株式会社KDDIウェブコミュニケーションズ誰でも楽しくホームページが作れるツール『Jimdo』(ジンドゥー)。写真やテキストを用意すれば、数分でホームページが開設できる手軽さが人気で、世界の2000万を超えるホームページが『Jimdo』で作られています。利用者の増加に伴い、契約者変更など、紙ベースで煩雑な事務手続きが発生。Jimdo事業部(JimdoJapan)では、『Twilio』を採用し、場所を選ばず、事務手続きが完了できる仕組みを整備しました。若山さま株式会社KDDIウェブコミュニケーションズJimdo事業部では、ドイツで開発されたホームページ作成ツール『Jimdo』を2009年に日本でリリースしました。ホームページ制作に欠かせない専門知識や特別な環境が不要で、パソコンのみならずスマホから作成・編集が可能。レイアウトを選び、写真をアップロードしたら、あとは文章を追加するだけで、デザイン性の高いホームページが完成します。『Jimdo』は、たった数クリックでホームページを作ることができるシンプルな操作性で人気となり、国内外で利用者を拡大する一方、契約者変更の必要なケースも年々増加。メールによる手続きだけではなく、郵送やFAXといった紙ベースでの変更受付もあり、記載内容の確認や書類の保管作業が煩雑となっていました。ISMSに基づきお客様にも安心してサービスをご利用いただくよう事業活動を進めておりますが、その分作業量が増え、作業を効率よく遂行する仕組みを構築したいと考えていました。草野さまJimdo事業部(日本)で受け取る「契約者変更に伴う書面」(契約者変更フォーム)は、1営業日あたり平均3〜5枚、月換算で50〜100枚弱のFAXを受信。Jimdoサポートグループが、その最終確認作業を実施していました。FAXの受信フローだけでも、複合機のメモリ確認・印刷、FAX用紙の内容確認、書類の保管などの手順があり、重要書類のため、確実な業務遂行が求められていました。紙で処理するため、自宅等のリモートワークや宮古島オフィスでは、FAXが関係する業務ができませんでした。Zendeskによるペーパーレスプロジェクトに着手。1週間で実装・運用可能に。そこで、印刷物の紛失、作業時の取違い防止をメインに、FAX確認作業の負担軽減を図るため、『Twilio』と『Zendesk』を利用したペーパーレスシステムに着手しました。大まかには、『Twilio』によりペーパーレスで受信したFAXを、API連携で『Zendesk』上からはメールが来たかのように確認できるもの。開発期間は1週間ほどで、その後、Jimdo開発元のドイツと検証作業を慎重にすすめ、2018年2月から正式に運用を開始しました。『Zendesk』のチケットを担当者に割り当てたことで対応漏れ防止を強化し、また、進捗の確認がPC上から行えるようにもなりました。FAX受信した際の作業実施を、遠隔地の宮古島オフィスやテレワークでも実施しています。さらなるメリットとして、クラウドの『Twilio』と『Zendesk』が稼働していれば、南青山オフィスが停電や通信断になってもFAXが確実に受信できる安心感もあります。Twilioの費用対効果を実感。工数削減に成功へ費用対効果の面では、FAXの受信枚数が35枚を超えると単純コストで『Twilio』に軍配が上がります。毎日2回程度の定期確認、紙の管理、チケットの簡略化という部分です。