同じ仕事でも時間内に仕事を終えて、しかも正確・丁寧、そして間違いも少なければ、期日に遅れることも無い。そんなスマートなビジネスパーソンがやっている仕事の小技を集めました。その中からこの記事では「メール」についてお伝えします。ビジネスパーソンと接していて、仕事が速い人に共通していたポイントです。最後に1.メールは時間を決めて読むだらだらとメールを読んだり、フォルダ分けしたり。1日の仕事の大半をメールの対応に追われていませんか?デキる人に共通しているのが、メールは時間を決めてまとめて「読む」ことです。ここで注意して欲しいのは、ここでは「読む」に徹して欲しいのです。熟読する必要はありません。一通り読んで、どのようなメールかを把握するのです。メールの返信を書き始めたらダメなのか?その理由は次の項目にあります。2.メールの返信は優先順位を決めてからメール作業に時間を取られる人に共通するのは、他にも未読メールがたくさんある状態で、たまたま開いたひとつのメールについて読んだ後、返信を書き始めてしまうのです。未読メールの中にもっと大事な案件が隠れていることにも気づかないで・・・。これではビジネスパーソンとしては「機会の損失」をしかねません。書かれているか」を流し読みをまず行い、その上で連絡が必要なものに関しては、どのメールから取り掛かる必要があるのかを確認し、優先順位を付けましょう。3.メールのフォルダ分けはシンプルに仕事の基本は「シンプル」です。メールソフトのフォルダが多すぎて、検索性が悪くなっていませんか?メールのフォルダ分けはシンプルにすることにより、後から必要なメールが探しやすくなります。ひとつの例ですが、私のメールフォルダは3つだけです。・アーカイブ「アクション」は、返信など何かアクションを起こす必要のあるメール。「情報」は、アクションは不要。情報だけのメール「アーカイブ」は、それ以外のメールフォルダを増やせる人はかなりの情報整理の上級者だけです。それ以外の人がフォルダを増やすと、どのフォルダに入れたのかがわからなくなり、結局必要な時にメールを見つけられなくなったり、探すのに時間がかかるだけなのです。4.返事が欲しいメールの件名に期日を明確に書く次の3通のメールタイトルをご覧ください。1「田中社長の送別会について」2「【お知らせ】田中社長の送別会について」3「【要出欠報告6/30〆】田中社長の送別会について」メールの内容は、田中社長の送別会のお知らせです。)送別会参加可否の連絡依頼メールを受け取った立場で考えて、確認して返信をしようと思うタイトルはどれでしょうか?当然3ですよね。返事が欲しい立場でメールを出すのであれば、3のようなタイトルを付けると、期日までに回答をちゃんと返してくれる可能性が高くなります。5.メールの本文は整理して完結にするメールの本文も伝わるように書きましょう。先ほどの送別会の連絡にしても次の2つの文章を見比べてみてください。7月5日に田中社長の送別会を行います。場所は○△ホテルで午後6時の開始を予定しています。出席される場合、会費はひとり5000円です。会費は当日受付にてお渡しいただけますでしょうか?また人数確認を行いたいので参加可否についてご連絡いただけますでしょうか。田中社長送別会について下記の通り実施いたします。日時:7月5日(木)18:00~20:00会費:5000円(当日受付にてお支払い下さい)尚、出欠可否については、このメールへの返信にてご連絡ください。出欠連絡締切:6月30日(土)どちらの方が完結に情報が整理されているか、一目瞭然ですよね。メールは相手に伝わりやすいように書くことで、相手もわかりやすく、後々トラブルが少なくなるので、自分自身も楽になります。最後にちょっとしたことで、スムーズなやりとりにつながります。取り入れてみてはいかがでしょうか。コメントをキャンセルメールアドレスが公開されることはありません。*サイト上に表示された文字を入力してください。仕事でのメールの使い方について、ご紹介します。私はコレで仕事のミス・モレを削減し、仕事の効率がアップしました。自分も周囲をあっと言わせる企画を思いつきたい。思い浮かぶのはどこかで見聞きしたような平凡な案ばかり。「発想力がある人はいいよなぁ」なんてうらやましがっている場合ではありません。「発想力」は鍛えられるのです。斬新なアイデアがあふれ出てくるアイデアマンの人は回れ右!この記事を読む必要はありません。