働く20代のためのビジネス情報専門家。明るく、楽しく、幸せにがモットー!どうも!効率エンジニアの菊之進です。前回、仕事のミスが多いあなたへ〜ミスを減らす!対策16選〜の記事を書いた後。(*゚v゚*)そこで今日は、仕事を効率よく行うコツを紹介するよ!プラスαで、仕事の効率を上げるビジネス本とグッズも紹介。この記事はこんなあなたにおすすめ。DOリストの仕事が全然減らない、仕事が終わった気がしないパフォーマンスを上げたいけれど、集中力が持続しないやるべきことを後回し、締め切りギリギリになってしまう人の倍時間がかかるあっ今何やろうとしてたんだっけ?が多い仕事のミスが多いそろそろ楽になろう!?明日からノー残業!もー誰にも迷惑をかけない!仕事の効率が悪くて悩んでるあなたに、僕のとっておきを紹介する。仕事環境を変えること。仕事の効率を上げる方法。それはいかに、無駄な時間を省いて、限りある時間を有効活用できるかにかかってるのだ。日報は一日ごとに行う報告作業。その日あったことをその日の最後に思い出して書いてない?ちょーー時間のロスだよ!それに加えて、内容も薄くなりがち。思い出すよりも、報告する出来事が起きたらすぐメモ取る!そしてそのメモを、1日の最後につなぎ合わせたら日報完成。僕はiphoneのメモに記載したものを、メールで送って日報にしてたよ。効率化のコツは、マイクの音声入力でメモ!日報は5分以内に終わらさなきゃ、時間が勿体無いね。自分の中にゴール(目標)と締め切りを作ること仕事を効率化するために大事な2つのマインドセット。それは自分の中にゴールと締め切りをかすこと。何をいつまでに終わらすか。それだけで、納期が1ヶ月から3日になった強者を僕は知っている。こんなにも納期が短縮したのかというと。仕事の全体像を意識して、限られた時間の中で、必要な力だけを100%出し切ることができたから。納期1ヶ月の時は、自分のなかに締め切りが無かった・・とにかくいい物を作ればいいんだって、相手が求めること以上を追求し、時間がかかったのだ。納期3日に短縮できた時は、自分の中に締め切りを作った。相手が求めることだけに100%集中し、余計なことをしなかったのだ。納期が遅い人の特徴は、相手がりんごジュースって言ったのに。りんごサワーの方がうまいからって出してるってこと。相手は、りんごジュースで満足なのにね!要は親切の押し売りよ、それが為にえらく時間がかかっていた。相手のことを思う気持ちは大事なんだけれど、度が過ぎないように気をつけよう!いやいや待ってよ。俺は余計なこともしてないのに、遅いんだ!って場合は、夜に予定を入れるのはどーかい?宅配便の再配達の時間を明日の夜に設定するクリーニングを夜持っていく友人と飲みにいく約束を入れる夜のジムの予約をする夜どうしても見たいテレビをチェックしておく朝から、ヤベェ、今日の夜は予定あるんだ!って思考回路でシャキシャキ仕事が捗る。優先順位はつけちゃダメ!これが仕事の効率を下げる原因どんな会社でも優先順位をつけろっ!て教育してるけれど。僕はこれを真っ向から否定する。優先順位つける時間がもったいなくね!?って。重要度と緊急度が高いものが第一優先・・お次に大事なのは、重要度が高くて、緊急度が低いもの・・って理屈ばっかり先行してるけど。自分のタスクって100くらいあるんだよね。いちいち仕分けするのに気力というエネルギーどんだけ必要なん?というか、言い出しっぺが継続してるの見たことないわ。使えない理屈ってこと。あなたがやるべきことは、今日やることと明日やること。この2つに分けることで、細かい優先順位づけは不要。みんな余裕がないのは、今日やる事に、今日やることを追加してるから。加えてそれに優先順位までつけているから。それが心をむしばんでいるんだよ。できない事にエネルギー使っちゃダメ。大事なことは、今日やることを増やさない事。当日舞い込んだ仕事は、明日やることに追加しよう。することで、心にゆとりを持って今日という1日が過ごせるから。詳細は、タイムマネジメント実践!毎日1時間早く仕事を終える方法にまとめているよ。読んだら、既定概念がぶっ壊れる。今まで教えてもらったことは何だったんだろうって。判断力が回復することが分かっている。NASAの宇宙飛行士を対象にした実験では、25分間の昼寝で判断力が35%、用心深さが16%が上昇したとのこと。