V2を利用している渋谷区様。厳しいスケジュールの中、短期間で移行を終え、充実したサポートの下で安定運用を続けています。2019(平成31)年1月に完成した真新しい新庁舎で、MCWELを導入した効果などのお話を伺いました。新システムでは、カスタマイズを最小限にして制度改正時の検証が容易になったほか、認定システムとのタイムリーな連携作業が可能になり、認定結果を今までよりも数日早く通知できるようになりました。CSV形式での出力機能や、分かりやすいインターフェースも高く評価しています。認定システムとの連携作業が週に1回しかできず、エラー対応にも手間がかかっていたタイムリーに連携作業ができるようになり、認定結果出力にかかる日数が短縮。渋谷区では2019(平成31)年1月に新庁舎が完成し、新庁舎での業務がスタートして半年ほどたったところです。新庁舎では「書かせない」「移動させない」「待たせない」をコンセプトとした総合窓口を設け、2階に福祉と相談の窓口、3階に住民登録関連の手続き窓口を集約。介護保険課は5階に事務スペースがあり、各係が数名、2階で窓口対応をして、5階のメンバーと協力体制で業務に当たっています。新庁舎移転に伴い、職員には1人1台のタブレット型PCが配布され、ペーパーレス、モバイルワークなどの取り組みも推進しています。7月には、プレシニア世代からアクティブシニア世代の方に、経験や能力を生かす機会や新たな学びの場などを提供する「渋谷生涯活躍ネットワーク・シブカツ(通称:シブカツ)」を開設するなど、新たな取り組みも始まりました。MCWEL介護保険を導入された経緯を教えてください2016(平成28)年5月ごろ当時利用していた業者から、介護保険システムのサポートが翌年度いっぱいで終了になると通告がありました。2018(平成30)年4月には、別のシステムに移行する必要があり、すでに準備期間は2年を切っていましたが、同業者でそのまま更新することに少なからず疑問がありました。白紙状態から再検討しようと、急ぎ複数の会社にコンタクトを取りました。各社提案のシステムのデモを確認し、比較・検討を行いました。総合的に評価しました。カスタマイズをせずに要件を満たすことができたのが、大きなポイントでした。開発、導入のための期間が大変短かったですが、スムーズに移行できましたか調達から稼働まで約1年しかなく、職員が新システムを習熟する時間を十分に取れませんでした。本番稼働した当初は、多少混乱はありました。大きなトラブルはなく、心配していたより早く安定運用しています。認定業務では特に、以前のシステムからのデータ移行に気を遣いましたが、混乱は全くありませんでした。全体を通して、富士通のサポート体制が整っており、困ったときにすぐに質問できたのが、大変心強かったです。稼働の数日後には、保険料の業務の中でも年に1度の大きなイベントである保険料の初回の仮算定がありました。操作に慣れておらず非常に不安でしたが、無事終了することができました。このように稼働当初はSEがオンサイトでサポートしてくれたため、不安も払拭され、その後の本算定も、サポートをいただきながら、問題なく完了しています。MCWELの操作性や画面設計はいかがですか操作方法は以前のシステムと大きく変わりました。マルチウィンドウで、必要に応じて別の画面を開くことができます。アイコンなども分かりやすく、実績のあるシステムだけあって、かゆいところに手が届くような使いやすさがあります。全体的に直感的に使えるインターフェースで、習熟にはあまり時間がかかりませんでした。このシステムは庁内だけでなく、包括支援センターでも使っています。使い方に関する問い合わせは1~2週間ですぐに落ち着き、センターの職員もすぐに慣れたようでした。天沼氏カスタマイズをした部分は確かに使いやすかったのですが、デメリットもありました。制度改正があると、予算を申請してカスタマイズ部分への適用が必要でしたし、その検証作業は大きな負担となっていました。中には、何のためにどうカスタマイズしたのか、職員もメーカーの担当SEも分からなくなっている箇所もあり、何かトラブルがあると解決するのに長い時間を要し、本当に大変でした。