CMSを導入するならライトワイヤード:CMSにデジタルマーケティング機能を統合CMSにデジタルマーケティング機能を統合。Platformです。班長の植木晴代氏に伺いました。ソーシャルワーカーの国家資格です。その精神保健福祉士の職能団体です。定期発行などを行うほか、精神保健福祉士を代表する窓口としての役割も果たし、国に対して精神保健福祉士や精神障害をはじめ様々なメンタルヘルス問題を抱える人々の支援に関する制度・施策への提言や意見・要望も提出しています。Platformです。班長の植木晴代氏に伺いました。これまで1万人以上におよぶ構成員の個人情報をたった1台のPCで管理していました。入会申込の受付は郵送のみ。住所や勤務先などの情報を変更する際も、構成員が変更届をFAXや郵送等で協会に提出し、事務局員がそれを受けて協会内のPCに情報を手動で入力していたのです。「構成員数が増加すると、こうした事務作業の負担も比例して大きくなるほか、手入力では間違いも起こりかねません。入力された情報が正しいかどうか、構成員自身が確認する術もありませんでした」と、植木氏はwriteWired導入前の状況を振り返ります。「また、時代的にも、入会申込をネットで受け付けたり、構成員が自身の個人情報にアクセスし、情報を確認したり更新したりできるシステムの導入は必須だと感じていました」(植木氏)そこで植木氏は、2018年5月に構成員情報が管理できるシステムの比較検討を開始しました。システムの要件として求めていたのは、これまで管理していた構成員データの管理項目が遜色なく移行でき、保存できること。事務局側でデータの管理項目を自由に増減・変更でき、求めているデータの抽出が容易であることなどです。アンケートや研修申し込みなどのフォームが生成できればさらに理想的だと考えていました。いえ、完全にニーズを満たす製品を最初から開発するほどの予算は確保できません。そこで、「パッケージ製品をカスタマイズすることを想定し、ある程度柔軟に管理項目が変更できる自由度の高さを重視して検討しました」と、植木氏は選定プロセスについて語ります。植木氏が最初に検討したのは、顧客・会員管理システムを謳うクラウドシステムやパッケージ製品。「特に、公益法人向けに特化した会員管理システムを数多く検討しました」と話します。ところが、既存の管理項目がそのまま移行できることを条件に検討すると、まず管理項目数に上限が設けられているシステムが多いことに気が付きました。同協会にて管理していた項目は100以上。項目に余裕を持った設定を目指していたため、項目数の上限によって候補から外れたシステムもあったといいます。その後、要件を満たしたシステムを約10件程度比較し、最終的に公益法人向けの会員管理システムを導入することにほぼ決定していたのですが、テスト段階で納得できない部分が発覚しました。これまで協会内で使っていたデータベースで利便性の高かった部分が、うまく再現できなかったのです。Platformにたどり着きました。「デモを見せてもらい、データ移行や管理項目などを含めこちらの要件をすべて伝えると、writeWiredでほぼ実現できることがわかりました。STSDと共にデザインとシステムの詳細を検討、2019年3月には正会員の入会申込フォームを公開しました。翌4月には、協会事務局内の会員管理システムを完全にwriteWiredへと移行。その後、7月に構成員のマイページを公開しています。導入の際には、「データ形式の変更が必要で、これまでのデータの見直し作業に多くの時間がかかりました。データの管理方法が変わったことで、職員間での共通認識も課題となりました。同協会事務局は少人数のため、声掛けしつつ必要な時に知識を共有するようにしました」と、植木氏は移行時の苦労を語ります。それでも約半年で会員管理システムの完全移行を実現できたのは、STSDのサポートも大きかったと植木氏は述べています。「システム上で実現したいことをSTSDに相談すると、すぐに対応してもらえました。私自身、あまりシステムの知識はなかったのですが、業務上やりたいことを相談すると、writeWiredの機能で実現できることを提案いただいたのには助かりました。構成員の情報管理と研修受講状況の管理にwriteWiredを活用しています。支部所属の構成員情報が一部閲覧できるようになりました。「構成員の情報は、本協会にとっての財産です。以前は、2年に一度郵送にて登録情報に変更がないか確認していましたが、マイページで構成員が自ら情報を更新できるようになったため、郵送業務が削減できたほか、事務局側での入力やダブルチェックの作業も減りました。今はまだマイページ活用の周知中ではありますが、国等に意見や要望書を提出する際の根拠データが必要となる場合にも、本協会構成員の最新情報としてより確実なデータを抽出できるようになります」(植木氏)構成員にとっても、自ら会費の納入状況や研修の受講状況がマイページで確認できることが利便性の向上につながったようです。「以前は、会費を支払ったかどうかわからないといった問い合わせが時々あったのですが、マイページ公開後はそのような問い合わせも減りました。研修履歴を画面で確認し、その履歴が増えていくことを励みに感じてくださる構成員もいるようです」と植木氏は話します。マイページの拡充を目指して今後植木氏は、構成員にマイページの活用を促し、個別アンケートの実施の際にもシステムを用いていきたいと語ります。現在では研修の申し込みとマイページの情報が紐付いておらず、研修申込時にあらためて個人情報を入力する必要がありますが、今後はマイページにログインすることで研修の申し込みも簡素化できるよう、構成員情報の一元管理を進める予定です。同協会の認定スーパーバイザーや認定成年後見人など特定の構成員に対しては、マイぺージに特設ページを設け、必要な研修について通知するなど、ユーザーごとに適切な情報を提供できる仕組みも用意したいとしています。それが、「システムを導入して利用する中で、構成員データに紐付いたアンケ―トや申込フォームの構築もできることがわかりました。ソーシャルワーカーの国家資格です。その精神保健福祉士の職能団体です。老朽化した旅行検索サイトを刷新リニューアル紙媒体のデータを利用した旅行販売サイトのリニューアル旅行検索サイトと連動。マーケティング機能を統合し、基幹システムとの柔軟な連携を可能するオールインワン・パッケージです。システム連携パーソナライゼーションマーケティングオートメーション(MA)FAQ導入事例CMSの悩み解決事例集CMS動画ギャラリーお知らせ導入事例を更新しました。2020-01-24導入事例を更新しました。2019-12-10導入事例を更新しました。関する作成要領」が策定されました。