ツール9選!社内会議を効率化しよう2020/02/09SHAREツイートシェアはてブLINEPocket社内で会議をする時に、皆さんはどのような方法で議事録を残していますか?そもそも議事録を取っていなかったり、Wordやメールを使って議事録を作成している方もまだまだ多いのではないでしょうか。Assistまとめ議事録作成ツール活用のメリット会議が無駄にならない社内会議の目的が曖昧になると、話が脱線し、必要以上に会議の時間が長引いてしまうことが多いのではないでしょうか。議事録作成ツールを活用することで、会議の目的が明確になります。事前に会議で話し合う議題とゴールを議事録作成ツールに投稿しておきましょう。することで、参加者の間で何のために会議なのかが明確になります。会議中または会議後に決まったことを投稿しておくと、あとで振り返ったり次のアクションにつながりやすくなるでしょう。会議時間の短縮につながる想定以上に会議時間が長引いたという経験は、誰にでもあるのではないでしょうか。議事録作成ツールを用いることで、会議時間の短縮につながります。会議に必要な資料などをツールで事前に共有し、予め目を通しておくことで、会議での説明時間や課題の共有、再確認の時間などを大幅に短縮することが可能です。事前に共有する習慣ができることで、無駄な時間を省いた密度の濃い会議へとつなげることができるでしょう。会議に参加していない人に共有できる出来るだけ全員が参加できるように予定を組んでいても、業務のイレギュラーな対応によって会議に参加できない人が出てくるものです。不参加の人に口頭で伝えることもできますが、複数人になると何度も同じ説明をしなければなりません。議事録作成ツールを活用することで、不参加の人にも会議の内容や決まったことを共有できるようになります。紙媒体で議事録を共有するとどうしても後々探すのが大変になってしまいますが、議事録作成ツールであれば、検索して自己解決することが可能になります。ツール選定のポイント使いやすさ議事録作成ツールは国内外を通して多数ありますが、まずは「誰でも簡単に操作できるか」という視点でツールを選定しましょう。複雑なUI(ユーザーインターフェース)や機能過多なツールでは、どの機能を使えばいいのかわからなくなり、結果的に現場に浸透することは困難です。社内のITリテラシーは様々ですから、どんな人でも説明不要で使いこなせるシンプルさが重要です。トライアル期間が設けられているツールも多いため、まずは使い勝手を確認してみましょう。テンプレート機能があるか議事録作成ツールの機能面の中で重要度が高いのが、「テンプレート」機能です。一度、議事録用のテンプレートを作成しておくと、次回以降はテンプレートの項目に沿って必要事項を埋めるだけでよくなります。議事録作成時間の短縮につながるだけでなく、事前に資料を共有する習慣も身につきやすくなります。しない社内wikiの活用方法!テンプレートを使いこなそう社内wikiツールを導入して、属人化しがちなナレッジを社内に蓄積しようと試みたことがある方も.....詳細を見る検索精度の高さ蓄積された議事録をどのように検索することができるか、も重要です。キーワードによる検索精度はもちろん、カテゴリやタグの使いやすさ、階層構造の有無などはツールによって異なります。日本語特有のひらなが、カタカナ、漢字の検索精度が高いかどうかは確認しておく必要があるでしょう。海外製品の場合、ひらがな、カタカナの検索ができないツールもあります。【ポイント】とにかくシンプルで使いやすい議事録作成ツールが、Qastです。ツールを初めて導入する企業の方でも、簡単に操作できるでしょう。投稿の方法は非常にシンプルで、メモ投稿画面でタイトルと内容を入力するだけです。見出しや太字などの文字装飾も、簡単に行うことができます。↑メモ作成画面また、前述のテンプレート機能も搭載されています。いくつでもテンプレートを作成できますので、部署ごとや議題内容ごとにテンプレートを作成しておくと良いでしょう。検索機能についても、他ツールと比べて最もシンプルで且つ精度が高いです。複数キーワードでの検索、投稿者名での検索、ひらがな検索時にカタカナも検索対象になる等、必要な検索機能は全て揃っています。投稿内にファイル添付しておくと、添付されたファイル内の文字列も検索対象になることがポイントです。この検索機能は、Qastならではです。Word、PowerPoint、Excel、PDFの文字が検索できるため、会議前に事前に資料を添付して共有しておくことで、説明コストが省けます。Qastで投稿するとリアルタイムでメール/Chatwork/Slackに通知を送ることができるため、投稿の見逃しを防げます。その他にもフォルダ(階層式)/タグで分類、ピン留め、閲覧権限の設定、既読者の可視化、スマホでの使いやすさ、セキュリティプランの充実等、シンプルながらも充実した機能を揃えており、ツール選定に迷ったらQastを導入して間違いはないでしょう。Progress)機能というドキュメントを書き途中の状態で共有する機能です。この機能によって、記事が不完全であることが明確なまま情報を共有できるので、「早めの情報共有」が可能になります。会議前に事前情報として共有する際に役立つ機能です。記事のバージョン管理ができるため更新のチェックや、過去記事へロールバックも可能です。情報の分類は、タイトル編集をするだけでだけで階層化して整理ができるカテゴリと、タグによって管理が可能です。インターフェイスが英語のため、グローバルな利用を検討されている企業におすすめです。トライアル期間は他のツールよりも長く60日のため、無料期間中に多くの議事録を作成できるでしょう。