約730件の施設管理物件のトータルファシリティマネジメント事業を中核にマンション管理事業やパーキング事業を手掛けている。関西電力グループの一員としての専門性の高い提案力と多種多様な施設管理のノウハウで時代のニーズに応えている。不動産開発を行うMID都市開発株式会社と共に、街をトータルでプロデュースするMIDグループとしての総合力も同社の強みだ。その多岐にわたる事業の中で、各業務でこれまで独自に導入してきたシステムをいかに統合していくか。Documal」、データ連携ツールを導入。各施設の設備管理業務に駐車場管理業務を加えた「業務プロセス全体のシステム化」を図り、データ連携により二重入力や二重管理も解消し、生産性や品質の向上、コスト削減を実現した。向吉光博氏にお話を伺った。活気を取り戻しつつある中、オーナー企業における施設維持管理コストの削減ニーズは依然として高いままだ。「建物の設備管理分野において激しさを増す価格競争時代を勝ち抜くためには、生産性や品質を向上させたうえで人件費などのコストの抑制が必要でした。当社では収益増大のために設備管理に関連する工事事業の拡大に取り組んでいます。関西電力と連携した高度なエネルギーマネジメント、インターネット通販向けのハイテク倉庫をはじめ大型物流倉庫の設備管理など付加価値を創出し競争力の強化も図っています。当社を取り巻く環境が大きく変化する中で、ICTインフラにも変化への対応が求められていました」(宇野氏)2012年、同社は経営基盤を支えるICTインフラを刷新するべく、業務改革とシステム改革の両軸で全体最適化を目指すプロジェクトをスタートさせた。XPのサポート終了は同社の情報システム戦略転換の契機となった。「新しいOSでシステムを動かすためには大規模な改修が必要でした。今後、OSが変わるたびにシステムの個別対応に追われていては運用管理に要するコストが増えるばかりです。全体最適化を目指しシステムの刷新を決断した背景には、個別システムの統合によるコスト削減や生産性向上など、経営全体に寄与するICTの実現という大きなテーマがありました」(向吉氏)また、個別システムの"乱立"により様々な課題が生じていた。「同じ情報を複数システムで管理する二重登録といった内部統制面での問題もありました。利用者も業務の流れの中でユーザーインターフェースの異なるシステムを使わなければならず、ユーザビリティも低下していました」(向吉氏)業務の見直しを伴うシステム改革を成し遂げるため、同社は情報システム課と各部門の選抜メンバーからなるプロジェクトを立ち上げ、現状の業務フローの整理と課題の洗い出し、業務要件やシステム要件の検討を行った。同社が求めるシステムのあるべき姿は、従業員800名が利用するため、「誰もが使いやすく、業務プロセス全体をカバーするルール化・システム化の実現」というものだった。ビルメンテナンス』はビルメンテナンス業務に特化し一連の業務をカバーしており、わかりやすいユーザーインターフェースは好評でした。Integration)ツールのシンプルな構成による運用管理のしやすさに加え、富士通グループのワンストップサポートが受けられるという安心感もポイントになった。導入プロセスで大きな課題となったのは、アドオン要件がふくらんだことだった。「必要性の再検討や運用方法による回避などの対応を行い、課題を整理しプロジェクトを軌道修正してくれました。データ移行や会計システムへの仕訳データ連携なども大変でしたが、きめ細かくサポートしていただきました」(向吉氏)<システム構成図>導入の効果システム統合とデータ連携で生産性向上とコスト削減が両立2013年9月に新システムが本稼働し、システム間連携による大幅な効率化が図れた。「従来、見積システムと契約システムが分離していたため、必要な見積情報を契約システムに手入力していました。まで一連のデータ連携を実現し、二重入力の解消により生まれた工数を他の業務で有効に活用しています。ビルメンテナンス」から契約データが自動的に「Documal」に流れ、最終的に締結した契約書も関連付けて格納できる。ビルメンテナンス」と「Documal」のデータ連携により、検索から契約書の作成、申し込み、計上処理まで一気通貫で行っている。二重管理やワークフローの未対応領域の解消により内部統制強化も図れ、またシステム統合により運用コストや保守コストの削減も実現した。新システムの導入と合わせた業務改革により、業務スピードが格段に向上した。「従来は、現場担当者が契約書を作成し、押印のため郵送していました。現在は、『Documal』で電子申請を行い、申請業務の迅速化と手間の軽減を実現しています」(向吉氏)「Documal」はわかりやすいユーザーインターフェースである上、従来のワークフローでは手動で行っていた承認ルートのメンテナンスも自動化でき、管理工数の大幅な削減が図れた。同社における「Documal」の評価は高く、MIDグループ全体の文書管理システムとして活用されている。今後の展望について「今回、システムを刷新し全体最適化の実現により生産性向上やコスト削減が図れたことは投資対効果の面で大きなメリットがあります。経営環境の変化に柔軟に応えるICTインフラの構築は競争力の強化につながります。ビルメンテナンス』を中核にフロント業務からバックエンド業務までデータ連携を推進し、さらなる効率化の実現はもとより見える化など経営への貢献度を高めていきたいと考えています。つくる」のスローガンのもと、お客様や社会の発展に寄与する同社の取り組みを、富士通は先進技術と総合力を駆使し支援していく。しんすけ)この度は当社のソリューションをご採用頂き、統合基幹システム構築のプロジェクトに参加させていただきましたことを大変光栄に存じます。導入の効果を実感頂けているとのお客様のお声を頂き、大変嬉しく思っております。会社や組織を超え、一体となって課題と問題点の解消に取り組むことができたことが成功につながったと感じております。今後も、更なる経営環境の変化に対応するため、新たな領域への提案をさせて頂くことで、経営のパートナーとしてお客様の事業成長のためのご支援を続けさせていただきます。だいすけ)この度のプロジェクトでは、情報システム部門の皆様の強力なリーダーシップによるサポートを頂けたことと、各部門担当者様に積極的にご参画を頂けたことが成功につながったと感じております。当初のシステム導入目的の1つ「個別システムの統合」をはじめ、業務運用ルールそのものの再構築により、大幅な業務改善と効率化が図れた点をご評価頂き大変嬉しく思います。私自身のステップアップともなったこのプロジェクトに参画させて頂いたことを感謝しております。今後も引き続きお客様の事業基盤を支え、発展に寄与するソリューションをご提案させて頂く所存です。Documal本事例中に記載の肩書きや数値、固有名詞等は掲載日現在のものであり、このページの閲覧時には変更されている可能性があることをご了承ください。当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。当社はセキュリティ保護の観点からSSL技術を使用しております。