職種の種類・特徴スポンサードリンク秘書は「特定の上司」をサポートし、スケジュール管理や得意先へ持参する手土産の用意、会議に同席して内容をまとめたり、上司の体調管理といった業務をこなします。対応など、留守が多い営業マンに代わって業務を行います。基礎知識が必要な場合があり、オールマイティーに仕事をこなせる能力が求められることもあります。会社のトップの人と共に行動でき、勉強になる語学力を最大限活かせることができる細かなマナーや気配りを身に付けることができる営業事務や秘書に求められるスキル(能力)とは?事務や秘書は、意外と仕事の幅が広く、なんでもできなければ営業マンや上司をフォローすることができません。したフォローをするためには、どんなスキル(能力)が必要になってくるのでしょうか。この5つが代表的な必要なスキルです。どれも当たり前のように感じますが、どれも意外と難しい部分でもあり、勘違いしやすい部分でもあります。常識的なマナーや気配り(コミュニケーション力)営業事務は電話対応が多く、秘書は対面してからの接客することが多いと思いますが、どちらも相手を不愉快にさせない基本的で常識的なマナーが必要となります。営業事務の場合は、電話の入口になりますので、そこで会社の第一印象が決まってしまいます。秘書の場合は、担当している上司の印象を決める存在でもありますので、秘書の態度や対応が悪いと、上司にも影響が出てしまいます。他にも、忙しい上司や担当者のために次の仕事の段取りを組んであげたり、優先順位の高い順から説明したりするような気配りも大切ですね。臨機応変な対応(適応力)営業事務の場合は、複数の営業マンにつくので、誰でも同じ対応の仕方ではダメです。その担当者の癖や短所をよく理解した上で、フォローしてあげないと、逆に営業マンの足を引っ張ることになってしまいます。秘書の場合は、いろんな業界の人と会いますので、その業界に適した会話をすることが臨機応変な対応といえます。知識を深める(向上心)ただ単に事務の作業を覚えたり、秘書の仕事を覚えるだけでは、本当に営業マンや上司のフォローができているとは言えません。したフォローをするには、仕事の中身や流れをよく知り、理解することが大切です。仕事を深く知らずにフォローしてしまうと、ただのおせっかいになってしまい、周囲から煙たがられる存在になってしまいます。クレームなどを気にしない(忍耐力)営業事務はクレームを受けることもあり、秘書は上司の立場を守るために、話せないこともあります。いった「イヤなこと」を対処するのも仕事の一つです。ほとんどのクレームやトラブルの責任は、事務や秘書にはないのですが、どうしても電話の入口が事務だったり、連絡先が秘書だったりします。そこで、あからさまにイヤな態度をとってしまうと、余計相手を怒らせてしまったり、会社のイメージを落としてしまうので、「こうしたことも仕事の一つだ」と理解して、対応する忍耐力が必要です。)会社がグローバルな展開をしているなら、語学力が必要な時があります。得に秘書の場合は、業界のトップの人と交流する機会があり、そのほとんどが外国人なので、もし英語のできない上司についた場合は、語学力が必要になってきます。