文書管理規程と他の規程との位置づけ企業によっては、これら全ての規程が存在しているわけでなく、1つの規程の中に含まれていたり、あるいはもっと細かく規程が分割されている場合もあるでしょう。ここでは、上図の例でそれぞれ規程の文書管理との関わりを説明します。基本事項を決めたものです。文書管理規程の改定もこの規程管理規程に準じます。電子情報の取扱い(持出方法、個人のPCに重要情報は置かないなど)、ネットワークを経由したアクセス(IDやパスワード管理、アクセス権限など)は、文書管理規程と密接に関わります。この規程の適用範囲を電子情報に限定せず紙文書や媒体を経由しない情報(知識)までを含んでいる場合もあります。管理する文書の中で個人情報と特定された文書はこの規程に沿って対応します。指定されている文書の取扱いを取り決めたものです。保管の方法(紙文書の場合は施錠保管用キャビネットの利用など)、廃棄の方法(紙文書の場合は溶解やシュレッダー、電子メディア媒体の場合は物理的破壊など)などが含まれます。ここでは別に示しましたが、情報セキュリティ規程に含んでいる企業も多いようです。「決裁規程」はそれらを表わします。このように規程は相互に関連していますから、文書管理規程を見直す場合に周辺の規程に着目することも大切です。次にお客様からよくあるご相談のある文書管理規程に関するご相談例をあげてみます。文書管理規程があるのも係わらず、文書の整備がされていません。内容は間違っているわけではないのに実行に至っておらず、困っています。文書管理規程が組織内で周知されていない。社内で規程類を一気に整備した時期があり、その時に作成したので実践に即しません。文書管理規程が形骸化している。文書が廃棄できずに滞留しています。永久保存文書の見直しルールを設定したいと考えています。文書管理システムを導入したが、文書管理規程の中で触れられていないままになっています。読み替えで対応することになっていますが、曖昧な部分がありその都度解釈をしているので運用に支障をきたしています。IT改革に規程が追いついていない。電子ファイルの方が多くなっています。電子ファイルに対する記述がないため、現場に混乱が生じているようです。記述がないために抜け道となっており、業務上の漏れが発生している。部署によっては管理する文書が異なり、文書管理規程がマッチングしていません。共通認識がないと全社的な共有ができない。悩んでいる」ということは、すでに文書管理の現象面から問題が分析できているといえます。したら、次のステップです。規程の改訂箇所を特定して改訂案を作成し検討を進めます。当サイトでも文書管理規程に関する記事を過去にも掲載しています。以下にご案内しますので参考にしてみてください。今までの文書管理の記事まとめリンク文書管理規程について、職場のみんなは理解している?文書管理規程を組織に浸透させる方法について説明しています。文書管理規程や文書管理マニュアルの作り方~その1~文書管理規程と文書管理マニュアルの違いを説明しています。フェーズでの盛り込むべき内容が示されています。フェーズでの盛り込むべき内容が示されています。これらの記事も合わせて問題の解決の一助となるかと考えます。■文書管理規程サンプル文書管理規程などのサンプルも配布しております。サンプルドキュメント申込みご相談も受け付けておりますのでお気軽にご連絡ください。5件を表示12345...>>>「組織の知カラ」に相談してみる文書管理を導入を検討してみたい、導入はしたが運用がうまくいっていないなど、文書管理についての不安はないでしょうか。お話を聞かせていただくところから始めます。お気軽にお問い合わせください。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。サンプルを請求する組織の知カラとは?文書管理の専門家が長年培ってきたノウハウを企業担当者に向けて配信するサイトです。文書管理の悩みを解決するのに役立つ記事やセミナーなどのお知らせを掲載しています。文書管理の問題を解決するサービスを紹介しています。お客様の各種事例を紹介しています。手に入れてみましょうサンプル無料配布中です。文書管理には、規程/ガイドライン/法定保存年限の3点セットが必要です。あなたの会社のものを作成する前や見直しをする際にサンプルを見てみましょう。Reserved.この内容で送信します。よろしいですか?キャンセル。