働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!どうも!ファシリテーター菊之進です。会議を任された時は、どんな手順で進めたら良いのか心配になるね。逆に、会議を開くことに慣れている人だったとしても悩みはつきもの。なって話がまとまらなかったり、終了時間を超過してしまったり、参加メンバーに有意義な会議が出来なかったりと。そこで今回は、より効率的で無駄がなく、参加者全員が満足できる上手な会議の進め方について紹介するよ。スマホ触りが多い理由と解決策2-8.会議の場所を工夫してリフレッシュ2-9.年に一度、より良い会議のための会議を開く2-10.アイスブレイク(ムード作り)の方法2-11.チームで楽しく!アイデアの出し方2-12.メンバーが意見しやすい議題の特徴2-13.立ち会議で気を引き締める2-14.WEB会議で時間とお金を節約2-15.お菓子な会議2-16.休憩時間を儲ける3.正しい「会議の進め方」がよく分かる!オススメの本4.絶対にやってはいけない会議の進め方6選5.まとめ1.会議の進め方・具体的な流れ(10ステップ)会議の進め方・具体的手順について早見表を以下に示すよ。この章では、会議の進め方について1〜9のステップに分けて具体的に紹介していく。会議の日程が決まった時点で、会議室の予約を早めに行っておこう。参加者が事前に内容を把握できる様にアジェンダを作成しよう。アジェンダとは、取り組むべき課題を記したプログラムのこと。◯◯について、発表者名)議題を取り上げた目的と、話し合いのゴールを簡潔に菊之進ポイントは、役割者に事前に了解をもらっておく事。各役割の仕事内容を以下に示すね。ファシリテーターは、会議をスムーズに進め、成果が上がるよう支援する役割を担う。メンバーのモチベーションを高めて意見を引き出したり、異なる意見を上手くまとめる。参加者が相互理解できるようにサポートし、ともに力を合わせて活動できるように促す。チームの抱える問題解決や、方向性の一致、アイデア創出のために必要不可欠な役である。発表者は、参加者の心に気付きを与えて行動を促す役を担う。参加者を魅了し、日常の業務を工夫したいと思わせる気付きを与えることがお仕事。発表者は、相手のハートにグサっと刺さる!必勝プレゼン20のコツが参考になるよ。タイムキーパーは、会議を時間通りに終わらす役を担う。6人参加の会議で30分でも延長すれば計3時間のロスにもなってしまう。時間の大切さを常に意識しておこう。書記は、会議の成果を振り返るための議事録作成の役を担う。議論したテーマについて、決定事項や役立つアイデア、課題等を分かり易く記録する。人の記憶力は儚いもので、1日経つと聞いたことの70%を忘れてしまう。過去から学び、日々の仕事に活かすためにも、書記の作成した議事録を振り返ることは大切だ。3参加の呼びかけ口頭、メールの両方で会議への参加を呼びかけよう。口頭で呼びかけるタイミングは、皆が集まる朝礼や会議の終了際がベスト。その後、参加者にアジェンダをメール添付する。社内向けの案内メールのテンプレートを作ったので、コピペして使ってね。〇〇に関する会議のお知らせ本文:各位(〇〇チームの皆さま)お疲れ様です。次回の会議日程とテーマが決まりました。◯◯について)当日の役割については、添付のアジェンダをご確認いただけましたら幸いです。ご多忙の中恐れ入りますが、何卒よろしくお願い致します。会議で必要な資料の準備、会議室の準備をしておこう。会議前に、会議室の机や椅子の配置やエアコンのスイッチを入れておこう。起動に時間がかかるプロジェクターのスイッチをONにして、ホワイトボード周りを整理しておくと親切。1-2.会議進行の流れ会議の始まりから終わりまでの具体的な進め方について紹介する。本番は次の5〜9で示す5つの流れに沿って進めていくよ。