紙文書とネットワーク上のデジタル文書が混在するビジネスの現場において、「文書」は日々生産され、日を追うごとに蓄積されます。個人のデスクまわり、職場の書架やキャビネットを見回すと、フロアスペースの多くが文書に埋もれていることに気づくはずです。それらの文書が決められたルールに則って分類・整理・保管され、スタッフ間で共有されていれば何ら問題はありませんが、例えば担当者の主観による分類が実施されたり、人事異動などにより「どこに、何があるのか」の情報が正しく引き継がれなかった場合、文書を探しても容易に発見できなかったり、スペース確保のための文書廃棄作業も困難となります。業務効率の改善やサービスの向上、情報セキュリティの観点からも、適切な文書管理はこれからのビジネスに欠かせないテーマです。文書管理はプロの技術。しつけのことで、例えば製造業などで多く取り組まれています。整理整頓といっても単なる美化活動ではなく、職場が抱える課題を解決するための活動です。オフィスの文書管理もこのような「整理整頓」の延長だと思われがちですが、それはあくまで個人や小グループ、または家庭レベルの話です。組織における文書管理は、最終的には保管期間を満了している文書を洗い出し、廃棄するまでの一連の流れを指します。保管中の「管理」も大切な技術ですが、「捨てる」のも重要な技術。本来、オフィスの文書管理はその道のプロフェッショナルのサポートが欠かせません。到来によって「文書」はますます多様化・複雑化しています。行政機関であればいわゆる「公文書管理法」によって、公文書の作成と管理に関する統一ルールが設けられました。市町村合併後の文書管理運用の見直しなども含め、行政文書を取り巻く環境は大きく変化しています。民間企業においても、例えば「CSR(企業の社会的責任)推進」によって情報公開への対応が新たに生じたり、「働き方改革」に取り組むため、情報の保管場所を集約し、ネットワーク経由で「いつでも、どこでも」仕事ができる環境を整備する動きが急加速しています。活用とリスク対策はセットでグローバル化や働き方改革が進行するほど、情報資産でもある文書の整理・保管・利用に関するルールづくり、システムづくりが必須です。共有情報を「活かす」ことでスピーディーなビジネスにつなげ、ライバル企業との競争に打ち勝つことが第一の目的ですが、同時に、情報漏洩や不正アクセスから「守る」といったセキュリティの視点も欠かせません。昨今、国内や海外で頻発している情報システム関連の事故は、企業の存亡を左右しかねないほどの大問題であり、機密情報や個人情報を含む情報資産へのアクセス制限の徹底が必要なのは言うまでもありません。予期せぬ災害や不測の事態への備えもいまや必須事項で、「事業継続計画(BCP)」に即した危機管理対策は規模の大小を問わず、すべての企業に求められている喫緊の課題です。する文書管理業務を幅広くサポートしてきました。来る創業50周年に向けて「文書管理の総合サービス企業」にふさわしいビジネスを展開する中で、行政機関や民間企業の生産性向上や競争力強化、情報セキュリティ対策を支援しています。