ChintAI(申込受付くん)Tweet<>シェア申込書の確認のやりとりがなくなり、工数を大幅カット。電話対応も10分の1に削減!東京23区を中心にブランドマンションのロアールシリーズを主に取り扱っている株式会社シイ・アイ・シー様は、2019年1月に申込受付くんを導入していただきました。ご担当者様の役割について、教えてください。申込受付くんから申込を受ける窓口を担当しています。申込受付くんを利用している部門について教えてください。客付け部門と契約書作成部門に分かれて利用しています。自社で客付けをする人員と業者の客付けを管理する人員がいます。自社での仲介に関してもすべて申込受付くんで申込をしています。申込書の未記入や、読み取りづらさにより、確認や手戻の手間が発生していた申込受付くんの導入前に抱えていた課題を教えてください。以前はFAXで申込書が来ていたのですが、まずは字の視認性が悪いことですね。単純に読めないことが多くありました。後は未記入の申込書も多くありました。名前しか書いていないという場合は「部屋はとめられません」という回答をしていました。ラインの申込ですと、一旦受付はするけれども2日以内に記入をすべてしてくださいという話をしていたのですが、まずそれを覚えておかないといけないという業務が発生すること、その件で確認の電話をしなければならないという業務もありました。不幸なことにその件で折り返しがあり弊社の担当者が不在の場合、別の者がいったん電話を受け、担当者が詳細を確認した上で折り返さないといけないということにも時間を取られていて、しんどかったですね。いった経緯もあり、申込受付くんを導入し「未記入」がある申込は受付しないという形にしたところ、「未記入」の申込がなくなったのと結果的にキャンセルされる申込が減りました。身分証がカラーで見えるところもいいですね。以前は携帯電話で撮影したものをFAX送信されてしまって、黒くつぶれて見えないのですよね。くんの導入前に抱えていた課題自体は「申込受付くんを導入したら解決するんだろうな」と思っていた通り解決しました。後はチャット機能がものすごく便利ですね。担当者の既読が付くのもよいです。仲介会社様とのやりとりで「伝えたいだけ」のやりとりも数多くありますが、電話ですと担当者がご不在の場合それを伝えることができなかったりしました。チャットだとみんな気軽にささいなことでも言ってくれます。リレーションが強くなったと感じています。寺本様LINEみたいな感覚で仲介会社様は使っていますね。仲介会社様からも便利ですねという声がありました。未記入による無駄な時間の発生をなくしたかった申込受付くんを導入した理由は何でしょうか?背景や目的を教えてください。未記入の埋めてもらうことに相当の時間をかけにも関わらず、キャンセルになってしまったら、その時間が無駄になってしまうので非常に不効率だと思っていました。昔は連帯保証人が必須で、お父さんの生年月日とかがすぐにわからないことである程度で未記入があってもやむを得なかったと思うのですが、今は保証会社の利用が必須なので、連帯保証人の詳細な内容は不要となり自分のことだけを記入すればいいのですが、それが埋まらないということはあり得ないと思っています。言っても、申込書がFAXで流れてきたらほとんど受け付けてしまう慣習があるので、システムで全てを記入しなければ申込受付をしないということをやりたかったというのが大きな理由です。今後RPAを活用して、申込が入った瞬間に契約書ができるように基幹システムへ連動させるようにしていく予定です。劇的に電話が減りました。電話がかかってくると、担当者宛に電話がかかってきたとしても、担当者が不在だと別のセクションの者にでも仲介が会社のご担当者は用件を話されてしまいます。それを書き留めてまた担当者から電話して・・・ということがあり2倍・3倍時間がかかるのが、今はダイレクトに担当者とチャットなどでやり取りが可能なり、担当者自身の作業が減ったのは勿論ですが、別セクションの担当者も自分の業務以外の電話対応するということがかなり減りました。)・運用フローについて教えてください。人数は常時2.5人ぐらいですね。2人は専任でやっていて、あとは代わる代わるお手伝いをしてもらいながらやっています。各担当者の休みはシフト制なので、全員が休まないように運営しています。いままではバンバン電話が来ていたのですが、担当者と仲介会社のご担当者との今までのやりとりのメッセージが、管理画面上で見られるので引継ぎはメッセージを見てくださいというだけで良くなりました。各担当者がバラバラに休んでもそんなに問題はないですね。昔は未記入の申込書を仲介業者にこまめに連絡していたのが、借りる意思が高い申込だけになったので、やむを得ないものしかキャンセルがなくなりました。仮止めみたいな申し込みが劇的に減っています。