前回に引き続き、今回はドキュメントスキャナーを活用した書類管理について説明していこう。実は、管理方法の説明をするというより、簡単さをつたえるのが目的だ。いうのも、「活用」というほど難しいことを考えなくても、自動で書類を仕分けできる。思ったよりも簡単で便利。最近のドキュメントスキャナーの便利さには驚くばかりだ。今回も、前回に引き続き、富士通のドキュメントスキャナーを利用して記事を進めていく。書類をデータ化するだけでなく、整理整頓の流れを見ていこう。新しいモデルなので、無線LANに対応している。パソコンなどとケーブルで接続しなくてもデータを読み取れるのだ。Cloud」が利用できる。スキャナーで読み取ったデータを直接クラウドサービスに保存するという斬新なサービスだ。最初に設定さえ済ませておけば、もはやパソコンに接続する必要さえない。読み取った資料がどんどんインターネット上に蓄積され、パソコンやスマホなどからいつでも閲覧できるのだ。素晴らしいのはそれだけでなく、設定によって資料を自動仕分けできることだ。レシート」「写真」などに自動で仕分けされる。それぞれに保存先を変更できる。書類はクラウドストレージの「Dropbox」に保存し、名刺はノートアプリの「Evernote」に保存する――といった仕分けが自動でできる。僕も使い込んでいるが、誤認識はまずない。何も考えずに名刺をセットしてボタンを押すだけで、勝手に認識され、名刺はEvernoteの特定のノートブックに溜まっていく。出先で過去の名刺を調べたくなったら、スマホでEvernoteを開いてチェックすればよい。使い慣れると、信じられないほど便利で驚くはずだ。Cloudでは、書類、名刺など書類の種類によって異なる保存する先を指定できる。書類をスキャンするだけで自動的にDropboxに保存できた。同様に、名刺はスキャンするだけで自動的にEvernoteに保存される。Evernoteなら出先ではスマホで内容を見ることもできる。家計簿アプリとも連携できる大人気の家計簿アプリは、データを分析して消費をグラフ化したり、財テクに役立つなど、紙の家計簿を圧倒する機能が魅力だ。いえ、出費のデータを入力するのが面倒だと思っている方も少なくないだろう。そこでおすすめなのが、ドキュメントスキャナーによるレシートの読み取りだ。有名家計簿アプリの「Zaim」は、スキャナーをiPhoneやAndroidスマートフォンと接続することで、レシートを読み取れるのだ。実は、スマホのカメラでレシートを読み取ってデータ化する機能も用意されているが、ピントを合わせて1枚ずつ撮影していくのは結構大変だ。このスキャナーならレシートをセットしてどんどん読み取るだけでいい。ドキュメントスキャナーでレシートが読み取れる。文字認識が素晴らしいレシートの読み取りといっても、単に画像データとして保存するだと思ってはいけない。OCR(光学式文字認識)によってデータ化できるのだ。OCRとは、画像データを認識してテキスト化する機能だ。金額:200円」と入力される。文字を打ち込む手間が省けるのだ。文字を認識するためには、画像データがクリアでなければならない。ピントがぼけるなどしていると、画数の多い文字や似た文字の誤認識が発生する。OCRの精度を上げたいなら、カメラでの撮影よりもスキャナーのほうが優れている。驚くのは、ほとんどのデータが間違いなく入力されること。レシートは共通規格があるわけではないので、店名や金額がばらばらの場所に書かれている。いえ、100%完璧に認識することはできないので、多少の手直しは必要になる。レシートの文字が薄かったりかすれているとミスが起こりがちだ。トータルでの作業時間は、手で入力する数分の1で済むはず。家計簿が三日坊主で続かない人にもお勧めだ。読み取ったレシートのデータを各項目に自動で入力してくれる。ドキュメントスキャナーの読み取りは、カメラでの撮影よりもクリアで美しい。多少ミスは発生するが、読み取り精度は満足できるはずだ。さまざまな書類をドキュメントスキャナーでデータ化していけば、置き場所を取らずに整理も楽になる。気になったチラシでも置き場所を気にせずに保存しておける。これぞ、まさにデジタル時代の資料整理方法だ。IT・ビジネス書作家としてキャリア25年以上。「あのヒット商品のナマ企画書が見たい」(ダイヤモンド社)など著作累計140冊超。テレビ・ラジオ出演、講演なども多数行っている。IT系、ビジネス系を中心に連載を月間40本以上こなしている。リサーチ研究員募集中!一緒に新しいマンションの暮らしを考える「リサーチ研究員」にぜひご参加ください。マンション・ラボではアンケートやプロジェクトなどを通じて、マンションライフを充実させるためのアイディア・ご意見を大募集中!ぜひリサーチ研究員へのご登録をお願いいたします。18歳以上でマンションにお住まいの方がご登録いただけます。