(license)みなさん、こんにちは!Evernoteにすっかり依存気味のタカハシ(@ntakahashi0505)です。Evernoteについては、ブログや企画を組み立てていくときの使い方は以前紹介しまして、たくさんの方に読んで頂きました。ブロガー必見!いつの間にか記事ネタが完成するEvernoteの使い方お仕事でもブログ作成でももうなくてはならないオンラインメモサービスEvernote。今回はその様々な活用法の中から、いつの間にかブログの記事ネタができちゃう的なEvernoteの活用法を紹介します。tonari-it.com2015.05.20ありがとうございます...!今回は、ちょっと視点を変えまして「紙」がテーマです。お仕事において、特に起業などをするとお役所とか銀行とか取引先とのお付き合いの度に、書類や資料などの紙の書類が増えていきます...。かさばりますし、「どこに置いたっけ?」などと捜索したり、結構管理が難しいんですよね。今回はそんな「紙」の書類や資料たちをEvernoteで上手に管理する方法についてお伝えしていきます。KPS-MX100Wまとめ「紙」を取り巻く企業の悩み会社で取り扱う書類、どんなものがあるのか確認してみましょう。設立から間もない会社だったとしても、ざっとこれだけあります...。イヤになっちゃいますね。紙の状態で保管して、かつ必要なときに取り出せるようにする必要があるのですが、棚やファイルでの整理ですと、年月を重ねれば重ねるほど棚を増やすスペースが確保できないどのファイルに閉じていいかわからない目的の書類がどこにあるかわからないすごく昔の書類...捨てていいのか判断がつかないなど物理的なスペースの問題や検索性の問題が増していき、それに比例して管理コストが増加していきます。多くの企業が頭を悩ましているのではないでしょうか?そんなときに、EvernoteとOCRの登場です。あらゆる書類をEvernoteへスキャンして保存Evernote(エバーノート)はちょっとしたメモやWEBクリップに始まり、画像や音声、動画に至るまで様々なものネット上に蓄積・管理することができるオンラインメモサービスです。記録したり、忘れないように優先順位を付けたりすることが可能です。無料トライアルを是非お試しください!evernote.comここで注目すべきは「画像」です。先ほど述べた数々の書類を全てスキャン、つまり画像化してEvernoteに保存すればよいです。保管が不要な書類はそのままシュレッダーです。Evernoteの保存可能な累積データ容量は無制限ですから。これで物理的なスペースの問題は解決ですね。OCRをした上で保存すれば検索もできる一般的にスキャンした画像ファイルは「画像」ですので、テキスト文書のようにキーワードなどによって検索することができません。どのように検索性を確保することができるでしょうか?まずEvernoteではノートブックと呼ばれるフォルダのようなものがありますので、好みのカテゴリごとにノートブックを作成して保存をしておくことができます。該当しそうなノートブックを開けば、そこに目的の書類が保存されている可能性が高いということですね。取引先名などピンポイントのキーワードで検索したいときなどはどうでしょうか?リアルの紙保管と同じように、書類ひとつひとつの中身を見ていく必要がありますか?いえ、そのニーズにもOCRをしてから保管することで解決できます。recognitionの略でOCR光学文字認識のこと。画像データ上にある文字と思われる部分を解析し、コンピューター上で扱える文字(テキスト)データに変換すること。パソコンではスキャナーやデジタルカメラによって画像データ化された印刷物を「テキスト化」するのに利用されることが多い。(引用:知恵蔵2015)です。スキャンしたファイルにOCR処理をして上でEvernoteに保存することで、Evernote内での検索にヒットするようになります。契約書」などと検索すれば目的の書類をすぐに取り出すことができます。言って...すごく快適です!どうすればスキャンした画像にOCR処理をかけられるか?ということなのですが、Evernoteは画像を保存してしばらくすればEvernoteのサーバー内で自動でOCR処理をしてくれます。至れり尽くせりですね。これで検索性の問題も解決です。紙の問題に頭を悩ます必要はありませんよ。