当サイトはWordとExcelの実力を鍛える最高水準の特訓問題集です。リンクを張るのは自由です。Excel一般の事務的な仕事でExcelを使うとき、次の3種類の表を作ることが多いです。ところが、この3つの違いが分からない人(自覚症状のない人)が結構多いです。入力のための表(フォーム)表示または印刷のための表(レポート)データを格納するための表(リスト・テーブル)3つとも同じような作り方をすると、「官公庁の神エクセル」などと揶揄されるような残念なExcelファイルを作ってしまいます。そこで、今回は、Excelデータベースの基本中の基本「リスト形式の表」の作り方を解説します。問題は全部で8問ありますが、最後に総合問題を用意しています。並べ替えやピボットテーブルを覚える前にぜひ習得しましょう。次の帳票をExcelで作ったところ、再利用のため、リスト形式の表も作るように指示された。この表をリスト形式にしなさい。帳票のデメリットを述べなさい。解説Excelでは、いろいろな種類の表を作成することができます。多く作成するのは、「表示または印刷のためにできるだけ見やすくした表」です。これを、いっぱんに、「帳票」(ちょうひょう・Report)といいます。カレンダーは帳票です。市販されているExcelファイルのサンプルやネットで無料配布されているものは、すべて帳票です。帳票は人間の目から見るととても見やすいです。見やすくなればなるほど、表の形が複雑になります。「再利用」とは、Excelでは、データベース機能(並べ替え、オートフィルタ、行集計、ピボットテーブルなど)を利用して分析することをいいます。Program7の動画参照)また、同じデータを用いて異なる帳票を作ったり、Accessや業務用のシステムにそのデータを入れて使うこともありますが、これも「再利用」です。再利用を前提とするときは、できるだけ表を単純化します。今回の問題の場合、カレンダーから日付、曜日、休みだけを取り出して、縦に並べます。1行目に項目名を入力して、2行目以降にデータを入力します。このように単純化した表のことを、一般に「リスト」(List)またはテーブルといいます。これを原本として、集計に利用したり、また、別の表を作ったりします。データを並べただけなので、プリントアウトには向いていません。Excelファイルを第三者(他人)に渡す場合、資料の完成形として渡す場合には帳票にします。見やすいほうが印象がいいからです。これに対して、再利用や集計を前提とするデータ(提供データ)として渡すときには、必ず、単純化したリストを渡します。CSVとして出力する場合もリストにします。次の表をリスト形式にしなさい。鉄則(1)無駄な罫線を消すこと無駄な罫線はデータ処理の邪魔になるだけです。斜めに引いた線は絶対に消します。しても引く場合は単純な縦横の線だけにします。鉄則(2)行や列で余白を作ってはいけない帳票の場合は、文字を見やすく配置するためには、行や列で余白を作ることがあります。再利用を前提とするリストは、意味のない行や列は邪魔です。この場合、6行目を消して詰めます。行の高さを変える必要もありません。行が広くなっているものは自動調整によって全部詰めます。(行間のダブルクリック)鉄則(3)タイトルや注釈は不要タイトルや注釈はデータ処理をするうえで邪魔なので消します。しても入力したいのであれば、上にまとめて、控えめに入力すればよいです。Header)ということがあります。上の部分にまとめておけば、再利用する人が、このヘッダーの部分が不要であれば、簡単に削除することができます。「1・2行目がヘッダー、3行目以降がリストの本体」とわかるように、明確に分けます。リストの領域にタイトルや注釈を絶対に入れてはいけません。次の表をリスト形式にしなさい。解説まず、タイトルが無駄に目立っているのでこれを小さくします。1行空けて、再利用する人が、リスト本体とは異なる要素(タイトル)であることが分かるようにします。タイトル自体を無くしてしまっても構いません。鉄則(4)行を消しても問題がないようにすることリストの1行分のデータを、「レコード」(Record)といいます。リスト形式では、それぞれの行は独立しているものと考えます。ほかの行を消しても、必要な情報が残るようにしなければいけません。つばめチームの行だけ残して、他の行をすべて消すとリーグと本拠地の情報がなくなります。これでは、自由に行を消すことができません。(ということは、再利用もできないということです)したがって、上と同じであっても、必ずすべて入力します。