店舗の一元管理をITでコツコツ改善、じっくり着実な体制整備の推進をサポート。1年後には劇的解決を目指します。業務に追われ売上拡大できない、一人の負担が大きい、市販のシステムがマッチしないなどあればお気軽にご相談下さい。投稿内容:「こんなふうにテーブルとリレーションを構築してはいけない例を紹介します。」データ作業時間を10分の1に、人生の充足時間を10倍に。初級向けデータスッキリ管理コンサルタントのながにぃです^^※本投稿はFileMaker制作経験が未経験~概ね2年ほどの方に向けたものです。誰でも簡単に作れる・・・はずなのにあなたはFileMakerを独学で制作していますか?データベースを作る経験があまりないと、最初はどのように構築していっていいか分からないと思います。そこにリレーションが加わると、ますます頭に?マークがくっついてしまうでしょう。FileMakerの場合、「誰でも簡単に作れる!」なんていうキャッチフレーズがついていたりするので、「きっとできるはずだ!」と、あれこれリレーションしてみることになります。結局思い通りにいかない。いうことも多いかと思います。リレーションがうまくいかないパターンはいくつかあると思いますが、今回はそのうちのひとつを紹介してみたいと思います。今回紹介するのは、エクセルシートをそのまま使ってFileMakerにしてしまうパターンです。筆記具や備品などの消耗品を管理するエクセルをFileMakerで管理するという想定で話を進めてみましょう。残して、承認の記録も残したい、という要望のエクセルです。ツッコミどころのあるエクセルに見えると思いますが、かなりいい加減に作ったサンプルなのでご容赦ください(^_^;)ともかく、こういうエクセルをFileMakerで管理したい!という想定です。最初はエクセルをFileMakerアイコンにドラッグ&ドロップして、ともかくも購入記録シートをFileMaker化します。他のシートもインポートしてテーブルを追加していきます。はい、実はもうこの時点で危うい方向に進んでしまいました。各シートをうまく取り込んだように見えますが、このテーブル構造はあまりよろしいとは言えません。よろしくないかというと、ざっくり言えば似たようなテーブルが存在しているからです。3つあるということは、管理するテーブルも3つあるということです。リレーションする場合、3つのリレーションが必要になってしまい、それだけで煩雑になってしまう未来がイメージできます。購入記録と承認のほうも、同じような項目があったりしてやはり良い状態とは言えません。データを追加更新するとき、両方のテーブルを更新していかなければならなくなります。仮にこの状態でリレーションを組んでみても、やはりあまり良い未来が見えてきません。5つのテーブルなら何とかなるかもしれませんが、今後拡張していくときに複雑なリレーションを張ることになってしまいそうです。教訓:エクセルのシートをそのままテーブルにしてはいけない場合もある。FileMaker化する前にデータ整備をするエクセルのシートをそのままテーブルとして取り込んではいけない場合があります。FileMakerに取り込む前に、まずデータの整備を考えてみたほうが確実に良いです。今回のサンプルではどうなるでしょうか。次のシート構造はあくまで一例ですが、データ整備を行ってから再度FileMaker化してみたいと思います。エクセルのシートを3つにしました。した点は大きく3つです。1購入記録シートに、購入数と承認者と承認日を追加しました。2新たに社員シートを作りました。シートを消耗品シートに統合しました。この状態で3つのシートを取り込んでFileMaker化してみます。おわかりのように、テーブルは3つだけになります。リレーションも組んでみます。※購入記録テーブルに製品番号を追加しました。(消耗品番号という名前の方が分かりやすかったかも)このデータ整備による変更によって、何が良くなったか。基本的にデータ(レコード)を追加するのは購入記録テーブルだけで良くなります。先の5つのテーブルのときは、どのテーブルに追加していけばいいか分かりづらく、1つのテーブルに追加したら他のテーブルにも追加しないといけませんでした。今回3つのテーブルになったことでシンプルになり、データの追加もリレーションもスッキリして分かりやすくなるため、今後の拡張性も楽になります。ちなみに、リレーションするテーブルオカレンスはリレーション先のテーブルオカレンスを複製してリレーションを張ります。することで全部がつながるのではなく、目的別にリレーションが張られることになって後々拡張しやすくなります。FileMakerに取り込む前のデータ整備はどうやってやるの?データの整備って言うけど、じゃあ何か基準があるの?ということです。大きく2つの種別を意識して整備すると良いのではないかと思います。ような)ログ的なものは、日々データが追加されていくようなテーブルです。一覧的なものは、たまに編集があるくらいで、頻繁にはデータが増えていかないテーブルです。今回のサンプルでいうと、ログ的なものが購入記録テーブルになり、一覧的なものが社員と消耗品テーブルになります。日々データを追加していくのは購入記録テーブルだけになるので、とてもシンプルになったかと思います。社員と消耗品は単なる一覧なので、増えたときだけデータ追加することになります。くくりを「種別」というひとつの項目にしてしまったことです。それによって、消耗品シートというひとつのシートにすることが出来、3つのシートが1つのシートになりました。いかがでしたでしょうか。5つのテーブルの方でも決して間違いではありません。データ管理の手間や将来の拡張性を考えると、エクセルをFileMaker化する前に一度データ整備をしてから制作を進めた方が良いと思います。データ作業時間を10分の1に、人生の充足時間を10倍に。2年の時を経て成功しました。データ作業時間を10分の1に、人生の充足時間を10倍に。2年の時を経て成功しました。手作業データ管理に追われる時間を10分の1にしよう。************************************...レイアウトについて超初心者でも分かりやすく書いてみた投稿内容:「FileMakerのレイアウトがよく分かっていない超初心者の方向けにまとめてみました。データ作業時間を10分の1に、人生の充足時間を10倍に。FileMakerを導入して、さあ作...FileMakerルーキーズ会を始めてみようと思いますFileMakerは比較的マイナーですが(悲)、そのためFileMakerに関する情報が少ないと言われています。そこで、「FileMakerルーキーズ会」なるものをゆるーくやってみようかなあと思い立ちました。手作業データ管理に追われる時間を10分の1にしよう。手作業データ管理に追われる時間を10分の1にしよう。Inc.の米国及びその他の国における登録商標です。Inc.の登録商標です。※このページはジャパン・ビット・イノベーション[JBI]の公式ページです。