「レスポンスを早くする」「必要な際は電話をする」配慮を忘れない申込受付くんを利用する中で意識している点、気をつけている点、工夫されている点があれば教えてください。例外をつくらないこと、紙での申込書は受け付けないということですね。したら、そのあとに確認連絡がない仲介会社もあるので、その時には番手確認も含めて電話連絡をすることにしています。今まで繁忙期だと、反響問い合わせ・クレーム関係・社内の工事関係等1日200~300件もメールがありました。メールの数が多いとどうしても申込書メールの確認が漏れてしまうこともあったのは事実です。大事なメールでも社内的には300通あるうちの1件ですが、社外的には1分の1ですので、確認漏れがありトラブルになったことが過去にありました。寺本様それが申込受付くんからしか申込が入ってこなくなり、そこだけ気をつけておけば申込関係はよくなったことで、結果として申込書の確認漏れがなくなりました。齋藤様FAXでも、メールでも申込を受け付けていたので、それらを管理するのもすごく大変でした。原則として先着順で番手を受け付けますが、リアルタイムに受付ができないことも過去にはありました。申込受付くんではそちらがリアルタイムになるので良いですね。寺本様WEBですべて完結するので、流れの確認などを説明するため一度は電話をするようにしています。言った、言わない、の水掛け論は減りました。使い方に関しては、弊社で仲介会社へ使い方をレクチャーするというよりも、ものすごいスピードで仲介会社に浸透していっていると感じます。最近では多くのご担当者から「御社は申込はWEBですよね?」と逆に言われたケースも何度かありました。導入前にリスクとして想定した「申込をWEB化すること」への懸念は、今となっては管理会社が気にしすぎかもしれません。今の世の中はやはりWEB社会ですね。申込受付くんを使っているスタッフの反応について、教えてください。LINEなどのSNSサービスに慣れており、WEBサービスに対しては違和感はなかったですね。実は、申込受付くんの操作を担当している社員よりも、別セクションの社員の反応がすごく良いですね。電話の数も減りましたし、状況がわからない中で電話を受けざるを得ないということもなくなりました。数えたことはないですが、申込後の担当者への連絡は、感覚的には電話は10分の1ぐらいに減ったと思います。逆にあまりにも電話がなくなってちょっと不安になったくらいです。書類作成するのも楽になりましたね。申込者様の名前をそのままコピーするだけですので間違いも減りました。申込も楽になりました。「字が見えない」ということで申込書を突き返され、書き直してFAXし直し、更に電話のやりとりが増えるということもなくなりました。チャット機能がスムーズな連絡ツールに申込受付くんで役立っている機能、好きなところがあれば教えて下さい。追加してほしい機能がれば教えてください。役立っているのはやはりチャットですね。LINEと同じような作りになっており、抵抗感は今の世代だからなくなっていますね。メールの「お世話になっております」等が不要なのも楽だと思います。必要なものがあった時も写真の転送もスムーズに送ることができ、コミュニケーションがスムーズになりました。メールを探さなくていいのも良いですね。「募集停止ボタン」ができたのが良かったですね。昔は別のページの画面に入らないと募集停止ができなかったのが、同じ管理画面上でできるように改修されたので便利になりました。くん及びイタンジ株式会社に期待していることもしくは改善を望むことがあれば教えてください。イタンジのシステムの作りが好きですね。不動産周りの業務はいっぱいありますので、そちらも頑張ってほしいなと思っています。不動産の管理ソフトを作ってほしいなという期待もあります。あとは、原状回復工事のシステムですね。現状では、弊社規模の工事システムがないのですよね。ビル建てますとか、リノベ工事をしますとかではなく、管理会社が良い感じに使えるような工程管理なども最小限のものです。単純に項目とかを知りたかったり、職人やマンション毎の単価を管理したり、ライトなイメージです。いった痒いところにも手の届くような工事システムが現状ありません。貴社は、弊社の意見にも耳を傾けてくれ、真摯に対応してくれる上、できないんだろうなと思うことも一生懸命調べた上で回答してくれますので安心しています。入居申込情報が一斉に共有されるので、業務コストを削減し、営業の効率アップ。申込書提出から審査までのやり取りの時短と効率化を実現します。詳しくはこちら導入事例一覧へイタンジ株式会社は、「不動産取引をなめらかにする」ことをミッションを掲げ、テクノロジーを活用し不動産の賃貸領域において、取引をワンストップで支援する不動産テック企業です。不動産事業者とユーザーの間にある情報の非対称性を解決し、透明性と利便性の高い不動産取引を実現します。