help-you労働時間の短縮や短時間での売上げアップなど、企業価値を上げる様々なメリットを持つ業務効率化。働き方改革が行われている現代において、以前よりさらに注目度が高まっていると言っても過言ではありません。積極的に業務効率化を行うことで、企業の更なる発展が期待できるでしょう。具体的にどのようにして業務効率化を進めれば良いのか分からない、と悩んでいる企業も多く見られます。そこで今回は、具体的な業務効率化の方法と事例を紹介します。業務効率化を検討中の方や、上手く進められないと悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。見ればなんとなく意味を察することはできるけれど、具体的にどういうことなのか分かっていない方も多いのではないでしょうか。業務効率化を行う前に、まずは目的やメリットについて簡単におさらいしておきましょう。業務効率化の目的は、企業の売上げアップや従業員の働きやすさを向上させるため、業務を効率化させようとすることです。今まで貫き通してきた企業の経営スタイルも、しっかり見直してみれば意外と無駄が多く潜んでいるもの。その無駄があるせいで、従業員たちが残業や休日出勤などの無理な業務をせざるを得なくなり、ムラのある仕事となってしまうのです。そんな負のスパイラルを招く「ムリ・ムダ・ムラ」という3つのキーワードが、業務効率化で意識すべきポイントと言えるでしょう。それぞれを簡単にまとめると、以下のようになります。スケジュールなど・ムダ:必要以上に生産したり、余計な動作をしたりなど・ムラ:ムリとムダの間を行き来する状況この3つを排除すれば、経営の質を強化できるはず。企業にとってどんなことが「ムリ・ムダ・ムラ」に繋がっているのかを把握することで、業務効率化も進めやすくなります。業務効率化のメリット業務効率化は、経営者側と従業員の両方に様々な恩恵を与えます。具体的にどんなメリットが挙げられるのか、経営者と従業員に分けてそれぞれ解説していきます。企業をまとめる経営者にとって、一番大きなメリットはコスト削減と言えるでしょう。生産量が多すぎて在庫を抱えることになったり、必要以上に人を雇ってしまったりしたとします。これでは、せっかく得た利益からどんどんお金が流れ出てしまいますよね。この無駄を省くことで、利益の損失を最小限に抑えることができます。その分、従業員に還元することが可能となるため、企業の質も上げられるでしょう。コスト削減が実現することで、福利厚生の向上や給与アップが期待できます。業務に見合った給与がきちんと支払われれば、仕事に対するモチベーションも上がりますよね。職場環境の改善にコストを回せるようになり、古いイスを新しく買い替えたり、古い機械を新しい最新型にしたりなど、毎日の仕事が快適になることも期待できます。業務効率化は労働時間の短縮にも役立ちます。今まで残業や休日出勤が当たり前となっていた方でも、業務効率化で仕事がスピーディーにこなせれば、定時きっかりで帰ることができるでしょう。業務効率化の方法1社内制度を変える業務効率化を促進させるためには、社内から変えていく必要があります。企業の規模が大きかったり、社内制度がたくさんある企業だと、実現するまでに時間がかかるでしょう。そのため、業務効率化が上手く進められず足踏み状態となっている企業も多いはず。そこで、具体的にどのようにして社内制度を変えていけば良いのか、そのアイディアを3つ紹介します。チームで業務を分担する1人1人に仕事を割り振るやり方が当たり前になっていませんか?それでは、特定の従業員に負担がかかり、非効率的な仕事のやり方となる恐れがあります。何段階も踏んで業務を遂行していく場合、1人の作業が遅れることで全体的なスケジュールが狂い、納期に間に合わなくなる可能性もあるでしょう。それをチームで行う業務に変えることで、バランスよく仕事を割り振れたり、作業の進み具合を見てスケジュールを調整したりできます。チームになれば失敗は連帯責任となります。1人ですべてを抱え込むよりストレスが少ないだけでなく、チームに迷惑をかけないようにモチベーションを維持しやすくなるため、個々がしっかりと能力を発揮できるでしょう。どんな業務でも分担をすれば良いというわけではありません。