itリフォーム工事は大抵のお客様にとって高額な買い物になります。価格だけでなく、リフォームの経験そのものが人生に1度になるお客様も多いはずです。そんな大切な経験をより良いものにするために、どのようなリフォームにするのかを納得するまで話し合い、些細な疑問すら残したくないというのが心情でしょう。そのためにも、見積書は大切な意味を持つ書類です。【注目】自社にとって本当に必要な見積システムとは?もしもこの記事をご覧いただいている方の中で、「見積をもっと簡単に作りたい」「外出先で確認・作成したい」とお悩みの方がいましたら、ぜひ「クラウド業務管理システムアイピア」をご覧ください。階層見積を用意して、「何にいくらかかるのか」を分かりやすく。関連なぜ見積書が必要なのか?リフォーム工事は定額ではない(値段が分からない)例えばスーパーやコンビニエンスストアで買い物をするときなら、各商品にはひとつひとつ価格が設定されています。同じコンビニならどこで買っても価格が同じですよね。ところがリフォーム工事はそういうわけにはいきません。土地の広さ、使う素材など様々な条件・場合によって価格が変動するのがリフォーム工事です。リフォーム工事内容を伝えて、信頼性を与えるリフォームは決して安い買い物ではありません。その価格が何故、どういった理由で必要なのかを知るために見積書は必ず必要なものです。リフォームの場合には、「相見積もり」を行うのが一般的です。相見積もりは価格が安いかどうかではなく、「提示金額が相場を大きく外れるものではないか」を確認するためのものなので、詳細な表記が必要です。リフォーム・建築業の見積書の書き方リフォームの見積書は、似たような工事でも全く同じ見積になるというケースは稀です。最近は水回り工事などの小規模工事のパッケージプランが流行っていますが、敷地面積等の都合で微妙に内容が前後します。フルリフォームや新築の工事では行う工事や扱う部品、対象となる場所も多くなるので見積内容も膨大です。3つですが、工事条件に関する情報は表紙に含まれていることもあります。リフォーム見積書1表紙リフォームなどの建築業見積の表紙は、工事に関する概要が記載されています。リフォーム工事の表紙に書くべき情報1タイトル:「御見積書」と書くことが多い。2見積書の作成日:リフォーム会社がこの見積書を作成した日付です。見積書の有効期限を知る目安にもなります。3宛名:施主さまのお名前を記載します。4金額:今回の見積合計金額です。内訳は次ページ以降に記載されています。税込・税抜どちらなのかを明記したり、金額の改ざんを防ぐため「-」を記載すると親切です。5工事業者名:この見積書を作成し、工事の責任を持つ事業者名と問合せ先を記載します。「条件」とは、リフォームを行う事業者が「この価格で工事を行うための条件」として提示するものです。これが具体的であることが非常に重要で、工事の透明性・お客様の信頼感に繋がります。リフォーム工事の場合、簡易的なものなら見積書の表紙に記載され、大規模工事の場合は別途契約書を用意します。リフォームの見積書に記載する「条件」の情報1支払い条件:工事金額を分割で支払う等の条件です。打合せしたり別途資料を用意して「協議の上」と記載する場合もあります。2工事場所:リフォームを実施する場所です。3工事内容:どのようなリフォームをするのか、工事概要を書きます。4見積有効期限:提示した金額で契約が出来る期間です。5工期:リフォーム工事を行う期間です。6その他情報:設計図書や工法など、提示された工事価格を提供するための諸条件です。明細では、表紙で提示した金額の内訳を事細かく記載していきます。リフォームの見積書に記載する「明細」の情報1項目:それぞれの明細が何を意味するのかを表す名称です。工事する場所や工事内容、部品名が記載されます。2仕様・摘要:項目に書かれた情報を補足するために使います。項目に部品名を書いたなら、型番号や色など。3数量:項目の数量です。4単位:数量の単位です。部品なら個数、工事なら何か所、期間など。「一式」とするケースもあります。5単価:項目1つあたりの価格です。6金額:項目の合計金額です。500円の部品が5個なら2500円など。7備考:項目に関して補足事項がある場合に使います。リフォーム工事は行う作業が多く、扱う商品(家具や部品など)が多岐にわたります。