5会議の始まりはアジェンダの確認から参加者全員でアジェンダを共有しながら、今日の会議の流れをチェックしよう。ポイントは「今から何を話し合うのか、何の為に話し合うのか。話し合いのゴールはどこか」を参加者に意識してもらうこと。主には、会議の目的とゴールの共有だね。話し合いの時間:30分この様に、議題に移る前にザックリと概要を伝えよう。菊之進そうする事でメンバーは、議題に入る前に心の準備ができ、新たなアイデアや意見も発表しやすくなる。話を聞くだけの会議を防いでくれる。6テーマごとに議論するファシリテーターが司会進行を、タイムキーパーが時間をマネジメントし、書記が議事録作成に取り掛かる。各テーマ毎に発表者が話を終えたら、ファシリテーターがメンバーの意見を吸い上げよう。皆の意見を整理し、皆が納得できるようゴールを導き出していく。ファシリテーターの担うポイントを以下に示すよ。ファシリテーターは中立の立場ファシリテーターはあくまで中立的な立場でいよう。メンバーの交錯する意見を、公平な立場で受け止めまとめる。異なる意見が対立する場合は、意見を主張するメンバーに各々の根拠を発言してもらう。その上で、皆で多数決をとるなどして決定する。意見が割れた時に多数決で決めて良いかは、事前に了解を得ておくことが大切だ。食い違う意見から各々の良いところを抽出し、代替案を提案するのも良いね。(o≧▽゚)o7会議の成果を総括するファシリテーターは、話し合いによってどんな成果を得たかフィードバックしよう。会議の成果を伝える例)今日の会議で、議題に掲げたイベントについて以下の事項が決まりました。メルマガ、SNS、ホームページ、ポスティング、ティッシュ配り。以上になりますが、何か忘れていることや異論はございませんか。この作業をしておかないと「あれっ今日の会議って何したっけ?」や「無駄な会議やったわ・・」といった不満や愚痴が、メンバーから溢れることも。「今日の会議に為になった!」と思ってもらえるまでファシリテーターの明日は続くのだ。8次回の会議を決める会議はメンバー全員が揃う絶好の機会。この機会に次回の会議日程と議題テーマを決めてしまおう。会議を行う必要が無い場合は、この項目はすっ飛ばしてね。次回の会議について例)最近、イベントの集客率があまり良くありません。そこで、停滞したチームの業績をUPする為に、皆さんのお知恵をお借りしたいと思います。次回のテーマは「どの様に集客率をあげるか」という内容を考えていますが、いかがでしょうか。皆さんからもご意見をいただけると嬉しいです。私の提案以外にも、今困っていること、挑戦したいこと、大切なことがあれば、忌憚のない意見をお聞かせください。・・・・・・(話し合い後)それでは、次回の会議は〇月〇日に開催します。各自スケジュールの調整をお願いします。9会議終了はお礼を伝える親しき仲にも礼儀あり。参加してくれたことに対して、お礼をしっかり伝えよう。お礼を伝える例)本日は会議に参加していただき、有難うございました。皆さんのおかげで〇〇も決定できて、実りある会議になりました。話し合った〇〇のイベントを是非ともチームで成功させましょう!お疲れ様でした。1-3.会議終了後の注意点10会議内容の振り返り会議後は、内容をまとめた議事録を速やかにメンバー全員にメール添付しよう。会議で決定した事項については、色をつけたり印をつけるなどするのが良い。後で振り返った時に、分かりやすい資料だと時短になって記憶にも残りやすい。ここまでが書記の仕事となる。Act)の根幹を支えてくれる。会議で打ち合わせた計画(Plan)、計画の実行(Do)、結果の確認(Check)、改善(Act)これら一連の業務計画の中でも特に改善(Act)する際に、議事録の振り返りが役に立つ。以上、1〜10が実際の会議の進め方だ。大変に感じるかもしれないけれど頑張って!慣れてくると楽しくなるよ。2.会議の進め方で参考になる!