前前回のコラムで、「アーキビストはレコードマネジャーも兼任?」と題して、ドキュメント(文書)、レコード(記録)の違いについて述べました。読者の皆さんのなかには、「文書」と「記録」を、厳密に区分できるのか疑問に思われた方もおられたのではないでしょうか。いう用語がいたるところで出てきて、その要求にきりきり舞いさせられた、という経験をお持ちでしょう。ことを限定的に指し示しています。「記録」とは、「達成した結果を記述した、または実施した活動の証拠を提供する文書」と定義されています。「記録」にあたります。両者の関係は、例えばマニュアル(文書)に従って、結果を付ける(記録)というように単純化できますし、行為や規制の手段となる文書と、その対象になる文書(=記録)と言い換えてもいいでしょう。ここまで述べてくると、「文書」と「記録」の違いがおわかりいただけるでしょう。前者が、書き換えることが出来るのに対して、後者は、書き換え不可能ということです。記録管理の世界標準・ISO15489が2001年に制定され、我が国では、2005年にJIS化されました。●文書(ドキュメント)一つのユニットとして取り扱うことの出来る、記述された情報または対象物。●記録(レコード)法的義務に従い、あるいはビジネスの実務において、組織または個人により証拠や情報として作成され、受領され、且つ維持される情報。