2019.10.04クラウド型のメールサービスであるGmailをビジネスに取り入れると、より安全に、しかも容量を気にせずファイルの送受信ができます。メールサービスで最も高機能かつ世界シェアが大きいのは、グーグル社の「Gmail」です。Gmailはメール本文に広告が入ることもなく、またパソコンやスマホでも利用できます。個人アカウントで利用する分には無料で使えます。現在、自社でメールシステムを扱っているのであれば、Gmailへの乗り換えをおすすめします。大企業ならともかく、個人事業や中小企業であれば自社でメールを保管するよりも、Gmailの提供するクラウドにデータを預ける方がセキュリティも高められます。この動画をご覧ください。実際、私もさまざまな方とメールのやり取りを行っていますが、たまに暗号化されていないメールを使っている会社があります。Gmailでは上記のような非暗号化メールについても、アイコンでわかりやすく表示しています。暗号化されていないメールは、もし傍受されてしまった時に内容が漏れてしまうので危険です。Suiteのビジネス用Gmailを使うPOP3を使って自社のメールサーバーを使うインフラの部分はクラウドに移行した方が効率が良いGmailは独自ドメインで利用できるGmailは独自ドメインで使えます。会社のホームページなどで使っているドメイン「yamada@qooton.co.jp」のメールアドレスを使いながら、中身のメールシステムのみをGmailにすることができます。Gmailといえば「yamada@gmail.com」のようなドメインが有名ですが、必ずしも「gmail.com」のドメインを使わなくてはならないわけではありません。注意点が1つあります。今回私が推奨している「安全なメールサービス」はグーグルが提供している有料プランへの登録が必要です。Gmailを独自ドメインで使う方法は2つあります。1つは有料、もう1つは無料ですが非推奨の方法です。Suiteのビジネス用Gmailを使うこちらの方法は有料となりますが、独自ドメインのメールを使う中小企業の方には非常におすすめです。Business)」を提供しています。1ユーザーあたり年間1万円以内で、以下のようなツールを使うことができます。GmailGoogleカレンダーGoogleドライブGoogleサイトハングアウトその他、多数のビジネスツールが使えます。すべて自社ドメインに紐付けて使うことができるので、Gmailも独自ドメインで利用することが可能です。いずれも、個人向けとしては無料で提供されているグーグルのサービスです。Suiteのツールはビジネス用に機能強化されているため、社内でのファイル共有や意思疎通が行いやすくなります。外部クライアントに対して、安全な通信でファイルを送信したり、大容量のファイルを扱うことも可能です。Suiteは、ANAやソフトバンク、一風堂など幅広い会社で導入されています。1ユーザーあたりの課金となるため、企業規模を問わずに導入できるのも良い点です。Suiteをビジネスに活用して日常業務に取り入れています。公式サイトはこちらPOP3を使って自社のメールサーバーを使うこちらの方法は無料ですが、非推奨です。してもGmailを独自ドメインで使いたい人向けです。自社サーバーやレンタルサーバーを契約すると、メールシステムが付いていることがほとんどです。その機能を独自ドメインと結びつけてメールの送受信を行っている事業者も多いと思います。残念なことに、こうしたメールシステムはたいてい「使いにくい」んですよね。クラウドではないので積極的なアップデートが行われず、時代にそぐわない容量、機能であることが多いです。ここで、送受信の機能だけでもGmailに置き換えることができないか?という発想で設定できるのが、こちらの方法です。この方法は、これまで使っていた独自ドメインのメールシステムを、Gmail経由で送受信しているだけなので安全度は下がります。メールサーバーは自社のサーバーを使うので、(Gmailにも送受信したファイルは蓄積されますが)ファイルの保管などは自社で行っているのと同じです。Gmailでは大容量のファイルを扱うことができますが、あくまでも送受信は自社サーバー(またはレンタルサーバー)のメールシステムを経由して行われるので、そこでストップがかかる可能性もあります。メリット無料で独自ドメインのメールをGmailで送受信できる。デメリットメールデータや添付ファイルなどは自社のメールサーバーで保管しなければならない。サーバーのデータが壊れてしまったり、サーバー業者がデータを消失してしまった場合のリスクは?増え続けるメールデータの容量に限界がくる可能性。Suiteを導入するのが難しいかもしれません。そのような場合は、個人事業主であれば素直に無料アカウントの「gmail.com」ドメインを使ったほうが良いのではないか?というのが私の意見です。(個人アカウントならGmailは無料で使える)インフラの部分はクラウドに移行した方が効率が良い現在は、メールやサーバーなどのITインフラは次々とクラウドへ移行しています。クラウドは大手のサービスである方が高いセキュリティと機能のアップデートが早いため、メリットが大きいです。自社サーバーやレンタルサーバーでメール・ウェブを管理するよりも、インフラの部分は大手のクラウドサービスに移行した方が手間が省けます。その分の浮いた時間を自社のビジネスに集中させる。これが競争優位につながると思います。実際、私の会社でも安全だと判断したクラウドサービスは積極的に活用するようにしていますし、当サイトでもそうしたサービスを紹介しています。執筆者の詳細プロフィール26歳の時に右も左もわからない状態で個人事業主になりました。2年後、株式会社クートンを設立し、現在8期目です。「いい人」がたくさんいる世界の実現が目標です。メンテナンスを担当いたしました。更新)ありがとうございます。