アールワン」は、東京都内を中心としたクライアントの人事労務をトータルでサポートしています。スタッフを随時募集しております。募集要項はこちらよりご確認ください。従業員にパソコンやスマートフォンを貸与するときは、就業規則も必ず見なおしてください!こんにちは。アールワンの濵中(はまなか)です。業務のために会社が従業員に「物品を貸与」することがあります。なかでも、パソコンやスマートフォン、電子タブレットなどの電子端末が貸与されることは、もはや一般的ですね。これらを従業員が私的に利用してしまえば(プライベートのメールや、業務と関係ないサイトへのアクセスなど)、業務効率を低下させるのはもちろん、情報漏えいなどのリスクにもつながるため、会社としてはそれを防がなければいけません。そのためには、じつは就業規則が重要な役割を果たします。「もっと詳しく知りたい」「今この件で困っている」そのようなときには、ぜひお気軽にご相談ください。貸与にあたり、就業規則に定めておくべきルール会社が貸与した物品を、従業員が私的に利用することが認められないのは当然のことです。私的利用があったというだけで、すぐに従業員に処分を行なうことができるのでしょうか?そのためには少なくとも、あらかじめ就業規則に「禁止される行為」を明記し、それに反した行為が行われた場合には、懲戒処分が行われること、を定めておく必要があるのです。「会社が貸与した電子端末は、業務遂行に必要な範囲でのみ認め、仕事に関係のないサイトを閲覧したり、私用メールを利用するといった行為を禁止する。これに反する行為が行われた場合は、該当する懲戒処分の対象とする」さらに、個別に誓約書も提出してもらう必要があります。私的利用した従業員への処分が無効になることも上記のような対応が行われないまま、社員に処分を下すとどうなるのでしょうか?会社が行った解雇が無効になった、次のような裁判例もあります。会社貸与のパソコンを使って、就業時間中に私用メール(20日間で49件)を行なったこと等を理由に、従業員の解雇を行った。平成15年9月22日)この事例では、会社の就業規則に禁止規定がありませんでした。ならない(私的メールの利用が業務遂行の妨げにならない)」という判断が下されています。ある程度までの私的使用は許容されるという判例でもあります。この判例は、規定の有無だけで判断された結果ではありませんが、なおさら禁止規定は必須といえます。使用状況を確認するときも、ルールが必要ですまた、「私的利用が行われていないかどうか」を判断するために、端末の使用状況を確認することもあるでしょう。雇用契約上の権限としては、会社は従業員に貸与した端末における「インターネットの閲覧履歴やメールの内容、電子端末内のデータ等」を確認することができます。いえ、確認する際のルールをあらかじめ定めないまま、不用意にデータの確認を行った場合には、「従業員のプライバシーを侵害した」とされるケースもあるので注意が必要です。そのようなことにならないために、就業規則において「会社は、従業員の貸与した電子端末の使用状況を閲覧・監視することができる」という旨を定めておく必要があります。次のポイントもおさえてください。1〜3が適切に実施されているかを適宜チェックするこれらを明確にしておけば、プライバシーの侵害という判断を避けつつ、会社の貸与物が業務遂行に適切に利用されているかを把握しておくことができるはずです。言うまでもなく、就業規則に貸与物の使用規定を定める最大の目的は「従業員への抑止力」です。そのため、規則を定めるだけではなく、その内容を従業員一人ひとりに周知することが何よりも大切です。貸与品の私的利用を無くし、それぞれの職務に専念してもらうためにも、ぜひ一度会社の就業規則を見直してみてください。「もっと詳しく知りたい」「今この件で困っている」そのようなときには、ぜひお気軽にご相談ください。伸介(はまなかしんすけ)入社10年目。三人の子供と、プロ野球をこよなく愛する男です。新規契約のお客様の案件を担当することが多く、就業規則や人事評価制度の構築など、幅広く対応しています。最近では外部からセミナー講師のご依頼を頂くケースも増えてきました。週末ランナーとしてもっかフルマラソン自己ベスト更新に向けて練習中です。職場環境・ルール<<「定額残業代」のトラブルが増加!求人票への正しい記載のポイントは。改正等は、すべての会社が対象となります!>>自己申告で勤怠管理をしている企業は注意が必要です。労働時間の適正な管理が求められます!社員が無断欠勤。実は、法律の定めがない特別休暇。あなたの会社ではどのようなルールになっていますか?給与ではない「金銭」を支払うとき、税金や社会保険の計算はどうすべき?「業務災害」?それとも「通勤災害」?労災申請は慎重に。人事労務ご担当者の方の実務に役立つ情報をお届けします。伸介(はまなかしんすけ)プロフィール「職場環境・ルール」に関連する他の記事もご覧くださいながら運転の罰則が強化。運転を発生させない為の対策が必要です。03-5215-1361。