今回は、ノンカスタマイズを目標に業務をすり合わせ、パッケージをほぼそのまま使用しています。帳票など部分的にはカスタマイズしていますが、根幹となる部分には一切手を入れていません。これにより、システムのレベルアップは格段に容易になりました。パッケージとして検証済みのプログラムを適用し、担当SEに教えてもらった検証の観点に沿って、簡単な確認作業をするだけで運用が開始できます。どのような導入の効果がありましたか認定業務では、認定システムとの連携が必要です。以前のシステムでは、認定システムの結果を取り込むバッチ処理において頻繁にエラーが発生しており、その確認や手入力に大きな手間がかかっていました。MCWELになってからは、エラーがほとんど出なくなり、連携は非常にスムーズです。エラー対処のための時間が大幅に減り、本来の業務に時間を割けるようになりました。以前は、認定システムとの連携作業が週次のバッチ処理でしたので、認定結果の通知を1週間に1回しか出せませんでした。データセンターで何かトラブルがあると規程の30日以内の通知ができなくなり、これが大きな課題でした。新システムでは、この連携処理を、職員がいつでも必要なタイミングで、オンラインで作業できます。そのためデータが揃った日の翌日など、タイムリーに結果通知を出せるようになりました。今では以前より数日早く通知できるようになり、区民サービスの向上になっています。本番環境以外に、2つの環境を用意されています本番環境のほかに、前日セーブされたデータの待機系と、テスト用の検証系の計3系統を運用しています。構築時に富士通と相談して、3系統を用意していただきました。待機系は、本来は障害発生時に備えたバックアップ環境ですが、とても便利に使っています。何かの処理を行った後に、処理以前のデータを確認したいときなどに待機系を活用しています。「待機系で確認してみて」という言葉はよく聞きます。氏そのほかに改善された業務はありますか画面が分かりやすいのは前述の通りですが、入力時のシステムチェックがしっかりしていて、以前より入力ミスが減ったと思います。資格情報などは1カ所に入力するとほかの画面にも自動的に反映されるので、省力化できています。一覧系の画面からCSV形式で出力する機能は、高く評価しています。以前は非定型の帳票を出力するには、必ずシステム運用課へデータ抽出を依頼する必要があり、手間と時間がかかっていました。MCWELでは、データベースの専門知識のない職員でも、必要な時に自分で抽出でき、出力した結果を表計算ソフトなどで加工できるので非常に重宝しています。条件を指定して一部のデータを出力し、それをいったん一覧にして目視確認するのに使ったりしています。必要なデータの多くが出力できる今までになかった機能で、各係で頻繁に使われています。富士通のサポート体制はいかがですか以前のシステム運用時は、必ずシステム運用課を通してメーカーに依頼や質問をすることになっており、開発したSEと直接話をする機会はほとんどありませんでした。今は富士通のSEが頻繁に主管課に来てくれるので、様々な相談に乗ってもらっています。導入から1年以上たった今も、月に1回は定例会を開いてコミュニケーションをとっており、いわゆる顔の見える関係が築けています。渋谷区の状況をよく理解していただいており、信頼できる関係です。担当職員から直接、電話やメールで問い合わせができるサポートセンターも気軽に利用しています。回答も早くとても満足しています。処理を行う際など、サポートセンターで疑問点を解消してから行っています。今後の展開について、また富士通に対してどのような期待をお持ちでしょうか富士通には、今後も手厚いサポートを期待しています。渋谷区では全庁で、ICTを積極的に活用して働き方を変えていくという大きなコンセプトを掲げています。業務の効率化や区民サービスの充実に、ぜひ富士通のサポートやアドバイスを活用していきたいと思います。介護ワンストップサービスの動向や制度改正対応に関する情報提供など、これからも富士通のサポートには期待しています。