知って得する知恵袋16選2-1.役職を超えて一人一人の意見を大切に会議は、メンバー全員で新しい何かを創り上げる空間だ。この神聖な空間に持ち込んではいけないもの。それは役職とプライド。電子辞書に入っているブリタニカ国際大百科事典を見ると確かに。会議は戦う場所ではなく、助け合う場所なのだ。チームをより良くするためには、みんなの協力が必要。個々のメンバーの意見は、ないがしろにせず尊重すること。尊重されて初めて、メンバーは受け身の姿勢じゃなく積極的な姿勢で会議に臨もうと思う。主体性を持って、チームに貢献したいと思うのだ。「効率の良い会議の進め方」について色々な情報はあるけれど。いくらノウハウだけ学んでも、メンバーを大切にしない会議に成功はない。共に創りあげる「協創」の姿勢が大事になるよ。2-2.会議の時間を短縮させる!時間厳守のコツ会議時間を短縮するためには、会議時間を長引かせる原因を排除するのが一番だ。以下に原因別の対処法を紹介するよ。発表者の長い話を短縮するあらかじめ発表者には「発表時間は〇〇分で!」とお願いしておこう。〜〇時〇分」と付箋に書いて渡しておくとGood。発表者が時間短縮に向けて協力してくれると劇的が短縮効果を期待できる。論点がずれた話を元に戻す議題テーマから論点がずれ、右往左往した場合。「お話の途中で失礼します。興味深い内容ですが、テーマから少しずれてしまいました。「〇〇さんのテーマは、次回の議題で取り上げたいと思います」など伝えながら軌道修正しよう。意見やアイデアを出しやすくするために議題のテーマが難しいと、なかなか意見を出せずに長引くことがある。そんな時は、予め参加メンバーに意識しておいてもらおう。「次の議題のテーマが〇〇で、解決策を話し合いたいんだけれど、当日の会議でみんなに振るので、何か一つ案をいただけると嬉しいです」みたいに。宿題とまでは言わず、心の準備をしておいてもらおう。ランチの時や休憩時間に切り出すのが良い。激しく対立した意見を沈静化するAさん、Bさん2人の意見で割れた場合、それぞれに主張の根拠を話してもらおう。その上でメンバー合意のもと、多数決を取るなどして決定しよう。両者の主張を満たすような第3案を提示するのも良い。ポイントはAさんBさんが感情的にならないこと。両者がヒートアップする前に、休憩を挟むなどして一旦沈静化しよう。時間内に無理に決定する必要はないので、決まらなければ一旦しめることも大事だ。メンバー全員に時間を意識してもらうここぞタイムキーパーの出番。タイムキーパーは、時間を守るために残り時間をアナウンスする役を担う。「残り時間半分を切りました。「残り1分です」この様にテーマに合わせて時間を伝達しよう。ポイントは「残り時間が少ないのでスピードアップしましょう」などと急かさないこと。残り時間を知らせるタブレットやアプリを使ってもいいね。おすすめアプリ「プレゼンタイマー」2-3.「毎週〇曜日は会議の時間」は組織の生産性を下げる会議の基本は、話し合いが必要な時に、関係者のみで行うこと。「毎週〇曜日は会議の時間だから全員参加で!」といった古典的なスタイルでは、組織の生産性を下げるリスクがある。会議が必要かどうかは、常に組織の生産性と天秤にかけて考えてみる。組織の生産性って?例えば、営業マン10人を毎週3時間の会議で拘束すると、計120時間/月を失っていることになる。120時間あれば、いったいどれだけ売上に貢献できることだろうか。1台300万円の車が3時間に1台売れるとすれば、120時間あれば40台売れる。トータルで1億2,000万円もの売上をあげることができるのだ。毎週3時間の会議で、1億2,000万円以上の売上を出すことができるのか。それはいささか難しいことだ。この様にして考えると「毎週〇曜日は会議の日だから会議をする」ではなく「本当に必要な話し合いをするために会議をする」という考え方が大事だね。2-4.