移行ツイート書類電子化会社vividです。vividでは紙書類をPDFへ変換(書類の電子化)を主な業務として行っています。いわゆる「スキャニング代行業者」です。実際にお客様の元へ伺うとこのような声がよくあがります。請求書や契約書や領収書は平成29年度時点で保管期間が7年と定められています。結局電子化しても7年間紙で持っていないといけない。そのため、完全なペーパーレスが実現出来なくて悩んでいる企業様が多いです。実は保管期間内の書類であっても電子化したら捨てられる方法があるんです。これは法律の抜け穴でもなんでもなく、国が認めているのです。国としてもペーパーレスは企業競争力を上げるために推進していると明言しています。言え、保管期間内の紙書類を電子化するには、e-文書法と電子帳簿保存法それぞれ要件を満たさないといけません。vividとしてただスキャニングするだけではなく、保管期間のある書類もペーパーレスにする「完全ペーパーレス」の提案をするために、paperlogicの正式代理店として登録しましたのでご紹介致します。;∀;)詳しい要件については、この記事の主旨とは若干ずれるのでこの記事の最後にまとめますね。電子帳簿保存法とe-文書法の違いとは?【最新版】まずは「paperlogic」についてまとめます。作り上げたシステムです。横山会長が仕事してきた中で、多くの紙書類に見舞われこの書類がなくす社会を作りたいという想いから、約15億を投資して作り上げたのが「paperlogic」です。ABS発行の会計税務等を担当。しては国内最大手にまで成長させる。文書の紙保存を義務付けた法令等は計298本、うち251がe-文書法により「原本」の電子化保存が可能となりました。税法、契約書では商法・電子署名法など、関連する法的要件も考慮する必要があります。paperlogic®では、会計士やM&A法務などプロフェッショナルの経験・知見がサービス設計に活かされており、法令に準拠した形で、完全なペーパーレス化が可能となりました。決裁内容などの改ざんを防止出来ます。ワークフローに見積書や領収証を添付する。電子契約の法務審査コメントを残すなどの際すべてにタイムスタンプ(いつ)と電子証明書(誰が)を付与し、電子文書の真正性を確保します。paperlogicを使えば、社員の負荷を増やさずに内部統制を強化し、税務上の適正事務処理要件(※1)もクリアします。※1適正事務処理要件のクリアは書類電子化には必須の事項です。2、いつでもどこでも申請、決済が可能なクラウドシステム時間効率改善により、働き方改革が実現します。ブラウザで全ての操作が完結するため、アドレスフリーオフィス環境への導入が容易。※2電子証明書はクラウド基盤内に保管されるため、利用する端末には依存しません。様々な性格を持ちます。領域で、原本の保管を法律で義務付けられている書類を完全にペーパーレス化(紙原本廃棄)するソリューションを提供します。VDRとなっていますが、paperlogicの前の名前です。付与し、文書の真正性を確保(改ざん防止)します。税法の適正事務処理要件を満たし、紙原本の廃棄が可能となります。・ワークフローの各ステップでメール通知によるお知らせ機能があります。対応、既にご利用中の経費精算ワークフロー等で、廃棄できずに保管している原本を電子化し、保管コストを圧縮したい時などにおすすめします。・他のワークフローや経理システム等との連携もご相談に応じます。保管期間のある書類を電子化後にきれいさっぱり捨てることが出来ます。paperlogicを利用せずに自力で実現するにはどうしたらいいのでしょうか?下記に要件をまとめてみました!e-文書法の電子保存要件e-文書法の場合は下記の要件を満たす必要があります。「見読性」➡パソコンなどで、明確に情報が見える状態であること。データをすぐに引き出せるように検索性を確保する必要がある。この4つがすべて求められるのではなく、対象となる文書によって1~3つの要件が規定されます。中でも「見読性」は必須となっている書類が多いです。おいては、どのような形で電子化になっているかによって条件が異なります。改ざんや削除に対して対策がとられており、データを訂正・追加・削除した場合の事実、履歴が確認出来ること(タイムスタンプなど)他の国税関係帳簿書類をそれぞれ確認できる必要があること。改ざんや削除に対して対策がとられており、データを訂正・追加・削除した場合の事実、履歴が確認出来ること(タイムスタンプなど)パソコンなどで、明確に情報が見える状態であること。必要なデータをすぐに引き出せるように検索性を確保する必要がある。2、紙の文書をスキャンして電子データとして保存するときこれが面倒くさい!本当に書類電子化を推奨しているのか!?と思ってしまいます。上記要件を整えて、国へ申請する書類を電子データとして保存する場合は、要件を整えた上で国へ申請する必要があります。その上で、国の機関が監査にきて、要件を満たしているか?運用は無理がないか?をみて承認されるわけです。書類の電子化なら是非vividへ!vividなら遥かに安い価格で遥かに大きいコストダウン業務効率化が実現します!vividはスキャニング代行業として行っていますが、様々なニーズにお応えするためにpaperlogicの代理店となりました。過去書類の電子化はvividのスキャニングサービスを今後発生する書類の電子化はvividのpaperlogicを是非ご利用下さい。スキャニングサービスで電子化したデータはpaperlogicに落とし込みますので、全ての書類をpaperlogicで一元管理が可能となります。紙書類が多い会社にはほとんどが現状よりもよくなるサービスだと自負しております。2017弁護士の事件ファイル電子化なら株式会社vividへ!。