作成し、各備品の使用・保管状態を把握すれば、不必要な備品の購入を防止でき、使用できない備品の減価償却なども適切に行えるようになります。基本となる定番フォーマットについてご紹介します。備品管理台帳とは何か。組織が備品を管理する意味とはオフィスには、オフィス家具やOA機器、IT機器など様々な備品があります。呼ばれる場合もあります。記載しておけば、「遊休品があるのに重複して購入してしまった」「利用する予定の物品が故障していて使えなかった」といったミスを未然に防ぐことができます。Spreadsheetなどの表計算ツールを使用して作成されるのが一般的です。関数などを利用すれば必要事項を自動入力することができるので、紙の台帳よりも効率的に機能します。使用者が業務中にPCを使用する環境にある場合は、備品情報をクラウドのサーバ上に保存することができるので、「同時に複数の端末からアクセスできる」「台帳情報をリアルタイムで共有できる」などのメリットがあるため、印刷して紙の台帳として使用するよりも利便性が高くなります。備品管理台帳の定番フォーマット備品管理台帳では、どのような項目を用意すればよいのかご存知でしょうか。ここでは一例として、固定資産やリース物品を管理する際に用意すると良い管理項目をご紹介します。最終棚卸しデータ読取者これらの管理項目が入った「備品管理台帳テンプレート」(エクセルデータ)をご用意しました。ダウンロードはこちら『Convi.BASE資産棚卸しスタートアプリ』では、物品管理に必要なこれらの項目がプリセットで設定されているので、すぐに管理をスタートすることができます。管理項目を変更したい場合には、自由に変更することが可能です。『Convi.BASE資産棚卸しスタートアプリ』では台帳機能に加え、QRコード付き管理ラベル発行機能iOSデバイスによる棚卸し機能が備わっており、簡単で効率的な備品管理・棚卸しを支援します。備品管理台帳の管理・運用方法とは?備品管理台帳は作成して終わりではありません。備品管理を担当する部門が責任を持ち適切に管理・運用することが重要です。管理・運用の手順は、まず管理部門の担当者が「物品を購入・廃棄する際には上長から承認印をもらう」「貸出し・返却の際には必ず記録を残す」といった運用ルールを作成します。このルールをマニュアルやガイドラインとして整備し、組織内に周知した上で管理をしていきます。年に数回は備品の棚卸しを行い、各備品の有無や状態を確認、不要な備品があった場合には処分します。棚卸し終了後には、最新の物品情報を台帳に反映させることで台帳の正確性を維持することができます。◆◆さて、いかがでしたでしょうか。備品管理は台帳を作成して終わりではなく、適切に管理・運用することに意味があります。管理すべき備品数が大量にある場合、管理業務に膨大なリソースが必要になってしまいます。そんなときは「資産棚卸しスタートアプリ」など専用の物品管理ツールの導入を検討してみるのも良いかもしれません。管理でお困りの方はぜひお気軽にお問い合わせください。情報発信中Convi.BASE(コンビベース)物品管理ノウハウブログモノの管理のヒントは、物品管理クラウドサービス「Convi.BASE(コンビベース)」を提供する株式会社ネットレックスが運営しています。お気軽にお問い合わせください。『棚卸し効率化ガイドブック』無料プレゼント棚卸し効率化のヒントが詰まった小冊子をプレゼント致します。ガイドブックを申込む。