2013.02.09昨日の午前中は、経理担当者向けのExcelセミナーの講師をつとめました。セミナーでも取り上げるExcelのシートに関するちょっとしたテクニックをまとめてみます。シートにデータを分散させないExcelが苦手とする処理の1つに、【複数のシートにあるデータを1つのシートにまとめる】というものがあります。「なんでそんなことをする必要が......?」と思われるかもしれませんが、Excelを使いこなせば使いこなすほど、その必要性が出てきます。(分析やピボットテーブル、関数での処理、会計ソフトへのインポートなど様々な場面で困るのです(^_^;))複数のシートのデータをまとめる方法は、マクロを使わなければ、コピペを繰り返すしかありません。次のように12枚のシートに売上データが入っていたら、そのシートの数だけ人間が操作する必要があります。データは可能な限り1枚のシートにまとめておいた方が、処理しやすくなります。ファイルごとに分けるは御法度です。シート名は明確にExcelのシートにはきちんと名前をつけましょう。次のようになっていると、シートを確認する手間がかかります。シート名をつける手間をサボると、かえって効率が悪くなるのです。ムダなシートは削除ムダなシートがあれば、削除しましょう。削除はショートカットキーを使うと便利です。Alt、E、L、Enterを押してください。(1つずつ順番に押します。複数のシートを選択してから実行すれば、一度に削除できます。)最後にEnterを押すのは、シートを削除する際に次のような警告が出るからです。この警告どおり、シートの削除は[元に戻す](Ctrl+Z)が使えませんので、注意しましょう。標準のシート数を[1枚]に設定Excel2010まで標準のシート数は[3枚]です。新しいファイルを開く(Ctrl+N)と、3枚表示されます。この3枚をすべて使用することは少ないのではないでしょうか。残りの2枚は使用しないまま、シートだけ残ってしまいます。これだと、シートにデータがあるかどうかを確認する必要もありますし、もしデータを入れても気づかないことになります。他人に提供する場合にも、トラブルになる可能性もあります。そこで、標準のシート数を変更してみましょう。Alt、T、Oを押し、オプションを表示させて、[ブックのシート数]を[1]変更します。※2003の場合は、[全般]タブにあります。この設定、Excel2013では、標準で1枚になっています。シートの切替はショートカットキーでもできるシートを切り替えるには,マウスで操作することがほとんどだと思いますが、キーボードだけでも操作できます。Ctrl+Pageupで左へ、Ctrl+Pagedownで右へ切り替わります。PCにPageup、Pagedownがない場合は、[fn]キーを同時に押さなければいけません。Macの場合は、Control+fn+方向キー(上、下)です。シート名の変更、シートのコピーもショートカットキーがあるにはあるけど。シート名の変更は、シート名をダブルクリックするのが一番早いでしょう。一応、ショートカットキーはあります。Alt、O、H、Rです。シートのコピーは、Ctrlを押しながらマウスでドラッグ(左クリックし、そのままボタンを放さずに動かす)するのが一番早いでしょう。こちらもショートカットキーはあります。Alt、E、M、Cです。右クリックで操作した場合のボックスが表示されます。シート挿入はショートカットキーorマウスシートの挿入は、ショートカットキーとマウスでのクリックで結果が異なります。ショートカットキー(Shift+F11)だと、今選択しているシートの左側に挿入されます。今選択しているシートの右側に挿入されます。Excel2013での変更点Excel2013ではシートの操作で変更になった点があります。図の赤い枠の部分をクリックします。Excel2013では、このボタンがなくなり、[Ctrl+左クリック]へ変更されました。(ショートカットキーとかないのでしょうか。Ctrl+Pageupを押し続けていれば、切り替わりますが。)Excelの活用はシートに始まりシートに終わります(^^)是非試してみてください。講師の後、オフィスで打ち合わせ2件でした。夜の打ち合わせは、確定申告のレクチャー。2008年から毎年お越しいただいています。確定申告レクチャープランのはじめてのお客様です。ご自身である程度の集計をしていただき、国税庁サイトで確定申告を作成して無事e-Taxで提出できました。よういち)「ひとりしごと」=雇われない雇わない生き方を、時間・お金の両面でサポート。『税理士のためのRPA入門』『やってはいけないExcel』など14冊。日課は1日1新、ブログ。