保管は、オフィスのデスクの引き出しや、キャビネットなど、すぐ手に取れる場所においておくイメージです。どちらかというと業務で頻繁に使用するもの、すぐに確認したいものが対象です。ここで取り上げる保存は、会社の保管庫などをイメージするとわかりやすいでしょう。頻繁には使用しないものの3年以上など長期的に保存しなければならないものが対象となります。あれこれ文書(書類)に保存期間があるって知ってた?会社では非常に多くの書類が扱われます。実は、その書類を保存しておく場所や期間で「保管」か「保存」に分かれるのをご存知でしたか?保存期間は長いものでは永久保存、短いものでは1〜2年と書類の種類によって変わってきます。今回の記事では「保存」に類する書類はどのようなもので、どのくらいの期間会社に置いておかないといけないのか、どの部署がその書類の担当なのか、その書類を保存する際にオススメのツールから、意外と見落としがちな書類も含めて紹介していきます。保管は、オフィスのデスクの引き出しや、キャビネットなど、すぐ手に取れる場所においておくイメージです。どちらかというと業務で頻繁に使用するもの、すぐに確認したいものが対象です。ここで取り上げる保存は、会社の保管庫などをイメージするとわかりやすいでしょう。頻繁には使用しないものの3年以上など長期的に保存しなければならないものが対象となります。保存期間があるのか書類には法律で保存期間が定められているものがあります。目安として、総務に関わるものは2〜5年、経理に関わるものは7年、会社法に関わるものは10年です。根拠となる法令には、次のようなものがあります。会社によって保存期間が異なることや、法律では定められていないものでも書類の性質上保存しなければならないことがあります。社内のルールや総務部内での認識を合わせておきましょう。定められていない書類(法定保存文書以外)法律で規定されていない書類は、自社で保存期間を定めることになります。全社一律に決められるものもありますが、部門ごとに決めるほうが現実的で守りやすいルールとなります。その際には、同じ文書が部門によって期限がバラバラになることが無いように、最後には、全社で統一していきましょう。文書を作成するタイミングで書類の廃棄の時期を決定することができない場合も多くあります。そこで具体的な期間が決められない場合は「短期保管」か「中長期保管」のどちらかだけでも判断してファイリングをしていきましょう。書類についての保存期間を決める場合の基準には以下のようなことを含めて考えていくとよいでしょう。会社の業務遂行上の必要性(経営上の視点)トラブルや訴訟に巻き込まれた場合の立証上の必要性(訴訟を前提としたリスクマネジメントの視点)会社の歴史上の重要性(社史の編纂時などにおける必要性の視点)意外と見落としがちな文書(書類)マイナンバーが記載された書類については注意が必要です。(書類)の保存期間を簡単に管理する方法とは?保存期間の間、書類が保存されていないと罰則が適用されることもあります。社内、部署内で担当者は各保存期間を把握しておく必要があります。管理方法としては、次のようなものがあります。・チェックリストを作成する・Excelで管理する・参照条文を確認、メモしておき、条文が改正されたら更新するしかし、いざExcelで管理しようとしても、期間管理は難しそうですよね。そこで便利なのが、「書類管理お助けツール」です。書類管理お助けツール・文書台帳ページ1保管期限日の30日前になると、保管期限の日付が「赤」に変化して、お知らせします。2廃棄「済」にすると、該当の行がピンク色に変り、在庫が無いことを表示します。・文書箱ラベルページ文書台帳の管理番号を指定すると、保存箱に貼るラベル(A5サイズ)が作成できます。こちらからダウンロードすることができます。スマート書庫オフィスに大量の普段使用しない書類を保管しておくのは、スペースをとってしまいますよね。そんなお悩みをお持ちの総務の方には、スマート書庫がおすすめです。スマート書庫は、書類を外部の書庫で預かってくれるサービスです。料金は預ける箱の個数単位で発生するため、倉庫を借りるよりもコストを抑えることができます。インターネットでかんたんにお申込みできます。こちらからご覧いただけます。NotePM文書を電子化する方法もあります。NotePMは、文書をクラウド上で保管できる文書専用の共有サービスです。既読状況も確認できます。slackやchatworkなどの社内ツールとの連携も可能です。こちらから詳細をご覧いただけます。スキャンデータサービス文書をweb上で作成せずともスキャンで済むサービスもあります。保存期間のある文書は、紙ベースのものも多いと思います。そんなときにはスキャンデータサービスが便利です。A4サイズの紙が1枚3円から利用することができます。詳細はこちらからご覧いただけます。これらは一部ではありますが、法律で定められている書類の保存期間をしっかり把握できる仕組みづくり・工夫をしましょう。あれこれ従業員満足度をあげる福利厚生どの企業も人材確保に苦戦している昨今、各社あれやこれやと、効果的な解決策を探しています。その1つが福利厚生です。マンパワーグループが2015年に行った調査では、従業員があってよかった福利厚生として下記をあげました。睡眠の確保」とならんで「栄養・食生活の管理」が重要とされています。重要視される傾向があるようです。食事補助は従業員から不動の人気を誇る福利厚生であり、求職者へのアピールや現従業員の労働環境の改善といった意味ではうってつけといえます。大きな施策をとることが難しい企業や、すでに社食はあるけれど評判があまりよくない...という企業でも、最近は手軽に導入できる便利なサービスが色々と登場してきています。ここでは、企業のニーズに合わせて柔軟に活用できる食事のサービスを紹介します。設置型サービス『オフィスおかん』オフィスおかんは、“初期費用0′′で手軽に始められる新しい食の福利厚生サービスとして注目を集めています。