経理オンライン秘書活用のカギは?サービス提供会社の社長に聞いてみた2018.08.01オンライン秘書活用のカギは?サービス提供会社の社長に聞いてみたhelp-you経理リサーチ業務効率化ノンコア業務を外注する「アウトソーシング」が多くの企業で導入されています。うまく活用できていない企業やどのように取り入れたらよいのかと悩まれている方も多いのではないでしょうか?今回はアウトソーシング活用を成功させる方法や実際の活用事例を、オンラインアシスタントサービスを提供する株式会社knit(ニット)の秋沢社長に聞いてみました。自社導入への参考にしてみてください。切り札である「アウトソーシング」。うまく活用できていますか?アウトソーシングをする際に、ノンコア業務だからと丸投げしてしまうと、想定とは異なる納品物が出来上がることも。YOU」を運営する会社、knit(ニット)では、社員自身がノンコア業務をオンラインアシスタントに依頼しています。具体的な依頼内容と、依頼のコツを聞いてみました。株式会社knitの代表を務める秋沢社長。日々多くの管理業務や決済業務を抱えていると思いますが、時間管理・業務を進めるコツはありますか?私は弊社のオンラインアシスタントに多くの業務を依頼していますが、その際に依頼の目的や伝え方を工夫することです。目的や伝え方の工夫をされているのですね!詳しく聞かせてください。YOU」では、オンラインアシスタントの管理やクライアントへの対応業務もオンラインアシスタントに依頼しています。具体的には下記のような業務です。締め&仕分けこのように月の定例業務や、その他のリサーチ業務などをオンラインアシスタントに依頼することで、私自身は判断や決済が必要な業務・スピード感を必要とする業務に集中できます。多くの業務を依頼されていて、ご自身のリソースが確保できるようになるなど、効果やメリットは感じていますか?メリットはたくさんありますが、一番実感できていることは「検討しないといけない情報を整理する時間を確保することで、結果的にスピード感のある仕事ができている」ということです。作業を完成させる工程を1人ですべてを行うと8、9割は検討するための情報集めの作業で終わってしまい、残りの1、2割で考える作業を行うことになります。オンラインアシスタントにリサーチなどの作業を依頼することで、情報を整理したり、頭を整理する段取りに4~5割割くことができます。考える工程をこれだけの時間取ることができると、普段の業務と比較し、2倍スピードアップしている感覚を持つことができます。ノンコア業務をオンラインアシスタントに依頼するからこそ、早期決断・スピード感あふれる行動が可能になるんですね。依頼の際に意識していることアウトソーシングを導入している企業様の課題として、想定とは異なる納品物が仕上がるという声をよくお聞きします。期待通りの納品をしてもらうために気を付けていることはありますか?納品の質を決めるのは、オンラインアシスタントやアウトソーシングの方への依頼の仕方ではないかと思います。私が依頼する際に意識していることは下記のような事柄です。・背景や意図を最初に伝える*何を意思決定したいのか*何の情報を探していて何が課題なのかをつたえることで背景を汲み取った仕事をしてくれる。これが伝えられないと、「イメージしてたアウトプットとずれた」という事になってしまうと思います。・TODOリストは、ツールを活用し共有(例:trelloなど)・納期/工数を厳しくしすぎないオンラインアシスタントに限らず、業務を請け負う側はミスしてはいけないという意識が強くなります。納品の質は大切ですが、「ミスはだめだけど、いつでも質問してね」という雰囲気と関係性づくりをこちら側から作るように意識しています。具体的に挙げていただいてありがとうございます。依頼する際にもコミュニケーションの取り方が大事なのですね!では、納品物の仕上がりについてはいかがでしょうか?想定以上の質が仕上がってくる時や、想定とは異なる場合どちらもあるのではないかと思います。進捗状況を報告してもらっていますので、想定と全く異なる納品物ができてくることはあまりないのですが、ただアウトプットに対しては必ずフィードバックをするようにしています。納品物に対して何もフィードバックがないとアシスタントは不安になるのではないかと思うので、良い場合・悪い場合どちらも行うようにしています。悪い場合だけでなく、良い場合にもフィードバックをもらえるというのはとてもうれしいですね。次に向けての課題発見や励みになりそうです。一点質問なのですが、「オンラインアシスタントやアウトソーシングの方に上手く依頼できない」「何を依頼していいのかわからない」という声も聞かれます。それについてはいかがでしょうか?やはり、オンラインアシスタントへ依頼することに慣れるには一定時間かかりますね。「アシスタントが優秀だからすぐに自分が楽になる」というのはやはり難しいかもしれません。いうのは、アウトソーシングの依頼先やオンラインアシスタントの方が優秀な方だとしても、こちらが依頼する業務に慣れ、意図する納品物を仕上げられるようになるまでには一定の時間(3か月程度)が掛かると思います。依頼側の意図を伝え続けるのも時間がかかります。この期間中、共に仕事をしていく中ではじめて意図した納品クオリティーを仕上げられるようになります。こちらがマネジメントしている感覚を持ち、我慢して伝えられるかがポイントですね。ありがとうございます。丸投げをするのではなく、依頼から納品までをマネジメントしている感覚を持つこと。コミュニケーションをとることが必要なのですね。オンラインアシスタントの働く環境作りやサポート業務をアシスタント自身が担い支え合っています。社員とオンラインアシスタントとの間に、依頼をする側・受ける側との上下関係が存在しないからこそ、お互いに意見を伝え合い・良好な関係が出来るのですね。・丸投げというよりは、自身がマネジメントする意識を持つとのこと。貴社でのアウトソーシング活用の参考にしてみてください。YOUにまるごとおまかせください時間のかかる上に、知識を必要とする経理業務。大量の仕訳作業が大変。本当はもっと別のことに時間を使いたいのに、、という悩みを抱えていませんか?できればプロに任せたいけど、どう依頼すればいいかわからない。YOUではそんなお悩みに応えるため、経理業務に特化したサービスをご用意しました。社員を雇うほどでもないけれど、毎月、毎年かかる面倒ごとは、外部のプロに任せる時代が来ています。実はかなり低い日本の労働生産性。