Evernoteプレミアムプランがオススメ上記の機能は無料プランでも利用はできますが、いくつかの制限がありますので、ガンガン使う場合は物足りないかも知れません。Evernoteの3つのプランについて比較してみましょう。無料プランでは、月間アップロード容量が60MBまでですから、かなり気を使いながらアップロードをしなくてはなりません。一般的なA4書類ですと500KBくらいの容量のものもありますから、120枚保存したら終了となります。10枚綴りの書類があれば、12セットしか保存できないわけですから、かなり心もとないですね。プラスプラン(毎月240円、毎年2,000円)では1GBまで、プレミアムプラン(毎月450円、毎年4,000円)では10GBまで月あたりのアップロード可能です。プラスプランでもある程度の使用であれば十分に耐えられると思いますが、プレミアムではOffice文書や各種ファイル内の検索ノートをプレゼン資料に変換PDFファイルに注釈を追加サポートの優先対応などの便利機能がたんまりついていますので、毎月210円の差でしたらプレミアムプランを選択することをオススメします。プラスプランでは未確認ですが、プレミアムプランではOCR処理の優先順位が上がるそうですよ。最後に私が愛用しているスキャナー付きプリンターとシュレッダーを紹介しますね。EP-977A3今は家庭用でもスキャナー機能はどの機種にも搭載されていることが多いですね。EP-977A3です。家庭用としては珍しくA3も対応しており、印刷はもちろんコピーやスキャンも可能です。その割に幅が50cmを切るというコンパクトさ。通常のA4プリンターとたいして変わらない大きさです。クラウド機能」というEvernoteやDropboxなどのクラウドサービスにスキャンデータを直接保存するという機能があります。Connectというサービスで設定をすればプリンターでスキャンする際に、このようにタッチパネルで保存先をEvernoteに指定することができます。他機種でも今はクラウド連携機能がスタンダードになりつつありますが、選択条件の一つとして入れてもらえればうれしいです。スキャンしたいときはiPhoneアプリScannableレシートや名刺などをはじめパッとスキャンしたいときはScannableを使うという選択肢もあります。レバていうか、ScannableでA4サイズまでは読み取れますし、かつ連続で撮影したPDFは一つのドキュメントにできるなどの優秀機能がついていますので、こちらをメインに使っても良いかもですね。光の加減でうまく撮影できないときもあるので、うまくいかない場合はスキャナーを使ってください。KPS-MX100Wいらない書類はそのままゴミ箱に捨ててはだめですよ。会社の書類は機密情報だらけですから、シュレッダーして破棄です。そのシュレッダーでオススメなのがこちら、コクヨのKPS-MX100Wです。2013-02-20Amazon楽天市場デスクサイドシュレッダーでいうと、コクヨとアイリスオーヤマの一騎打ちな感じなのでせすが、サイズは181mmと机の下に収まるサイズ、A4サイズ最大6枚の裁断が可能で、ゴミ箱の容量は10リットル、音も静かで、ひとり社長的にはバランスがとても良いです。CDやクレジットカードも裁断できます。裁断するとゴミ箱はあっという間にいっぱいになりますが、それはどの機種でもたぶん一緒ですから...こまめに捨てましょう。書類をドンドンシュレッダーして捨てられるのってとっても気持ちがいいですよ~。まとめ長々とお話していました、まとめるとEvernoteのとスキャナーがあれば書類はかなり片付くということですね。Evernoteのオススメプランはプレミアムプランです。容量などほとんど気にせずに、ガンガン書類を入れ込めます。あとクラウド連携ができるスキャン機能つきプリンターとバランスが良くおとなしいシュレッダーがあれば完璧です。私は取引先からもらった提案書やパンフレットなども全て遠慮なく保存して(申し訳なさは多少感じながら)シュレッダーをかけています。プランノーツ代表、コミュニティ「ノンプロ研」主宰。ITで日本の『働く』の価値を上げる!」をテーマに、VBA&GASの開発、講師、執筆などをしております。→詳しいプロフィールはコチラ★ご依頼・ご相談はお気軽にどうぞ!→お問い合わせはコチラ★フォロー頂ければ嬉しいです。