資格保有者しかできないことや分担すると都合が悪い場合もあるので、自社に適しているかどうかを見極めて実践するようにしてください。労働時間をきっちり守る会社は、従業員に対して時間を守るよう厳しく言ってきます。1分でも遅刻したら怒られたり、納期を第一に考え、間に合わないようなら残業や休日出勤を強いられたりすることもあるでしょう。時間に対して厳しく言うのであれば、会社側も労働時間をきちんと守るべきです。忙しいことを理由に休憩時間を短くしたり、サービス残業をさせたりするのは、従業員の反感を買う原因となります。会社側がお手本となるよう心がけてみてください。決められた時間内で業務が終わらないということは、仕事量が能力を上回っている証拠です。決裁権を分散させる仕事を進める上で、上司などから印鑑をもらわなければならない場面がありますよね。承認が下りたことが証明できないと、その後の作業を進めることができません。提出書類の作成から行い、何人にも印鑑をもらわなければならない場合、非常に時間がかかります。決裁権のある人が出張で1ヶ月いないとなると最悪です。仕方がないこととは言え、これでは時間の無駄ができてしまいます。それを防ぐためには、企業が決裁権を持つ人間を増やすことが大切です。直属の上司と他部署、社長の3ヶ所に印鑑をもらわなければならないとします。それを、チームリーダーと直属の上司だけで完結できるような仕組みに変えるのです。このように、わざわざ他部署に行ったり、外出が多い社長の帰りを待ったりせずとも、部署内で話がつく制度を敷いておけば、スムーズに業務を進めやすくなるはず。決裁権を持つ人間が少なすぎる場合や、印鑑が必要な人間が多い場合は、一度内容を見直してみると良いでしょう。業務効率化の方法2ツールを使う業務効率化を進めるためには、それに見合ったツールを使うことが重要です。作業の簡略化が可能となれば、スピーディーに仕事を片付けられます。ツールを上手く使うことで、2人でやっていた作業を1人でできるようになったり、丸1日かかっていた作業を半日で終えられたりなど、多くの無駄を省くことができるでしょう。「業務効率化を実現させたい」というニーズに応えるべく、日々様々なツールが登場していますが、幅広い分野で活躍するのは以下の2種類です。営業系のツール企業の売り上げを大きく左右する営業活動。営業というと商談のイメージがありますが、その商談前には様々な準備が必要になります。営業先のリストアップや資料作り、アポ取りなど様々な作業を行う必要があるため、非常に時間と手間がかかります。時間と手間を節約するためのツールは様々なものが出ています。・DMツール・顧客情報の管理ツール・日程調整ツールなど、各工程ごとに便利なツールがあります。手間がかかっているなと思っているものから優先して、導入を検討してみてはいかがでしょうか。連絡系のツールどんなジャンルのビジネスでも、欠かせないのが「報・連・相」。相手が休みであったり、声をかけるタイミングが見つけられなかったりすると、その分だけ業務が滞ってしまいます。この時間の無駄を省いてくれるのが、連絡系のツールです。チャットワークやSkype、Slackなどが挙げられ、スムーズなやり取りができると人気があります。これらは、パソコンだけでなくスマートフォンアプリでも配信されているため、いつでもどこでも利用可能です。やり取りの様子はメッセージに残っているので、内容を忘れてもすぐに確認できます。業務効率化の方法3外部サービスを使う様々な方法で業務効率化を試してみるものの、なかなか上手くいかない場合もありますよね。そんな時は、無理に自社で解決させようとするのではなく、外部サービスに頼るのも1つの手段。その外部サービスの中でも、リーズナブルな上に質の高いアウトプットが期待できる「オンラインアシスタント」が今、注目を集めています。オンラインアシスタントとは、インターネットを通じてオールラウンドなビジネススキルを持つ人材が業務を肩代わりしてくれるサービスです。書類整理や経理記帳Webメディア運用のような業務をやってくれるため、本当に重要な仕事だけに集中することができます。YOUのオンラインアシスタントが97%の圧倒的なリピート率を誇っています。