・関係資料をパワポで作って(当時はワープロやだったが)・メールで集め・人数分印刷して・会議室の机に置き・議事録を誰かにとらせ・後から参加者に議事録をメールで送るようなことを行っていたが、「最近はそんな余裕のある会議を行っているところはないだろう、、、」と思っていたが、グループウエアを導入しているにも関わらず、いまだにこのようなことをやっている会社も多いのだそうだ。議論不足、会議の結果を実際のActionに結びつける、、、などなどを考えると、もっとグループウエアをしっかりと使って欲しいところだ。Notesでなくとも、今持っているグループウエアを使えば、これらは飛躍的にスムーズで、大切な若者たちに無駄な時間を使わせず、主催者側の工数を削減し、会議での結果、経緯などの情報を共有でき、次のアクションに結びつけ、・アクションの進捗状況の確認、アクションの結果からの学び、気づき、軌道修正、次の会議の工数削減が可能になるのだ。会議の運営、進行、ファシリテート技術やWebでの遠隔会議などがあるが、それ以前の話として、もっとグループウエアを有効活用してほしい。Listまでを共有されている一つの文章で行うのだ。私たちの社内で実際にどのように行われているかを紹介しよう。組織、チームなど関係する人との共有場所(例えば組織で共有しているNotesDB)にアジェンダ(会議進行一覧)を書く。このアジェンダを書いた文書を「A会議文書」とここでは呼ぶ。(例)2.会議開催通知にアジェンダのリンクを入れておくコピペしたりせずに、「A会議文書」のリンクを入れておき、会議開催通知を受け取った人は、リンク先を見れば最新のアジェンダが確認できる。貼ってもらう会議での説明資料や関係する資料を、印刷して持ってこさせたり、メールで収集するのではなく、会議開催通知に「リンク先の担当部分に説明資料や関係資料を○日中に張ってください」と書いておき、会議で使うパワポやワープロ文書、関連する情報のリンク、メールのコピーなどを「A会議文書」上に貼ってもらう。社内会議なのだからきれいにまとまっている必要はない。4.会議資料を事前に確認してもらい、意見、質問を書いておいてもらう先の会議開催通知に資料を「、、○日中に、、、」と書いてある。その後ろに、「○日以降に内容を確認して、意見や質問を記載お願いします」としておき、「A会議文書」への返答(コメントや子文書)として会議前までに懸案事項、質問を記載してもらう。これにより会議ではポイントのみ説明し、懸案事項や質問に対する回答も準備できる。5.アジェンダを写しながら会議を行う会議資料は一切印刷しない(当たり前のことだが、、)。アジェンダの上に必要な説明資料の張られた「A会議文書」を映しながら会議が進められる。Meetingなど)で「A会議親文書」を共有する。6.議事録は会議進行しながらアジェンダにその場で、プロジェクターで映しながら入力する会議が進行中の議決事項、重要な報告事項、各自のActionと担当者、納期などの議事録は、会議の進行を行うものが、プロジェクターで映し出しているアジェンダ「A会議文書」の該当部分にその場で入力していく。私たちの社内では、部長などの主催側やリーダークラスが入力していくことが多い。議事録の内容に意義があれば、入力している最中にその場で言う。7.議事録の確認は各自が必要に応じて通常、個人のカレンダーに会議開催通知が入っており、その中に「A会議文書」のリンクがあるので、議事録や利用した文書は、そこから容易に見ることが出来る。「A会議文書」を利用した会議で、その中に今後行わなくてはならないActionList(納期、担当、アクションの内容)が書かれるが、各自そのActionの状況を随時記載する。状況を知りたい者は「A会議文書」を見ることで常に会議で決まった状況を確認することが可能。会議の一つの例を紹介したが、グループウエアをちゃんと利用することで、オフィスワーカーの効率化と自由闊達なチーム作りに大きく貢献できる。08:00数年前、弊社の会議スタイルは書画カメラとプロジェクタを用い、印刷した資料を映すスタイルでした。そこで私は印刷の手間などがあるから追加でパソコンを置こうと提案しました。周りからは止めてくれと。理由を聞くと、紙の資料ではわざとグラフを小さく印刷して数値を読みにくくする事が可能。書画カメラの解像度はパソコンのXGAよりも低いVGAやSVGAなのでさらに読みにくい。したがって会議で自分の報告資料を説明する時に不都合な部分をはぐらかす事が出来るので上司から突っ込みが入りにくいと。今でこそパソコンが置いてあり、私自身はグループウェア上の情報や資料を表示・入力しながら上司に報告しています。私の場合は上司に恵まれている事もあり(自由闊達な意見を言いやすい)、仮に上司に恵まれていなかったら印刷した紙の資料で淡々と報告していたかも知れません。12:21shingo-san書画カメラとはなつかしい。「交通費の例外処理がしにくいように、使いにくいシステムにしている」という会社がありましたが、似たような発想でしょうか。紙でなくてはならない会社も多いのでしょうね。それらの人々の考え方を変えるのも、私たちIT系ブロガーの大切な役割だと思っています。これからもご意見、感想をいただければ幸いです。ありがとうございました。コラボレーションとビジネスのスキル、お父さんのIT利用、マネジメントについてお伝えします。ライザップゴルフ」で、3ヶ月で99以下コミットを契約して見た(2)「ライザップゴルフ」で、3ヶ月で99以下コミット(現在120以上)を契約して見た(1)=料金編チケット送付後に、転売サイト「チケットキャンプ」が違法容疑で再開未定のサポート停止。学校裏サイトで娘が実名で攻撃され、父としてメールを送ってみた。学校裏サイトで娘が実名で攻撃され、父としてメールを送ってみた。(高速Dockerの話)」オルタナティブ・ブログは、専門スタッフにより、企画・構成されています。入力頂いた内容は、アイティメディアの他、オルタナティブ・ブログ、及び本記事執筆会社に提供されます。利用規約プライバシーポリシーお問い合わせアイティメディアからのお知らせプレスリリースメールサービスRSSTwitterITmediaはアイティメディア株式会社の登録商標です。