだけでは巧くいかない、社員の協力があってこそなのだ。人事異動や組織変更に左右されない仕組みで運用負担を軽減トヨタデジタルクルーズでは、拠点ごとに設置されていたPBXを一カ所に統合し、会社の電話番号として全社員に「050-xxxx-xxxx」番号を付与した。uniConnectは、携帯電話番号と会社の電話番号の両方を1台のスマートフォンで使える。標準ダイヤラーを使えば携帯電話番号での発信、uniConnectダイヤラーを使えば会社の電話番号での発信と、プライベートとビジネス利用を使い分けられる。この特長は、BYOD促進という同社の目的にマッチした。付与する番号に050番号を採用したことで、入社から退社まで社員は1つの電話番号を使い続けられるようになった。uniConnect/SkypeをActiveDirectoryと連携させることで、ユーザー情報を一元管理できるようになり、運用負担を軽減している。「人事異動や組織変更による電話帳登録やPBXシステムなどの変更作業は、入退社時以外はゼロになりました。グループ着信を廃止したことで、運用面での業務を大幅に削減できました。BYODの促進そして、生産性向上を目指した柔軟な働き方に期待トヨタデジタルクルーズでは、2016年4月からフリーアドレスを導入した。固定電話の台数を最小限に抑え、すべての社員がソフトフォンもしくはスマートフォンで外出時はもちろん社内のどこにいても電話に応答できるようになったからだ。当初の課題であったBYODの促進による管理端末台数の削減にも効果が出ている。その便利さがクチコミで広がり、外出の多いSEを中心に私物のスマートフォンを利用する社員が増えている。BYODのより一層の拡大とともに、管理デバイスを減らし運用負担やコストを削減しながら、居場所にとらわれない働き方で、さらなる生産性向上に期待を寄せる。アフターセールスといった全工程を貫いて、あたかも一つの企業のごとく機能させるには、情報ネットワークの存在は不可欠です。トヨタデジタルグルーズは、トヨタグループのあらゆる情報の流れを止めることなく、情報ネットワーク環境を構築、運用、また進化させることを目指しています。-資料請求・お見積・ご相談は、S&Iまでお気軽にお問い合わせください。