組織資料の整理法(整理作業の目標設定)今回は、整理作業の目標設定について述べたいと思います。整理の基本は、資料情報をしっかりと保持することにあります。資料現物が、できる限り本来の秩序を保ったまま、あるいは必要に応じてその秩序に復元できる状態にあることが求められます。長期にわたって経年劣化などから守る措置をとる必要があります。そのうえで、資料現物の所在情報を含む資料情報を整え、必要に応じて検索して資料現物を取り出せる状態を作ることが、重要です。次に、資料の活用の仕方ですが、展示や、年史や資料集・図録等の編纂、ネットワーク上での公開など、資料の活かしかた、見せ方は様々です。印刷物への利用やネットワーク上での公開のためには電子化が必要となるでしょうし、翻刻作業も必要となるかもしれません。閲覧利用に供するためには、閲覧用のマイクロフィルムの作成や、紙焼き製本の用意が必要となるでしょう。現実にはどのように整理したら良いものか判断に迷うことが多いようです。「見た目」重視で、資料が収集された順序などの前後関係も考慮せずに闇雲にファイリングをしてしまったり、出所や時期など本来の秩序を無視して、記録もとらずに並べなおしてしまったりという失敗例が散見されます。資料活用のイメージが明瞭であれば、資料整理の目標も明瞭となります。原資料の保持という原点に立脚し、長期的な活用方法を確定することで、自ずと資料整理の目標は定まってくるということができます。