会議で一番やってはいけないこと、二番目にやってはいけないこと一番やってはいけない会議は、責める会議。メンバー各個人の仕事の進捗具合を確認する会議で起こりがちだ。メンバーのやる気を引き出すどころか、どん底まで落としてしまう。以下に実際に社員が言われて、やる気をなくした言葉を列挙する。「やる気ある?」この様に責められたメンバーは、ただただ仕事が嫌になり、モチベーションが下がってしまう。それだけでなく、多数面前での公開叱責はパワハラにも該当するので気をつけよう。Wikipedia更に付け足すと、各個人の進捗確認は会議でやることではない。他メンバーの時間も拘束してしまうからだ。ニ番目にやってはいけない会議は、情報詰め込み型の会議。情報を詰め込みすぎた会議は、参加者が疲弊してしまう。会議終了後にメンバーの口から溢れる「今日の会議疲れたね・・何やったか覚えてないわ」といった苦情の原因がこれに当たる。3時間の会議で「これは全部大事だから!」と言われて100の情報を共有されても覚えられない。先に話した通り、人間の記憶力は虚しいもので翌日には聞いたことの70%を忘れてしまう。教えてもらった100の情報のうち70忘れるのだ。情報共有は無しで良いのかというとそうではない。会議で共有する重要情報は精々3つ、4つまでに絞ろう。それ以外の情報は「共有フォルダの〇〇にある」と情報の場所を共有しよう。すれば、参加メンバーは無理やり100の情報を詰め込まずに済むし、情報を欲しい時に自分で取りに行ける。2-5.会議で取り上げるとメンバーがやる気になる内容は?「よしっ!もっと仕事頑張ろうっ」とメンバーに思ってもらえる会議が本望だよね。以下に、やる気が出る会議のタイプを3つ紹介するよ。メンバーの好事例を共有するメンバーの中で頑張っている工夫している人がいれば、仕事内容を取り上げて会議で発表してもらおう。発表したメンバーは、自分の仕事が評価されて、人の役に立つことを実感できる。アイデア出し皆で話し合い、決定するタイプの会議は、全員が何かしらチームに貢献できる。一体感が生まれ、より連携する力が増すだろう。コツは、考える時間を取ること。付箋紙など事前に配布して、そこにアイデアを書き出してもらう。すると意見が出やすいし、普段あまり発言しない人からも意見をもらいやすい。スキルアップ研修スキルアップ系は、学んだスキルを武器にして、仕事で成果をあげやすい。生産性の高い会議になるだろう。学んだスキルの使い方をディスカッションしたり、ロールプレイングしたりするとより効果的。ちなみに、新入社員のスキルアップは、会議の最中にやるべきではない。2-6.議事録に点数をつけるファシリテーターは議事録に点数をつけると良い。会議前に設定していたゴールに対して、どのくらい達成することができたか。100点満点中、何点だったかザックリとつけてみよう。小さな成果に素直に喜び、点数が低い時は何が足りなかったのか。会議の度、改善策を練ればファシリーテータとして磨きがかかってくる。スマホ触りが多い理由と解決策メンバーが遅刻した、途中退出した、スマホを触った一番の理由。それは会議に必要性を感じていないからである。参加者の気持ちを代弁するとこうなる。残念ながらこれが本当の理由なのだ。主催者が思っている以上に、メンバーの会議に対する優先順位は低い。ここで、彼らを避難しないでほしい。彼らの行動は、主催者の会議スキルをそのまま反映しているだけなのだ。解決策はただ一つ、彼らを注意するのでなく主催者が会議の内容や進め方を工夫すること。相手が遅刻したくないくらい面白い会議になるよう工夫する。スマホを見るのも惜しいと思わせる会議にする。間違っても、権力の力でねじ伏せてはダメ。会議の質を変えずに、強引に参加させようとしたり、あからさまに嫌な態度をとると・・・メンバーから信用されなず、徐々に孤立していくだろう。解決策は、会議の質をあげる他ない。