企業が文書管理システムの導入に失敗する5つの理由と対策方法とは?|ITトレンド資料請求リストに製品が追加されていません。文書管理システムを導入することで紙媒体を使用する必要がなくなり、内部統制や情報の検索性向上、情報の共有化などが期待できます。導入した現場が必ずしも期待どおりの成果を上げているとは限りません。そこでここでは、文書管理システムの導入に失敗してしまう理由を解説し、その対策方法を解説していきます。文書管理システムは導入するだけで必ず成功するわけではありません。多くの企業が文書管理システムの導入で失敗してしまう原因としては、以下のものがあります。1.システムの利用目的に優先順位がつけられていない2.自社の問題点を解決できていない3.管理者と利用者の問題意識がずれていた4.文書管理システム導入の意義が理解されない5.必要な機能が揃っていなかったでは、それぞれについて詳しく見ていきましょう。1.システムの利用目的に優先順位がつけられていない自社の業務における文書管理においてシステムの導入目的に優先順位をつけずに導入している場合があります。文書管理システムの導入目的としては、検索性を優先する、保管手続きの簡便さを優先する、あるいはバージョン管理を優先するといったものが挙げられます。過去の文書を流用する業務が多いのであれば、検索性が重視されるべきですし、文書を契約上の証拠として残していく業務が中心であれば、保管の簡便さが重視されるべきです。このように業務への最適化を考慮せずに文書管理システムを導入してしまうと、投資対効果が低くなってしまいます。2.自社の問題点を解決できていない自社の文書管理において、最も問題となっている課題を確認せずに、文書管理システムを導入してしまう場合があります。課題を明確化せずにシステムを導入してしまうと、現場の手続きが煩雑化するだけで業務の効率化ができません。システムが稼働し始めてから最も管理に手間がかかっていた図面のファイル形式に対応できていなかったなどという致命的な問題が明らかになった場合、導入効果は薄れてしまいます。3.管理者と利用者の問題意識がずれていた文書管理システムの導入プロジェクトを、システム部門や文書管理の責任者だけで推進してしまい、実際の利用者の意見が反映されていないことがあります。このような場合、導入されたシステムは管理者側の業務効率を改善できますが、利用者側の業務効率を悪化させます。結果として全体の導入効果はあまりなくなってしまいます。4.文書管理システムの導入意義が理解されないいくら立派な文書管理システムを導入しても、システム導入によって社内全体の生産性が上がることが利用者に理解されていなければ、正しい活用が期待できません。システム活用におけるセキュリティ上の注意点についても正しく教育しておかねば、機密性の高い文書を安易に流出させてしまう恐れがあります。5.必要な機能が揃っていなかった文書管理システムには様々な機能があり、導入目的が違えばシステムに求められる機能も異なってきます。コストや操作感など、一つの基準のみで製品を選んでしまったがゆえに導入後に必要としていた機能がないことに気づいてしまいます。逆に、自社が求めていた機能の他にもたくさんの機能が搭載されており、十分に活用できない場合もあります。文書管理システムの導入に失敗しないためにシステム導入に失敗しないために意識すべきポイントとなるのは以下の点です。●製品を選ぶ前に、システムの導入目的を明確にする●システムを導入する前に社員教育を実施する●文書管理システムにどのような機能があるのか確認する文書管理システムの運用に成功したいのならば、こちらの記事が有用です。≫ポイントを抑えて、文書管理システムの導入に成功しよう!文書管理システムの導入で失敗しないためには、解決すべき課題の優先順位を見極めるために、現場の意見を反映させながら導入プロジェクトを進める必要があります。同時に、文書管理システムが生産性を高める理由や、セキュリティ上の注意などを利用者全員に教育する必要があります。このようにして利用者全員が納得できる文書管理システムを導入し、社内の生産性を高めましょう。導入に失敗したくない方のために、こちらの記事では20製品以上の文書管理システムを比較しています。製品選びに悩んでいる人は是非読んでみてください。文書管理の分類方法とは?ドキュメント整理のポイントも解説!ファイリングのコツとは?すぐに実践できる4つの方法を紹介!ココが良い!文書管理システムの4つの導入メリット文書管理システムとファイルサーバの違いって?成り立ちや機能も解説IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「企業が文書管理システムの導入に失敗する5つの理由と対策方法とは?」というテーマについて解説しています。選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。SaaSインターネット環境があればどこからでも利用できる、クラウドサービスです。PC、タブレット、スマートフォンと端末問わずに使え、社外でもセキュアな情報共有が可能です。これまで人が行っていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。社内のさまざまな文書を電子化。見やすく管理できて、目的の書類を素早く見つけられます。優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。プラットフォームPROCENTER/Cセキュリティやバージョン管理、受領確認などの問題を解決することで企業間・部門間のコミュニケーションロスを減らし、生産性向上に貢献する情報共有プラットフォームです。クラウド型コンテンツ管理サービスです。VPNや保守、データ移行等も弊社なら提供可能です。見える化促進SAVVY/EWAP直感的で使いやすい文書管理ソフトウエアです。フォルダ監視や紙電子化など情報の共有化を実現できる高速全文検索エンジンです。『オンラインストレージサービス』の両機能を備えたクラウドサービスです。文書デザイナーは、高機能なワークフローに最新版・原本管理が可能な文書管理システムです。ISO関連書類などの厳密な管理から、社内情報共有まで幅広く活用できます。資料請求フォームはこちらplay_circle_outline0件の製品が資料請求リストにあります。すべての製品に資料請求するplay_circle_outline。