【ポイント】Confluenceは、海外製品のため英語での利用が可能です。海外支社のある企業や、グローバル人材を採用している企業におすすめです。議事録はもちろん製品管理や企画管理など、予めテンプレートが豊富に用意されています。最初にどのように書いて良いのかわからない企業にとって、豊富なテンプレートが手助けとなるはずです。投稿された内容を、PDFやワードに変換することも可能です。記事を協力して編集するだけでなく、フィードバックを提供できます。協力を依頼するチームメンバーにメンション、チームの意志決定プロセスを可視化します。分類方法はタグやフォルダではなく、「ラベル」と「スペース」という形で分類できますが、慣れるまで時間が必要かもしれません。【ポイント】Wordのような感覚で、リンクや画像、図形等を追加しながら投稿できます。オフラインでも編集可能であり、複数人で同時に作成/編集する機能を重視する企業におすすめのツールです。画像の挿入はもちろん、図形や表を簡単に挿入できます。チェック機能がついているので、スペルミスなどもアラートしてくれますのでミスを防げます。こちらもテンプレート機能が搭載されています。Googleのサービスである「Googleドライブ」と一体化しており、Googleドキュメントで作成したドキュメントを自動的にGoogleドライブに保存されます。Googleドキュメントで作成したドキュメントは、ファイル形式を選択してダウンロードすることで、Word形式で書き出したり、記事ごとにリンクを発行して、許可設定をして共有することが可能です。社内のみだけでなく、外部に議事録を共有する必要がある企業におすすめのツールです。【ポイント】Microsoftが提供しているOfficeシリーズの一つです。有料プランに加入していなくても、Office365のアカウントがあれば無料で利用できます。WordやExcelのような文字の入力や画像添付が可能です。Wordと異なる点をあげるとすると、さらに自由度が高いノートを作成できることでしょう。OneNoteには基本となるテキストはないので、画像や動画、表などを自分の好きな位置へ配置できます。ノートブックの内容をセクションやページに分けることで簡単に整理することが可能です。コメントを追加することもできます。同期や共有もリアルタイムで行えるため、複数人で協同作業もできるでしょう。【ポイント】ファイルの共有で知られているDropboxのユーザーは全世界でなんと5億人以上と言われています。単なるドキュメントツールではなく、アイデアを出しあいながら共同作業をするための自由なワークスペースとして提供されています。議事録としてもお使いいただけるでしょう。YouTubeを始めとする動画の添付や再生も容易に行えます。URLの貼り付けではプレビュー画面が表示されます。URLをクリックし、Webブラウザーで視聴して元のページ戻るという煩わしさから解放されます。ファイルを正確にプレビューできます。どんなファイルも表示できるので作業の手を止める必要がありません。タスク管理も行えますので、次回の会議までの課題の進捗なども確認できるでしょう。GIJIROKUは、AI技術を駆使し、録音音声によって議事録の入力作業を不要にするサービスです。音声を自動で録音・記録し、音声認識によってリアルタイムで会議内容をテキスト化する上に、精度の高い話者分離機能によって、会議参加者が複数人になった場合でもはっきりと発言者を判断してくれます。他社の議事録ツールには搭載されていない、独自の精度向上機能を搭載しています。音声認識にミスがあった場合、その都度入力し直しの手間が必要なくなる機能です。ツールの使用回数が増えると認識精度が高まる仕組みとなっています。日本語の場合は、通常85%の精度ですが、10万コミュニケーションするごとにおよそ5%向上していくようです。無料でお使いいただけますが、月額1,500円で多言語の翻訳ができるようになります。海外顧客との会議も、翻訳の手間なく行うことができるでしょう。【ポイント】オンライン上で共有し、議事録を複数人とリアルタイムに編集や確認ができる議事録共有サービスです。GIJIは、議事録に特化したエディタで誰が書いても見やすい議事録に仕上がります。直感的な操作で並び替えやインデント変更、ラベル付けなどを簡単に行え、テキストでのエクスポートも可能です。GIJIの集音マイク、Candleを会議室に置くだけで、その場の全員の音声を認識し、すべてテキスト化します。集音マイクは、2人同時に喋っても別々に音声認識処理が可能です。2人の音声がそれぞれテキスト化されます。テキスト化された文章を議事録内にドラッグ&ドロップすることで、必要な文章だけをピックアップして議事録内に追加できるから、煩雑にならずに綺麗な議事録が完成します。Assistは、こちらもAIによって、会議や講演などの音声をテキストに自動変換するクラウド型の議事録作成支援サービスです。インターネットに接続している環境で、外部接続マイクがあれば利用できます。10種類の言語に同時翻訳ができるので、複数言語での会議も、通訳や翻訳ソフトを介さずにスムーズに行えます。まとめいかがでしたでしょうか?テクノロジーの発展により、議事録作成ツールもここ数年で大きく変革を遂げています。AIによる自動入力は、まだ100%に近い精度ではないため、現時点では使い方が簡単な入力型のツール導入をおすすめします。社内会議の時間を短縮するために、議事録作成ツールを導入してみてはいかがですか?Qastいつでも、どこでも、誰でも使いやすい“社内の知恵袋”。Q&Aとメモでナレッジを蓄積する社内情報共有ツール。