(オートフィル)同じという記号「〃」も使ってはいけません。空白は情報がないという場合に限ります。鉄則(5)他の行を参照してはいけない上と同じデータを入れる場合、計算式で上のセルを参照する方法もあります。他の行を参照する計算は、レコードの独立に反します。自由に行を入れ替え足り、削除したりすることができなくなるからです。「値の貼り付け」をして計算式を消しておきます。次の表をリスト形式にしなさい。整理するためにいったん無駄な罫線を消します。無駄な行と無駄な列、さらに、合計もいったん消します。鉄則(6)レコードが2行にわたってはいけない1つのチームの情報を2行で入力しています。1件のレコードが2行にわたってはいけません。1件のレコードは絶対に1行にします。「チーム名」「本拠地」は項目名です。項目名は必ず1行目に入力します。次に、4行目を見るとリーグ名がありません。これはレコードの独立に反します。セルの結合はデータ加工の妨げとなりますから絶対にしてはいけません。結合をすべてなくして、全部の行にリーグ名を入れます。鉄則(8)合計を求める必要はないそれぞれのリーグの合計を求める必要はありません。合計を求めるかどうかは、データを再利用する人が決めることであって、リストを作る人がそれを気にする必要はありません。仮に、合計を求めるのであれば、計算式であることがわかるようにするため、目立つようにしておきます。このデータを受け取って再利用する人が、簡単に削除できるように工夫します。次の表をリスト形式にしなさい。解説A列やK列のように1行目に名前を付けていないと何のデータかが相手に伝わりません。Excelでは、リストの1列分のデータのことを「フィールド」(field)またはカラムといいます。1行目の項目名を見ただけで、どのようなリストかが分かるようにします。この表で複雑にしている原因は、ご注文の商品と単価、個数を、横に繰り返していることです。ご注文が4つ以上あったらもっと右に伸びます。これは単純な表とは言えません。鉄則(9)横方向の繰り返しは縦方向に商品名と個数と単価が繰り返されています。繰り返しは縦方向にします。縦方向にするとこのようになります。伝票単位で枝番を振る場合は、1列増やしても構いません。ちなみに、単価と数量をかけて合計を出しても構いません(無くてもよいです)。行を入れ替えても影響がないからです。累計を求めてはいけません。行を削除または並べ替えをするとエラーになることがあります。リストで計算する場合は、1行だけで完結するような計算をするのは構いませんが、ほかの行を参照するような計算をしてはいけません。次のリストについて、D列とF列の金額で4桁になっているものをカンマ区切りにしなさい。フィールドの定義をしなさい。解説D列とF列の金額をカンマ区切りにする場合に、4桁のものだけ選んで設定するのは間違いです。鉄則(10)書式は必ず列単位で設定すること書式はフィールドごとに設定します。フィールドごとにどの書式にするかを決めます。このように、それぞれのフィールドで、どのようなデータを入力して、どのような書式設定にするかを決めることを「フィールドの定義」といいます。A列から順に定義をします。A列は、伝票番号で、4桁の数値です。B列は、枝番を振るのは任意ですが、連番です。C列は、商品名で、あまり長くしないようにします。D列は、単価で、カンマ桁区切りの金額です。E列は、個数で、数値です。F列は、合計で、D列とE列をかけた計算式です。書式はカンマ桁区切りです。これがフィールド定義をまとめた例です。要するに、列ごとに同じ種類のデータを入力しなければいけないということです。次の表をリスト形式にしなさい。解説まず、項目名(1行目)を補います。レコードの独立やフィールドの独立に反する場合はそれを解消します。placeExcelのセルは、これ以上分割できない最小の単位です。表を単純化するには、1つのセルに1つの情報を入れるのが原則です。1つのセルに2つ以上の情報を入れてはいけません。C列は講座名の中に、講座の回数が含まれています。これは分離して記述します。1つのセルの中に数値と単位が含まれている場合は、これも分離します。全部同じ単位であれば省略しても構いません。リストとして配布する場合は、分離できる情報はすべて分離します。ちなみに、分離した情報を連結するには、文字列連結の数式を使えばよいです。(文字列連結演算=わえなびファンダメンタルExcel5-2参照)また、「費用」の列は、授業料の金額と、教材費の情報を含んでいます。