オフィスに冷蔵庫と専用ボックスを設置し、健康的で安心・安全な美味しいお惣菜をオフィスにいながらいつでも食べることができるサービス。季節の食材やその土地の味を守る地方のお惣菜メーカーが、働く人たちの健康に配慮して丁寧に製造した美味しいお惣菜を、24時間いつでも好きな時に好きな量を1品100円という手軽な値段で食べることができます。食のサポートだけにとどまらず、「従業員のロイヤリティ・満足度の向上」「社内コミュニケーション活性化」「女性の育休復帰率向上」など、従業員の課題を解決する新しいアプローチのツールとしてご活用可能で、全国で利用可能エリアです。背景で導入いただくことが増えています。社員食堂を中心に、全国で給食事業を手掛けている「エームサービス」。社員食堂の開設のお手伝いをしてくれます。社内のヒアリングだけではなく、オフィス近隣の外食施設などの食環境のリサーチにも抜かりがなく、企業のニーズに応える社員食堂のプランニングが得意です。旬の食材や地域性を活かしたオリジナルレシピが5,000種類と、多様な要望に対応するメニューの豊富さも魅力の一つ。けの食事指導」など、企業の課題に合わせたメニューの提案が可能となっています。』スターフェスティバル株式会社が提供する宅配弁当サービス「シャショクル」。有名店のお弁当から低価格の日替わり弁当まで、4,000種類以上のメニューの中からお弁当を選ぶことができるのが大きな特徴です。これなら飽きっぽい人でも心配ありません。サービスプランは、少ない数量向けの「定期配送プラン」と社員数の多い企業向けの「対面販売プラン」の2通りから選択が可能。無料と、気軽に導入することができるので、社内のニーズに合わせて柔軟に選べるのは魅力的ですね。トライアルから始めることも可能なので、もし導入するか迷う場合は、トライアルから始めてみてはいかがでしょうか。詳しく知りたいという方はこちら世の中のニーズに合わせて、福利厚生の手助けをサービスとして提供する企業も多く生まれています。自分の会社が必要とする福利厚生を考えた上で、会社にこのようなサービスを導入すれば従業員の満足度やモチベーションは上がるでしょう。以下の参考記事では、福利厚生についてさらに詳しく解説していますので、興味のある方は是非参考にしてください。働きやすいオフィス環境づくり働くヒトにとって、1日の大半を過ごすオフィス環境は重要。仕事の生産性や効率性を向上させていく上で、働きやすいオフィスであること=業務がスムーズに遂行されることにつながります。以前は前衛的な企業のみがオフィス環境を整備していたため、特殊な例として取り上げられることが多かったのですが、昨今様々な企業が取り組んでいることからも、オフィス環境の整備・改善の一部の企業の活動ではなくなってきました。従業員満足度にも大きく影響を及ぼします。オフィス環境の悪化に伴い『働きやすさ』が損なわれます。この『働きやすさ』が失われると不満足がどんどん溜まってしまうのです。ここでは具体的に企業が行なっている労働環境改善の事例をご紹介します。フロア分散による業務効率を重視したために、相手の顔がみえにくく、円滑なコミュニケーションがとれておらず、そのことが業務効率低下へとつながっていることが課題でした。そこで、創業以来20数年ぶりにオフィスを移転し、顔がみえる自由闊達な社内文化を蘇らせるため、分散したフロアを全社員が見渡せるワンフロアに集約。ソフト、ハード開発、セールス、サービス部門の壁をなくしたフリーアドレス制を導入したことで、各部署の垣根をなくし、お互いの仕事ぶりを肌で感じながら業務を進行することができるようになったということです。モチベーションアップにもつながった事例です。引用:ビルディンググループ事例2:株式会社ニコンコミュニケーションの緩急の区別を計算された設計構築で秘話性にも考慮された安心オフィス大手企業では人員の増減・組織変更の頻度も高くなります。そのため、こちらの企業では、家具配置の大幅な変更・間仕切工事をおこなわずとも、いつでも対応できるようににするため、ユニバーサルレイアウトを採用したことで、毎回の社内レイアウト変更の手間を縮小したようです。コミュニケーションエリアは、人々の出入りがしやすく、リフレッシュエリアとして明るく開放的な空間になっています。他事例と一線を画するアイデアが、会議・役員エリアにガラスの間仕切を採用することで、採光に配慮しつつも、隣室の会話が気にならないようサウンドマスキングを採用していることで、秘話性にも考慮し、安心して会議に集中できる環境を整えています。引用:清和ビジネス事例3:一誠商事株式会社サロンスタイルの接客空間で顧客満足度と従業員のモチベーションアップ接客をメインとする不動産業態においてカウンターのイメージはお客様にとっても、従業員にとっても、重要な要素です。以前は、隣の話し声が聞こえたり、お客様の目線から奥にあるオフィス空間が丸見えだったオフィス。応接用の個室空間を設置し、初期の相談や除法収集目的の来店客向けに、曲線を描くカウンターボードとパーティションを活用した接客スペースを構築しました。集中できる環境で、対面接客出来るようになり、従業員の労働環境としても落ち着きました。契約や資産運用など深い商談用には、空間デザインや家具等に徹底してこだわった応接室を準備し、サービス精神や高いホスピタリティを表現できたことも、より高級感をもったイメージで他社との差別化を図ることができたのです。従業員にとっては、つくばにある本社と都内にある支社のオフィス環境が異なって公平さを欠いていた点が改善され、モチベーションの保持につながりました。労働生産性、モチベーションの向上や従業員満足度に大きく関わるオフィス環境。小さな変化も会社にとっては大きな変化を持っていたりするのが事実。下記の参考記事では、オフィス環境改善についてさらに詳しく記載していますので是非読んでみてください。会社の備品と消耗品の管理・整理。会社の備品と消耗品の管理・整理。