貼り付けて、報告書や提案書に活用する事は良くあります。その場合に大切な注意点があります。貼り付ける場合の注意点と、問題回避の為の2つの方法を説明します。多量な元データより作成したピボットグラフを、そのままコピー&貼り付けした場合には、大きな問題点が2つあります。大きくなること」です。この貼り付けられたピボットグラフの図は、単なる図ではありません。Excelのブック全てを持って貼り付けられています。Excelの元データも全て持ってきているという事です。ファイルサイズが大きいのです。情報報漏洩の問題もしこのPowerPointをデータとして、仮に他社に渡したとしたら、4万件あまりのデータ全てを渡す事となるのです。重大な情報漏洩の問題となる事もあります。その回避方法は、2つあります。以下で問題点の状態の説明と、回避方法を説明します。操作の流れ下図のようなピボットグラフがあります下図のようなピボットグラフがあります。これは4万件あまりのデータより作成したものです。通常のコピー&ペーストの場合(問題がある場合)ピボットグラフの表示されたシートで、【コピー】を指定します。ピボットグラフが範囲指定されますピボットグラフが範囲指定されます。PowerPointへ貼り付けます例えば白紙のPowerPointに、普通に貼り付けを指定をします。PowerPointにピボットグラフが貼り付けられましたPowerPointに貼り付けられました。これが基本的な操作です。このPowerPointをそのまま、「○○への報告書」と名付けて、保存してみましょう。そのファイルサイズを見てみましょう。ここでは3.73MBもあります。繰り返しになりますが、このファイルサイズが『問題点のその1』です。1枚のスライドを保存しただけで、このようなファイルサイズになるでしょうか?前にも言ったように、この貼り付けられたピボットグラフの図は、単なる図ではありません。体を持って貼り付けられています。ファイルサイズが大きいのです。情報報漏洩の問題・・・これが『問題点その2』です。このPowerPointをデータとして、仮に他社に渡したとしたら、4万件あまりのデータ全てを渡す事となるのです。重大な情報漏洩の問題となる事もあります。次に、今その事の証明の操作をしてみます。絵をダブルクリックします。(シートの色を黄色にしています)のシートも表示されています。これはとても良い機能でもあります。ソフト同士で、コピー&ペースト(貼り付け)をすると、前のソフトでの機能もそのまま埋め込まれるという事です。上で、データ分析が出来るという事です。他の視点からの分析やグラフの形も変更出来ます。見せるだけでは、とても良い機能です。そのままデータとして渡してしまえば、情報漏洩の問題が起きる場合もありますので、注意が必要です。貼り付ける方法どちらの方法でも、元データの漏洩は防げます。�@の方法をお勧めしますが(ピボットグラフでしか作るのが難しいグラフもある為)、ここでは両方の方法を説明します。コピーは、上記操作1〜2と同じです。選択しての貼り付け】とします。図(絵)として貼り付けます−2図(拡張メタファイル)を選択して、【OK】します。・この形式をお勧めします。オブジェクト」は選択しないで下さい。これでは単なる貼り付けと同じ結果となります。単なる図として貼り付けられました。図のツールバーも表示されています。テーブルを新規シートにコピーして、そこからグラフを作成し、それを貼り付ける方法>今貼り付けたいピボットグラフの元となるピボットテーブルの範囲指定します貼り付け先の新規ブックを用意します。今貼り付けたいピボットテーブルの元となるピボットテーブルシートを選択します。ここではA4〜D16の範囲を範囲指定します(グラフ作成に必要な範囲)。ここで、又大切な注意点が2つあります。�@.3行目の【合計/売上金額】とか【年】の行は含めないで範囲指定する事です。それを含めて範囲指定して貼り付けると、ピボットテーブルがそのままコピーされてしまいますそれでは意味がありません。�A.次の注意点は、通常のマウスでの範囲指定は、左上から右下へとドラッグして範囲指定しますが、ここではその方法が出来ないという事です。・なぜなら、A4には【月】という項目ボタンがあります。ピボットテーブルの最大の特徴でもありますが、項目ボタンは移動出来るという事です。範囲指定しようとすると、移動してしまい、思うようには範囲指定出来ません。(又はD4〜A16へ)。・上記に記載した方法のほかに、ピボットテーブル全体をコピーして(注意�@を考えずに)、新規シートに貼り付ける時に、「形式を選択して貼り付け」を選択→「値のみ」で貼り付けます。この方法でもピボットテーブルのコピーにはなりません。新規シートへ貼り付け新規ブックの、新規シートに貼り付けます。(これは通常の貼り付けでOKです)(ワンポイントで説明した方法の時は、必ず形式を選択して、「値のみ」で貼り付けます)貼り付け後、【貼り付けのオプション】で、「元の列幅を保持」を選択すれば、綺麗に貼り付けられます。ファイルサイズも13.5KBしかありません。ここより、通常の折れ線グラフ作成方法で、前年同月グラフを作成します(詳細説明は省略します)そのグラフをコピー指定します。そのまま貼り付けます。貼り付けた図をダブルクリックしてみます。元のシートである「前年同月表」を見てみます。この数字まで、社外秘の場合には問題ですが、グラフである程度の数字は表示しているので、問題ない事もあります。詳細な数字も社外秘の場合には、これも情報漏洩にあたりますので、注意が必要です。ファイルサイズが小さい事です。名前をつけて保存してみます。ファイルサイズを見てみれば、56.5KBでした。最初の操作の3.37MBと大きな違いがあります。−−−−−−以上、情報漏洩の対策とファイルサイズを小さくする事を考えれば、一番良い方法は、ピボットグラフをコピーして、単なる図(絵)として、PowerPointに貼り付ける方法がベストだと思います。貼り付ける時は、単なる図として貼り付けるという事でした。−−−−−−−−データ分析の考え方や、ピボットテーブルやピボットテーブルの考え方や操作は全て、筆書の本にて詳細に説明しています。ここでは全ては語れませんので、是非下記の本を参照して頂ければ思います。この本は2003年に初版が発刊されて、現在14版まで増刷されています。2003年刊なので、図はExcel2002バードョンですが、Excel2003との違いは、ほんの少しピボットテーブルウィザートの中の絵が違う程度で、操作としては全く同じなので、お役に立てると思います。本の購入へリンクしています。「書籍・ツールのご紹介」からでも、リングで進めます。