電話でのアポイントの取り方!相手の予定を優先してスムーズにまとめる方法2019-12-06ビジネスでは、訪問をする前にアポイントを取るのが基本。相手の都合を考えず、自分都合で突然に訪問してはいけません。どんなときでも相手への配慮が求められます。快く会う時間を作ってもらうためにも、事前にアポイントをとること。この記事では以下の3点を中心にわかりやすく説明しますね。電話をかけるタイミングにも配慮しながら、マナー良くアポイントをとりましょう。まとめアポ取り電話をかけるタイミング電話をかける時間帯にも配慮しましょう。タイミングとして避けるべき時間帯は、朝一番の時間帯、お昼休憩、終業間際です。朝は朝礼や伝達、確認事項で忙しい時間帯となりますし、終業間際は、今日中に終わらせなければならない処理におわれている可能性があります。休憩時間に対応させてしまうのも迷惑となります。スムーズに気持ちよくアポイントをとるためにも、電話をかけるタイミングを考慮しましょう。電話をかけるときには、かける前から相手に対する配慮や準備が必要になります。電話を受ける相手は、電話がかかってきたら、やっていることを中断しなければなりません。...電話でアポイントを取る前にまずは、その用件が訪問する必要があるのかどうか、判断しましょう。電話やメールで済むレベルのことのために、相手の貴重な時間を割いてもらうのは、失礼なことになります。電話をかける前には、筆記用具とメモ用紙、スケジュール帳を手元に用意しておきましょう。電話でアポイントを取る流れそれでは、電話でアポイントをとる際に気をつけるポイントをみていきましょう。「○○社の○○と申します。いつもお世話になっております。本人に取り次いでもらったら、もう一度会社名、自分の名前を伝え、挨拶をします。用件を手短に伝え、会ってもらえるかどうかを尋ねます。自分の都合の良い日を告げ、都合を尋ねるのではなく、あくまで相手の予定を優先させます。日にちを決めたら、「何時頃がよろしいですか」と、時間を決めていきます。「誠に申し訳ございません。その日は先約が入っておりまして、ほかの曜日ではいかがでしょうか」ほかの日にしてもらえるかどうか確認します。限定した日にちを外しつつ、来週という大まかな日程を提示しながら、相手に都合の良い日にちを選んでもらう方法もあります。「私の予定を調整したいと思いますので、10分後にあらためてお電話をしてもよろしいでしょうか」どうしても日程が合わない場合は、いったん電話を切って、自分のスケジュールの調整をするのも一つの方法です。電話を切る前にアポイントの日時を確認するアポイントの日時が決まって、電話を切るときには、認識の違いが出ないよう、アポイントの日時を復唱します。「それでは、来週木曜日の午後3時にお伺いさせていただきます。」13時と3時、15時と5時など、聞き間違いやすい時間があります。正確に伝えるためには、15時ではなく、午後3時と言うほうが、間違いがおきないでしょう。電話でアポイントを取る際の会話例それでは、電話でポイントをとる際の具体的な会話例をみてみましょう。「○○社の○○と申します。いつもお世話になっております。本人が出たら、再度挨拶をする。「次回の研修の件で、事前にご相談したいことがございます。「ありがとうございます。