Handbook(従業員ハンドブック)は必要ですか?」アメリカに進出している企業様からこのような質問をよく頂きます。Handbook(従業員ハンドブック)の作成は法律によって義務付けられてはいませんが、現地社員を雇用する際には、作成することをお薦めしています。従業員ハンドブック作成は従業員管理や統制の上で重要のため、ほとんどの企業が作成しています。Handbookを作成することで、不当解雇や差別などの従業員訴訟を防げることもありますので、リスク回避にも有効です。Handbookを作成すべきか、そしてどういう内容を盛り込むべきかを詳しくご説明していきます。Handbook(従業員ハンドブック)とは?日本の就業規則のように、企業のポリシーや働くうえでの各種規定を分かりやすく統一して表現したものです。企業ポリシーを明確にし、全従業員に対して公平に適用することで、職場環境の公平さを向上させるために役立ちます。Handbook(従業員ハンドブック)の主な目的は以下の4つとなります。経営者と従業員のコミュニケーションを促進するため。企業理念や会社が目指すビジョン、また従業員に期待することを伝える役割を担う。会社としてすべての従業員は平等であり、企業が従業員を公平に扱うことを明確にするため。一定ルールをつくることにより、誰もが公平に職場で活躍できるような組織づくりに繋がる。会社と従業員のトラブルを防ぐため。従業員ハンドブックがしっかりと作成されていて、ポリシーが公平かつ一貫性をもって活用されている場合、企業を法的リスクから守るツールとなり得る。きなどを就業規則を明確にすることは組織を強くするだけでなく、個々のモチベーション向上にも繋がる。Handbook(就業規則)の構成・内容については統一されたフォーマットのようなものは存在せず、企業によって異なります。就業規則はあくまでも規定のため、実際の運用や実行は現場マネージャーや管理者の責任となります。そのため、マネージャークラスを対象に、就業規則の理解促進や、管理や経営力を高める研修を実施することも大切です。Handbook(就業規則)にて、網羅されている項目をご紹介します。(従業員ハンドブック)に記載する内容は企業によって異なります。(従業員ハンドブック)作成時のポイントをご紹介していきます。Handbook(従業員ハンドブック)は契約書ではありません。「企業ポリシーを十分理解している」という同意を社員から得る目的で従業員ハンドブックの受領証に署名をもらいますが、これは契約を意味するわけではない点に注意が必要です。will」と言われる考え方を土台とした雇用関係であるため、一般的には企業と従業員の間では雇用契約書は締結されません(役員やプロジェクトベースの委託案件は除く)。opportunity(雇用機会の均等)」に基づいていること、そして移民法への準拠、従業員が直接マネジメントに提言できる「オープンドアポリシー」、そして差別またはハラスメントの禁止をしていることを明記することをお勧めします。職場規定・従業員の行動は可能な限り具体的に職場規定・従業員の行動に関しては、分かりやすく具体的に記載することで、曖昧な部分や誤解がでないようにすべきです。日本での「当たり前」は言語・文化が異なる従業員には通用しないケースがあるので、明確にしておくことをお勧めします。対する企業の方針を従業員に明確にすることが重要です。従業員のモチベーションアップや従業員間の公平性に直結します。福利厚生に関しては付与内容と対象条件などについて明文化するとよいでしょう。(職務内容記述書)に記載します。解雇に関する規定・プロセスを明記また、不当解雇などの訴訟トラブルを回避するために、解雇に関する規定も具体的に記載しておくことをお勧めします。具体的には、以下のように解雇に至るまでのプロセスを明文化しておくべきです。Disclaimer(権利の放棄事項)を忘れず盛り込む雇用者は従業員ハンドブックに拘束されず、また従業員からの不満や主張を回避できるよう「Disclaimer(権利の放棄事項)」を忘れず記入するべきです。will」の再確認、また雇用者が雇用関係の条件を変更することができるなどを盛り込みます。最後に、これまで紹介した内容に加え、「従業員ハンドブック受領書」を添付し、全従業員からの署名と日付の記入を得たものを保管。アップデートする度に署名を更新する必要があります。人事問題が起きた場合には法的書類として提出できるよう管理することが重要です。運営できてこそ活きるハンドブックインターネットなどから従業員ハンドブックのテンプレートを入手し、そのままハンドブックとして私用しているケースも見受けられます。なかには運用できない規定や項目もあり、もし企業がそれを遵守できない場合は逆手に取られるケースもありますので注意が必要です。即した内容を作成することが大事です。ハンドブックの内容については、「作成したまま10年近くそのままにしている」という声をよく耳にしますが、2~3年に一度の見直しが必要です。昨今ではSNSの書き込みに関するルールなど、時代に応じて追記や修正が必要な項目が多々あります。州法は随時変わりますので、定期的に見直すことをお薦めします。「自社のポリシーが適正かどうか分からない」や「表現をどこまで厳しく書くべきか分からない」というお悩みをよく伺います。弊社が毎年取りまとめている「アメリカ進出日系企業の給与及び福利厚生に関する調査結果」などをご活用頂き、スタートラインとして、業界や他社の水準の理解促進に役立ててほしいと思います。繰り返しになりますが、報酬や福利厚生は優秀な社員の定着にも繋がるため、従業員ハンドブック作成は人事戦略に関わる重要な役割を担います。基準値を知り、法的なアドバイスを取り入れて頂きつつ、自社にあったポリシーを作成し、運営可能な従業員ハンドブックをつくることが最も重要です。最後に、弊社米国パソナではアメリカで35年にわたり、アメリカ現地の日系企業様の採用活動をサポートしてきました。ジョブ・ディスクリプション、雇用関連書類の作成を行う「人事スタートアップパッケージ」や企業の採用活動を代行する「採用代行サービス(RPO)」、新卒者から専門職種、エグゼクティブまで、バイリンガル、マルチリンガルの優秀な人材を紹介する「人材紹介サービス」、貴社のニーズに合った即戦力人材を、必要な時期に必要な数だけ派遣することができる「人材派遣サービス」などを展開しております。アメリカの採用に関するケーススタディも豊富にありますので、アメリカでの採用に関して不明な点がある場合は一度、こちらの問い合わせフォームよりお問い合わせ下さい。Willの原則についてアメリカへの進出でお困りのことがあれば、まずはお気軽にご相談ください。土日祝日除く)アメリカ進出情報ブログアメリカの市場、雇用、ビザ、税務など日系企業のアメリカ進出に役立つ情報を発信。Reserved.プライバシーポリシーパソナグループについて。