組合員へ上記内容をお知らせしました。各種通知文の内容も、不適切な表現のある管理会社案を修正しました。残高不足により口座引き落とし不能となっても、1~2回の未納に対して遅延損害金を請求するのはやり過ぎと判断し上記内容としました。理由書の提出により理事会が遅延損害金を免除する事も出来ることとしました。よろしければ参考にしてください。プーアルさんの組合の規約細則もご確認ください。得した得した新米理事さんアドバイスありがとうございます。毎月の内容を決めていくと良いですね。規約も確認してみます。2019年02月08日プーアルさん一般的に以下の手順で督促・回収を行うことになります。1.管理組合の名前で内容証明郵便を発送するこれは「管理費等を支払いなさい」という催告を意味するもの。文書の作成は、管理会社に依頼。2.代理人の弁護士名で内容証明郵便を発送する1でダメなら、弁護士に依頼することになります。この段階で回収が可能になるケースはかなり多いようです。3.簡易裁判所に支払い督促の申し立てをする申し立ては、滞納者の重処置を管轄する簡易裁判所で行います。このメリットは、書類も弁護士に依頼しなくても、窓口の指示に従えば簡単に作成することができることです。4.簡易裁判所で少額訴訟を起こす60万円以下の金額であれば、簡易裁判所で即日判決の手続きが取れるこの方法の方が3より有効とも言えます。滞納者が最初の期日において弁論をするまでに、通常の訴訟に移ることを求めた場合は、通常の訴訟に移ることになります。5.通常の訴訟を起こす少額訴訟が適用されないときは、通常の訴訟の手続きに入ります。これに関しては、弁護士に依頼するほうがよいでしょう。滞納者に連絡をとりましょう。過去に、古い滞納金の回収をした際、管理会社が送ったはずの督促状が先方に届いていなかったことがわかりました。郵便の事故だったのか、管理会社が送っていなかったのか、滞納者が捨ててしまったのかは不明ですが、結果として滞納者は理事長からの手紙を受け取った直後に滞納金を支払いました。(支払い能力はあったわけです。)こんな行き違いだったとは思いもよりませんでした。全戸に配布している理事会議事録にも未収金の話は書かれていましたが、実名は伏せていたため、それを読んだ滞納者は自分の事だとは思っていなかったそうです。理事会が直接督促する場合には、差出人の名前を理事長の個人名にし、理事長の肉筆で書くと良いそうです。(上記はその方法を使って解決した実例です。)事務的な手紙はゴミ箱に直行でも、個人名、肉筆の手紙を受け取ればぎょっとするものです。同じ立場の組合員から督促することも効果があるそうです。得した得した三毛猫さんアドバイスありがとうございます。督促は管理会社が行っています。理事長名での肉筆の宛名は有効な気がしますね。ための管理組合による措置に係るフローチャート」及びその解説が詳細かつ要領よい説明をしています。