質をあげて、遅刻も途中退出もスマホも無くなった時、ファシリテーターとして認められたということだ。その時が来るまで、修行だと考えよう(;^_^A2-8.会議の場所を工夫してリフレッシュいつも同じ会議室、堅苦しい閉鎖空間の中では、閃かないでしょう。時には公園で、時にはジャンクフード片手に。超フランクな会議をやってみよう。思考のマンネリ化を防ぐ意味でも、大きな青空の下で、晴れ晴れとした空間で会議して見ると新しい発見があるかも。実際に取り組んでいる大手企業もある。2-9.年に一度、より良い会議のための会議を開く今の会議の進め方に何かしらの不安を感じる。メンバーも不満そうな空気が漂っている場合。会議の在り方を見直すのが良い。手っ取り早く効果的なのはメンバーに直に聞くことだ。「会議の在り方」に関する会議を開くのである。会議を開く頻度や時間帯、場所について。内容や進め方について皆がどう思っているのか。正直なところを聞き、お互い本音でぶつかってみよう。良い会議を開く糸口が見つかるよ。会議=お堅い話し合い多くの人は「会議」に対してお堅い先入観を持っている。そんな時はアイスブレイク(話しやすい環境作り)のスキルを身につけよう。ファシリテーターや発表者に持ってこいのテクニックだ。営業成績を2倍にするための会議を開いたとしよう。アイスブレイク無しの場合は、いきなり本題に入るために緊張感がドッと来るだろう。お題の参考事例なども無いので、とっさにイメージも沸きにくい。ここで、アイスブレイクのスキルを使うとしよう。「どんなバイトかというと、講義スケジュールのプログラミングさ。以上のように、まず聞き手に興味を持ってもらって、自然な流れで本題に入る。お堅い議題にする前に、場が和むような話をクッション材として挟むこと。これがアイスブレイクだ。難しいお題に入る前にぜひ使ってみてね。企画や商品開発のお仕事で、アイデア出しは欠かせないね。そんなあなたには、人を惹きつける企画や商品のアイデアを出す方法を紹介するよ。僕のオススメする方法は、アイデアしりとり。自分の思考フレームの限界を飛び出して、思いもよらない発想がポンポン生まれる手法だ。興味があったら、以下の記事で紹介しているので参考にしてみてね。「もっと皆の意見が欲しい!」って時は議題をどんどん具体的にしよう。営業成績不振に対する対策会議を開いたとしよう。「皆、なぜ営業成績が落ちてしまったと思う?どんな対策ができるか各自発表してくれ」これでは、なかなかメンバーからの意見がでないだろう。その場合、聞き方を変えてみる。「営業成績で、特にマイナスしたのが〇〇の売上だが、何が原因だったのだろう」といった具合に、分かっていることを織り込み済みで、絞り込んできく。議題が具体的になればなるほど、相手は答えやすくなるよ。2-13.立ち会議で気を引き締める立ち勉、立ち仕事なるものが最近話題になっている。時間が経つにつれて、足が辛くなって来るので、緩んだ空気を引き締める効果もあり。一部研究によると脳の処理能力が高まり、集中力がアップするとのこと。実際に大手企業で導入ケースもあり。従来1時間以上かけて行っていた会議が15分程度で終了するようになったと効果を実感している。僕的には、気を引き締めてスピードアップしたいときにスタンダップ。落ち着いてじっくりと考えたい時はシットダウン。́ω`)2-14.WEB会議で時間とお金を節約WEB会議は、メンバーの時間とお金を節約してくれる。インターネットに繋がるパソコンやスマホ、タブレットがあればいつでもどこでも。場所代0、移動費0、移動時間0を実現できる。相手が北海道にいようが沖縄にいようが、お構い無し。web上で顔を見ながら会話できる。パワーポイントの共有もできるし、録音録画もできる優れものだ。そのほか、チャット機能でメッセージのやり取り、ファイル共有機能で資料を送付することも。何よりこれらがぜ〜んぶ無料でできちゃうってことがすごい。