「コミュニティ+講座」形式で継続性&教え合える環境も提供。!ノンプログラマーがプログラミングスキルを身に着ける支援ををするコミュニティ。セミナー・もくもく会・Facebookグループのサポートで「自らで学び続ける力をつける」支援、「教え合うことで学びの価値を上げる」場の提供をしています。関連記事WEBサービス・クラウド【IFTTTでチャットワーク連携】Googleカレンダーの予定登録と開始前リマインドを通知するIFTTTを使用したチャットワーク連携のレシピを紹介するシリーズです。今回の記事では「Googleカレンダーに予定が登録された時」「Googleカレンダーの開始前リマインド」をチャットワークへ自動通知する方法を紹介します。Scriptで明日締切のTrelloのカード数をカウントして、チャットワークに通知する方法をお伝えします。チャットワークに通知することでタスク管理をする場合の締切忘れなどを防げます。ScriptでTrelloをAPIで操作する方法を解説します。今回はリストの一覧、カードの一覧を取得する方法をお伝えします。新たな仕事に取り掛かるときに使うツールとして、絶賛オススメするのはEvernoteです。Evernoteを使っていかに仕事のスタートダッシュを切るか、その使い方とテクニックについてお伝えします。2016.07.12WEBサービス・クラウド勝手にオススメしまくっていたら正式にチャットワークの代理店になれた話この度、急成長を続けるビジネスチャットサービス「チャットワーク」の正式な代理店に採用頂きました。あまりにも嬉しすぎるので、チャットワークとの出会いやこれまでの歩みについて書きたいと思います。2016.03.09WEBサービス・クラウド【IFTTTでチャットワーク連携】定期作業のリマインドメッセージを自動で通知するIFTTTを使用したチャットワーク連携のレシピを紹介するシリーズです。日付の指定時刻」にチャットワークへメッセージを自動通知する方法を紹介します。「コミュニティ+講座」形式で継続性&教え合える環境も提供。詳細・お申込はこちら隣ITを応援する当ブログを「応援したい!」「役に立ったよ!」というお気持ちを、コチラからお支払いただくことができます。日々更新の活力倍増いたします。※PayPalアカウントが必要です。※金額は変更可能です。Platform23HTML・CSS32iPhone・アプリ29Monaca・スマホアプリ開発7PC全般・Windows86PowerPoint・VBA28Python87RPA1VBScript15Vue.js・JavaScript13WEBサービス・クラウド68WordPress・ブログ88Word・VBA42コミュニティ・イベント109セミナーのお知らせ11チャットワーク72データ分析・アクセス解析40仕事・生産性・働き方73動画配信8商業出版21起業・フリーランス72電子書籍・Kindle3運営会社プランノーツは"IT×働き方改革"をお手伝いする会社です。「コミュニティ+講座」形式で継続性&教え合える環境も提供。詳細・お申込はこちら隣ITを応援する当ブログを「応援したい!」「役に立ったよ!」というお気持ちを、コチラからお支払いただくことができます。日々更新の活力倍増いたします。※PayPalアカウントが必要です。※金額は変更可能です。Platform23HTML・CSS32iPhone・アプリ29Monaca・スマホアプリ開発7PC全般・Windows86PowerPoint・VBA28Python87RPA1VBScript15Vue.js・JavaScript13WEBサービス・クラウド68WordPress・ブログ88Word・VBA42コミュニティ・イベント109セミナーのお知らせ11チャットワーク72データ分析・アクセス解析40仕事・生産性・働き方73動画配信8商業出版21起業・フリーランス72電子書籍・Kindle3運営会社プランノーツは"IT×働き方改革"をお手伝いする会社です。Scriptが「V8ランタイム」をサポート!モダンなECMAScript構文が使えるようになった2020.02.072020.02.08GASでコピーしたGoogleスライドのプレゼンテーションを取得する方法2020.02.052020.02.05Facebookページいつも隣にitのお仕事タイトルとURLをコピーしました。