住友三井オートサービス株式会社様は、自動車、車両及び関連用品のリースを主な業務としています。法人を対象とした車両管理業務の効率化・コスト削減に繋がる「オートリース」と関連各種サービス、個人向けの「マイカーリース」を提供しています。50万台を超える豊富な保有・管理車両と、今まで積み上げてきたノウハウを元にした企業の車両管理業務に対するコンサルティングサービスが特長です。1.導入の背景コスト削減、業務効率化の手段として、ペーパーレス化を実現できるツールを探していた。「明細電子化前は、給与明細を専用明細用紙にドットプリンタで印刷し、各部門、各支店に対して配付していました。『Web給金帳』の導入を検討していた時期の従業員数は700名程度でしたが、人数分の明細用紙を印刷し仕分する作業は半日以上かかっていました。日本全国各地にある支店に対して明細を送る必要があるため、郵送のコストも掛かっていました。」(遠藤様)「紙の明細書を配付している時には、明細の誤配付という問題もありました。弊社は社員の異動が多く、特に異動が集中する時期には、誰がどこにいるのか、着任はいつなのかといった情報が把握しきれないことがありました。そのため、本人がいないところに明細が届いてしまうということもあり、頭を悩ませていました。」(清水様)そのような状況を背景に給与明細の電子化を検討されたそうです。清水様が続けてお話くださいました。「明細を送付する際にも、天候を考えて念のために前々日に送るなど気苦労も絶えませんでした。給与明細に関わる業務は企業には必要ですが生産的な仕事ではありません。そのため、これらの作業を効率化したいという気持ちを強く持っていました。その中で、給与明細をペーパーレス化すれば、明細配付に関わるコストや工数の削減、部署の業務負担の軽減ができるのでは、と考えるに至りました。」(清水様)「シンプルで使い勝手が良い点を評価しています」と語る清水様2.導入のポイントCSVデータの受け渡しだけで明細を電子化できる。給与システムとの連携の容易さが一番のポイント。「まず、給与明細を電子化できるツールを探すにあたり、利用している給与計算ソフトベンダーさんに問い合わせてみました。ご提案をいただいたソフトでは機能や利用の制限などの面で弊社の希望する要件と合致しない点が多かったため、別のツールを探しました。そこで見つけたのが『Web給金帳』です。CSVに出力した給与明細データを読み込むだけで明細を電子化できるというシンプルで使いやすい点を評価しました。給与ソフト側に過度に依存しないことは、仮に給与ソフトの変更などを行うことになったとしても、給与明細電子化システムはそのまま使い続けられるというメリットがあります。これらのポイントに合わせてコスト面なども考え、最終的に『Web給金帳』を導入することに決めました。関わるコスト削減、業務効率化に大きな効果があったそうです。「導入効果の大きな点は、給与明細配付の関連コストを大幅に削減できたところです。専用明細用紙はおよそ1枚20円。それを現在の従業員数の約1400名分印刷する。その業務を夏季冬季の賞与明細を含めて年14回行います。これだけでも大きい金額になりますが、さらに明細の郵送コストが加わります。合わせれば年間でもかなりのボリュームです。明細を電子化しWebやメールで配付することでこれらのコストを大幅に削減できました。細かい点ですが、専用明細用紙の在庫管理に気を使う必要がなくなったことも、担当者としては嬉しい点です。(2)カンタン操作で業務効率もアップ「コスト削減だけではなく、業務効率化も大きな導入効果です。以前は半日がかりだった、明細の印刷・仕分け・郵送手続き、といった作業が、PC上の簡単な操作だけで完結できるようになりました。社員が明細を受け取る方法は、専用Webサイトにアクセスして明細を取得するかメールに添付されたPDFを受け取るかどちらかの方法です。どちらの方法でも誰がどこいるかということには関係無く明細を配付できるので、異動の時期でも誤配付が起こらず、クレームが一切無くなくなりました。(3)帳票作成ツールでいろんな明細書の配付に効果てき面!現在では、給与明細配付だけに留まらず、様々な用途で「Web給金帳」をご利用いただいています。「帳票作成ツールが搭載されているので給与明細以外の書類も作成することができ、給与明細と同じように社員に配信できるのでとても重宝しています。」(遠藤様)人事総務部では、給与・賞与明細や源泉徴収票の他に様々な明細書を配付することがあり、それらもWeb給金帳を利用して配付できるところにメリットを感じていただいております。(4)こんな使い方も「弊社が利用しているグループウェアでは、送信先のメールアドレス数に限りがあり、一度に全社員にメール送信ができません。『Web給金帳』では一度に全社員へメール送信することも可能ですので、全社的な連絡にも利用でき、とても便利に使えています。」(遠藤様)清水様がさらに続けます。「先日は、他部署から全社的にアンケートを行いたいとの要望があり、『Web給金帳』を使用してアンケート書類をメールで配信しました。『Web給金帳』では送信者のアドレスと送信者名を任意に設定できます。そのため、今回のような特別な案内を送る際には、どこの部署が主導で行っているかという点も分かりやすく受信者に伝わります。イントラネットの掲示板にアンケート依頼を通知するだけでは、なかなか回答率は上がりませんでしたが、メールで各人に個別に案内することでアンケートの回答率も飛躍的に上がりました。今回のような例以外でも様々な用途で利用できるのではないかと考えています。社員に対する告知・通知等、ペーパーレス化推進に使用していきたい最後に今後のWeb給金帳の利用について、お二方にお話いただきました。「社内のペーパーレス化はもっと進められると思いますので、有効かつ効果的な仕組みを構築していきたいと考えています。」(遠藤様)「明細書以外の書面のやり取りにも『Web給金帳』でスムーズに使えるようになればいいですね。Web給金帳の明細ダウンロードページが社員への情報通知、告知等に利用できればとても便利だし、書面のやり取りの窓口に使えたりすればさらに便利になると思います。今後の製品開発に期待したいですね。」(清水様)導入事例集ダウンロード「Web給金帳」シリーズの導入事例をPDFでご覧いただけます。給与明細の電子化による効果や導入時の参考にお役立てください。