いう僕も、営業時代は15分ほどのお昼寝して午後から復活していたことを思い出す。気をつけないといけないことが2点。1点目は、昼寝の時間は20分程度にしておくこと。30分を超えるとノンレム睡眠、深い眠りに入ってしまうから。一点は、目を覚ました時に光を浴びること!十分な光を浴びることで覚醒できるから。これで仕事の効率も向上する。複雑な作業はマニュアルにすると効率が上がるとんこつスープのレシピの様に、複雑な仕事はマニュアル化をオススメする。「う〜ん、これが足りない。あっ入れすぎちゃった」みたく、感覚で調味料を継ぎ足していたら同じ味を再現できないどころか、味付けに失敗するよね。複雑なタスクは、あらかじめチェックリストや進行表を作っておこう。することでミスなく確実にやり遂げることができる。コツは、自分の記憶に頼らないってこと。記憶探しの旅すると、時間も気力もロスが大きいから。マニュアルがあれば、無意識でスイスイできちゃうよね。同じようなタスクはまとめて行いスピードアップ!同時に複数のタスクをしない方が集中できる。メールが来るたびに今の作業を止めてチェックしてる。電話が来るたびに、今の作業を止めて電話に出る。このような今やる!すぐやる!精神は危うい。その度に今やっていた大事な仕事の集中力を失うから。緊急のメールや電話なんて、正直に1日1つあるかないか。メールの件名に至急!がなかったり、電話に留守電やメッセージも残さない呼びかけは後回ししよう。メールは3時間おきにチェックする。電話は2時間おきにチェックする。チェックする回数を減らそう。まとめてチェックしよう。その方がよっぽど効率的で、ミスも減るのだ。得意な人に得意なことを頼む。僕は、経費精算が苦手。苦手なことは、普段から仲良くさせてもらっている事務員さんに相談。丸投げの相談にも関わらず、手伝ってくれる。代わりに僕はパソコンが得意なので、事務員さんが困ってる時に助けに行く。持ちつ持たれつな感じ。すると、僕自身も相手自身も苦手なことをしないで済む。余計な時間やエネルギーをカットでき、本来の仕事に打ち込める。全部自分で抱えこまずとも、時に相手に頼っても良いのだ。仕事環境を変えること。集中できるところで!集中できない環境で仕事しないが鉄則。会議室を借りるくらいの気概が必要。人は集まるとダラける癖がある。なんだか皆、全体の速度に合わせる癖もある。そこから脱するのだ!一番、落ち着く環境を自ら作り、仕事の効率を上げて行こう。デスクトップ画面を整理整頓する嘘の様なホントの話。デスクトップ画面がゴチャゴチャしてる人は、残業する傾向が強い。僕なりに理由を考えたんだけれど、多分これ。しすぎて、必要なものを探すときに時間かかりすぎなの。一つのものを探すのに、10秒かかるとしたら・・・それを一日20回するだけで200秒もロスしてるじゃん。200秒真剣にもの探してごらんよ。これだけで相当、神経削るよ!ということで、効率化するコツは2つ。1つは、デスクトップの整理整頓。いつか使うだろうから捨てられないってファイルは取っておかない!ゴミフォルダを作成して、そこにぶち込んでおこう。(完全に消去しなくていいから)デスクトップに出しておくのは、今週使うフォルダとゴミフォルダくらいでいいよ。1つのコツは、PC内検索を使って、探したいファイルの名前を入力すること。Windows10ならタスクバー左下の検索で。Inforati毎日の事だから、塵も積もれば山となる。PCのショートカットキーで効率化パソコンでの事務作業が当たり前の時代。素早くPCを扱えるかが、仕事効率の向上の肝となる。以下に最低限、覚えて欲しいショートカットキーを紹介するよ。慣れたら、どえりゃーー差がつくので。DPC作業を格段に早くするショートカットキーはこちら↓↓僕も使っている超便利なものを17個厳選して紹介するよ。動画で実演してみたので、ぜひ確認してね!▶︎YouTube:PC作業を神速化!仕事で使える便利なショートカットキー17選!MACはこちら。辞書登録を活用して効率化これめちゃくちゃ便利で、仕事の効率化には欠かせない。関わらず9割の人がやってない知っ得情報!例えば、メールで以下の文章を頻回に使うって事あるよね。これだけ入力して、変換すれば先ほどの文章が出てくるよ。