Link電話のやりとりは、相手の顔が見えません。会社のイメージに直結している電話応対。ビジネスシーンでの電話のかけ方、受け方は仕事をするにおいて基本中の基本。身に付けておく必要があります。美しいマナーについてご紹介します。電話の用件に入るのが基本のマナーです。「○○会社の◎◎と申します。いつもお世話になっております。相手の都合などを考えてまずは今電話して大丈夫なのかをしっかり確認しましょう。そこから、「◯◯についてですが」と、用件に入りましょう。「○○会社の◎◎と申します。いつもお世話になっております。“いつもお世話になっております”という挨拶を挟み、取り次いでもらいます。「○○会社の◎◎と申します。いつもお世話になっております。今、お時間よろしいでしょうか?」(返事をもらったら)「〇〇の件についてですが...」と単刀直入に用件を伝えます。要点をまとめておくとよいでしょう。「○○会社の◎◎と申します。〇〇さんでいらっしゃいますか?」(返事をもらったら)「いつもお世話になっております。会社で共有の携帯を使用している場合もあるので、失礼にならないようにしっかりと確認しましょう。これらがビジネス電話をかけるときの美しい基本的な言い回しです。社内間での電話のマナーも基本は同じです。最初に「いつもお世話になっております」と挨拶してから、部署、氏名を名乗ります。社内間であっても、正しい敬語を使い大声で笑ったり、私用のような会話は控えるのがマナーです。基本3コール以内で出るようにしましょう。3コールで出られなかった場合は「お待たせいたしました」とつけ加えると良いでしょう。明るい声で話す!これは鉄則ルールです。普段話す声より、ワントーン高めの声で話すと好印象ですよ。相手が暗く低い声で電話に出たら、どう思うでしょうか。感じが良くありませんよね。相手に不快な思いをさせてしまうかもしれません。「声の第一印象」は会社のイメージにつながります。電話応対を心がけましょう。電話を受けたら、まずは相手の目的を明確にします。・○○さんに伝えてもらいたい・担当者は今いるのかなど、相手の目的を理解した上で電話応対を把握しましょう。「今、○○は外出しておりまして△時ごろ戻る予定でございます。担当者の予定を把握している場合は戻る時間についてなども伝えます。「では、またこちらからかけ直します」と、臨機応変に対応しましょう。◯伝言を預かった場合...「かしこまりました。申し伝えます」と責任をもって、伝言を預かります。最後に必ず「確認のため、復唱させて頂いてよろしいでしょうか」と、復唱してから電話を切ります。口頭でメールアドレスを聞き取る場合。丁寧に確認しておくのがよいでしょう。用件や相手の氏名等はその場で必ずメモをとる!電話を切った後、その場では用件を覚えたつもりだったのに急な用事を頼まれ作業している間に用件を忘れてしまった!なんてことになったら...こういったことを防ぐために、デスクにはすぐにメモがとれるようにメモ用紙を常に用意しておきます。電話応対中は走り書きでも構いません。この3つは必ずメモしておきます。・どういうテンションだったかなどもメモできるとよりよいでしょう。クレームやお怒りだった場合や困っている/焦っている様子だったなどこの後折り返す人がスムーズに相手と話すための重要なポイントになってきます。自分が折り返す立場だった場合、こういったポイントを教えてもらった上でかけ直せると心の準備もできますよね。PSTこたつがあったかい季節です。うたた寝して風邪ひきませんように。こちらは「かわいいメモSTORE」初回ラインナップのひとつ、こたつ伝言メモ(電話メモ)です。2017年4月18日(メモ用紙が伝言メモ用紙になるスタンプもいいですね。)おしゃれなメモ用紙でやる気もUPしそうですよね。電話は顔が見えないからこそ声や言い回しで印象が大きく変わってしまうもの。社外に電話をかけるとき、マナーがなってないと大きく失敗することも...これは仕事に悪影響を与えることもありますので気を付けたいものです。「△△の件でお話したいのですが...」など、電話した理由を簡潔に分かりやすく述べましょう。先方も忙しいなかかもしれません。慌てて電話をかけるのではなく用件をまとめてからにしましょう。二重敬語や間違った言い回し。敬語、謙譲語の使い分けを正しく使えるようにしておきましょう。失礼に当たるので注意しましょう。・「ご説明していただいた」これらは二重敬語といって間違った敬語の使い方です。”られ”ました」と、お+られの2つで二重敬語になっています。「帰られました」が正しい表現です。敬語を重ねてしまっていないか今一度おさらいしてみましょう。「お電話が遠いようなのですが...」と素直に聞き直しするようにしましょう。先方の名前や用件をあやふやなまま電話を切るのはトラブルのもとです!必ず、聞き直しましょう。