そのため1枚の明細書に列挙してしまうと見づらくなるケースもあり、そういった場合に備えて「階層」を用意することがあります。階層見積を用意して、「何にいくらかかるのか」を分かりやすく。階層とは、一言で言えば見積明細を「カテゴリ」にまとめて分類することです。トイレ交換工事のみを行うための見積書なら明細数も少ないので階層は必要ありません。ところが規模が大きな見積になると、様々な工事を行ったり、工事によって扱う部材が異なります。羅列すると、その明細がどの工事に係るものかが分からなくなるので階層化します。見積書を書けるようになっても、それだけでは良い取引ができるとは限りません。トラブルを防ぐ注意点を理解する必要があります。条件面を具体的にして合意を得るリフォーム工事では、様々な場面で意思疎通ミスによるトラブルが発生します。「言った・言わない」の論争にならないためにも、どんな工事をどのようにするためにいくらかかるのかを明確にする必要があります。そんな時最も注意すべきなのが「条件面」です。工事内容と価格は誰もが注目する点ですが、条件面は意外にも注目されにくく、過去に作った見積書の情報をそのまま流用してしまうケースさえあります。工事の水道代電気代を誰が負担するのか、どういった場合に追加費用がかかるのかという点は見積もり段階では施主が理解していないことも多いので、「予想外の出来事」をトラブルに変えてしまわないように条件面の合意が重要です。見積書を書きなおす時には古い見積書を残しておく値引き対応をしたり、工事の内容を変える場合には見積書を書きなおすことになります。Excel等で見積書を作成しているとき、内容を上書きしたくなりますが要注意です。依頼を受けて見積書を上書きしてしまうと、「以前どんな内容で出したのか」が分からなくなります。情報が不正確になったり、万が一「前のほうがよかった」と言われてしまうと対処に時間がかかってしまいます。見積書を書きなおすときは、上書きせずに古い見積書を残しておきましょう。作成・発行できた見積書を施主様に渡す(発送する)方法を考えなければなりません。手渡し一般のご家庭をリフォームする場合には直接対面して打合せをすることが多いので、手渡しになることが多いものです。封筒に入れて準備しましょう。郵送する郵送する場合、必ず郵便物の重さを測って適切な郵便料金を支払って郵送しましょう。重さに適切な郵便料金を支払っていなかったり切手が貼られていない場合、受け取り手である施主様が料金を支払うことになってしまいます。失礼にあたるので、切手の不足がないように注意しましょう。不安なら、郵便局の窓口で手続きすることをおすすめします。メール送信する最近はFAX等を持っていなかったり、郵送だと時間がかかってしまうこともありメール送信されるケースも増えています。メール送信する場合には注意することが2点あります。1つ目は、見積書データのファイル変換です。Excelで見積書を作成している場合にはPDFファイルに変換する必要があります。Excelのまま送ってしまうと、施主様が内容を変更できてしまうので、変更できないようにPDF変換は必須です。Excelなら保存形式を変えるだけで対応できます。2つ目は、データの場合には角印・社印などの印鑑を押印できない点です。画像として取り込む等の工夫が必要になります。いえ、見積書の押印は必須ではないので、施主様から求められない限り特に対応しなくてもいい部分ではあります。FAX送信する施主様から求められない限り、できればFAX送信は避けたいところです。FAXは受信したことにすぐ気付けなかったり、紛失するリスクがあります。送信したことを電話で伝えたり、改めて原本を郵送する等の工夫が必要です。まとめ今回は建築業・リフォーム業界の見積書の書き方を紹介しました。項目の書き方や表示方法などは様々なパターンがあり、書式としての正解はありません。「お客様にとって分かりやすいか」「後々の認識違いが起きないか」が大切です。株式会社アイピア営業担当。ITを活用した業務整理や仕組みの改善提案・ツール紹介を行っています。当ブログでは、企業コンサルタントの経験をもとに、業務改善に繋がる簡単なアイデア・ツールの紹介から、利益向上を目指した根本的な仕組み改善案まで提供します。キーワードは「内製化」です。