採用活動も本格化する時期に入ってきました。この時期はセミナーの対応や選考の準備など何かと業務が重なってしまうものです。この繁忙期を少しでも効率的に乗り切るコツについてご紹介致しましょう。業務をマニュアル化しておくこれは今後のためにも必要なことですが、いつか他の社員が採用業務に就くことも考えて採用業務を完全マニュアル化しておくことをお勧めします。・電話応対マニュアルやるべき項目を箇条書きにしてチェックリスト化し完了の日付などを記入できるとよいです。どの時期に何をやるのかが明確であれば、必要な事だけをサクサクと進めていくことができます。一時的に業務が繁忙になるので、普段は他の業務に就いている社員にも手伝ってもらう場合にもこのマニュアルが役に立ちます。事前にできる採用業務は準備をすすめる例えば、面接の連絡や面接の資料作りなどは、どの学生が面接対象なのかわからないとその作業に取り掛かることはできません。採用業務ではこのようにタイムリーな作業というものが一時的に重なってしまうので一定の期間、業務が繁忙になってしまうのです。重なってしまうものは仕方がないので、前もって準備できることは事前に準備をしておきましょう。事前に準備できる業務には以下のようなものがあります。・メッセージの内容検討(エントリー直後用、セミナー直前用など)・繁忙期に他の社員に依頼すべき事のまとめと指導用のマニュアルこれはほんの一例ですが、採用業務中は例年通りの業務も多く、その時でなければならないこと以外の業務は探せば結構あります。忙しくなりすぎる前にできる業務はやっておき、繁忙期に慌ててやることがないようにしましょう。時間がある時に準備、検討をしておくことでミスを防ぎ、内容の濃い準備をすることができます。一時的に人員を増員する会社の状況にもよりますが、明らかに普段よりも多すぎる業務が一時的に発生してしまうので事前にその時期だけ人員を増員できないのか検討してみるのもよいです。社内の他の業務の担当に手伝ってもらうのもいいですし、数か月のみ派遣社員を雇うという方法もあります。採用業務の経験者なら電話応対も慣れていますしそれなりに戦力になります。普段の採用担当者以外にも依頼できる業務の例にはこのようなものがあります。探してみるとお願いできる業務はたくさんあります。どれだけ事前準備を進められるかがカギ採用業務はどうしてもその時でないとできない業務も多々発生してしまうので深夜残業が頻繁に発生してしまう時期でもあります。それでも事前にできることは前もって準備しておくことで目の前のタイムリーな業務に集中することができれば、繁忙期を効率的に乗り切ることができます。新卒採用についてのご相談はこちら!新卒採用において抱えている悩みや課題はありませんか?弊社では、豊富な事例をもとに御社に最も適した方向性を一緒に考えることができます。ご相談は無料ですので、まずは一度以下の問い合わせページよりご相談ください。け採用ノウハウサイト「新卒採用の手引き」運営局です。採用担当者や人事向けに採用ノウハウや採用関連ニュースの情報を配信しています。人気記事ランキング新卒採用がはじめての採用担当者へ。採用担当者におすすめ。