WEB会議は、メンバーの何人かが出張だったり営業先だったりする場合に重宝するよ。ちなみに僕のオススメはZoom。人の決断力は、お腹が空いている時ほどが鈍るのだ。脳の活動源はブドウ糖。そのため血糖値が低いと思考能力が低下してしまう。難しい議題や、会議が長引く時は、お菓子をつつきながらざっくばらんに行うもOK。疲れ果てた脳が、水を浴びた魚のように元気になるよ。キットカットみたいな一口サイズのチョコレートがオススメ。ポテトチップスとかせんべい系は、会議中にボリボリ音が出ちゃうから。2-16.休憩時間を儲ける人の集中力は、会議をスタートしてからの15分間がもっとも高い。その後は時間の経過とともに低下することが脳科学的に証明されている。一つの議題テーマを15分で終えれるよう設定すると、脳にとっても効率的な会議ができる。簡単な議題は15分、少し長引く会議でも30分などと設定して、時間が来たら休憩を取ろう。とる休憩時間はそれぞれ5分、10分がベスト。ちなみに、休憩時間の計算方法は52-17の法則で算出したよ。米国の研究によると働く時間52分に対して休憩時間は17分が最も仕事の生産性が向上するとのこと。ところで一方、休憩時間をほとんど取らない会議があるけれど。労働基準法にも反する恐れがあるので要注意。使用者は、労働時間が6時間を超える場合においては少くとも45分、8時間を超える場合においては少くとも1時間の休憩時間を労働時間の途中に与えなければならない。本書の主人公、鈴川葵は入社2年目のごく普通の女の子。ある日、自分の部署でおこなわれる「グダグダ会議」にふと疑問を抱く。「なぜ、会議はこんなにつまらないのだろう・・・」そのことをきっかけに、彼女は会議で小さな改革を始める。地道な努力の甲斐もあり、結論がでる、みんなが納得する会議を実現した。何をすれば会議が変わるのか、実際にどう変わっていくのか?物語を通して、分かりやすく会議改革の行い方を学ぶことができる。「30分会議」で、チームの生産性2倍!著者が、ソフトバンク在籍時に効果を実証した、最速PDCAで最強チームをつくるマネジャーのための一冊。最速で「上層部のOK」を勝ち取る方法チーム内の会議、上層部の会議に役立つ、課長クラスのマネージャーにオススメ。「結果を出す会議」に今すぐ変えるフレームワーク38会議が「ムダ」、「つまらない」、「生産でない」と感じるのはやり方が悪いため。10年で延べ3万人の組織や人に関わり、「会議」で会社を変えてきた著者。会議が長い、内容が薄い、発言がない、決まらない!日本中のオフィスに蔓延するムダにあふれた”メタボ会議”この一冊で、そんなダメダメ会議とおさらば出来る。「ムダゼロ会議術」のノウハウは、頭に入ってすぐに実践できるものばかり。質問しても意見が出ずシーンとしている居眠りやスマホをいじって上の空の人ばかりこれではわざわざ集まってミーティングや会議を開く意味はない。本書では、ミーティングや会議で使える工夫や仕掛けを多数紹介。会議における議論の生産性を上げ、仕事のスキルも引き上げる、リーダー必読の1冊。参加者が「時間の無駄だった...」とウンザリする絶対にやってはいけない会議のポイントを6つに絞ったよ。それぞれの原因と対策についてコンパクトにまとめたので、実りある会議にしたい人は必ず見てね!(本記事で紹介しきれなかった事も含まれます)5.まとめ会議の進め方1〜9の手順と役立つ知恵16選について紹介した。たかが会議、されど会議。ファシリテーターはメンバーをゴールに導く大事な役目。参加者全員が進んで会議に参加したくなる様な会議を目指して。小さな成果を少しずつ噛み締めながらいこう。今すぐ使える飲み会の断り方と断り文句100選!RECOMMENDこちらの記事も人気です。詳しいプロフィールはこちら菊チャンネル菊チャンネルでは、日々の仕事や生活に役立つ知識や気付き「ライフハック」をお贈りします。