アシスタント陣は専門スキルを持った優秀な人材ばかりで、その採用率はなんと驚きの1%。YOUチームが、業務効率化を力強くサポートしてくれます。依頼できる業務の種類も多く、継続利用率97%という高い数値を見ても、その質の良さが伺えますね。YOUのオンラインアシスタントは、1ヶ月で30時間のサービスを提供してくれます。利用時間が決まっているため、どんな割合でどの業務を依頼するかが決めやすいですよね。利用だと30時間でどこまでの業務ができるか分からず、結果的に時間が余ってしまう場合もあるでしょう。そんな方のために、初月のみ未利用の時間を翌月に繰り上げることが可能となっています。業務効率化を成功させるコツは、企業の業務内容や勤務状況に適した方法を選ぶこと。間違った方法は、より現状を悪化させる可能性があります。どのようにして最適な方法を選べば良いかということですが、まずは過去の事例から学ぶことが大切です。ここでは、業務効率化を成功させた取り組み事例を3つ紹介するので、業務効率化を考えている方はぜひ参考にしてみてください。複数のプロジェクトが同時進行していると、それぞれのタスク管理が大変です。「確認に時間がかかる」「漏れがないか心配」など、業務の弊害となることもあるでしょう。いった不安要素を取り除くためにはどうすれば良いのか、その課題をクリアすることが、業務効率化の実現に欠かせません。そこでオンラインアシスタントに相談をしたところ、アシスタントは「スプレッドシートに情報をまとめるのはどうか」と提案。クライアントの不安や希望をきちんとヒアリングし、どうすれば業務効率化ができるかを考えて作られたスプレッドシートが完成しました。そのおかげで、乱雑無章の情報が一目で状況把握ができるようになり、クライアントのタスク管理工数84%削除に成功。業務効率化が実現し、別業務に集中できるようになったり、タスク管理が楽になったりしたそうです。資料によれば、週1日ノー残業デーを作ることで、時間外労働の削減に成功したとあります。企業全体が取り組んでいるため、「自分1人だけでは帰りにくい」という雰囲気がなくなり、それぞれが「残業をせず業務を終えるにはどうしたら良いか」を考えて仕事ができるようになったそうです。この事例では、従業員それぞれが週に1日好きな日をノー残業デーと定めていますが、他企業の中には、決まった曜日を企業全体のノー残業デーと定めている場合もあるようです。減らし生産性を向上させる方法とは?業務効率化の取り組み施策3業務を自動化させるメールでのやり取りは、相手がすぐに対応してくれなければスムーズなやり取りが困難です。即時性が求められるにもかかわらず、返事がないとやきもきする方も多いでしょう。その上、返事があってから書類作成をしなければならないとなると、さらに業務にタイムラグが生じてしまいます。そんな悩みを持つ不動産管理会社が、業務効率化のためのソフトウェアを導入すると、見事業務の自動化に成功したそうです。メール対応や作業指示書のフォーマット作成など、スピーディーに行えるようになったことで、費用も時間も抑えることができました。YOU」で業務効率化タスク管理・リマインドの自動化提案事例!ZAPIER利用、オンラインアシスタントの提言で業務効率化まとめ業務効率化の方法は様々で、成功させれば企業を大幅に成長させるチャンスにもなり得ます。従業員にとって、労働時間が短くなったのに待遇が良くなったなどのメリットも期待できるでしょう。現代では働き方改革が進んでいます。様々な方法の中でも、業務をサポートしてくれるオンラインアシスタントはますます注目を集めるサービスとなるはず。企業と相性が良いサービスを選べば、頼もしいビジネスパートナーとなってくれるでしょう。オンラインアシスタントを導入したことがない企業は、一度検討してみてはいかがでしょうか。YOUは、社員のノンコア業務を効率化することでコア業務に集中できる環境を作ることを目指しています。YOUを検討してみてはいかがでしょうか。・バックオフィス業務から営業サポートまで幅広く業務サポートができる利用継続率97%以上のサービス満足度といった特徴があります。「チームマネジメント」に必要な4つのポイント!常に目標を達成する方法とは?実はかなり低い日本の労働生産性。