メールマガジンなど、様々なメールのやり取りが必要です。管理部門に所属している方にとって、1日に100通以上のメールが届くことも珍しいことではありません。素早くメールを返し、情報取集を効率化することが、ビジネスマンにとって重要です。そこで今回はあまり知られていないGmailの振り分け機能をご紹介します。メール作業の負担を軽くしたい!と思われている方は必見。メールがきちんと整理されると、処理時間が短縮し、全体的な仕事の効率がアップにつながること間違いなし!是非参考にしてくださいね。迷ったときは、便利な3つの振り分けルールで解決!メールの用途・目的は、「返信が必要なもの」「重要度が高いもの」「読むだけのもの」など、様々です。ほとんどの方は、受信トレイに届いたものを、順に確認して処理すると思います。受信した段階で、用途・目的に応じて、振り分けられていたらどうでしょう?優先順位が付けやすくなり、格段にスピードアップするのではないでしょうか?Gmailはたった3つの設定によって、この振り分けが簡単にできます。受信トレイをスキップ(アーカイブする)ラベルを付ける一致するスレッドにもフィルタを適用する色んなメーラーを使っていると、言葉の違いに戸惑ってしまいますが、少しずつ慣れていきましょう。Gmailは「フォルダ」のことを「ラベル」と呼びます。「受信トレイ」が家だとすると「ラベル」はお部屋。フィルタをかければ、受信トレイをスキップし、直接お部屋(ラベル=フォルダ)にメールを送り届けてくれるというわけです。図解でわかる!3つの自動振り分け機能の設定方法それでは、実際に振り分けルール(フィルタ作成)方法をご説明します。今回のラベル名(お部屋の名前)は「Googleからのお知らせ」にしてみます。受信トレイをクリックします。振り分けたいメールをクリックします。右のアイコンを押すと項目が出てくるので、【メールの自動振り分け設定】を選びます。フィルタ作成をクリックすると検索条件が表示されます。今回は【受信トレイをスキップ】【ラベルを付ける】また関連するメールが5件あったので【5件の一致するスレッドにもフィルタを適用する】にチェックを入れました。【ラベルを付ける】はラベル名がサイドバーに表示されます。分かりやすいラベル名を入力しましょう。今回は「Googleからのお知らせ」と入力しました。受信トレイには振り分けたメールは入っていません。「Googleからのお知らせ」に関連するメール5件が入りました。重要な「ラベル分け」3つの振り分け機能の中で一番重要なのは「ラベル分け(お部屋)」です。ラベルをどう振り分けるのか?が大切なのです。「Googleからのお知らせ」「FAX」「メールマガジン」「社内〇〇部」と振り分けてみます。ラベル分けされることによって整理され、スッキリします。迷惑メールの振り分けも忘れずに!とても便利な機能ですが、1つだけ注意することがあります。それは、迷惑メールではないのに、迷惑メールに振り分けられることです。Gmailのセキュリティがしっかりしているからこそですが、「メールが届かない」と思った時には、一度確認する必要があります。その場合は【メールの自動振り分け設定】から「迷惑メールにしない」設定を行うことで解決します。まとめ:目指せ!仕事ができるビジネスマン今回はGmailの自動振り分け機能についてご紹介しました。この設定によって、「大切なメールの見落とし」「同じメールを何度も見ている」「メール確認に時間がかかる」などのお悩みの一端が解消するはずです。Gmailを使いこなしきれていない人、仕事に慣れていない新人ディレクターや、新人営業マンにおすすめです。作業の短縮化は全体的な仕事の効率を高めます。この記事が、少しでも仕事効率アップにつながると幸いです。ツイートWeb制作のご相談を随時受け付けています。気軽にお問い合わせください。Webサイトのリニューアルを考えている。Webの活用方法を一緒に考えてほしい。Webサイトをリニューアルする際の費用を知りたい。※1フォームでのご相談は相談してみる通常のお問い合わせであれば、2営業日以内にご回答いたします。お客様のご都合にあわせて、様々な料金プランをご用意しております。お客様によってサービス内容が異なるので、一律いくらという料金をお出しすることができません。お電話やメールで回答できるのは概算費用です。詳細は改めて打ち合わせの上、算出させていただきます。同じカテゴリーでよく読まれている記事Webの主役はスマホの時代へ。